項目報告寫作方法

1、 2003 BearingPoint, Inc.報告寫作培訓報告寫作培訓目錄目錄邏輯的思考和寫作邏輯的思考和寫作 2003 BearingPoint, Inc.解決問題的過程解決問題的過程組織組織思考思考行動行動產生假設產生假設/ /決定分析方法決定分析方法/ /收集信息收集信息編寫工作計劃編寫工作計劃工作報告工作報告 2 2工作報告工作報告1 1從數(shù)據(jù)中得出結從數(shù)據(jù)中得出結論論組織邏輯的論證組織邏輯的論證形成建議形成建議最終報告最終報告 2 2最終報告最終報告 1 1提供詳細的事實，作為報告的提供詳細的事實，作為報告的基礎基礎收集數(shù)據(jù)，進行收集數(shù)據(jù)，進行分析分析寫報告寫報告商業(yè)報告的形成是一

2、個思考到行動的連續(xù)過程商業(yè)報告的形成是一個思考到行動的連續(xù)過程 2003 BearingPoint, Inc.“太好了，看到電視上那么多葡萄廣告，我現(xiàn)在特想吃葡萄”，妻子在你走向衣柜拿外衣時說，“也許你還可以再買點牛奶。”你從衣柜中拿出外衣，妻子則走進了廚房?！拔铱纯赐霗焕锏耐炼箟虿粔?。對了，我想起來了，我們已經(jīng)沒有雞蛋了。我看看，對， 我們還是該買一些土豆了。你穿上外衣向門口走去?！霸儋I些胡蘿卜，也可以買些桔子.”你打開房門?！斑€有黃油”你開始下樓梯“蘋果”你坐進汽車“再買點酸奶油”“還有沒有？”“沒有了，謝謝你”你能記住妻子讓你買的9樣東西嗎？大多數(shù)男人回來只買了報紙和葡萄神奇的數(shù)字神奇的

3、數(shù)字7 7妻子要丈夫買什么，您記住了多少？妻子要丈夫買什么，您記住了多少？ 2003 BearingPoint, Inc.蛋奶產品蛋奶產品牛奶牛奶雞蛋雞蛋黃油黃油酸奶油酸奶油水果水果葡萄葡萄桔子桔子蘋果蘋果蔬菜蔬菜土豆土豆胡蘿卜胡蘿卜購買食物購買食物這樣，您能記住多少？這樣，您能記住多少？ 2003 BearingPoint, Inc.數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)是 . .信息是信息是“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”和和“信息信息” 2003 BearingPoint, Inc.某個競爭者的管理費用非常某個競爭者的管理費用非常低低A A公司的市場份額是公司的市場份額是40%40%A A公司政策在不同部門中執(zhí)行不一公司政策在不同部門

4、中執(zhí)行不一致致競爭者占中端市場的份額在增競爭者占中端市場的份額在增長長A A 公司有五個部門公司有五個部門數(shù)據(jù)是一系數(shù)據(jù)是一系列不連貫的列不連貫的、片斷的信、片斷的信息息高高抽象度抽象度低低什么是數(shù)據(jù)什么是數(shù)據(jù)? ? 2003 BearingPoint, Inc.觀點觀點 A AA A公司公司 有五個部門有五個部門公司政策在不同部門中執(zhí)行公司政策在不同部門中執(zhí)行不一致不一致這導致不同部門的績效報告這導致不同部門的績效報告方式不一致方式不一致需要調整績效評估的方法，需要調整績效評估的方法，使績效具有可比行使績效具有可比行邏輯是片斷信邏輯是片斷信息間的關系的息間的關系的系統(tǒng)系統(tǒng)邏輯流邏輯流觀點觀點

5、 B BA A公司有五個部門公司有五個部門公司政策在不同部門中執(zhí)公司政策在不同部門中執(zhí)行不一致行不一致這是因為某些政策與核心這是因為某些政策與核心部門的目標不一致部門的目標不一致公司政策應重新制訂公司政策應重新制訂什么是邏輯什么是邏輯? ? 2003 BearingPoint, Inc. 王部長來電話說他王部長來電話說他3 3點鐘不能來參加會議。李科長說點鐘不能來參加會議。李科長說他不介意晚一點開會他不介意晚一點開會, ,把會放在明天開也可以，但把會放在明天開也可以，但1010:30:30以以前不行前不行。張書記的秘書說，張書記明天較晚時間才能從北張書記的秘書說，張書記明天較晚時間才能從北京趕

6、回來。會議室明天已經(jīng)有人預定了，但星期四還沒有京趕回來。會議室明天已經(jīng)有人預定了，但星期四還沒有人訂。會議時間訂在星期四人訂。會議時間訂在星期四1111點似乎比較合適。您看可以點似乎比較合適。您看可以嗎嗎 王部長王部長 今天不行今天不行 李科長李科長 明天明天10:3010:30以以后可以后可以 張書記張書記 星期四以前星期四以前不行不行 會議室明天無法預定會議室明天無法預定 會議室星期四可以預會議室星期四可以預定定 星期四可以開會嗎？星期四可以開會嗎？看一看沒有經(jīng)過組織的信息看一看沒有經(jīng)過組織的信息 2003 BearingPoint, Inc.對王部長和對王部長和李科長更方李科長更方便便張

7、書記也可張書記也可以參加會議以參加會議會議室有空會議室有空今天的會議今天的會議改在星期四改在星期四11:0011:00開開經(jīng)過組織的信息中心思想非常清晰，易于理解經(jīng)過組織的信息中心思想非常清晰，易于理解今天的會議改在星期四今天的會議改在星期四1111:00:00開，因為：開，因為： 對王部長和李科長更方便對王部長和李科長更方便- 王部長來電話說他3點鐘不能來參加會議- 李科長說他不介意晚一點開會,把會放在明天開也可以但10:30以前不行 張書記也可以參加會議張書記也可以參加會議- 張書記的秘書說，張書記明天較晚時間才能從北京趕回來 會議室有空會議室有空- 會議室明天已經(jīng)有人預定了- 但星期四還

8、沒有人訂 2003 BearingPoint, Inc. . 使溝通的信息與受眾的目標一致使溝通的信息與受眾的目標一致所有有效溝通的元素都是按照一個簡單的原則形成的所有有效溝通的元素都是按照一個簡單的原則形成的 2003 BearingPoint, Inc.受眾希望受眾希望 推薦的行動方案是清晰的推薦的行動方案是清晰的迅速并容易理解我們所傳遞的信息迅速并容易理解我們所傳遞的信息對我們材料的準確性有信心對我們材料的準確性有信心這通過這通過 來達成來達成行動計劃非常明顯行動計劃非常明顯意見的推進非常清晰意見的推進非常清晰絕對令人信服的支持材料絕對令人信服的支持材料我們的受眾通常希望什么我們的受眾通

9、常希望什么? ? 2003 BearingPoint, Inc.但是，用傳統(tǒng)的結構組織的文章中，結論往往埋藏在章節(jié)的最后但是，用傳統(tǒng)的結構組織的文章中，結論往往埋藏在章節(jié)的最后 王部長來電話說他王部長來電話說他3 3點鐘不能來參加會議。李科長說點鐘不能來參加會議。李科長說他不介意晚一點開會他不介意晚一點開會, ,把會放在明天開也可以，但把會放在明天開也可以，但1010:30:30以以前不行前不行。張書記的秘書說，張書記明天較晚時間才能從北張書記的秘書說，張書記明天較晚時間才能從北京趕回來。會議室明天已經(jīng)有人預定了，但星期四還沒有京趕回來。會議室明天已經(jīng)有人預定了，但星期四還沒有人訂。人訂。會議

10、時間訂在星期四會議時間訂在星期四1111點似乎比較合適。點似乎比較合適。您看可以您看可以嗎嗎 2003 BearingPoint, Inc.關鍵信息關鍵信息: :章章: :節(jié)節(jié): :段落段落: :通過邏輯通過邏輯的框架組的框架組成的結構成的結構應用金字塔結構應用金字塔結構解決辦法：創(chuàng)建一個邏輯的結構框架解決辦法：創(chuàng)建一個邏輯的結構框架 2003 BearingPoint, Inc.把論證的重點從論述的細節(jié)中提煉出來把論證的重點從論述的細節(jié)中提煉出來 把結論清晰地提到每節(jié)的開頭部分把結論清晰地提到每節(jié)的開頭部分 把材料用一種預先說明的形式表達出來，便于理解把材料用一種預先說明的形式表達出來，便于

11、理解 每個結論通過合理的邏輯連接每個結論通過合理的邏輯連接形形成成自自上上而而下下的的表表達達方方式式邏輯金字塔是傳遞基于信息的材料的最佳結構邏輯金字塔是傳遞基于信息的材料的最佳結構 2003 BearingPoint, Inc.n每一層的分組是否互相排斥？每一層的分組是否互相排斥？n每一層次的思想是否完全并正確地概每一層次的思想是否完全并正確地概括了它下一層次的分組內容括了它下一層次的分組內容? ?n每組的思想是否屬于同一范疇？每組的思想是否屬于同一范疇？n每組的內容是否按邏輯組織，即：要每組的內容是否按邏輯組織，即：要么么.- . 列舉理由、步驟、事實等或- . 形成意見的一條鏈，導向一個

12、“因此”的結論檢查你的金字塔結構的合理性檢查你的金字塔結構的合理性 2003 BearingPoint, Inc.從數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù) . .金葉公司金葉公司. .工廠經(jīng)理可以替換烏魯木齊廠快退休的項目經(jīng)理工廠經(jīng)理可以替換烏魯木齊廠快退休的項目經(jīng)理對兩個潛在買主來說，位置具有重要優(yōu)勢對兩個潛在買主來說，位置具有重要優(yōu)勢包裝機器可以替換烏魯木齊廠中速度較慢的、技術含量低的機器包裝機器可以替換烏魯木齊廠中速度較慢的、技術含量低的機器ArtuxArtux的生產能力在增長，可以吸納新的操作員的生產能力在增長，可以吸納新的操作員雙喜公司分銷門店的中心雙喜公司分銷門店的中心哈爾濱股份公司哈爾濱股份公司有三個購買廠

13、址的潛在買主有三個購買廠址的潛在買主這些優(yōu)勢每個價值在人民幣這些優(yōu)勢每個價值在人民幣 X X到到X X 之間之間混合和填充設備能賣給自有品牌供應商混合和填充設備能賣給自有品牌供應商出售廠址將產生收益出售廠址將產生收益X X到到X X億人民幣億人民幣在哈爾濱面包業(yè)務的面粉廠附近在哈爾濱面包業(yè)務的面粉廠附近工頭和藥劑師可以分配到北海的工廠工頭和藥劑師可以分配到北海的工廠7 7號廠所有的資產能被有效地重新配置號廠所有的資產能被有效地重新配置所有員工能被保留，在新的和產能更高的工廠中安排新的位置所有員工能被保留，在新的和產能更高的工廠中安排新的位置雙喜公司雙喜公司因此出售廠址的收益將在因此出售廠址的收

14、益將在X X到到X X億人民幣之間億人民幣之間大部分廠房和機器可以賣掉和重新配置大部分廠房和機器可以賣掉和重新配置 . . 到故事邏輯到故事邏輯創(chuàng)建一個邏輯的結構金字塔創(chuàng)建一個邏輯的結構金字塔 2003 BearingPoint, Inc.金葉公司金葉公司. .工廠經(jīng)理可以替換烏魯木齊廠快退休的項目經(jīng)理工廠經(jīng)理可以替換烏魯木齊廠快退休的項目經(jīng)理對兩個潛在買主來說，位置具有重要優(yōu)勢對兩個潛在買主來說，位置具有重要優(yōu)勢包裝機器可以替換烏魯木齊廠中速度較慢的、技術含量低的機器包裝機器可以替換烏魯木齊廠中速度較慢的、技術含量低的機器操作員可以被吸納到產能正在增長的操作員可以被吸納到產能正在增長的Art

15、uxArtux中中雙喜公司分銷門店的中心雙喜公司分銷門店的中心哈爾濱股份公司哈爾濱股份公司有三個購買廠址的潛在買主有三個購買廠址的潛在買主這些優(yōu)勢每個價值在人民幣這些優(yōu)勢每個價值在人民幣 X X到到X X人民幣人民幣 之間之間混合和填充設備能賣給自有品牌供應商混合和填充設備能賣給自有品牌供應商出售廠址將產生收益出售廠址將產生收益X X到到X X億人民幣億人民幣靠近哈爾濱股份面包業(yè)務的面粉廠靠近哈爾濱股份面包業(yè)務的面粉廠工頭和藥劑師可以分配到北海的新工廠工頭和藥劑師可以分配到北海的新工廠7 7號廠所有的資產能被有效地重新配置號廠所有的資產能被有效地重新配置所有員工能被保留，在新的和產能更高的工廠

16、中安排新的崗位所有員工能被保留，在新的和產能更高的工廠中安排新的崗位雙喜公司雙喜公司因此出售廠址的收益將在因此出售廠址的收益將在X X到到X X億人民幣之間億人民幣之間大部分廠房和機器可以賣掉和重新配置大部分廠房和機器可以賣掉和重新配置現(xiàn)在輪到你們了現(xiàn)在輪到你們了 2003 BearingPoint, Inc.7 7號廠所有的資產能有效號廠所有的資產能有效地被重新配置地被重新配置出售廠址將產生出售廠址將產生X X到到X X億億人民幣的收益人民幣的收益? ?大部分廠房和機器可以大部分廠房和機器可以賣掉和重新配置賣掉和重新配置所有員工能被保留，在新的所有員工能被保留，在新的和產能更高的工廠中安排新

17、和產能更高的工廠中安排新的崗位的崗位有三個購買廠址的潛有三個購買廠址的潛在買主在買主對兩個潛在買主來說，對兩個潛在買主來說，位置具有重要優(yōu)勢位置具有重要優(yōu)勢這些優(yōu)勢每個價值在人民這些優(yōu)勢每個價值在人民幣幣 X X到到X X 人民幣之間人民幣之間因此出售廠址的收益將因此出售廠址的收益將在在X X到到X X億人民幣之間億人民幣之間混合和填充設備能賣給自混合和填充設備能賣給自有品牌供應商有品牌供應商包裝機器可以替換烏魯包裝機器可以替換烏魯木齊廠中速度較慢的、木齊廠中速度較慢的、技術含量低的機器技術含量低的機器金葉公司金葉公司哈爾濱股份公哈爾濱股份公司司雙喜公司雙喜公司雙喜公司分銷門雙喜公司分銷門店的

18、中心店的中心靠近哈爾濱股份靠近哈爾濱股份面包業(yè)務的面粉面包業(yè)務的面粉廠廠工廠經(jīng)理可工廠經(jīng)理可以替換烏魯以替換烏魯木齊廠快退木齊廠快退休的項目經(jīng)休的項目經(jīng)理理工頭和藥劑工頭和藥劑師可以分配師可以分配到北海的新到北海的新工廠工廠操作員可以操作員可以被吸納到產被吸納到產能正在增長能正在增長的的ArtuxArtux中中7 7號廠的邏輯金字塔號廠的邏輯金字塔 2003 BearingPoint, Inc.自上而下法自上而下法先有解決問題的結論先有解決問題的結論列出支持該結論的互斥和窮列出支持該結論的互斥和窮盡的支持觀點盡的支持觀點尋找材料，根據(jù)各支持觀點尋找材料，根據(jù)各支持觀點進行分類并組織邏輯關系進行

19、分類并組織邏輯關系自下而上法自下而上法列出你想表達的所有思想觀列出你想表達的所有思想觀點點找出各要點之間的邏輯關系找出各要點之間的邏輯關系得出結論得出結論構建金字塔的兩種方法構建金字塔的兩種方法 2003 BearingPoint, Inc.1.1.首先闡明項目的問題首先闡明項目的問題. . 把針對問題的答案放在你的故事邏輯的開端把針對問題的答案放在你的故事邏輯的開端2.2.把信息按照把信息按照 “MECEMECE”分組分組互相排斥互相排斥 . . . 加總窮盡的分組加總窮盡的分組并形成對每組信息總結的觀點并形成對每組信息總結的觀點3.3.在邏輯樹中畫出思路線在邏輯樹中畫出思路線4.4.把每組

20、中的信息通過以下邏輯連接起來把每組中的信息通過以下邏輯連接起來歸納法歸納法 . . . 演繹法演繹法Clarity of argumentClarity of argumentSoundness of argumentSoundness of argument如何建立一個強大的金字塔邏輯如何建立一個強大的金字塔邏輯 2003 BearingPoint, Inc.決定一個金字塔中心觀點的過程決定一個金字塔中心觀點的過程我在考慮的我在考慮的主題主題是什么是什么? ?我的受眾提出的我的受眾提出的中心問題中心問題是什是什么么? ?我對那個問題的答案是什么我對那個問題的答案是什么? ?我的答案將形成金字

21、塔和報告我的答案將形成金字塔和報告結構的中心觀點結構的中心觀點關閉關閉7 7號廠號廠7 7號廠的資產是否能在關閉后號廠的資產是否能在關閉后有效地重新配置有效地重新配置? ?是是7 7號廠的資產能在該廠關閉后號廠的資產能在該廠關閉后有效地重新配置有效地重新配置1 1、中心觀點應當直接回答受眾關心的問題、中心觀點應當直接回答受眾關心的問題 2003 BearingPoint, Inc.7 7號廠的邏輯結構號廠的邏輯結構關鍵信息關鍵信息: :出售廠址將產生出售廠址將產生X X億億人民幣的收益人民幣的收益? ?所有的廠房和機所有的廠房和機器設備可以重新器設備可以重新配置到其它工廠配置到其它工廠所有的員

22、工可以保留所有的員工可以保留，把他們安置到其它，把他們安置到其它產能擴張的工廠的新產能擴張的工廠的新崗位上崗位上7 7號廠所有的資號廠所有的資產能有效地被產能有效地被重新配置重新配置章章: :節(jié)節(jié): :段落段落: :通過邏輯通過邏輯的框架組的框架組成的結構成的結構2 2、把信息分組，并形成每組總結的觀點，讓標題清晰地表達每組觀點、把信息分組，并形成每組總結的觀點，讓標題清晰地表達每組觀點 2003 BearingPoint, Inc.歸納推理歸納推理演繹推理演繹推理4 4、每組信息可應用兩種推理方法邏輯連接、每組信息可應用兩種推理方法邏輯連接 2003 BearingPoint, Inc.為一

23、個觀點列舉步驟為一個觀點列舉步驟、理由、事實、理由、事實我們必須縮短送貨時間我們必須縮短送貨時間 客戶要求客戶要求- - 70% 70% 的客戶愿意為少于的客戶愿意為少于3 3天的送貨服務支付更多的費用天的送貨服務支付更多的費用- - 60% 60% 的客戶將轉向超出我們的客戶將轉向超出我們30%30%的送貨速度的供應商的送貨速度的供應商 競爭者正縮短送貨時間競爭者正縮短送貨時間- - YukohmanaYukohmana可以在一天半內送貨可以在一天半內送貨- - Hawazaki Hawazaki 可以在兩天內送貨可以在兩天內送貨我們必須降低成本，以增加利潤我們必須降低成本，以增加利潤 世界的棉花價格將在未來的世界的棉花價格將在未來的2 23 3年內持續(xù)低迷年內持續(xù)低迷 在這價格下，我們當前的成本水平無法盈利在這價格下，我們當前的成本水平無法盈利 所以我們必須采取行動降低成本所以我們必須采取行動降低成本歸納推理歸納推理演繹推理演繹推理一系列事實和觀點一系列事實和觀點，推出一個，推出一個“因此因此”的結論的結論兩種推理方法舉例兩種推理方法