采購部體系建設組織架構(gòu)工作流程細則制度

1、采購部架構(gòu)圖經(jīng)理：AAA 采購主管：BBB 采購財務：OO 采購助理：CCC 采購員：EEE輔料采購員：FFF雜物設備采購員：DDD原材料共計： 7人（含財務核算） 采購部工作職責綱領 1、制定原材料的采購計劃 （1）每種原材料選擇23家供應商。 （2）與供應商簽訂長年協(xié)議，不管市場怎樣變化，都定期從供應商處購貨，讓其感到我們在其眼中重要性和穩(wěn)定性。 （3）與供應商之間要有信譽度，讓其非常希望和我們合作。 （4）在與供應商定價前，充分了解市場，能爭則爭，但不能太過苛刻，為以后的合作鋪路。 （5）在與各供應商合作期間，要抓大放小，互惠互利，合氣生財。 2、建立供應商管理機制 （1）對每個供應商所

2、有資料建立詳細檔案。 （2）通過與供應商之間的合作，定期對每個供應商的貨物品質(zhì)、交貨期限、價 格、服務、信譽等方面進行分析，確定與哪個供應合作對我們比較有利，然后評出最佳合作伙伴。 （3）多與供應商聯(lián)系或定期與供應商會面，一來多了解信息，二來增加雙方友誼。 （4）建立供應商往來明細帳，分清記帳，做到帳目準確無誤。 3、供應商選擇及評估（1）新供應商的選擇 客戶指定之供應商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應商（2）供應商的評估和考核 根據(jù)采購部的預選供應商及供應商評估調(diào)查表，采購部負責組織采購人員組成評估小組到預選供應商處進行供應商的評估和考

3、核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應商調(diào)查表中的項目及容對供應商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估和考核 （3）合格供應商核準 采購部將供應商評估和考核的結(jié)果及資料進行整理后呈報采購經(jīng)理核準，經(jīng)采購經(jīng)理批準后的供應商被列為合格供應商，由采購部助理將其登記合格供應商手冊，并將其資料整理建檔，同時將合格供應商報財務部。 （4）采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控 依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，質(zhì)管部應對供應商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應商績效監(jiān)控統(tǒng)計表中，對連續(xù)3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應商，

4、由采購部通知供應商整改，并在供應商限期改善的時間對其執(zhí)行糾正和預防措施做效果確認。 （5）供應商定期評估、考核 供應商定期評分為月評估和年度考核，供應商月評估：采購部每月應對供應商的質(zhì)量、交期、配合度或服務進行評估（統(tǒng)計時段為上月結(jié)日本月月結(jié)日）于次月10日前實施供應商月評估經(jīng)采購經(jīng)理核準后提交財務部，對于月交貨少的供應商可以按季度進行評估。 4、實施采購計劃 （1）加快采購資金周轉(zhuǎn)率 （2）提高采購成本降低率 （3）提高供貨及時性 （4）減小原料供應警戒線與差額比率 （5）降低運輸成本 5、制定帳物管理辦法 （1）依據(jù)公司現(xiàn)狀制訂符合公司要求的原材料帳物管理辦法 （2）根據(jù)各部門所報計劃制定

5、備品備件帳管理辦法，滿足生產(chǎn)需求 6、部門業(yè)務合作方法 （1）與倉庫的合作方法 貨物入廠后，采購員與倉庫人員做好溝通工作，確認物品到倉合格后，應及時向倉庫人員尋要入庫單。 備品、備件、輔料現(xiàn)金購買后，先到倉庫辦理入庫手續(xù)，再到財務核對報帳 （2） 與財務室的合作辦法： 給原材料供應商的付款、購貨用現(xiàn)金采購依采購申請單，由總經(jīng)理簽字，再到財務室辦理請款。 緊急物資采購由供應商開具的票據(jù)核查無誤后，由部門經(jīng)理總經(jīng)理簽字財務經(jīng)理簽字付款。 （3）與生產(chǎn)合作方法： 各車間所需材料及物資，需填寫物資采購申請單，由車間經(jīng)理簽字并確認倉庫有沒有，庫存沒有后交到生產(chǎn)部，在填寫申請單時，要把名稱、規(guī)格、參數(shù)、型

6、號、數(shù)量，哪里用，急不急，車間那個部門都要寫清楚。 （4）與營運合作方法： 營運開業(yè)店鋪通知后提前準備開業(yè)物資準確發(fā)放開業(yè)店鋪。7、統(tǒng)計、分析 （1）隨時對庫存進行核查、盤存。 （2）定期對市場進行調(diào)查、分析。采購部崗位部署及職責采購部經(jīng)理：1人1、 執(zhí)行采購戰(zhàn)略，制定并完善采購部門的規(guī)章制度，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行 2、 根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃，制訂物資采購計劃與采購預算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本 3、 監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實情況 4、 參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應商，建立供應商檔案管理制度，對不合格供應商進行處理 5、 負責采購進度控制，指導監(jiān)督跟單

7、、催貨工作，進行采購交期管理，確保采購及時 6、 審核年度、季度、月度需求計劃，統(tǒng)一采購，減少開支，提高資金運營效率 7、 組織對采購物資的國外市場行情進行跟蹤，負責采購價格的控制工作，并預測價格變化趨勢 8、 主持采購招標、合同評審工作，簽訂采購合同，監(jiān)督執(zhí)行情況，建立合同臺賬 9、 負責采購物資的廢料、質(zhì)量事故的預防與處理工作，定期編制采購報告并呈總經(jīng)理審閱 10、 負責進行緊急采購，參與采購物資的驗收，出現(xiàn)問題及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法 11、 負責采購人員的績效、培訓等管理工作 12、 負責本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作 13、 大型事故索賠案件處理采購部主管：1人1

8、、分派采購人員及助理的日常工作。 2、負責次要原料或物料的采購。 3、協(xié)助采購人員與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等。 4、采購進度追蹤。 5、審核一般物料采購案。 6、市場調(diào)查。 7、定期開展供應商考核8、較大索賠案件處理采購助理：1人1、 請購單、驗收單登記。 2、 訂購單與合約的繕記。 3、 交貨記錄及稽催。 4、 訪客的安排與接待。 5、 采購費用的申請與報支。 6、 進出口文件及手續(xù)的申請。 7、 電腦作業(yè)與檔案管理。 8、 行政對接工作。采購員：3人（負責公司所有原輔材料、雜物、設備、配件等采購工作）采購員：A（原材料）采購員：B（輔料）采購員：C（雜物、設備）1、 主經(jīng)辦一般

9、性物料采購。 2、 查訪廠商。 3、 與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等。 4、 跟蹤供應商執(zhí)行工作。 5、 確認交貨日期。 6、 一般返貨、退貨、索賠案件處理。 7、 收集價格情報及替代品資料采購部人員崗位工作細則一、采購經(jīng)理工作細則每月：1、 制定采購部每月工作方向和工作部署。2、 召開月度總結(jié)會議對不符合的工作進行體系修正。3、 監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實情況 4、 根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃，制訂物資采購計劃與采購預算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本 5、 參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應商，建立供應商檔案管理制度，對不合格供應商進行處理 6、 審核每月部

10、門薪酬審批工作7、 審核月度資金流動報表8、 負責采購進度控制，指導監(jiān)督跟單、催貨工作，進行采購交期管理，確保采購及時 9、 審核采購部人員的績效、培訓等管理工作 10、 負責本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作 每周：1、 查看核實采購申請計劃單2、 審核每周采購資金流動3、 審核采購流程運行情況、修正采購管理體系4、 跟蹤大宗采購細節(jié)5、 根據(jù)數(shù)據(jù)進行每周市場調(diào)查和分析6、 主持每周工作總結(jié)、工作計劃會議 采購主管工作細則每月：1、 安排部門人員的日常工作。2、 全面監(jiān)管原輔材料的質(zhì)量、批次原料到貨的采購進度。3、 負責月末各家供應商賬務的審核。4、 負責部門全月的考核，工資表的制

11、作。5、 負責蔬菜、肉類及各種原材料的價格波動掌握，統(tǒng)計使用總量并做出下月預估量。6、 負責原材料供應商的資質(zhì)審核工作。7、 負責下屬員工的業(yè)務，學習的培訓工作。8、 負責本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作 每周：1、 審核周采購計劃申請單。2、 每周一次-兩次的市場調(diào)研工作。3、 負責每個批次原材料到貨的抽樣檢查。4、 監(jiān)管原輔材料的合格證件，批次的質(zhì)檢報告。5、 協(xié)助采購員與供應商對物資價格的談判，付款方式及發(fā)貨日期的溝通。6、 負責每周周采購進度的跟蹤。7、 召開周總結(jié)會議。8、 負責同行政部門的對接工作。每日：1、 負責監(jiān)督每天蔬菜及各種原材料的質(zhì)量檢驗工作。2、 督促財務跟

12、進庫房的出入庫進度，現(xiàn)金賬務的及時清理工作。3、 監(jiān)管同庫房的溝通，確保生產(chǎn)的順利進行。4、 監(jiān)管審核當日生產(chǎn)報的原料采購單據(jù)。 二、采購助理工作細則每月：1、 每月月末與各家供應商核對供應商款項，準確無誤后，制作轉(zhuǎn)款款項匯總，并發(fā)給采購部主管及財務，以備轉(zhuǎn)款。2、 制作本部門考勤匯總表，發(fā)給部門主管，作為工資的核算依據(jù)。3、 統(tǒng)計當月的現(xiàn)金賬目4、 統(tǒng)計當月蔬菜、肉類、海鮮、面粉等各類原材料的總用量5、 不斷開發(fā)新的供應渠道和供應商，加強對新老客戶的走訪和調(diào)查。 每周：1、 每周六要求各庫管員清點庫存，將需要日采、周采、月采、季采的各類原物料報送給采購助理，采購助理根據(jù)報貨情況，制作采購申請

13、單，經(jīng)由采購部主管及經(jīng)理的審核同意后報送給公司總經(jīng)理，由總經(jīng)理批復同意后方可進行采買。2、 每周填寫一次蔬菜價格波動表，并發(fā)給部門主管與財務各一份。3、 每周與各家供應商核對一次應轉(zhuǎn)款金額.4、 物流助理周休的時候，協(xié)助物流助理打印訂貨單、加貨單及將這些單子按區(qū)域分類并填寫各家店鋪的發(fā)盒數(shù)、反盒數(shù)及到貨的時間統(tǒng)計表。（如有落單情況，則每次對采購助理進行負激勵50元）5、 周、月、季度例會后，整理會議記錄，并發(fā)給部門主管及經(jīng)理各一份。6、 每周至少兩次走訪大河及相關(guān)供貨市場，進行市場調(diào)研，了解市場行情，并提交調(diào)查報告。每天：1、 每日保持與庫管員有效溝通，保證庫房的庫存充足，庫存不足時及時報貨給

14、供應商（若庫存斷貨，報貨不及時，延誤生產(chǎn)，則每次對采購助理進行負激勵50元）2、 將每日的采購入庫單進行歸類整理存檔。3、 保證采購員采買回來的原物料及各種調(diào)料、設備等及時準確入庫，并對采購員手中的原始入庫單據(jù)進行初步審核，準確無誤后交到庫房助理處打印采購入庫單（若辦理入庫不及時，丟單拉單，造成賬務差錯，則每次對采購助理進行負激勵50元）4、 每日去車間查看蔬菜及各類原材料的品質(zhì)，若有問題及時與供應商溝通解決。5、 每日16:00給各家供應商報第二天的生產(chǎn)用量（如有忘報、錯報情況，則每次對采購助理進行負激勵50元）根據(jù)采購助理每月的實際工作情況，若沒有任何工作失誤，則對其進行正激勵300元。三

15、、采購員工作細則每月：1、 保證各類原輔材料質(zhì)量。2、 每月的日采、周采、及緊急采購工作的準確無誤。3、 調(diào)查生產(chǎn)所用的蔬菜、肉類、海鮮、豆油、面粉等原材料的價格波動情況。4、 每月不定期的同流通部經(jīng)理及采購助理到走訪市場、了解各類設備、配件、五金電料、日雜等市場行情，進行詢價、比價、議價及訂購作業(yè)。每周：1、 每周一到大河市場進行周采工作。如：腐竹、綿糖、砂糖、筍絲、海帶絲、海裙帶、大鹽、精鹽、花生米、白芝麻等（如有漏買落買情況，且延誤生產(chǎn)，則對采購員進行負激勵50元）。2、 每周二周三進行設備、零件、器材、辦公用品、微量藥品等物料的統(tǒng)計購買，涉及到外地商家發(fā)貨的，與其溝通好發(fā)貨時間及物流配

16、送方式。3、 每周至少兩次走訪大河及相關(guān)供貨市場，進行市場調(diào) 研，了解市場行情，并提交調(diào)查報告。4、 每周日同采購助理一起統(tǒng)計下周需要采購的原料及物料。每天：1、 根據(jù)前一天有需求部門（如技術(shù)部、設備部）報送的采購申請單，負責早采工作（如有漏買落買情況，且延誤生產(chǎn)，則對采購員進行負激勵50元）。2、 每天采購回廠的各類原物料，協(xié)同庫管員及采購助理一起辦理入庫手續(xù)，保證原始入庫單據(jù)清晰且完整，交到采購助理處進行初審。3、 建立現(xiàn)金賬目，確保賬目記錄清晰準確，每日與財務對賬，做到當日賬當日清。4、 配合需求部門進行緊急采購的工作。根據(jù)采購員每月的實際工作情況，若不出現(xiàn)任何工作失誤，則對其進行正激勵

17、300元。 采購部物資分類及監(jiān)管一類原材料：面粉、豬肉（倒3：7肉、1：9肉）、牛肉、海鮮類、蔬菜類、豆油、干香菇、小料配屬（魔廚高湯、天添鮮、A/B料、辣也鮮）；責任人：采購主管（BBB）、采購助理（CCC）、采購員DDD監(jiān)管人：流通經(jīng)理（AAA）、總部財務：（XXX） 行政部： XXX 二類原材料：附屬調(diào)料（干調(diào)類）：小批量調(diào)料、餐巾紙、碗類、包材盒、袋類。責任人：采購主管（BBB）、采購員EEE監(jiān)管人：流通經(jīng)理：(AAA)、財務（OO）三類原材料：日雜、設備配件。責任人：采購員FFF監(jiān)管人：采購部主管（BBB）、采購助理（CCC）、財務（OO） 采購部門的職能 1、 分析公司原材料市場品

18、質(zhì)、價格等行情2、 尋找物料供應來源，對每項物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握。3、 與供應商洽談并安排工廠參觀，建立供應商的資料。4、 要求報價，進行議價，有能力可進行估價并作出比較。5、 采購所需的物料。6、 查證進廠物料的數(shù)量與品質(zhì)。7、 對供應廠商的價格、品質(zhì)、交期、交量等作出評估。8、 掌握公司主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制成本。9、 依采購合約或協(xié)議控制、協(xié)調(diào)交貨期。10、 呆料與廢料的預防與處理。 采購流程細則（申報、詢價、預采、審核、入庫、核實）一、收集信息采購部門采購人員通過多方走訪市場，了解采購物資的市場行情，掌握其價格變動趨勢，并做以分析整理。二、申請

19、與訂購采購單申請流程1、采購單及其提報規(guī)定 （1）請購單應按照要求填寫完整、清晰 ，發(fā)送電子形式由總經(jīng)理審核批準后報采購部門； （2）固定原材料物資申購按照“物資采購審批單”的格式進行填寫發(fā)送電子形式提報； （3）輔助材料設備及工程項目申購按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子形式提報； （4）日常零星采購按照公司印制的按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子形式提報； （5）請購部門在提報請購單時應要求采購部主管以上人員簽字，請購部門備份； （6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行發(fā)送電子形式提交，為提高效率該清單的書面文檔也需一并提交； （7）請購單的更改和補充應以書面形式由總經(jīng)

20、理簽字后發(fā)送電子形式報采購部。 2公司物資請購單的提報部門 （1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的原材料物資、勞保、雜貨由生產(chǎn)部門提報； （2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由行政部提報； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 （如工程、設備等由設備部申請?zhí)釄螅┎少彶拷邮照堎弳巫鳂I(yè)流程 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批； （2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫

21、存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。 2、采購申請單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門； （4）重要的項目和專業(yè)物資采購前應征求其他相關(guān)部門領導的建議。 3、采購周期的規(guī)定 （1）單次采購金額預算在5000元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購由采購員負責采購助理監(jiān)督，周期不應超過3-5天；（ 遠途和定制除外 ） （2）單次采購金額預算在1萬元以下的項目比價采購由采購助理負責采購采購主管監(jiān)督，采購周期不應超過5-7天； （3

22、）單次采購金額預算在2萬元以下的項目比價采購由采購主管負責采購，采購經(jīng)理負責監(jiān)督，采購周期不應超過7-10天； （4）單次采購金額預算在2萬元以上的項目采購部由采購經(jīng)理親自負責采購，公司總部負責監(jiān)督，采購周期不應超過15-30天； （5）請購部門應按照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單 采購部如未能按時完成采購任務時應向相關(guān)部門說明原因； （6）遇到緊急采購應匯報總經(jīng)理采取快速優(yōu)先采購的策略； 4、庫房固有物品的申請與訂購：庫房負責人應為每種庫存物品設定合理的安全庫存，在庫存量接近或低于此安全庫存時，即需要庫管員及時報貨，以補充庫房里的存貨。庫管員報貨時，應填寫一份采購申請單，并注

23、明：(1)貨品名稱、規(guī)格型號、具體品牌、廠家； (2)平均每日/每周/每月消耗量；(3)庫存數(shù)量；(4)提供本次訂貨數(shù)量建議。填寫完成的采購申請單交到庫房負責人手中，經(jīng)其審核可行后，將此采購申請單統(tǒng)一交到采購助理手中，由其制作采購申請匯總表，經(jīng)由采購部主管或經(jīng)理簽字確認，上交到總經(jīng)理處批復同意后，采購員方可進行采買工作。2、新增物品的申請與訂購：如因生產(chǎn)需要，需要緊急采購，應由申請人填寫緊急采購申請單，經(jīng)其直屬領導、總經(jīng)理審批同意后，將此緊急采購申請單送交采購部，采購助理與采購員應按緊急采購申請單容要求，尋找至少三家供貨商，經(jīng)過多面權(quán)衡比較，成本分析，選定最合適供應商，提出采購意見，經(jīng)采購部經(jīng)

24、理批準后，采購部立即組織實施采購。3、以舊換新設備和物品的申請與訂購：如有部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份物品報損單給財務部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將此份物品報損單和采購申請單一并送交采購部，采購助理須在采購申請單注明以下資料：(1)貨品名稱，規(guī)格；(2)最近一次訂貨單價；(3)最近一次訂貨數(shù)量；(4)確認本次訂貨數(shù)量。4、固定供應商原材料的申請與訂購：蔬菜、肉類、海鮮、臘肉、皮蛋、面粉等原材料的采購申請，根據(jù)當日店鋪的報貨情況，預測第二日用量，由生產(chǎn)部門填寫每日的生產(chǎn)原材料申購單以形式發(fā)給流通部經(jīng)理和主管，由采購助理當日以落單。三、詢價、比價、議價與評估1、通過多途徑（直接生產(chǎn)

25、廠商、代理商、經(jīng)銷商、網(wǎng)絡、）詢問采購物料價格，了解整體行情；2、采購人員選定至少三家以上的合格供應商（有資質(zhì)、有能力、有信譽、有經(jīng)驗），并將所購物料的名稱、規(guī)格、品牌、材質(zhì)要求、數(shù)量等相關(guān)信息以口頭或書面的形式告知供應商，并要求其報價；并要求其提供準確的供應商名稱、地址、聯(lián)系方式，簽名并加蓋公章；3、采購部門根據(jù)幾家合格供應商提供的報價單，在保證產(chǎn)品質(zhì)量與服務標準的前提下，再對其進行價格談判控制；4、經(jīng)過整體評估，確保采購物料的單價最合理，可有效的控制成本，提高產(chǎn)品的市場競爭力。細則如下：（一）、詢價及其規(guī)定 1詢價需要認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，技術(shù)參數(shù)，遇到問題應及時的與請購

26、部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中統(tǒng)一采購； 3對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； 4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的； 5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于2萬的采購情況，詢價前應先向總經(jīng)理匯報在做處理。7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價； 8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1000以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1000元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價采購，比價項目應至少邀請三家以上單位參與；單次

27、采購金額預算價格在1萬元以上的項目應由采購部主管組織詢價，采購經(jīng)理參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在2萬元以上的項目由采購經(jīng)理負責備報總經(jīng)理核實后采購； 9比價采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力； 11在詢價時遇到特殊情況應書面報請總經(jīng)理批示。 （二）、比價、議價 1對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認； 2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應單位第一次報價后應向采購經(jīng)理匯報情況，設定議價目標或理想價格后報告總經(jīng)理； 4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行

28、驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等； 5參考目標或理想目標價格與以合作單位進行價格及條件的進一步談判。 （三）、比價、議價結(jié)果匯總 1比價、議價匯總前應匯報采購部經(jīng)理，征得同意后方可匯總； 2比價、議價結(jié)果匯總應按照比價匯總表的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結(jié)果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。四、索樣與決定采購部門不僅需要控制采購成本，更要保證采購物料的質(zhì)量，因此，與供應商索取樣品，衡量各家供應商提供的樣品質(zhì)量就顯得尤為重要。1、采購部門要求供應商將樣品發(fā)至其指定地點；2、由公司總經(jīng)

29、理、采購經(jīng)理、相關(guān)技術(shù)人員及品控質(zhì)管負責人共同研究協(xié)議，哪種產(chǎn)品更適合本公司；3、最終決定使用哪家供應商的產(chǎn)品由總經(jīng)理審批簽字后方可生效。五、催交與驗收采購部門有權(quán)利協(xié)調(diào)并督促供貨廠商按采購合同約定的期限交付所訂貨物，采購人員催交工作的重點是及時發(fā)現(xiàn)問題，采取有效的控制和保證措施，確保進度按計劃進行。采購物資驗收時涉及到品質(zhì)控制和庫房職能，根據(jù)原物料質(zhì)量鑒別標準與方法，公司品控部門對到貨的原物料進行驗收：1、驗收合格后，通知庫房部門辦理入庫手續(xù)；2、驗收不合格的原物料，及時與供貨商溝通，要求其給予退換貨處理。由于質(zhì)量驗收不合格而造成生產(chǎn)延誤或公司其他損失的供應商，則要求其按照公司實際損失給予經(jīng)

30、濟賠償，并處以罰款。驗收與入庫細則 1驗收 （1）固有采購物資到達時，采購部應及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收； （2）對于不同類型的物資的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （3）變更品種或廠家的物資以及訂購物資應在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收； （4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應負主要責任； （5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢圍之。 2入庫 （1）公司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工物資入庫前均應通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收； （2）訂購物資在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購

31、部門及時安排卸貨與搬運； （3）質(zhì)檢部門未及時驗收的訂購物資，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受； （4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單； （5）外協(xié)加工件應按照原材料入庫； （6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司財務規(guī)定不入庫。六、整理付款1、每月月末采購助理要與固定轉(zhuǎn)款的供應商核對當月的供貨數(shù)量及應轉(zhuǎn)款金額；2、按照規(guī)定時間制作出轉(zhuǎn)款明細表，提交付款申請，經(jīng)采購部經(jīng)理及財務部負責人簽署同意后，方可付款。關(guān)于付款方式，采購部門應與供應商溝通，必須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原物料的采購預付貨款。七、協(xié)調(diào)與溝通在采購過程中發(fā)生的各類事宜，以雙方簽署的采

32、購合同為原則，秉承公平、自愿、友好的處事理念，進行協(xié)調(diào)與溝通。采購部管理制度 一 總則 為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。所有采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。 二 目的作用1、可作為采購部開展工作的規(guī)依據(jù)。2、可作為公司領導考核采購部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。3、可作為部門人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。三 采購部人員職責管理制度 1、熱愛本職工作，勤于學習業(yè)務知識，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。 2、廉潔奉公，不徇私舞弊，不亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。 3、編制采購計劃。

33、負責根據(jù)生產(chǎn)、行政、總部及等各部門物品需求計劃，編制與之相配套的采購計劃，并組織具體的實施，保證生產(chǎn)過程中的物資供應。4、負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。負責原輔材料、包裝材料、設備、配件、辦公用品等的采購供應工作。5、負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。 6、堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。 7、大型材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。 8、積極了解原輔材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。 9、及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。 10、加強原輔材料物資供應檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應網(wǎng)絡，并

34、不斷開辟和優(yōu)化物資供應渠道。11、做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。物資采購管理制度細則 1、物資采購應遵循的原則 （1）物資采購必須認真貫徹計劃采購的原則，嚴禁無審批采購和無計劃采購。 （2） 物資采購必須符合計劃規(guī)定的品種、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量要求，按生產(chǎn)進度及時組織進貨。 （3） 采購的物資質(zhì)量應符合國家標準，行業(yè)標準或雙方簽定的合同標準。 （4） 采購物資的價格應符合貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉的原則。 （5） 采購物資的渠道，應貫徹先近后遠，先廠家，后供應商的原則，杜絕假貨、劣貨的購進。 2、物資采購計劃的編制、審批 （1） 各車間日常物資需要在每月28號前編制出下月采購計劃，經(jīng)審核批準后，

35、可進行采購，物資進倉時由倉庫保管、采購員，采購負責人、庫房負責人在入庫單上簽字確認后才能入庫。 （2） 生產(chǎn)部每周五向庫房部報下周急需物資計劃，周、月計劃要填寫清楚：規(guī)格、型號、數(shù)量、需要日期，庫房部審核庫房存量后上交采購部進行采購。 （3） 倉庫依照出庫計劃核對后產(chǎn)生缺少物資，由部門負責人報采購部（4） 屬于辦公用品通訊器材，由各部門報行政審批后，轉(zhuǎn)采購部。 （5） 各部門所需的物品，由各主管申請，經(jīng)經(jīng)理審批后轉(zhuǎn)采購部。 （6） 因無采購計劃而影響生產(chǎn)由生產(chǎn)部門負責，有計劃而未及時進貨的由采購部負責。 （7） 屬追加計劃，使用部門應在使用前根據(jù)物資采購周期提報追加計劃。（緊急情況方可使用）

36、3、備品備件及原材料的采購 （1）采購部接到采購經(jīng)理簽字后的采購單，先分類歸總，報倉庫一份，再進行報價、比價，按計劃的急緩進行采購。 （2）對長期使用的大宗原材料，可適當采用定期招標的辦法，通過供應商之間的競爭確定供貨商，或者通過供應商檔案選前三家報價，進行比價采購，以達降低采購成本之目的。 4、物資的入庫驗收及票據(jù)管理： （1） 所有物資必須辦理入庫手續(xù)后方可領用，嚴禁不入庫，直接領用，或不入庫直接使用。 （2） 采購的物品到公司后，由倉庫管理員開據(jù)送檢單，檢驗合格則按手續(xù)入庫，不合格者由采購員負責退回原供應商。（兩天之） （3） 建立規(guī)的入庫驗收單票據(jù)，由倉庫保管員逐欄填寫清楚，品名、規(guī)格

37、、型號、數(shù)量、進貨日期、收貨人。倉庫和采購各一份。 （4） 采購的物品經(jīng)驗收準確無誤后方可入庫，票與實物不符的要通知采購予以處理。 （5） 所有物資的送貨單都必須附物資入庫驗收單。 （6） 設備物品需要通知設備部進行驗收，驗收合格后方可入庫。 5、采購物資的合同管理： （1）公司確定的供貨商，必須簽定正式的購貨合同。 （2） 合同的容及格式，必須符合經(jīng)濟合同法及公司的有關(guān)規(guī)定。 簽署人具備相應的職責和法律資格，并經(jīng)總經(jīng)理審批后，到行政部蓋章方可生效。 （3） 正式合同一式二份，雙方簽字生效后，供應商、公司雙方各留一份，所 有合同采購員必須分檔管理，于月底付款時提供于財務。 （4） 按規(guī)定應簽而

38、未簽的合同，給公司造成損失的追欠當事人的責任。合同的簽訂及其規(guī)定細則如下： 合同：合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及供應商合同、設備產(chǎn)品買賣合同、工程施工合同等。 （一）合同正文應包含的要素 1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 2） 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分； 3） 包裝要求； 4） 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明； 5） 付款方式； 6） 質(zhì)量保證期； 7） 質(zhì)量要求及規(guī)； 8） 違約責任和解決糾紛的辦法； 9） 雙方的公司信息； 10） 其他約定。 （二）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司的，注意責任； 2）以定合同條款時一定要將各種風險降低到最低； 3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單； 4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點； 5）質(zhì)保期一定