會計(jì)檔案的整理與歸檔方法

1、會計(jì)檔案的整理與歸檔方法一、會計(jì)檔案含義料歸檔范圍會計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)管理和會計(jì)核算一系列活動中產(chǎn)生、經(jīng)過整理歸檔保存起來的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表、工資表和綜合管理等材料。二、會計(jì)檔案材料歸檔范圍根據(jù)財政部、國家檔案局1998 年制發(fā)的會計(jì)檔案管理辦法中的有關(guān)規(guī)定，會計(jì)檔案歸檔范圍包括預(yù)算會計(jì)、建設(shè)銀行會計(jì)、企業(yè)會計(jì)和建設(shè)單位會計(jì)所形成的會計(jì)憑證、帳簿、會計(jì)報表、工資表和綜合管理等會計(jì)核算專業(yè)材料。而對于上級有關(guān)財務(wù)的普發(fā)性（非指本單位）不辦的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；未定稿和重份文件；無查考利用價值的一般性、臨時性文件都不應(yīng)歸檔。具體包括：（一）會計(jì)憑證類包括

2、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、銷售憑證、成本核算、工資憑證等；會計(jì)憑證分原始憑證和記帳憑證兩種：（企業(yè)會計(jì)中還有匯總憑證）1、原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，所填寫的書面證明，是會計(jì)核算的原始依據(jù)；原始憑證分自制和外來憑證兩種。自制憑證是由本單位填寫的（如驗(yàn)收單、領(lǐng)料單、借款單），外來憑證是在外單位、部門和個人取回來的。如由供貨單位開給的發(fā)票和結(jié)算憑證，由收款單位開給的現(xiàn)金收據(jù)等。2、記帳憑證是會計(jì)人員根據(jù)原始憑證加以歸類整理編制的，分為收款憑證，付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證三種。企業(yè)還有匯總憑證。綜上所述：會計(jì)憑證歸檔范圍包括：原始憑證和記帳憑證、匯總憑證 以及其他的會計(jì)憑證。（二）會計(jì)帳簿類會計(jì)帳簿是全面地、連

3、續(xù)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。會計(jì)憑證只能反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而帳簿能全面、系統(tǒng)地反映經(jīng)濟(jì)狀況、形成 一種經(jīng)濟(jì)信息體系。帳簿主要有下面幾種：1、序時帳簿（又稱日記帳）、出納帳、銀行帳；2、分類帳簿：分類帳簿分總帳和明細(xì)帳兩種（1）總帳（總分類帳），即按總分類帳戶分類登記的帳簿；（2）明細(xì)帳（明細(xì)分類帳），即按明細(xì)帳戶分類登記的帳簿；3、輔助帳（備查帳簿），還有固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）各種登記簿 等都要?dú)w檔，即在明細(xì)帳里不能記載的事項(xiàng)而進(jìn)行補(bǔ)充登記的帳簿。（三）會計(jì)報表類會計(jì)報表是用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，綜合地反映機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單 位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動，財務(wù)收支計(jì)劃情況的報告文件。是根據(jù)帳

4、簿的記載，加以歸納、整理和匯總編制出來的。會計(jì)報表種類，主要有:1、從內(nèi)容分：資金平衡表、產(chǎn)品成本計(jì)算表、年終獎金結(jié)算表等；2、從時間分：旬報、月報、季報、年報等；3、從單位分：基層報表、匯總表等。（按各機(jī)關(guān)在編制會計(jì)報表時,所作的文字說明和分析材料是報表的重要組成部分要與報表一起歸檔（四）工資表:工資表是按照 各盡所能，按勞分配”原則分配給勞動者供個人消費(fèi)的部分國民收入。種類主要有：工資發(fā)放名冊、卡片、工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根和各種獎金等。（五）綜合管理類綜合管理是會計(jì)部門在工作過程中制定的有關(guān)規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)和需要說明、分析的文字材料及清冊。這部分材料應(yīng)單獨(dú)立卷，但編案卷號時，

5、可與報表一起編號，屬永久卷排在決算報表的后面，屬短期卷的排在月報表的前面。三、會計(jì)檔案立卷整理（一）會計(jì)檔案材料保管期限企業(yè)會計(jì)檔案的保管期限劃分按照財政部、國家檔案局1998年頒發(fā)的會計(jì)檔案管理辦法中的企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表序 號檔案名稱保管期限備注一會計(jì)憑證類15年1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證二會記賬薄4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)去15年6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記帳 保管25年7固定資產(chǎn)卡固定資產(chǎn)報廢清理后保 管5年8輔助帳薄15年三財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總 財務(wù)報告9月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析10年度

6、財務(wù)報告（決算）永久包括文字分析四綜合管理類11會計(jì)檔案移交清冊15年12會計(jì)檔案保管清冊永久13會計(jì)檔案銷毀清冊永久14銀行余額調(diào)辛表5年15銀行對賬單5年其中，關(guān)于工資表的保管期限（暫定）工資發(fā)放名冊、卡片30年；各種獎金發(fā)放名冊30年；工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根 30年。（二）會計(jì)檔案整理：1、 會計(jì)檔案二級及二級以下目錄設(shè)置工資表(3)會計(jì)檔案組|會計(jì)檔案的立卷應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支過程的規(guī)律，由財務(wù)部 門辦理終結(jié)后，按照現(xiàn)金、銀行存款、銷售往來等會計(jì)科目裝訂成冊， 組成基本保管單位。在立卷的時候，應(yīng)該把一本憑證作為一個保管單位。會計(jì)報表的整 理是將年報、季報和月報分開立卷，同時也結(jié)合

7、考慮報表的多少組成保 管單位。立卷時會計(jì)報表逐張編頁號；會計(jì)帳薄原末編頁號的，要編頁 號；對會計(jì)憑證、記賬憑證未編流水號的，應(yīng)按其形成時間先后在右上 角編號。四、會計(jì)檔案移交保管利用(一)檔案移交每個單位的會計(jì)檔案由會計(jì)部門保管三年，期滿后連同一套檔案目錄 一起移交給本單位綜合檔案室保管。(二)檔案保管會計(jì)檔案整理、歸檔后，原則上保持原卷的封裝，不要隨便打亂，不 能拆卷，如特殊情況，必須會同原會計(jì)人員和經(jīng)辦人員共同研究決定完 成。任何人不準(zhǔn)亂拆、亂訂，但原封面不符合要求的，必須按規(guī)范要求 重新加上封面，并填蓋好有關(guān)項(xiàng)目。會計(jì)檔案要有專箱存放、保管，方 便查找。財務(wù)部門移交檔案時，交接雙方必須當(dāng)

8、面驗(yàn)收歸檔材料是否完整、 系統(tǒng)、準(zhǔn)確，卷內(nèi)材料排列、編號是否符合要求，凡不符合要求的案卷 ,檔案室有權(quán)拒絕接收，并限期改正后才辦理交接手續(xù)。檔案室對違反 財會管理制度的有權(quán)進(jìn)行檢查糾正。(三)利用會計(jì)檔案利用，主要有三方面：(1 )會計(jì)分析利用檔案；(2)會計(jì)檢查使用檔案；(3)日常查考利用檔案。利用、借閱會計(jì)檔案，必須登記，閱后及時歸還，利用者對檔案不得 污損、毀壞，違者要追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的要依法追究法律責(zé)任，嚴(yán)肅 處理。五、鑒定、銷毀（一）鑒定會計(jì)檔案鑒定分三步：1、初步鑒定。由檔案部門對到期檔案按會計(jì)檔案保管期限表作初步 審查，提出銷毀意見；2、復(fù)查鑒定。在初步鑒定基礎(chǔ)上，由檔案部門和會計(jì)部門進(jìn)行第二 次鑒定。對初鑒定不恰當(dāng)?shù)慕o予糾正；3、銷毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財政、審計(jì)主管部 門、對銷毀檔案嚴(yán)格審核，確定無保存價值的檔案作出銷毀結(jié)論。（二）銷毀銷毀檔案，要列銷毀清冊，并