XXX項(xiàng)目檔案信息管理方案

1、XXX項(xiàng)目檔案信息管理方案1、信息管理信息管理是建設(shè)管理的工作任務(wù)之一，它主要包括確定建設(shè)項(xiàng)目的信息流結(jié)構(gòu)；處理項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的信息；建立各類工程會(huì)議制度；以及運(yùn)用信息處理的工具一一電子計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行投資、進(jìn)度、質(zhì)量控制和合同管理等，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理只有在充分掌握、分析處理這些信息，才能實(shí)施最優(yōu)控制，才能進(jìn)行合理決策，才能妥善處理協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位之間的關(guān)系。1.1 信息管理內(nèi)容電子計(jì)算機(jī)作為輔助手段，對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行收集、儲(chǔ)存和處理，為本工程項(xiàng)目的投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和合同管理提供服務(wù)，并定期限提供多種工程報(bào)表；信息流結(jié)構(gòu)圖：反映各部門、各層次、各有關(guān)單位之間的信息關(guān)系和傳遞過程，采用

2、數(shù)字化和圖表化方式進(jìn)行管理；信息目錄表：包括信息名稱、來源、時(shí)間、信息提供者、接受者、接受形式、信息類型，做好住處資料的分類并建立本工程項(xiàng)目的信息編碼體系；會(huì)議制度和整理會(huì)議記錄：各種會(huì)議的名稱、時(shí)間、參加者、記錄人、記錄簽字者和發(fā)放者、保存者、保存方式；信息處理系統(tǒng)：建立數(shù)據(jù)庫、和信息的收集、整理、篩選、傳遞、反饋、儲(chǔ)存等管理制度和措施，合理應(yīng)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法，做到現(xiàn)場(chǎng)資料采集和反饋及時(shí)準(zhǔn)確。督促設(shè)計(jì)、施工、材料和設(shè)備供應(yīng)及時(shí)整理工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資料。1.2 信息管理的方法為提高工作效率，確保工程建設(shè)管理信息的準(zhǔn)確性，提高業(yè)務(wù)開民和透明度，項(xiàng)目部擬投入專業(yè)人員，充分對(duì)項(xiàng)目相關(guān)資料進(jìn)行收集、管理、

3、處理，信息收集主要從以下幾方面進(jìn)行：收集，就是收集原始數(shù)據(jù)，這是重要的基礎(chǔ)工作。信息管理工作的質(zhì)量好壞，很大程度上取新局面于原始資料的全面性、及時(shí)性和可靠性。設(shè)計(jì)文件及有關(guān)資料的收集本工程項(xiàng)目的工程設(shè)計(jì)文件，設(shè)計(jì)圖紙、變更設(shè)計(jì)等資料。工程設(shè)計(jì)文件通常包括以下內(nèi)容：社會(huì)調(diào)查情況。建設(shè)地區(qū)的工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、地區(qū)歷史、人民生活水平以及自然災(zāi)害等調(diào)查情況。工程技術(shù)勘測(cè)調(diào)查情況。收集建設(shè)地區(qū)的自然條件資料，如河流、地質(zhì)、地形、地貌、水文地質(zhì)、氣象等資料。技術(shù)經(jīng)濟(jì)勘察調(diào)查情況。主要收集工程建設(shè)地區(qū)的原材料、燃料來源，水電供應(yīng)和交通運(yùn)輸條件，勞力來源、數(shù)量和工資標(biāo)準(zhǔn)等資料。招標(biāo)投標(biāo)合同文件及其有關(guān)資料

4、的收集在進(jìn)行招標(biāo)的工程項(xiàng)目中，要編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件由業(yè)主單位編制或委托咨詢單位編制，投標(biāo)單位也要編制投標(biāo)文件，在招投標(biāo)過程中及在議標(biāo)以后，招、投標(biāo)文件及其他一些文件將形成一套對(duì)工程建設(shè)起制約作用的合同文件，這些文件是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的依據(jù)，是監(jiān)理、必須熟練掌握的。收集業(yè)主提供的信息業(yè)主在建設(shè)過程中對(duì)各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法，我們將及時(shí)收集，同時(shí)也收集業(yè)主的上級(jí)單位對(duì)工程建設(shè)的各種意見、文件、工作通知單、便函和指令。收集承包人提供的信息承包人在施工中，現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi)容，承包人自身必須掌握和收集這些內(nèi)容。駐地監(jiān)理工程師在現(xiàn)場(chǎng)中掌握和收集承包人的上報(bào)

5、文件、報(bào)告、申請(qǐng)變更等文件，經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。項(xiàng)目部、監(jiān)理部的記錄此處的記錄是工程師、監(jiān)理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量記錄、工程計(jì)量證書、計(jì)量臺(tái)帳和工程款記錄、竣工記錄等內(nèi)容。收集工地會(huì)議信息及檢查情況匯報(bào)資料。工地會(huì)議是項(xiàng)目部、監(jiān)理工作的一種重要方法，會(huì)議中包含著大量的工程信息，因此我們將十分重視工地會(huì)議，并建立一套完善的會(huì)議制度，以便于會(huì)議信息的收集。會(huì)議制度包括會(huì)議的名稱、主持人、參加人、舉行會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等，每次工地會(huì)議都應(yīng)有專人記錄，會(huì)議后應(yīng)有正式會(huì)議紀(jì)要。每月或每階段的檢查質(zhì)量、進(jìn)度等方面的情況通報(bào)。1.3 信息的加

6、工整理項(xiàng)目部除注意各種原始資料的收集外，還將對(duì)收集來的資料進(jìn)行加工整理，并對(duì)施工過程中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行處理。按其加工整理的深淺我們將分為如下幾個(gè)類別：第一類為對(duì)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單整理和過濾；第二類是對(duì)信息進(jìn)行分析，概括綜合能力輔助決策的信息；第三類是通過應(yīng)用數(shù)學(xué)模型統(tǒng)計(jì)推斷可以產(chǎn)生決策的信息。1.4 信息傳遞和使用信息、資料為了查找的方便，在入庫前我們都將擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分類工作，并利用報(bào)表、圖表、文字、記錄、電訊、各種收發(fā)、會(huì)議、審批及計(jì)算機(jī)等傳遞手段，不斷地將信息輸送到項(xiàng)目部、監(jiān)理部相關(guān)人員手中，成為他們工作的依據(jù)，為決策服務(wù)。收集平時(shí)的檢測(cè)數(shù)據(jù)，并分析結(jié)果，對(duì)影響

7、工程質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用的以工作通知單、指令等形式反饋給施工單位，幫助他們及時(shí)整改，對(duì)交工驗(yàn)收中的檢測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評(píng)定。對(duì)為竣工交驗(yàn)的評(píng)定依據(jù)。1.5 采用計(jì)算機(jī)輔助管理計(jì)算機(jī)這一現(xiàn)代化的工具在公路建設(shè)中將發(fā)揮重要作用，我們將用計(jì)算機(jī)來輔助進(jìn)行的信息管理工作。我們單位自行開發(fā)的用于文件與檔案管理程序?qū)⒂糜诒抉v地辦的工作中，該程序有如下功能：可以進(jìn)行收發(fā)文件的登記，可以增加和插入新記錄。成頁打印文件登記簿或成冊(cè)登記簿，打印規(guī)格符合統(tǒng)一的規(guī)定。進(jìn)行多項(xiàng)項(xiàng)目的查詢，如按文件標(biāo)題查、按文號(hào)查、接收發(fā)日期查找等。能將當(dāng)年的收文和發(fā)文按發(fā)文單位、保管期限和發(fā)文日期的次序，自動(dòng)組織案卷的卷內(nèi)目錄，打印卷內(nèi)目錄

8、和案卷的目錄簿。提供方便的系統(tǒng)自維護(hù)功能，自動(dòng)拷貝備份數(shù)據(jù)，自動(dòng)重新建立索引文件等。計(jì)量支付軟件的使用對(duì)工程進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用的控制，主要是依據(jù)合同單價(jià)和總價(jià)，通過計(jì)量支付這一重要手段來實(shí)現(xiàn)的。項(xiàng)目部的一項(xiàng)重要職責(zé)是審核承包人的各階段支付證書。如果所有承包人申報(bào)的資料都由工程師用手工計(jì)算復(fù)審的話，不僅工作量大，速度慢，而且容易出錯(cuò)。因此，我單位開發(fā)了一套計(jì)量支付軟件（JLZF2.0）,利用它迅速準(zhǔn)確地了解每一期支付的情況，并對(duì)每一期支付進(jìn)行審核。同時(shí)在牽涉到調(diào)整新增項(xiàng)目的單價(jià)確定問題上，我們將采用最優(yōu)秀的工程造價(jià)軟件WC0ST2000公正、合理地進(jìn)行造價(jià)分析。工程質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定系統(tǒng)程序的使用

9、對(duì)工程質(zhì)量控制的依據(jù)來源于數(shù)據(jù)，注重用數(shù)據(jù)說話，這就必然要求施工過程中進(jìn)行大量的試驗(yàn)，試驗(yàn)的數(shù)據(jù)也必將是繁雜的、我們將利用我單位開發(fā)的工程質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定系統(tǒng)對(duì)試驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整理和統(tǒng)計(jì)分析，再配目前先進(jìn)的辦公自動(dòng)化軟件諸如WDRD2003和EXCEL2003可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種運(yùn)算和處理，輸入原始數(shù)據(jù)，就可以得到分析結(jié)果和分析曲線，十分直觀可靠。計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目部將計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，并加入互聯(lián)網(wǎng)，加快與各方信息傳遞的速度及數(shù)據(jù)共享，提高工作效率。2、檔案管理為規(guī)范公司建設(shè)工程檔案資料的管理，確保建設(shè)項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收，根據(jù)相關(guān)規(guī)程、規(guī)范，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度。建設(shè)工程檔案”是從項(xiàng)目洽談到項(xiàng)

10、目竣工驗(yàn)收備案全過程中所形成的，具有查考價(jià)值的各種圖紙、圖表、聲像等文字材料的總稱，各項(xiàng)目在建設(shè)工程管理、項(xiàng)目管理（監(jiān)理）等工作中形成的建設(shè)工程檔案資料，是公司的重要資源。認(rèn)真做好資料的收集、整理、歸檔工作，對(duì)公司的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。2.1 集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制的管理原則：公司總工室總工主管建設(shè)工程檔案”工作，負(fù)責(zé)檢查督促，審批文件、協(xié)調(diào)解決工作中存在的重大原則問題。建設(shè)工程檔案”由檔案室集中統(tǒng)一管理：負(fù)責(zé)接收已完工程項(xiàng)目管理、項(xiàng)目管理（監(jiān)理）等資料，進(jìn)行分類整理、立卷、編目、裝訂、保管、提供利用。并對(duì)在建工程項(xiàng)目資料工作進(jìn)行指導(dǎo)檢查。建設(shè)工程資料”實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本

11、項(xiàng)目資料工作的督促檢查、跟蹤備案資料、審核并按規(guī)定在有關(guān)資料上簽名蓋章，保證歸檔文件的完整。項(xiàng)目組資料員（兼職），負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程資料的收集、整理、組卷、歸檔移交等工作。做好各種原始記錄，做到資料與工程同步。2.2 建設(shè)工程文件的歸檔和要求：歸檔范圍：與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件均應(yīng)收集齊全整理立卷后歸檔（見附件1公司建設(shè)工程文件歸檔卷內(nèi)目錄）。建設(shè)工程檔案歸檔范圍和保管期限表（見附件2公司建設(shè)工程文件歸檔）。建設(shè)工程文件歸檔質(zhì)量要求：歸檔的建設(shè)文件（含參建各方的來往函件）應(yīng)為原件，不能取得原件的重要資料，應(yīng)保證復(fù)印件清晰可辯，并加注與原件相

12、符，原件存處”字樣。工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符，工程名稱應(yīng)與施工圖相一致，資料內(nèi)的建筑面積應(yīng)與建設(shè)工程規(guī)劃許可證所注面積相一致。工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的碳素墨水書寫，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等。工程文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、頁面整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4（297mrrX210mm）,紙張優(yōu)良耐久。圖紙應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，一般為藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件?？⒐D應(yīng)是新藍(lán)圖，利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，

13、應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖?？偙O(jiān)和現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理（監(jiān)理）須在規(guī)定的位置上簽字。不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面（297m麗210mm）,橫向按手風(fēng)琴式折疊，豎向按順時(shí)針方向向內(nèi)折，圖標(biāo)欄露在外面（按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法）（GB/10609.389）。所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。竣工圖章的內(nèi)容包括：竣工圖”字樣，施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、項(xiàng)目管理（監(jiān)理）單位、總監(jiān)、現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理（監(jiān)理），圖章尺寸為50m訴80mm,使用不褪色的紅色印泥，加蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?？⒐D章示例：+竣工圖J施工單位，】4編制人心由樓人產(chǎn)必編制日期Ja*2.3 建設(shè)工程文件的立卷的原則與方法；遵循文

14、件自然形成的規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。建設(shè)工程按單位工程組卷，按建設(shè)程序劃分為5部分工程準(zhǔn)備階段，按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等立卷。項(xiàng)目管理（監(jiān)理）文件按單位工程立卷：來往函件、（按單位、進(jìn)度、質(zhì)量、投資組卷）。正件與附件、復(fù)函與來函、項(xiàng)目管理（監(jiān)理）工程師通知單”與項(xiàng)目管理（監(jiān)理）工程師通知回復(fù)單”、中文版與外文版形成的同一文件立在一起，按順序排歹限施工文件按分部工程立卷，其中單位（子單位）工程按分部和要求辦理中間驗(yàn)收的子分部工程（樁基礎(chǔ)、幕墻工程等）單獨(dú)立卷?？⒐D按單位工程和專業(yè)立卷?？⒐の募磫挝还こ毯蛯I(yè)等立卷。卷內(nèi)文件的排列：卷內(nèi)文件必須按城建檔案館附錄A

15、1、附錄A2、附錄A3的的類別和順序排列，圖紙按專業(yè)圖紙目錄排列。案卷厚度：文字材料一般不超過3厘米，圖紙不超過4厘米。印刷成冊(cè)的文件可以保持原狀。案卷的編目：卷內(nèi)文件的頁號(hào)：每卷單獨(dú)編號(hào)，有書寫內(nèi)容的從1號(hào)開始編號(hào)，單面書寫的文件編在文件右下角：雙面書寫的文件，正面編在右下角，反面編在左下角。折疊好的圖紙編在右下角。印刷成冊(cè)的科技文件，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不需重新編號(hào)。卷內(nèi)目錄的編制；卷內(nèi)目錄排在卷內(nèi)文件首頁之前，必須計(jì)算機(jī)打印。序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次編號(hào)。責(zé)任者：文件的直接形成單位，多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇一個(gè)主要責(zé)任者，其它用等”代替。文件編號(hào)：填寫文件的文號(hào)或圖號(hào)

16、。文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱日期：填寫文件的形成日期。頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號(hào)，最后一份文件填寫起止頁號(hào)。卷內(nèi)備考表的編制：必須計(jì)算機(jī)打?。ㄒ姵墙n案館2002.6月附錄C）,卷內(nèi)備考表排列在文件尾頁之后，主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。各類文件的頁數(shù)（圖紙、照片），以及立卷單位的對(duì)案卷情況的說明。案卷封面的編制：必須計(jì)算機(jī)打?。ㄒ姵墙n案館2002.6月附錄D）案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，由工程名稱、分部工程或?qū)I(yè)名稱、卷內(nèi)文件內(nèi)容三部分組成。編制單位：填寫卷內(nèi)文件的形成單位，有多個(gè)形成單位時(shí)，選擇其中一個(gè)主要責(zé)任者，其它用等”代替。編制日期：填寫卷內(nèi)全部文件的形成起止

17、日期。委托境外設(shè)計(jì)、施工的建設(shè)工程，具卷內(nèi)目錄和案卷封面必須用中文、外文兩種文字書寫。案卷的裝訂：用棉線繩三孔左則裝訂成冊(cè)，要求整齊牢固。有文字材料的案卷必須裝訂，單獨(dú)是圖紙的案卷不用裝訂。2.4 歸檔的時(shí)間和套數(shù)：歸檔的時(shí)間：根據(jù)工程的程序和特點(diǎn)，可以分階段分期、或分部工程驗(yàn)收后進(jìn)行組卷，在單位工程竣工驗(yàn)收后進(jìn)行歸檔。招投標(biāo)文件、合同、項(xiàng)目管理（監(jiān)理）規(guī)劃、項(xiàng)目管理（監(jiān)理）細(xì)則、項(xiàng)目管理（監(jiān)理）總結(jié)、前期報(bào)批文件等可以及時(shí)歸檔。歸檔的套數(shù)：建設(shè)工程項(xiàng)目管理（監(jiān)理）檔案1套交業(yè)主1套,作為工程竣工備案用（原件）；另按公司入檔規(guī)定，整理1套項(xiàng)目管理（監(jiān)理）檔案移交公司檔案室保存。2.5 工程資料

18、的審核程序：專業(yè)項(xiàng)目管理（監(jiān)理）工程師對(duì)施工單位提交的建設(shè)工程資料進(jìn)行審核、指導(dǎo)整改項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)全部工程資料進(jìn)行審核，確認(rèn)工程竣工資料的完整、真實(shí)、齊全；并在組織工程實(shí)體預(yù)驗(yàn)收合格后，提交工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告和建設(shè)工程項(xiàng)目項(xiàng)目管理（監(jiān)理）工總結(jié);反饋施工單位報(bào)質(zhì)量監(jiān)督站審核、整改、通過。檔案預(yù)驗(yàn)收：由業(yè)主（或委托公司）向城建檔案部門申請(qǐng)辦理工程檔案予驗(yàn)收，經(jīng)整改取得建設(shè)工程檔案認(rèn)可書后方可組織竣工驗(yàn)收。工程竣工驗(yàn)收后，業(yè)主辦理竣工備案手續(xù)；項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤索取竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工備案表和辦理項(xiàng)目管理（監(jiān)理）業(yè)務(wù)手冊(cè)。按公司入檔規(guī)定，收集、整理好工程技術(shù)資料，向公司檔案室移交歸檔。（項(xiàng)目管理（監(jiān)理）評(píng)估報(bào)告

19、須是原件）2.6 照片檔案管理：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以影象為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、底片、說明三部分。2.6.1 收集的范圍：反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的照片建設(shè)前后的正、側(cè)面照片、錄像。建成后的內(nèi)外景觀照片、錄像。建筑小品照片、錄像。重要部位、隱蔽工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)分析處理照片施工過程、奠基，、竣工典禮的實(shí)況照片、錄像、錄音。其他有關(guān)聲像材料領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加與公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。公司組織或參加的重要外事活動(dòng)照片。記錄公司重大事件的照片于其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片。2.6.2 歸檔時(shí)間照片由項(xiàng)目按要求整理、編寫說明后隨項(xiàng)目、檔案一起歸檔2.6.3 文字說明的成分和編寫要求：文字說明的成分包括；事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物（項(xiàng)目或部位）、背景、攝影者；片號(hào)項(xiàng)目名稱；（報(bào)建名全稱）：底片號(hào)說明：（時(shí)間、內(nèi)容、人物、背景）參見號(hào)攝影者2.7 電子文檔的管理：運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息同步性，達(dá)到資源共享，方便提供利用。文件形成時(shí)，按文件規(guī)定的類別、目錄進(jìn)行整理儲(chǔ)存，項(xiàng)目竣工后，由項(xiàng)目組通知電腦管理員進(jìn)行光盤刻錄保存。磁盤管理：按歸檔類別建立文件夾，以便文件對(duì)號(hào)入座，項(xiàng)目完工后同文件資料一起歸檔。長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤2.8 項(xiàng)目資料向公司檔案室的移交：須是辦理完畢，系統(tǒng)整理，初步立卷為卷、冊(cè)、袋