高校檔案的知識管理論文

1、一、知識化的高校檔案管理高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進程，以其材料的原始性和真實性而具有重要的史料價值，是高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神所保存的智慧的淵藪。在此意義上，對高校檔案的管理也應(yīng)該提升到關(guān)乎大學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。因此，只有高校檔案管理人員具有較高的文化水平和專業(yè)素養(yǎng)才能勝任此項工作，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展和社會需要。但是，現(xiàn)實的情況是:長期以來，我國大部分高校的檔案部門在檔案的知識管理方面常常不能盡如人意，部分檔案管理人員往往是崗位輪轉(zhuǎn)或者是特殊安置的非專業(yè)人員和兼職人員，大多沒有受過檔案專業(yè)的訓(xùn)練，更有甚者其基本的文化程度還沒有達到要求，保證高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化就不能落

2、到實處。所以，造成高校檔案管理質(zhì)量低下，甚至亂象頻生的現(xiàn)象，也就不足為怪了。鑒于此，提高高校檔案管理人員的管理技能和知識水平以及學(xué)術(shù)研究能力，是對高校檔案進行知識管理的先決條件。那么，高校檔案管理人員的知識技能標(biāo)準(zhǔn)有哪些呢?邁克爾庫克在培訓(xùn)檔案和文件管理人員的國際標(biāo)準(zhǔn)一文中說:“所有的檔案與文件管理人員必須具備一定的管理技能，例如:目標(biāo)管理、數(shù)據(jù)庫管理、文件系統(tǒng)設(shè)計、統(tǒng)計方法、預(yù)算和成本利潤分析等，這些知識是任何一位合格的專業(yè)檔案人員所具備的?！边@是邁克爾庫克在20世紀(jì)末期對所有的檔案與文件管理人員必須具備的管理技能的闡述，然而，當(dāng)時間進入到21世紀(jì)的今天，對高校檔案管理人員的管理技能和知識結(jié)

3、構(gòu)的要求也發(fā)生了不少變化，尤其是對高校檔案管理人員的知識化要求更高。這也是21世紀(jì)經(jīng)濟全球化背景下社會發(fā)展對高校檔案知識管理的新要求。具體到我國高校這個層面，高校檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識，轉(zhuǎn)變固有的工作觀念，加強檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不僅要充當(dāng)高校檔案的保管者、大學(xué)歷史文化的守護者，更應(yīng)該成為檔案文化的研究者、文化資源的傳播者和服務(wù)者。此外，還要高度重視高校檔案的編研工作，要充分認(rèn)識到高校檔案的編研工作并不僅僅是收集、整理、裝訂資料之類的簡單事務(wù)，編研工作的特性決定了編研人員必須具備起碼的歷史學(xué)、文獻學(xué)、編輯學(xué)、寫作學(xué)以及計算機、外語等基礎(chǔ)知識，因此，檔案人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積累豐富的知識，提

4、高對檔案文獻的研究分析能力，提高對檔案材料的鑒別能力，提高語言文字讀寫能力，提高計算機操作能力。如果高校檔案管理人員不具備與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識，不具備相應(yīng)的文化知識修養(yǎng)以及學(xué)術(shù)研究能力，則無法正確認(rèn)識高校檔案的價值，高校檔案文化資源的開發(fā)和文化管理也不可能真正實現(xiàn)。二、高校檔案知識管理的價值實現(xiàn)(一)知識組織對高校檔案館而言，知識組織是檔案管理人員對檔案資源進行知識管理的方式。潘連根曾經(jīng)講過:“對數(shù)字檔案館而言，知識組織就是通過知識挖掘?qū)︷^藏文檔信息進行精簡、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在文檔信息中的有用知識單元，并對其進行集合組織的過程。”4這段話說明:檔案管理人員是高校檔案知識組織的主體，通過他們的知識

5、化的組織行為給予檔案以知識化的組織成果。例如，高校人物檔案具有無可比擬的歷史性和真實性，是高校發(fā)展歷程的見證，具有豐富的文化、知識、思想、歷史內(nèi)涵，是高校在進行大學(xué)文化建設(shè)的重要資源。可以說，對人物檔案文化性的集合組織，是表現(xiàn)大學(xué)文化的重要方面。此外，在建立高校人物檔案并對其進行充實和完善時，要針對高校人物的不同家庭情況，首先要重點組織易分散、易損毀和遺失的資料，進行統(tǒng)一的收集、整理、編研、保存，這一過程實質(zhì)上就是一項對檔案資源的知識組織過程。高校檔案的知識組織工作的發(fā)揮無疑也取決于主管高校檔案的行政干部領(lǐng)導(dǎo)水平，在某種意義上，高校檔案管理干部的知識素養(yǎng)和水平?jīng)Q定了高校檔案知識組織的質(zhì)量。事實

6、上，由于目前高校檔案管理體制上存在的諸多弊端，高校檔案的編研工作基本上還停留在應(yīng)時宣傳和完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作上。更有甚者，部分高校檔案館的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員依然堅守著傳統(tǒng)的檔案管理思想，對檔案的編研工作置若罔聞，人浮于事。這不僅不能提升檔案知識組織管理水平，更不能為本校的高校大學(xué)文化建設(shè)做出任何貢獻，對這種浪費資源的行為，應(yīng)該積極加以改正。新時期高校檔案管理的新要求，促使高校主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合本校實際，突出檔案管理者的知識組織作用，強化檔案管理者的知識素養(yǎng)，使高校檔案館在做好檔案信息組織工作的同時，還要考慮到檔案信息的大學(xué)文化建設(shè)和社會發(fā)展的現(xiàn)實需要，在此前提下進行一定程度的分類組織、分專題組織

7、、分行業(yè)組織等各種組織方向的研究，尤其要重視更能體現(xiàn)知識組織優(yōu)越性的分類、整理和編研的環(huán)節(jié)。(二)知識開發(fā)如果說知識組織是對檔案資源進行的分類管理和整合規(guī)劃，那么，知識開發(fā)就是在知識組織的基礎(chǔ)上，通過對檔案的知識資源的深加工，有目的、有針對性的創(chuàng)造出社會和個人所需要的知識解決方案和知識產(chǎn)品。因此，知識開發(fā)同樣需要檔案管理者具有較高的文化素養(yǎng)和水平，更需要較高的學(xué)術(shù)素養(yǎng)和學(xué)術(shù)研究能力。一般而言，高校檔案館是直接服務(wù)于所在高校的建設(shè)需要。高校所進行的獨具特色的大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)文化戰(zhàn)略，其目的是增強大學(xué)的文化影響力和提高大學(xué)在國內(nèi)和國外競爭力。大學(xué)文化建設(shè)的內(nèi)容涵蓋面很寬泛，幾乎包括了大學(xué)建設(shè)的一

8、切領(lǐng)域和層面，但是其精髓在于培育大學(xué)的靈魂和精神支柱，即大學(xué)精神。大學(xué)精神是是大學(xué)文化的核心，在大學(xué)的生存發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，大學(xué)文化建設(shè)的關(guān)鍵是從大學(xué)的歷史發(fā)展中提煉自己的大學(xué)精神。高校檔案記錄了高校進行教學(xué)、科研工作的全部內(nèi)容，如專業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革、教學(xué)大綱、教師情況、招生情況、學(xué)籍成績等內(nèi)容。對這些檔案材料進行總結(jié)、提煉，可以為大學(xué)教育理念和大學(xué)精神的形成和明晰，為高校的教學(xué)改革和發(fā)展走向提供經(jīng)驗借鑒，具有非常重要的意義。因此，鑒于高校檔案的文化資源屬性，對高校檔案的知識開發(fā)就是每一個高校必須要高度重視并切實實行的重要的工作。(三)知識傳播高校檔案工作不僅肩負(fù)著保存記憶、資政

9、育人的責(zé)任，更為重要的是，還具有傳承文化、弘揚文明的特殊使命。在高校檔案具體的知識傳播環(huán)節(jié)中，首先要向?qū)W生和社會公眾宣傳高校的核心價值觀。價值觀具有濃郁的時代特征，是高校一切工作的出發(fā)點和最終歸宿，可以說是大學(xué)文化建設(shè)的重中之重。其次要宣傳高校的辦學(xué)理念。辦學(xué)理念是高校的發(fā)展規(guī)劃、歷史使命和大學(xué)精神的主要表現(xiàn)。最后要塑造大學(xué)的形象。大學(xué)形象是大學(xué)文化本質(zhì)的外部顯現(xiàn)，是通過高校長期的建設(shè)、由高校所有的精神文化和物質(zhì)文化綜合形成的現(xiàn)實存在。這種通過宣傳由社會公眾所賦予的大學(xué)形象無疑會在高校競爭中處于重要的地位。高校檔案具有真實性、直觀性和歷史性的特點，是高校文化向內(nèi)部和外部進行知識傳播的重要媒介、

10、有效形式和載體。經(jīng)過知識組織和知識開發(fā)之后的高校檔案研究成果，以編研著作、舉辦展覽、文化開發(fā)等方式來體現(xiàn)，不僅有助于學(xué)生和社會關(guān)注高校的辦學(xué)理念、人才培養(yǎng)質(zhì)量及教育改革成果，向?qū)W生和社會展示大學(xué)形象，而且將是提升大學(xué)文化建設(shè)和社會影響力的有效措施。此外，通過高校檔案的知識傳播，把大學(xué)文化資源發(fā)揚光大，延續(xù)大學(xué)文脈，傳承大學(xué)文化，也是高校檔案管理人員的光榮使命和義不容辭的歷史責(zé)任。因此，高校檔案的知識傳播對于高校大學(xué)文化建設(shè)和大學(xué)精神的弘揚，對全社會的文化貢獻具有十分重要的作用。(四)知識服務(wù)“公共檔案館”是近年來隨著檔案館服務(wù)功能的不斷拓展，公共屬性逐漸明確而出現(xiàn)的。檔案館的公共性是實現(xiàn)檔案工

11、作目的的必然要求，也是檔案館實現(xiàn)自身發(fā)展的迫切需要。“面向社會，面向公眾，擴大檔案服務(wù)范圍，改變傳統(tǒng)官方機構(gòu)為現(xiàn)代的公共檔案館，實現(xiàn)檔案資源的最大限度的開發(fā)利用，是現(xiàn)代綜合檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路?！?高校檔案館作為全國檔案館的的一個分支，毫無疑問也具有明確的公共屬性。公共屬性要求高校檔案館不僅要為高校的師生員工服務(wù)，還要為社會和所有需要的公民服務(wù)。在新的歷史條件下，高校檔案中包含的重要的信息和文化資源日益受到全社會的關(guān)注，為社會提供知識服務(wù)就成為了高校檔案館的重要責(zé)任?！爸R服務(wù)不僅滲透和凝聚了檔案專業(yè)人員的知識積累和專業(yè)貢獻，也彌補了利用者的知識空缺?！?因此，高校檔案的知識服務(wù)應(yīng)該

12、以管理人員對檔案的知識創(chuàng)造為前提，使這種經(jīng)過知識加工后的知識資源在高校與社會各界建立聯(lián)系時，可以極大地增強高校的知名度、美譽度，提高高校的社會影響力。加強高校檔案公共服務(wù)功能，提升高校檔案的知識服務(wù)能力，首先要強化知識服務(wù)意識，重視和把握社會需求及其發(fā)展趨勢。在高校檔案管理中，要摒棄一切有悖于公共性與服務(wù)性的傳統(tǒng)觀念，積極面向未來，主動對接各種對高校檔案資源的需要，以深厚的文化積淀為社會提供優(yōu)質(zhì)的知識服務(wù)，使全社會共享對高校檔案的知識開發(fā)成果。三、結(jié)語從現(xiàn)實的情況來看，雖然近年來高校檔案館的數(shù)字化工作被各級領(lǐng)導(dǎo)所重視，但是數(shù)字化工作仍不能完全代表手工勞動，也不能改變檔案館事實上的勞動密集型的工作特征，尤其是在收集、整合檔案資料的過程中需要大量的手工勞動，人手短缺依然是困擾著大部分高校檔案部門進行有效工作的重要原因之一。因此，作為方法論的知識管理思想在手工勞動效率低下的情況下，更加體現(xiàn)了高校檔案管理的集