檔案數(shù)字化管理體系建設問題研究

1、檔案數(shù)字化管理體系建立問題研究摘 要檔案數(shù)字化管理體系由于具有檔案管理歸集整理速度快、準確度高以及管理費用投入較少等一系列的優(yōu)點，因此已經(jīng)成為檔案管理工作的主流形式。本文首先分析了檔案數(shù)字化管理體系的主要技術優(yōu)勢，進而總結了我國在檔案數(shù)字化管理體系建立中存在的制約問題，并重點提出了完善檔案數(shù)字化管理體系建立的可行措施，可以為相關企事業(yè)單位進展檔案數(shù)字化管理體系建立提供合理的參考。關鍵詞檔案；數(shù)字化；管理引言隨著計算機技術的不斷開展，各種辦公應用軟件不斷出現(xiàn)，為實現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動化提供了良好的根底。對于檔案管理而言，計算機技術以及信息技術同樣帶來了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐步成為檔

2、案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質(zhì)檔案資料的掃描文件經(jīng)過編輯處理后存儲在數(shù)據(jù)庫中的技術。在檔案管理工作中應用數(shù)字化技術，不僅可以對傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進展優(yōu)化整合，同時可以有效的擴大檔案資料容量，降低檔案資源管理本錢投入，進步檢索查閱的效勞程度，對于創(chuàng)新檔案管理體制，推動檔案管理工作的開展具有重要的作用。1、檔案數(shù)字化管理工作的技術優(yōu)勢分析1有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術時代信息量高速增長，檔案管理工作任務量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系可以確保信息搜集傳遞渠道的快捷暢通，因此可以及時的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅進步檔案歸

3、集整理效率。此外，通過數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過信息網(wǎng)絡進展檔案資料的及時傳遞，進而實現(xiàn)檔案資料的遠程歸檔管理。2降低檔案管理的本錢投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對紙質(zhì)檔案資料進展整理歸檔，這種粗放的檔案管理形式，所消耗的檔案管理辦公費用是宏大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務。通過檔案數(shù)字化管理體系建立，檔案的載體形式轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯ΡP、光盤以及效勞器，有效的節(jié)約了檔案管理費用與占地空間，因此可以降低檔案管理辦公本錢以及庫房管理本錢，進步檔案管理經(jīng)濟效益。3有助于檔案資料的檢索查詢。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理形式之后，檔案資料的統(tǒng)計工作效率以及

4、工作質(zhì)量得到了大幅進步。同時由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建立了數(shù)據(jù)庫以及共享網(wǎng)絡平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于進步檔案資料的利用程度。4有助于檔案資料的及時更新。數(shù)字化的檔案管理體系施行，檔案資料的歸集整理效率大大進步，而且全過程都是采用計算機進展信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此可以優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時上傳至數(shù)據(jù)庫，因此可以大幅進步檔案資料的時效性。2、數(shù)字化檔案管理體系建立的制約問題分析1硬件以及軟件體系建立程度落后。開展檔案數(shù)字化管理體系的建立離不開硬

5、件以及軟件設施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經(jīng)費投入缺乏，計算機配置數(shù)量缺乏、機房建立程度落后，網(wǎng)絡設備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建立工作推進緩慢。其次，在軟件系統(tǒng)設施的建立上，對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關不嚴，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建立程度較低。2數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C構的業(yè)務、管理活動中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管

6、理系統(tǒng)進展歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。3檔案數(shù)字化管理的平安影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建立雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時也存在著較多的平安風險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設備依賴較為嚴重，假設存儲設備不穩(wěn)定那么會造成數(shù)據(jù)信息資料的喪失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件喪失、損壞等問題的發(fā)生。4檔案管理工作人員才能程度不高。建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對于檔案管理工作人員的綜合才能程度要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度缺乏

7、，檔案管理工作人員未經(jīng)過系統(tǒng)的教育培訓，檔案管理業(yè)務知識理論根底缺乏，對于計算機以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應用才能較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建立的順利開展。3、檔案數(shù)字化管理體系建立措施研究1強化檔案管理部門硬件以及軟件系統(tǒng)等根底設施的建立，為檔案數(shù)字化管理體系建立提供良好的根底。檔案數(shù)字化管理體系的建立，離不開各項軟硬件等設施的根底，因此應該將硬件設施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡工程等內(nèi)容的建立作為檔案數(shù)字化管理體系建立的根底工作來開展。首先，對于檔案數(shù)字化管理體系硬件設施的建立，應該增加資金投入確保機房、計算機、辦公設備以及網(wǎng)絡通信設備的齊全，強化硬件環(huán)境的建立質(zhì)量。其次，應該根據(jù)單位檔案管理工

8、作的實際情況，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時結合單位內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡共建檔案管理網(wǎng)絡平臺。通過完善的軟硬件系統(tǒng)設施建立，推動檔案數(shù)字化管理體系建立工作的順利開展。2標準標準的建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設計，應該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設計以及系統(tǒng)模塊設計。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設計上，應該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統(tǒng)計等功能。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的詳細設計，應該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設置等功能模塊，同時針對資料信息管理必須設置

9、好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應該提強將檔案資料的發(fā)文號、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時設置權限界定，以便于為經(jīng)過授權的檢索使用者提供全面準確的效勞。3強化對于檔案數(shù)字化管理體系的平安管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的平安隱患，必須這些信息資料進展全面的平安防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應該進展屢次備份處理，并置于不同的存儲設備或者是數(shù)據(jù)庫之中進展資料的保存。其次，對于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡環(huán)境應該進展凈化

10、處理，通過安裝平安防護軟件，并設置好防護墻的訪問設置等措施，防止由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業(yè)機密或者是重要的科研資料，應該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業(yè)的密鑰技認證技術進展保密處理，同時在網(wǎng)絡平臺上嚴格設置訪問權限，防止涉密資料泄密問題的發(fā)生。通過這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的平安可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建立提供良好的根底。4進步檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)程度。在知識經(jīng)濟時代，各個單位的信息量成指數(shù)形式的增長，檔案管理工作任務量大大增加，同時隨著數(shù)字化檔案管理工作的應用施行，對于檔案管理工作人員的才能程度也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊伍人才構造的設置上，應該選擇檔案管理業(yè)務知識修養(yǎng)深沉，同時又可以純熟使用計算機以及軟件的復合型人才充實到檔案管理工作隊伍之中，以對人才構造進展優(yōu)化。其次，應該重視相關業(yè)務知識、軟件應用才能以及分析才能的系統(tǒng)培訓，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的進步檔案管理工作人員的才能程度。4、結語在知識經(jīng)濟時代，數(shù)字化檔案管理體系已經(jīng)成為檔案管理工作的根本應用形式，同