Excel在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用01-02

1、3第1章 Excel在會(huì)計(jì)憑證中的應(yīng)用第一篇 Excel在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用第1章 Excel在會(huì)計(jì)憑證中的應(yīng)用本章學(xué)習(xí)目標(biāo)本章主要講解會(huì)計(jì)憑證的相關(guān)知識(shí)以及如何利用Excel填制會(huì)計(jì)憑證。通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)掌握以下內(nèi)容：1. 會(huì)計(jì)憑證的概念、意義、種類和格式2. 記賬憑證模板的設(shè)計(jì)和修改方法3. 記賬憑證的填制方法1.1 會(huì)計(jì)憑證概述1.1.1 會(huì)計(jì)憑證的意義會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。正確地填制和審核會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)核算工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不可缺少的專門方法。它的作用體現(xiàn)在：（1）填制會(huì)計(jì)憑證，可以及時(shí)、正確地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成

2、情況。（2）審核會(huì)計(jì)憑證，可以發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督作用。（3）通過會(huì)計(jì)憑證的填制和審核，可以分清經(jīng)濟(jì)責(zé)任，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。此外，會(huì)計(jì)憑證記錄的內(nèi)容還是一種反映經(jīng)濟(jì)情況的可靠的檔案資料，通過填制和審核會(huì)計(jì)憑證就為企業(yè)、行政、事業(yè)等單位準(zhǔn)備了一套如實(shí)記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況的檔案資料，以供日后的查閱、分析和利用。1.1.2 會(huì)計(jì)憑證的種類會(huì)計(jì)憑證是多種多樣的，但按其填制的程序和用途可以劃分為原始憑證和記賬憑證兩類。（1）原始憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，由經(jīng)辦人員取得或填制的，用以記錄、證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的會(huì)計(jì)憑證，是具有法律效力的原始書面證據(jù)，是編制記賬憑證的依據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的原始資料。原

3、始憑證按其取得的來(lái)源不同，可分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證。原始憑證按其填制手續(xù)次數(shù)的不同，可分為一次原始憑證和累計(jì)原始憑證。原始憑證按其填制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量的多少，可分為單項(xiàng)原始憑證和匯總原始憑證。（2）記賬憑證。記賬憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證及有關(guān)資料，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容和性質(zhì)加以歸類，并確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記會(huì)計(jì)賬簿依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。記賬憑證的基本內(nèi)容一般包括以下幾個(gè)方面： 記賬憑證名稱及填制記賬憑證單位名稱。 憑證的填制日期和編號(hào)。 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要。 會(huì)計(jì)分錄。 記賬標(biāo)記。 附件張數(shù)。 有關(guān)人員簽章。記賬憑證通常按其反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與貨幣資金有關(guān)，分為收款憑證、付款憑證

4、和轉(zhuǎn)賬憑證。記賬憑證按其填制方式的不同可以分為單式記賬憑證和復(fù)式記賬憑證。在實(shí)際工作中，有些單位業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，不分收款業(yè)務(wù)、付款業(yè)務(wù)和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，統(tǒng)一使用一種記賬憑證，這種憑證稱為通用記賬憑證。利用會(huì)計(jì)軟件或辦公軟件實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，由于軟件具有較好的查詢功能，所以，在實(shí)際工作中一般采用通用記賬憑證格式。1.2 記賬憑證的填制1.2.1 記賬憑證的填制程序記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或原始憑證匯總表填制的，其填制程序是：首先審核原始憑證的真實(shí)性、合法性、正確性和完整性；其次，根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表中所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，運(yùn)用復(fù)式記賬原理，確定應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目和金額；

5、再次，按照記賬憑證的內(nèi)容、格式及填制方法，填制記賬憑證；最后，將填制好的記賬憑證交由審核人員進(jìn)行審核，審核通過后作為登記賬簿的依據(jù)。1.2.2 記賬憑證模板的設(shè)計(jì)Excel的模板是一個(gè)含有特定內(nèi)容和格式的工作簿，用戶可以將常用的文本、數(shù)據(jù)公式以及格式、規(guī)則等，事先設(shè)置好加以保存，在需要時(shí)調(diào)用該模板，以方便數(shù)據(jù)的輸入，確保數(shù)據(jù)的一致性。因此，模板在會(huì)計(jì)中被廣泛應(yīng)用于制作記賬憑證、單據(jù)、會(huì)計(jì)報(bào)表等方面。記賬憑證模板的創(chuàng)建方法如下：（1）啟動(dòng)Excel，打開一個(gè)新工作簿。（2）在“文件”菜單中選擇“另存為”命令，在“另存為”對(duì)話框中的“文件名”處輸入“記賬憑證模板”，單擊“保存類型”框右邊的下拉箭頭

6、，并從彈出的下拉列表中選擇“模板”類型，此時(shí)“保存位置”框自動(dòng)切換到“Templates”文件夾，最后單擊“保存”按鈕，這樣所設(shè)置的記賬憑證模板就被保存在默認(rèn)的C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾中。生成后的模板格式可以進(jìn)行修改，但特別要注意確保打開的是模板文件本身，而不是復(fù)件。為了防止模板中有些單元格的內(nèi)容（如文本、公式等）、格式被破壞，可利用Excel的保護(hù)功能。1.2.3 記賬憑證的填制由于事先設(shè)置好了記賬憑證的模板，當(dāng)要填制記賬憑證時(shí)，單擊“文件”菜單中的“新建”命令，彈出“新建”對(duì)話框，從中選取“記賬憑證模板”。根據(jù)業(yè)務(wù)所需填制

7、記賬憑證的多少?gòu)?fù)制工作表。按業(yè)務(wù)發(fā)生的情況輸入憑證的內(nèi)容。所有記賬憑證填制完成后，單擊工具欄中的“保存”按鈕。6第2章 Excel在會(huì)計(jì)賬簿中的應(yīng)用第2章 Excel在會(huì)計(jì)賬簿中的應(yīng)用本章學(xué)習(xí)目標(biāo)本章主要講解會(huì)計(jì)賬簿的相關(guān)知識(shí)以及如何利用Excel設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿。通過本章的學(xué)習(xí)，使讀者掌握以下內(nèi)容：4. 會(huì)計(jì)賬簿的概念、意義、種類和格式5. 明細(xì)賬的格式設(shè)置和登記方法6. 總賬的格式設(shè)置和登記方法2.1 會(huì)計(jì)賬簿概述 2.1.1 會(huì)計(jì)賬簿的意義會(huì)計(jì)賬簿是全面記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，把大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理，逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿籍，它是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。它是由具有一

8、定格式、相互連結(jié)的賬頁(yè)所組成，賬頁(yè)一旦標(biāo)上會(huì)計(jì)科目，它就成為用來(lái)記錄和反映該科目所規(guī)定核算內(nèi)容的賬戶。根據(jù)會(huì)計(jì)法的規(guī)定，各單位都要按照會(huì)計(jì)制度的要求設(shè)置會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)賬簿。通過設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿：（1）能夠把大量的、分散的會(huì)計(jì)核算資料系統(tǒng)化，為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算提供資料。（2）可以為正確計(jì)算成本、經(jīng)營(yíng)成果和收益分配等提供必要的會(huì)計(jì)核算資料。（3）利用會(huì)計(jì)賬簿所提供的核算資料，既可以為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供主要的依據(jù)，也可以為會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查提供必要的依據(jù)。（4）既有利于會(huì)計(jì)核算資料的保存和利用，也有利于會(huì)計(jì)核算工作的分工。2.1.2 會(huì)計(jì)賬簿的種類會(huì)計(jì)賬簿的種類多種多樣，如總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助

9、性賬簿。為了便于了解和使用各種會(huì)計(jì)賬簿，可以按照不同的標(biāo)志對(duì)其進(jìn)行分類。1會(huì)計(jì)賬簿按用途的分類會(huì)計(jì)賬簿按其用途，可以分為序時(shí)賬簿、分類賬簿和備查（輔助）賬簿。2會(huì)計(jì)賬簿按外表形式的分類會(huì)計(jì)賬簿按其外表形式，可以分為訂本式賬簿、活頁(yè)式賬簿和卡片式賬簿。3會(huì)計(jì)賬簿按格式的分類會(huì)計(jì)賬簿按其格式可分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數(shù)量金額式賬簿。2.2 會(huì)計(jì)賬簿的登記2.2.1 明細(xì)賬的格式和登記1明細(xì)賬的格式明細(xì)賬是按照明細(xì)分類賬戶開設(shè)的，連續(xù)、分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料的賬簿。它能夠具體、詳細(xì)地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，對(duì)總分類賬起輔助和補(bǔ)充作用，同時(shí)也為會(huì)計(jì)報(bào)表的編制提供必要的明細(xì)資料。明細(xì)賬的

10、格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式等，但最基本的格式是有“借方”、“貸方”、“余額”三欄的三欄式。2數(shù)據(jù)庫(kù)為了生成明細(xì)賬，需要了解Excel的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)。數(shù)據(jù)庫(kù)是一種有組織、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)有密切聯(lián)系的數(shù)據(jù)的集合。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就是一個(gè)數(shù)據(jù)清單，它將反映客觀事物的大量信息進(jìn)行記錄、分類、整理等定量化、規(guī)范化的處理，并以記錄為單位存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)據(jù)清單是包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行，例如發(fā)貨單數(shù)據(jù)庫(kù)，或一組客戶名稱和聯(lián)系電話。數(shù)據(jù)清單可以像數(shù)據(jù)庫(kù)一樣使用，其中行表示記錄，列表示字段，相當(dāng)于一個(gè)二維表的欄目。在Excel中，將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫(kù)是指不必經(jīng)過專門的操作來(lái)將數(shù)據(jù)清單變成數(shù)據(jù)庫(kù)，在執(zhí)行一些數(shù)據(jù)

11、庫(kù)的操作過程中，如查詢、排序、匯總等，Excel能自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單視為數(shù)據(jù)庫(kù)，即數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱，數(shù)據(jù)清單中的行對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)記錄。為了將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫(kù)，在設(shè)置數(shù)據(jù)清單和輸入數(shù)據(jù)時(shí)必須遵循一定規(guī)則，這些規(guī)則包括：（1）數(shù)據(jù)清單的字段名占一行，且必須是第一行（不一定是工作表中的第一行）；（2）每個(gè)字段的名稱必須惟一；（3）每一列必須有相同的數(shù)據(jù)類型和格式，且每一列必須相鄰；（4）每條記錄占一行，且必須連續(xù)，中間不能有空行；（5）每個(gè)單元格輸入的數(shù)據(jù)前面不能有空格；（6）如果工作表內(nèi)除數(shù)據(jù)清單外還有其他數(shù)據(jù)，則數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)

12、之間必須有至少一行或一列的空白單元格；（7）避免在一個(gè)工作表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單。3數(shù)據(jù)庫(kù)的生成利用數(shù)據(jù)庫(kù)生成明細(xì)賬的基本思路是：首先設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，其次將所錄入的記賬憑證內(nèi)容通過一定的方法輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，最后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，生成明細(xì)賬。設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的方法是將記賬憑證中的所有項(xiàng)目填寫到工作表中，且數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名與記賬憑證中的項(xiàng)目名一致。將記賬憑證的內(nèi)容輸入到“記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)”的方法有多種，如利用宏命令等，最常用的方法是在錄入記賬憑證的同時(shí)打開“記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)”，在該數(shù)據(jù)庫(kù)中將記賬憑證的所有數(shù)據(jù)填寫到工作表里。要生成一個(gè)明細(xì)賬，應(yīng)先設(shè)置一個(gè)明細(xì)賬的格式。生成“應(yīng)付賬款明細(xì)賬”的步驟如下：（1）設(shè)置條件區(qū)域。（2）設(shè)置篩選結(jié)果輸出的字段。（3）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。（4）執(zhí)行“高級(jí)篩選”命令。（5）復(fù)制篩選結(jié)果。（6）粘貼篩選結(jié)果。（7）設(shè)置余額計(jì)算公式。（8）設(shè)置余額方向。（9）計(jì)算本期發(fā)生額和期末余額。2.2.2 總賬的格式和登記總賬的格式均采用“借、貸、余”三欄式，它的登記既可根據(jù)記賬憑證逐筆登記，也可通過匯總的方式，定期或分次匯總登記。在Excel中，既可利用記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)登記，也可利用匯總明細(xì)賬的方式進(jìn)行登記。1記賬憑證數(shù)