ERP系統(tǒng)電子檔案元數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)接口方案、歸檔范圍與保管期限表、分類表、離線存儲(chǔ)載體存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

1、DA/T xxxx2022附 錄 A（資料性）ERP系統(tǒng)電子檔案元數(shù)據(jù)表A.1 文件實(shí)體元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)來源M01來源M0101檔案館名稱電子檔案管理系統(tǒng)M0102檔案館代碼電子檔案管理系統(tǒng)M0103全宗名稱電子檔案管理系統(tǒng)M0104全宗號(hào)電子檔案管理系統(tǒng)M0105立檔單位名稱電子檔案管理系統(tǒng)M02檔號(hào)M0201機(jī)構(gòu)或問題電子檔案管理系統(tǒng)M0202案卷號(hào)電子檔案管理系統(tǒng)M0203文檔序號(hào)電子檔案管理系統(tǒng)M0204保管期限ERP系統(tǒng)M0205件數(shù)電子檔案管理系統(tǒng)M03文件描述M0301文件編號(hào)ERP系統(tǒng)M0302版次ERP系統(tǒng)M0303文件類別ERP系統(tǒng)M0304題名ERP系統(tǒng)M0

2、305有效性ERP系統(tǒng)M0306責(zé)任者ERP系統(tǒng)M0307頁數(shù)ERP系統(tǒng)M0308密級(jí)ERP系統(tǒng)M0309保密期限ERP系統(tǒng)M0310形成時(shí)間ERP系統(tǒng)M0311型代號(hào)ERP系統(tǒng)M0312數(shù)據(jù)來源ERP系統(tǒng)M0313分類號(hào)電子檔案管理系統(tǒng)M0314載體類型電子檔案管理系統(tǒng)M0315載體號(hào)電子檔案管理系統(tǒng)M0316更改類型ERP系統(tǒng)M0317更改原因ERP系統(tǒng)M0318更改依據(jù)ERP系統(tǒng)M0319附注電子檔案管理系統(tǒng)表A.1 文件實(shí)體元數(shù)據(jù)（續(xù)）編號(hào)元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)來源M04電子屬性M0401全文名稱ERP系統(tǒng)M0402文件唯一名ERP系統(tǒng)M0403文件大小ERP系統(tǒng)M0404文件格式ERP

3、系統(tǒng)M0405文件創(chuàng)建程序ERP系統(tǒng)M0406文件創(chuàng)建程序版本ERP系統(tǒng)M0407哈希值ERP系統(tǒng)M05電子簽名M0501簽名規(guī)則ERP系統(tǒng)M0502簽名時(shí)間ERP系統(tǒng)M0503簽名人ERP系統(tǒng)M0504簽名結(jié)果ERP系統(tǒng)M0505證書ERP系統(tǒng)M0506證書引證eERP系統(tǒng)M0507簽名算法標(biāo)識(shí)ERP系統(tǒng)M06存儲(chǔ)位置M0601當(dāng)前位置電子檔案管理系統(tǒng)M0602脫機(jī)載體類別電子檔案管理系統(tǒng)M0603脫機(jī)載體編號(hào)電子檔案管理系統(tǒng)M0604脫機(jī)載體存址電子檔案管理系統(tǒng)M07權(quán)限管理M0701知識(shí)產(chǎn)權(quán)說明ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0702授權(quán)對(duì)象ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0703授權(quán)行為E

4、RP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0704授權(quán)起始日期ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0705授權(quán)終止日期ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)表A.2 機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)來源M08機(jī)構(gòu)人員實(shí)體M0801機(jī)構(gòu)人員類型ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0802機(jī)構(gòu)人員名稱ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0803組織機(jī)構(gòu)代碼ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0804個(gè)人職位ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0805個(gè)人涉密等級(jí)ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M09機(jī)構(gòu)人員實(shí)體關(guān)系M0901機(jī)構(gòu)人員標(biāo)識(shí)符ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0902被關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)人員標(biāo)識(shí)符ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0903關(guān)系類型ER

5、P系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0904關(guān)系ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M0905關(guān)系描述ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)表A.3業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)來源M10業(yè)務(wù)實(shí)體M1001業(yè)務(wù)標(biāo)識(shí)符ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M1002機(jī)構(gòu)人員標(biāo)識(shí)符ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M1003文件標(biāo)識(shí)符ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M1004業(yè)務(wù)狀態(tài)ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M1005業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M1006行為時(shí)間ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M1007行為依據(jù)ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)M1008行為描述ERP系統(tǒng)+電子檔案管理系統(tǒng)表A.4 文件實(shí)體關(guān)系元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)編號(hào)元數(shù)據(jù)數(shù)

6、據(jù)來源M11文件實(shí)體關(guān)系M1101文件標(biāo)識(shí)符ERP系統(tǒng)M1102文件版次ERP系統(tǒng)M1103被關(guān)聯(lián)文件標(biāo)識(shí)符ERP系統(tǒng)M1104被關(guān)聯(lián)文件版次ERP系統(tǒng)M1105關(guān)系類型ERP系統(tǒng)M1106關(guān)系ERP系統(tǒng)M1107關(guān)系描述ERP系統(tǒng)附 錄 B（資料性）ERP系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口方案B.1 接口方式B.1.1 Web Service服務(wù)調(diào)用方式 基于Web Service服務(wù)調(diào)用的歸檔接口示意見圖B.1。圖B.1 Web Service服務(wù)調(diào)用方式示意圖數(shù)據(jù)流說明： 服務(wù)請(qǐng)求：ERP系統(tǒng)發(fā)起服務(wù)請(qǐng)求； 服務(wù)響應(yīng)：電子檔案管理系統(tǒng)接收服務(wù)請(qǐng)求，處理完成后返回結(jié)果并反饋至ERP系統(tǒng)。B.1.2

7、 中間庫方式 基于中間庫的歸檔接口示意見圖B.2。圖B.2 中間庫方式示意圖數(shù)據(jù)流說明： 數(shù)據(jù)傳輸：ERP系統(tǒng)將待歸檔電子文件傳輸至中間庫； 數(shù)據(jù)提?。弘娮訖n案管理系統(tǒng)從中間庫提取待歸檔電子文件； 結(jié)果反饋：電子檔案管理系統(tǒng)完成待歸檔電子文件提取處理后，將處理結(jié)果反饋至中間庫； 結(jié)果反饋：ERP系統(tǒng)從中間庫提取處理結(jié)果。B.2 接口功能B.2.1 ERP系統(tǒng)接口功能ERP系統(tǒng)接口功能參照下列要求：a) 歸檔前將待歸檔ERP系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)按推薦格式封裝成歸檔信息包；b) 應(yīng)能夠嵌入分類方案和組卷方案,業(yè)務(wù)部門人員可根據(jù)電子文件內(nèi)容選擇生成類號(hào)和檔號(hào)；c) 將歸檔信息包傳輸至指定位置（或者

8、調(diào)用對(duì)方接口），傳輸過程中歸檔信息包信息不丟失、不被非法更改；d) 接收歸檔信息包接收方的反饋消息，包括歸檔成功或失敗消息、失敗故障代碼等；e) 對(duì)歸檔成功的ERP系統(tǒng)電子文件進(jìn)行已歸檔標(biāo)記，以防止重復(fù)歸檔，并能取消標(biāo)記，在人工干預(yù)下重新歸檔；f) 應(yīng)能夠?qū)⑸?、作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)，確保ERP系統(tǒng)電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)電子檔案狀態(tài)保持一致；g) 記錄ERP系統(tǒng)電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)，并能夠?qū)崿F(xiàn)按照歸檔ERP系統(tǒng)電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)組合查詢。B.2.2 電子檔案管理信息系統(tǒng)接口功能電子檔案管理信息系統(tǒng)接口功能參照下列要求：a) 接收ERP系統(tǒng)傳

9、遞來的數(shù)據(jù)包（或者從指定位置提取數(shù)據(jù)），并正確解析；b) 對(duì)ERP系統(tǒng)提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的“四性”進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)不合格的拒絕接收，并反饋相應(yīng)不合格的檢測(cè)結(jié)果及不合格原因；c) 將解析后的ERP系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫、文件庫，并保存過程日志；d) 應(yīng)能夠正確解析升版、作廢等電子文件變化信息，并按約定規(guī)則與對(duì)應(yīng)電子檔案關(guān)聯(lián)；e) 向ERP系統(tǒng)發(fā)送電子文件歸檔成功或失敗消息，以及故障代碼；f) 在歸檔信息包接收、解析和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等過程中，信息不丟失、不被非法更改；g) 記錄歸檔ERP系統(tǒng)電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)，并能夠按照歸檔ERP系統(tǒng)電子文件類型、歸檔時(shí)間、歸檔狀態(tài)組合

10、查詢。B.2.3 接口建設(shè)管理要求接口建設(shè)管理參照下列要求：h) 歸檔接口應(yīng)與ERP系統(tǒng)同設(shè)計(jì)、同開發(fā)、同測(cè)試和同實(shí)施，實(shí)施時(shí)未開發(fā)歸檔接口的ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)；i) 為保證ERP系統(tǒng)電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，應(yīng)將檢測(cè)功能嵌入歸檔接口，減少人工干預(yù)；j) 歸檔接口開發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行充分測(cè)試，并經(jīng)專家評(píng)審，以確認(rèn)功能要求達(dá)到設(shè)計(jì)目標(biāo)要求；k) 歸檔接口投入運(yùn)行后，應(yīng)安排專人對(duì)接口運(yùn)行情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；l) 對(duì)于現(xiàn)存ERP系統(tǒng)，應(yīng)聯(lián)系ERP系統(tǒng)原開發(fā)商或組織自有力量進(jìn)行接口開發(fā)；m) 對(duì)于新開發(fā)ERP系統(tǒng)，應(yīng)在開發(fā)初期將檔案部門納入實(shí)施團(tuán)隊(duì)，提出ERP系

11、統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，并對(duì)歸檔功能進(jìn)行測(cè)試確認(rèn)；n) ERP系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)更新應(yīng)充分論證對(duì)歸檔接口功能的影響，確保歸檔接口能夠正常運(yùn)行；o) 應(yīng)制定應(yīng)急機(jī)制，在ERP系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)因升級(jí)、系統(tǒng)故障、病毒感染等原因影響接口功能時(shí)立即啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)。附 錄 C（資料性）ERP系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與保管期限表表C.1 采購管理歸檔范圍與保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1采購管理配套需求30年30年2零星需求30年30年3采購計(jì)劃30年30年4采購計(jì)劃更改單30年30年5詢價(jià)單30年30年6報(bào)價(jià)單30年30年7評(píng)標(biāo)報(bào)告30年30年8采購案審核30年30年9選廠審批30

12、年30年10商務(wù)合同30年30年11商務(wù)合同更改單30年30年12采購訂單30年30年13采購訂單更改單30年30年14預(yù)到貨單30年30年15到貨單30年30年16檢驗(yàn)單30年30年17退貨單30年30年18驗(yàn)配單30年30年19轉(zhuǎn)港物資驗(yàn)配單30年30年20采購結(jié)算通知單30年30年21采購結(jié)算單30年30年22記賬憑證30年30年23供應(yīng)商認(rèn)證計(jì)劃30年30年表C.2 物料管理歸檔范圍和保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1物料管理物料配套計(jì)劃30年30年2物料憑證清單30年表C.2 物料管理歸檔范圍和保管期限表（續(xù)）序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型3物料管理入庫單

13、30年4出庫單30年5移庫單30年6退料單30年7打包物資出入庫單30年8盤點(diǎn)差異單30年9客戶結(jié)算單30年10物資結(jié)算單30年11收發(fā)貨憑證30年12退貨單30年13物料盤點(diǎn)差異單30年14成本中心發(fā)貨單30年15成本中心發(fā)貨沖銷單30年16對(duì)產(chǎn)品收貨單30年17公司主要產(chǎn)品產(chǎn)量30年18公司主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)30年19公司主要產(chǎn)品銷售、庫存30年表C.3 生產(chǎn)計(jì)劃管理歸檔范圍和保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1生產(chǎn)計(jì)劃管理公司月度生產(chǎn)經(jīng)營分析30年2生產(chǎn)日?qǐng)?bào)10年3生產(chǎn)訂單30年4生產(chǎn)訂單收料單30年5生產(chǎn)訂單沖銷單30年6生產(chǎn)裝置投料單30年7生產(chǎn)裝置投料沖銷單30年8收

14、發(fā)存表30年9收發(fā)存明細(xì)表30年10交易匯整表30年11交易明細(xì)表30年12生產(chǎn)版本30年13物料COM30年14定額工藝路線30年表C.3 生產(chǎn)計(jì)劃管理歸檔范圍和保管期限表（續(xù)）序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型15生產(chǎn)計(jì)劃管理季度生產(chǎn)計(jì)劃30年16月生產(chǎn)計(jì)劃10年17制造大綱30年18裝配大綱30年19重要FO目錄30年表C.4 設(shè)備管理歸檔范圍和保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1設(shè)備管理設(shè)備外委采購訂單30年2設(shè)備檢維修工單30年3設(shè)備點(diǎn)檢基準(zhǔn)清單30年4設(shè)備維修基準(zhǔn)清單30年5停機(jī)統(tǒng)計(jì)表30年6設(shè)備通知單30年7固定資產(chǎn)卡片30年8設(shè)備文檔30年9設(shè)備轉(zhuǎn)固交付清

15、單30年10預(yù)結(jié)算審批單30年11檢驗(yàn)計(jì)劃30年12設(shè)備外委收貨憑證30年13設(shè)備主數(shù)據(jù)30年14設(shè)備專業(yè)臺(tái)賬30年15合同臺(tái)賬30年16承包商考核30年17潤滑油五定指示表30年18加換油記錄30年19代用油品審批30年20特種設(shè)備延期監(jiān)控記錄30年21儀表自動(dòng)化技術(shù)狀況30年 表C.5 質(zhì)量管理歸檔范圍和保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1質(zhì)量管理數(shù)控加工試用程序30年2工藝模型30年3外購原燃料質(zhì)量驗(yàn)證單30年4質(zhì)保書（重要）永久永久重要產(chǎn)品或設(shè)備5質(zhì)保書（一般）30年30年6技術(shù)鑒定報(bào)告30年7異議處理通知單（重要）永久永久8異議處理通知單（一般）30年30年9異議協(xié)議

16、書（重要）永久永久10異議協(xié)議書（一般）30年30年11質(zhì)量報(bào)表30年12外購料統(tǒng)計(jì)報(bào)表30年13質(zhì)量評(píng)審/狀態(tài)檢查申請(qǐng)報(bào)告30年14評(píng)審意見處理情況記錄表30年15質(zhì)量評(píng)審/狀態(tài)檢查報(bào)告30年16公司年度質(zhì)量分析報(bào)告30年17公司季度質(zhì)量分析報(bào)告30年18質(zhì)量問題續(xù)報(bào)單30年19質(zhì)量問題報(bào)告單30年20技術(shù)服務(wù)工作報(bào)告30年21技術(shù)服務(wù)保障工作情況報(bào)告30年22季（年）度外場(chǎng)質(zhì)量趨勢(shì)分析報(bào)告30年23總提交單30年24專題質(zhì)量報(bào)告30年25不合格品通知單30年26不合格品審理單30年27輕度不合格品審理單30年28廢品通知單30年29偏離申請(qǐng)單30年30保留單30年31預(yù)先處置單30年32材

17、料合格證30年33成品合格證/履歷本附頁30年34理化試驗(yàn)委托單30年30年35無損檢測(cè)委托單30年30年36軍檢提交單永久表C.6 銷售管理歸檔范圍和保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1銷售管理銷售訂單30年2產(chǎn)品委托單30年3銷售發(fā)貨單30年4車輛調(diào)運(yùn)單30年5裝車作業(yè)單/裝船作業(yè)單30年6產(chǎn)品出庫重量憑證30年7產(chǎn)品出庫重量憑證明細(xì)30年8銷售退貨單30年9提貨單30年10銷售結(jié)算明細(xì)表30年11銷售結(jié)算匯總表30年表C.7 項(xiàng)目管理歸檔范圍和保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1項(xiàng)目管理項(xiàng)目工程合同30年2項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)明細(xì)30年3項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)外部明細(xì)30年4工程竣

18、工決算完成投資明細(xì)表30年5工程竣工決算完成投資匯總表30年6工程投資情況統(tǒng)計(jì)匯總表30年7工程完成投資統(tǒng)計(jì)匯總表30年8外委服務(wù)收貨憑證30年9發(fā)票校驗(yàn)憑證30年10項(xiàng)目主數(shù)據(jù)30年11WBS元素30年12設(shè)計(jì)變更30年13材料代用30年14預(yù)算本30年15工程研制/批量生產(chǎn)階段質(zhì)量計(jì)劃30年16項(xiàng)目零級(jí)/級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃30年17項(xiàng)目年度計(jì)劃30年18項(xiàng)目年度工作總結(jié)30年19試制工作總結(jié)30年20技術(shù)狀態(tài)管理計(jì)劃30年表C.7 項(xiàng)目管理歸檔范圍和保管期限表（續(xù)）序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型21項(xiàng)目管理項(xiàng)目范圍的定義文件30年22工作結(jié)構(gòu)分解文件30年23研制分工文件30年24項(xiàng)目各級(jí)組織機(jī)構(gòu)及其職責(zé)文件30年25成本估算和預(yù)算文件30年26項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和處理文件30年27經(jīng)營指令30年28項(xiàng)目指令30年29生產(chǎn)指令30年30項(xiàng)目進(jìn)度、狀態(tài)和問題報(bào)告文件30年31項(xiàng)目協(xié)調(diào)及協(xié)調(diào)會(huì)議文件30年32項(xiàng)目績效的評(píng)估文件30年33項(xiàng)目范圍變更文件30年34項(xiàng)目計(jì)劃變更文件30年35項(xiàng)目成本變更文件30年36項(xiàng)目進(jìn)度和狀態(tài)預(yù)測(cè)報(bào)告文件30年37項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估文件30年38項(xiàng)目達(dá)標(biāo)報(bào)告或因故中止的報(bào)告和批復(fù)文件30年39其他30年表C.8 其他歸檔范圍和保管期限表序號(hào)業(yè)務(wù)類別名稱保管期限備注流程型離散型1其他供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫30年2往來單位信息數(shù)據(jù)庫30年3基礎(chǔ)