會計檔案工作實務培訓

1、會計檔案工作實務培訓授課內(nèi)容：授課內(nèi)容： 一、會計檔案的概念、管理體制及職責要求。一、會計檔案的概念、管理體制及職責要求。二、會計檔案的種類、歸檔范圍及歸檔時間。二、會計檔案的種類、歸檔范圍及歸檔時間。三、會計檔案的保管期限、分類方案的制定。三、會計檔案的保管期限、分類方案的制定。四、會計檔案的整理方法。四、會計檔案的整理方法。五、會計檔案的鑒定銷毀和開發(fā)利用。五、會計檔案的鑒定銷毀和開發(fā)利用。授課依據(jù)：授課依據(jù)： 一、一、?中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法?及其及其?實施實施方法方法?；二、二、?會計法會計法?；三、三、?會計檔案管理方法會計檔案管理方法? 財政部、國財政部、國家檔案

2、局聯(lián)合發(fā)布；家檔案局聯(lián)合發(fā)布；一、會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。二、會計檔案的管理體制、職責要求管理體制：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案立卷、歸檔、移交、查閱、銷毀等制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。 明確職責：各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。三、會計檔案的種類及其歸檔范圍一會計憑證類會計憑證分原始憑證和記帳憑證兩種企業(yè)會計中還有匯總憑證一會計憑證類、原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，所填寫的

3、書面證明，是會計核算的原始依據(jù)；原始憑證分自制和外來憑證兩種。 自制憑證是由本單位填寫的如驗收單、領料單、借款單，外來憑證是在外單位、部門和個人取回來的。如由供貨單位開給的發(fā)票和結算憑證，由收款單位開給的現(xiàn)金收據(jù)等。三、會計檔案的種類及其歸檔范圍一會計憑證類、記帳憑證是會計人員根據(jù)原始憑證加以歸類整理編制的，分為收款憑證，付款憑證、轉帳憑證三種。企業(yè)還有匯總憑證。三、會計檔案的種類及其歸檔范圍一會計憑證類3、 工資表是按照“各盡所能，按勞分配原那么分配給勞動者供個人消費的局部國民收入。應歸入會計檔案憑證類的是工資發(fā)放名冊和各種獎金發(fā)放單。 三、會計檔案的種類及其歸檔范圍一會計憑證類會計憑證歸檔

4、范圍包括：原始憑證和記帳憑證、匯總憑證以及工資表。三、會計檔案的種類及其歸檔范圍二會計帳簿類會計帳簿是全面地、連續(xù)地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。會計憑證只能反映某項經(jīng)濟業(yè)務，而帳簿能全面、系統(tǒng)地反映經(jīng)濟狀況、形成一種經(jīng)濟信息體系。 三、會計檔案的種類及其歸檔范圍二會計帳簿類帳簿主要有下面幾種：、序時帳簿又稱日記帳、出納帳、銀行帳；、分類帳簿：分類帳簿分總帳和明細帳兩種 總帳總分類帳，即按總分類帳戶分類登記的帳簿； 明細帳明細分類帳，即按明細帳戶分類登記的帳簿；、輔助帳備查帳簿，還有固定資產(chǎn)明細帳卡片各種登記簿等都要歸檔，即在明細帳里不能記載的事項而進展補充登記的帳簿。三、會計檔案的種類及其歸

5、檔范圍三財務報告類財務報告(即會計報表)是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，綜合地反映機關團體、企事業(yè)單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟活動，財務收支方案情況的報告文件。是根據(jù)帳簿的記載，加以歸納、整理和匯總編制出來的。 三、會計檔案的種類及其歸檔范圍三財務報告類財務報告(即會計報表)種類，主要有：、從內(nèi)容分：資金平衡表、產(chǎn)品本錢計算表、年終獎金結算表等；、從時間分：旬報、月報、季報、年報等；、從單位分：基層報表、匯總表等。按各機關在編制會計報表時，所作的文字說明和分析材料是報表的重要組成局部要與報表一起歸檔。 三、會計檔案的種類及其歸檔范圍四其他類主要包括：會計檔案移交清冊；會計檔案保管清冊；會計檔案銷毀清冊；銀行

6、存款余額調節(jié)表、銀行對帳單；其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。 三、會計檔案的種類及其歸檔范圍各單位的財務會計制度、預算、方案、總結等材料，不屬于會計檔案范圍，應移交文書部門整理歸檔。實行會計電算化的單位，有關的電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料也應歸檔。三、會計檔案的種類及其歸檔范圍四、會計檔案的歸檔時間 會計檔案的歸檔時間是會計人員或會計部門應當向本單位檔案人員或檔案部門移交整理好的會計檔案的時間。 ?方法?第六條規(guī)定：當年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年后，期滿以后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。四、會計檔案的歸檔時間會計人員或會計機構向本單位檔案人員或檔

7、案部門移交整理好的會計檔案應辦理相關手續(xù)。會計檔案移交表的各項內(nèi)容應填寫齊全。五、會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限是依據(jù)會計檔案的價值大小及其發(fā)揮作用的時間長短所確定的會計檔案的保管年限。判斷一份會計文件價值有多大、發(fā)揮作用的時間有多長主要有兩個方面的標準：一是會計檔案自身屬性和保存狀況；另一個是社會對會計檔案有哪些利用需求。五、會計檔案的保管期限 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年5類。 名 稱 保管期限 憑證 原始、記帳憑證 15年 工資表 永久帳簿 現(xiàn)金、銀行日記帳 25年 總帳、明細帳 15年 財務報告年度 永久 月、季財務報告 5年其

8、他類 會計移交清冊 15年 會計保管、銷毀清冊 永久 銀行對帳單、余額調節(jié)表 5年 五、會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限，從會計年度終結后的第一天算起。保管期限5年以下含5年的會計檔案，可由會計機構自行保管至期滿銷毀。六、會計檔案分類方案的制定分類方案是以文字或表格的形式表示檔案的分分類方案是以文字或表格的形式表示檔案的分類體系，是進展檔案分類的依據(jù)，編制分類方類體系，是進展檔案分類的依據(jù)，編制分類方案首先要選擇分類方法。案首先要選擇分類方法。常用的會計檔案分類方法主要有：會計年度、常用的會計檔案分類方法主要有：會計年度、會計類型、會計文件種類和會計文件名稱。會計類型、會計文件種類和會計文

9、件名稱。在工作實踐中制定會計檔案的分類方案通常是在工作實踐中制定會計檔案的分類方案通常是將幾種分類方法結合起來使用，也就是多級類將幾種分類方法結合起來使用，也就是多級類目的形式。目的形式。六、會計檔案分類方案的制定例如：某行政單位會計檔案的分類方案這個方案先將不同的會計類型分開來即設會計類型如預算會計、工會會計等為二級類目，再分不同的會計文件種類如憑證類、帳簿類、財務報告類、其他類即設會計文件種類為三級類目，再以會計文件名稱如原始記帳憑證、總帳、明細帳、年度財務報告等為四級類目六、會計檔案分類方案的制定例如：某行政單位會計檔案的分類方案三級分類二級類目三級類目四級類目分類號預算會 計 憑證類1

10、、原始、記賬憑證預憑1 2、工資表預憑1 賬簿類1、現(xiàn)金日記賬預帳1 2、銀行存款賬預帳23、總賬預帳34、明細賬預帳45、固定資產(chǎn)卡片預帳5財務報告類1、年度財務報告（決算）預報12、月、季度財務報告預報2其他類1、會計移交清冊預其12、會計檔案保管清冊預其23、會計檔案銷毀清冊預其34、銀行余額調節(jié)表、對賬單預其4六、會計檔案分類方案的制定例如：某行政單位會計檔案的分類方案三級分類分類號例如如下： 預 憑 1 預代指會計類型：預算會計 憑代指會計文件種類：憑證 1 代指會計文件名稱：原始記帳憑證六、會計檔案分類方案的制定例如：某企業(yè)會計檔案的分類方案這個方案先區(qū)分檔案門類如科技檔案、會計檔

11、案等即將會計檔案作為一級類目，再將不同的會計類型分開來即設會計類型如企業(yè)會計、工會會計等為二級類目，再分不同的會計文件種類如憑證類、帳簿類、財務報告類、其他類即設會計文件種類為三級類目，再以會計文件名稱如原始記帳憑證、總帳、明細帳、年度財務報告等為四級類目六、會計檔案分類方案的制定例如：某企業(yè)會計檔案的分類方案四級分類一級類目二級類目三級類目四級類目分類號會計檔案8預 算 會 計00。憑證類0、原始、記賬憑證8000 1、工資表80011。賬簿類0、現(xiàn)金日記賬80101、銀行存款賬80112、總賬80123、明細賬80134、固定資產(chǎn)卡片80142。財務報告類0、年度財務報告（決算）80201

12、、月、季度財務報告80213。其他類0、會計移交清冊80301、會計檔案保管清冊80312、會計檔案銷毀清冊80323、銀行余額調節(jié)表、對賬單8033六、會計檔案分類方案的制定例如：某企業(yè)會計檔案的分類方案分類號例如如下： 8 0 0 1 8代指檔案門類：會計檔案 0代指會計類型：預算會計 0代指會計文件種類：憑證 1 代指會計文件名稱：工資表七、會計檔案的整理會計檔案的整理，是指按照一定的方法和程序，將零散和需要進一步條理化的會計資料，通過分類、組合、立卷、排列和編目，組成有序體系的過程。一會計憑證的整理1、組卷：、組卷： 會計人員在完成報帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證

13、匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，每月裝訂成一冊或數(shù)冊，每冊厚度一般不超過2厘米，一冊即是一個保管單位(卷)。 一會計憑證的整理2、填寫憑證封面與封底：、填寫憑證封面與封底： 封面上一般都有固定的工程封面上一般都有固定的工程,填寫時要求填寫時要求齊全完整。齊全完整。封底一般是登記抽出原始憑證的名稱、封底一般是登記抽出原始憑證的名稱、數(shù)量以及記帳憑證缺號等的情況說明。數(shù)量以及記帳憑證缺號等的情況說明。3、憑證包角格式及填寫：、憑證包角格式及填寫：預憑1或8 0 0 0 11-20一會計憑證的整理一會計憑證的整理4、編制案卷號：、編制案卷號： 對每年形成憑證很多的單位應在同一個分類號下，

14、按照時間順序編制年度流水號。對每年形成憑證不多的單位可在同一個分類號下，按照時間順序編制跨年度流水號。一會計憑證的整理5、編制案卷目錄：樣式如圖、編制案卷目錄：樣式如圖 分類號案卷順序號案卷標題憑證張數(shù)附件件數(shù)記帳憑證起訖備注一會計憑證的整理5、編制案卷目錄一式兩份、編制案卷目錄一式兩份 目錄各項填寫時要求與檔案實體上目錄各項填寫時要求與檔案實體上的內(nèi)容一致，其中，案卷標題應注的內(nèi)容一致，其中，案卷標題應注明本冊案卷的責任者、時間、會計明本冊案卷的責任者、時間、會計類型、會計文件名稱等要素。類型、會計文件名稱等要素。如如“南通市檔案局南通市檔案局2005年年1月份預算月份預算會計原始、記帳憑證

15、會計原始、記帳憑證一會計憑證的整理5、整理會計憑證應注意的問題：、整理會計憑證應注意的問題：由于會計憑證在假設干年內(nèi)具有查考作由于會計憑證在假設干年內(nèi)具有查考作用，所以會計人員在憑證裝訂成冊后，用，所以會計人員在憑證裝訂成冊后，需加印騎縫章即在包角反面加蓋裝訂需加印騎縫章即在包角反面加蓋裝訂人的私章，以示負責，并說明這種卷人的私章，以示負責，并說明這種卷冊不許其他任何人拆開，以防抽換、舞冊不許其他任何人拆開，以防抽換、舞弊。弊。一會計憑證的整理5、整理會計憑證應注意的問題：、整理會計憑證應注意的問題：對于一些不便隨同記帳憑證一同裝訂或保管價值明顯不同的原始憑證，如涉外憑證、工資表等，它們的保管

16、期限都是永久，而憑證一般是保管15年，在銷毀到期會計憑證時，這些原始憑證必須抽出來繼續(xù)保存。二、工資表的整理為免去在鑒定時拆卷、重新裝訂等的工為免去在鑒定時拆卷、重新裝訂等的工作量，可將需要永久保存的原始憑證進作量，可將需要永久保存的原始憑證進展復印，將復印件作為記帳憑證的附件展復印，將復印件作為記帳憑證的附件裝訂，原件單獨裝訂保管；或是在形成裝訂，原件單獨裝訂保管；或是在形成時一式多聯(lián)，然后分別保管。時一式多聯(lián)，然后分別保管。二、工資表的整理1、立卷、編目：、立卷、編目：各單位可視本單位工資單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷，也可數(shù)年合并裝訂一卷，參照財務報告的方式整理，案卷號編制跨年度流水號。三

17、會計帳簿的整理帳簿的形成時一般都有固定的格式和明確的分類，可在年終結帳后整理立卷。 一般機關、團體、學校等預算會計單位的會計帳簿有日記帳、總帳、明細分類帳、現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳、固定資產(chǎn)明細帳等。 三會計帳簿的整理1、組卷：、組卷： 一本帳簿就是一個會計檔案的保管單位，一本帳簿就是一個會計檔案的保管單位，也是一個案卷。也是一個案卷。按形成的帳簿，一冊一卷，毎本帳簿在按形成的帳簿，一冊一卷，毎本帳簿在原封面背脊底邊向上原封面背脊底邊向上4.5厘米處貼會計檔厘米處貼會計檔案案“小標簽，并按標簽上內(nèi)容填寫。小標簽，并按標簽上內(nèi)容填寫。三會計帳簿的整理2、編制頁碼：、編制頁碼：訂本式帳簿不用拆去空白

18、頁，保持其原貌，在背脊底邊向上4.5厘米處粘貼標簽。三會計帳簿的整理2、編制頁碼：、編制頁碼：活頁式、卡片式帳簿，在年終結帳后，活頁式、卡片式帳簿，在年終結帳后，應撤除硬封面，抽出空頁，將已記帳的應撤除硬封面，抽出空頁，將已記帳的帳頁依次編定頁碼，頁號編寫位置：單帳頁依次編定頁碼，頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，反面在其左上角編寫頁號。反面在其左上角編寫頁號。 三會計帳簿的整理2、編制頁碼：、編制頁碼：采用電算化的單位，打印出來的帳簿也采用電算化的單位，打印出來的帳簿

19、也要裝訂，封面可以根據(jù)帳簿的大小到檔要裝訂，封面可以根據(jù)帳簿的大小到檔案效勞部進展統(tǒng)一印制。案效勞部進展統(tǒng)一印制。三會計帳簿的整理3、填寫卷內(nèi)目錄：、填寫卷內(nèi)目錄： 樣式如圖樣式如圖 順序號科目頁數(shù)起訖三會計帳簿的整理4、填寫備考表：、填寫備考表： 樣式如圖樣式如圖 本案卷內(nèi)共_個科目、計_頁。說明：立卷人簽字：財務負責人簽字：接收人簽字：接收日期：三會計帳簿的整理5、擬寫案卷標題：、擬寫案卷標題：案卷標題應注明本冊案卷的責任者、時案卷標題應注明本冊案卷的責任者、時間、會計類型、會計文件名稱等要素。間、會計類型、會計文件名稱等要素。如：如：“南通市檔案局南通市檔案局2005年度預算會計年度預算

20、會計明細帳明細帳三會計帳簿的整理6、填寫封面、填寫封面 樣式如圖樣式如圖 單位名稱案卷標題本卷起止日期本卷張數(shù)檔號保管期限三會計帳簿的整理7、編制案卷號：、編制案卷號：案卷號指的是一冊帳簿案卷在整理案卷號指的是一冊帳簿案卷在整理過程中排列的序號。帳簿按分類假設干過程中排列的序號。帳簿按分類假設干年統(tǒng)一編案卷順序號，即跨年度流水號。年統(tǒng)一編案卷順序號，即跨年度流水號。三會計帳簿的整理8、編制標簽：、編制標簽： 樣式如圖樣式如圖 E230預帳1或8000 20051暫時不填三會計帳簿的整理9、編制案卷目錄：、編制案卷目錄： 一式兩份一式兩份 如圖如圖 分類號案卷順序號案卷標題起訖日期頁數(shù) 起 訖保

21、管期限備注目錄各項填寫時要求與檔案實體上的內(nèi)容一致。三會計帳簿的整理10、整理會計帳簿應注意的問題：、整理會計帳簿應注意的問題：采用電子計算機進展會計核算的單位，采用電子計算機進展會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。應當保存打印出的紙質會計檔案。?會會計檔案管理方法計檔案管理方法?第十二條第十二條 跨年度使用的帳簿，歸入終止年度?？缒甓仁褂玫膸げ?，歸入終止年度。四會計報表的整理1、分類組卷、分類組卷 會計報表按年報、季報、月報分開，年會計報表按年報、季報、月報分開，年報應單獨立卷；季報和月報，可根據(jù)張報應單獨立卷；季報和月報，可根據(jù)張數(shù)多少，立成一卷或數(shù)卷。數(shù)多少，立成一卷或數(shù)卷。

22、對報表進展分析和說明的文字，如財務對報表進展分析和說明的文字，如財務情況說明、財務報告等，是會計報表的情況說明、財務報告等，是會計報表的重要組成局部，要與報表一同組卷歸檔。重要組成局部，要與報表一同組卷歸檔。四會計報表的整理2、編制頁碼：、編制頁碼： 會計報表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容會計報表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。每卷單獨編號，頁號的頁面編寫頁號。每卷單獨編號，頁號從從“1開場。開場。 頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，反面在其左上角料，正面在其右上角，

23、反面在其左上角編寫頁號。編寫頁號。四會計報表的整理3、填寫卷內(nèi)目錄：、填寫卷內(nèi)目錄： 樣式如圖樣式如圖 順序號責任者文號題名日期頁號備注四會計報表的整理4、填寫備考表：、填寫備考表： 樣式如圖樣式如圖 本案卷共_張，其中文字材料_張表格_張，其他_張。說明：立卷人簽字：財務負責人簽字：接收人簽字：接收日期：四會計報表的整理5、擬寫案卷標題：、擬寫案卷標題：由于會計報表的格式、要求、用途比較由于會計報表的格式、要求、用途比較專一、嚴格，全國標準比較統(tǒng)一，所以專一、嚴格，全國標準比較統(tǒng)一，所以這類案卷的標題也比較標準。如：這類案卷的標題也比較標準。如：“南南通市檔案局通市檔案局2005年度預算會計

24、決算報表年度預算會計決算報表四會計報表的整理6、填寫封面：樣式如圖、填寫封面：樣式如圖 單位名稱案卷題名本卷起止日期本卷張數(shù)檔號保管期限檔案門類四會計報表的整理7、編制案卷號：、編制案卷號：案卷號指的是一卷報表案卷在整理案卷號指的是一卷報表案卷在整理過程中排列的序號。報表按分類假設干過程中排列的序號。報表按分類假設干年統(tǒng)一編案卷順序號，即跨年度流水號。年統(tǒng)一編案卷順序號，即跨年度流水號。四會計報表的整理8、編制標簽：、編制標簽： 樣式如圖樣式如圖 在同一個分類號下，按照時間順序編制跨年度流水號。E230預報1或8000 20051暫時不填四會計報表的整理標簽說明：標簽說明：標簽的樣式有兩種，主

25、要表達在顏色上：標簽的樣式有兩種，主要表達在顏色上：保管期限為永久的檔案用紅色標簽保管期限為永久的檔案用紅色標簽保管期限保管期限25年以下的為定期用黑色標簽年以下的為定期用黑色標簽四會計報表的整理9、編制案卷目錄：、編制案卷目錄： 一式兩份如圖一式兩份如圖 分類號案卷順序號案卷標題起訖日期張?zhí)柋９芷谙迋渥⒛夸浉黜椞顚憰r要求與檔案實體上的內(nèi)容一致。五、其他類的整理銀行存款余額調節(jié)表，銀行對帳單等要求裝訂成冊。裝訂方法參照會計報表的裝訂。八、產(chǎn)權變動企業(yè)會計檔案的管理1、單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者

26、代管或移交有關檔案館代管。八、產(chǎn)權變動企業(yè)會計檔案的管理 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 九、會計檔案

27、的鑒定與銷毀一鑒定組織建立一鑒定組織建立成立鑒定小組，由分管領導及有關人員成立鑒定小組，由分管領導及有關人員組成；組成；九、會計檔案的鑒定與銷毀二鑒定二鑒定依據(jù)南通市財政局、檔案局通檔發(fā)依據(jù)南通市財政局、檔案局通檔發(fā)200612號號?關于處理關于處理1981-1985年期間會年期間會計檔案的通知計檔案的通知?的文件精神對到期的會計的文件精神對到期的會計檔案進展鑒定銷毀。檔案進展鑒定銷毀。到期會計檔案的鑒定，一般采用直接鑒到期會計檔案的鑒定，一般采用直接鑒定法，即按類按年逐卷逐件地進展鑒定，定法，即按類按年逐卷逐件地進展鑒定，將需要繼續(xù)保存的材料從原案卷中抽出將需要繼續(xù)保存的材料從原案卷中抽出另行立卷保管。另行立卷保管。九、會計檔案的鑒定與銷毀二鑒定二鑒定凡涉及到以下內(nèi)容的材料，必須從中抽出，凡涉及到以下內(nèi)容的材料，必須從中抽出，繼續(xù)保存：繼續(xù)保存：1、未了結的債權債務原始憑證保存到債、未了結的債權債務原始憑證保存到債權債務結清時為止；權債務結清時為止；2、涉及外事的會計憑證帳簿和財務報告；、涉及外事的會計憑證帳簿和財務報告；3、每月的工資花名冊、工資單；、每月的工資花名冊、工資單；4、涉