資產(chǎn)管理業(yè)務記錄制度

1、資產(chǎn)管理業(yè)務記錄制度XX資產(chǎn)管理有限公司資產(chǎn)管理業(yè)務記錄制度本制度由北京大成（上海）律師事務所鄧煒律師團隊協(xié)助起草，如您對完善本制度有任何建議或意見，歡迎發(fā)送郵件至XX資產(chǎn)管理有限公司資產(chǎn)管理業(yè)務記錄制度第一章 總則第一條 為加強XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）資產(chǎn)管理業(yè)務記錄管理，完善業(yè)務信息留痕機制，根據(jù)中華人民共和國證券投資基金法、私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法、私募投資基金管理人內部控制指引等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關監(jiān)管要求制定本制度。第二條 資產(chǎn)管理業(yè)務記錄是指在資產(chǎn)管理業(yè)務活動中形成的，根據(jù)國家有關規(guī)定需要歸檔保存的，或對公司具有保存和利用價值的各種書面、電

2、子、聲像等不同載體的歷史記錄。第三條 公司資產(chǎn)管理業(yè)務記錄是公司的重要資料，是該項工作和業(yè)務活動的真實記載，是查證研究公司資產(chǎn)管理業(yè)務歷史的重要依據(jù)；屬于公司保密范圍的應遵守有關保密規(guī)定。第四條 資產(chǎn)管理業(yè)務記錄及檔案管理工作應逐步采用先進的管理技術手段，對檔案數(shù)據(jù)利用信息技術歸檔保存。第二章 業(yè)務記錄分類與內容第五條 資產(chǎn)管理業(yè)務記錄檔案分為資產(chǎn)管理合同、會計檔案、交易記錄、投資業(yè)務檔案、客戶及銷售業(yè)務資料、風控及合規(guī)檔案六大類。第六條 資產(chǎn)管理合同納入公司合同管理范疇，由（公司XX部門）統(tǒng)一管理。第七條 資產(chǎn)會計檔案是指對資產(chǎn)管理計劃進行會計核算和估值而產(chǎn)生的會計記錄，由（公司XX部門）統(tǒng)

3、一管理。第八條 資產(chǎn)交易記錄檔案是指資產(chǎn)管理計劃在投資過程中所產(chǎn)生的發(fā)生的證券交易記錄，由（公司XX部門）統(tǒng)一管理，包括：（一）接收的投資指令記錄；（二）投資組合成交記錄；（三）公平交易監(jiān)控記錄；（四）異常交易記錄。第九條 資產(chǎn)管理投資業(yè)務檔案是指與資產(chǎn)管理計劃的投資相關的文檔和業(yè)務記錄，由（公司XX部門）統(tǒng)一管理，包括：（證券類業(yè)務）（一）投資對象備選庫和交易對手備選庫的建立與調整記錄；（二）投資決策委員會紀要、會議記錄及相關會議材料；（三）投資授權審批記錄；（四）下達的投資指令記錄；（五）研究及分析報告，包括內部調研報告、賣方研究報告、投資組合分析報告等；（六）投資相關報表，包括 資產(chǎn)投資

4、組合季報、年報以及工作底稿等；（七）其他與投資相關的記錄檔案。（非標業(yè)務）融資類業(yè)務的檔案分要件類資料、權證類資料、管理類資料。（一）要件類資料指資產(chǎn)管理業(yè)務過程中產(chǎn)生的能夠證明業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本資料。包括：盡職調查材料（交易對手基本資料）、報批資料、簽署合同等法律文件、運作過程的報告和相關記錄等。（二）權證類資料是指采用抵押、質押擔保方式的業(yè)務，能夠證明對抵押物、質押物享有所有權和處置權的要件。包括：抵質押物清單、估價報告和依據(jù)、所有權或使用權證明、登記文件、保險文件等。（三）管理類資料是指借款人、擔保人的基本資料（包括在運作過程中的更新資料）。第十條 資產(chǎn)管理業(yè)務的客戶及銷售業(yè)務資

5、料包括所有涉及潛在客戶和資產(chǎn)委托人信息的文檔和資料，以及資產(chǎn)管理計劃銷售過程中的各類檔案材料，由（公司XX部門）管理，包括：（一）客戶情況調查問卷；（二）客戶資格證明文件、預留印鑒、開立賬戶的相關資料；（三）客戶基本情況表；（四）客戶就委托資產(chǎn)合法性做出的特別說明和書面承諾、簽署的風險揭示書等；（五）投資說明書；（六）產(chǎn)品設計方案；（七）資產(chǎn)管理業(yè)務宣傳材料；（八）其他涉及客戶信息和銷售的文檔和材料。第十一條 資產(chǎn)管理業(yè)務風控及合規(guī)檔案是指對各項業(yè)務操作的風險和合法合規(guī)性進行監(jiān)督檢查的記錄，其中涉及風險控制的檔案由風險控制部統(tǒng)一管理，涉及合法合規(guī)的檔案由（公司XX部門）統(tǒng)一管理。第十二條 資產(chǎn)管理業(yè)務記錄檔案應采用書面形式、電子文檔形式或聲像檔案形式等。其中聲像檔案是指錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄資料。第三章 期限及保密要求第十三條 資產(chǎn)管理業(yè)務記錄及檔案保存期限應根據(jù)國家有關法規(guī)以及業(yè)務需要進行規(guī)定。保管期限分為永久、長期兩類，長期保存期限的保存期限自私募基金清算終止之日起不得少于 10年。 第十四條 資產(chǎn)投資組合涉及投資操作的相關文件屬于保密性質的文件，不得交流、泄露給無關人員。第十五條 設計資產(chǎn)管理的客戶信息屬于保密性質的信息，不得隨意查閱或使用，如有需要使用客戶信息，必須經(jīng)投資理財部負責人同意。第十六條 為了加強管理，有關投資操作