第二節(jié)辦公環(huán)境管理

1、第二節(jié)辦公環(huán)境管理正確選擇辦公的模式辦公模式的種類辦公模式的類型及管理方法導致辦公模式變化的原因不同辦公模式的特點合理進行辦公室布局（知識）辦公室布局種類合理進行辦公室布局的作用不同辦公室布局的設(shè)計要求合理進行辦公室布局（工作流程）分析不用部門業(yè)務特點對于辦公條件的要求設(shè)計平面圖選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾采光、溫度和通風看一看：小案例: 請問請問：聽了這個小故事，你有什么體會？ 某天，有個顧問到一家公司去拜訪，看到公司非常凌亂，顯然沒有清掃打理過。于是，他就問這家公司的老板為什么會這樣的，老板告訴他說：“公司的日常清潔工作是請專職清潔公司清潔的，平時清潔公司會在早晨9點鐘派清潔工來打掃衛(wèi)生，可今

2、天有事不能前來?！?聽了這話后，顧問就覺得詫異了：“那你的秘書呢？她不在嗎？” 老板說：“在啊。” “那她為什么不舉手之老??？”顧問更無法理解了。 想不到老板一臉苦笑說：“她說她是秘書，不是清潔工?！?“秘書固然不是清潔工，但創(chuàng)造一個整潔舒適的環(huán)境卻是秘書應盡的義務?！鳖檰栆馕渡铋L地說道。請問：那么什么樣 的辦公室才是讓人舒適的呢？一一、辦公環(huán)境的含義、辦公環(huán)境的含義:是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。 辦公環(huán)境管理

3、的意義辦公室環(huán)境的營造，與企業(yè)的管理思想息息相關(guān)。1、它反映著單位的理念、形象、功能分隔、關(guān)系建立等信息2、它反映著在這個環(huán)境中工作的人的精神風貌、審美情趣以及工作作風等3、它對工作效率和工作效果產(chǎn)生影響二、二、辦公環(huán)境管理的原則辦公環(huán)境管理的原則方便 舒適整潔 和諧統(tǒng)一 安全。 1、辦公環(huán)境的構(gòu)成要素（1）、硬環(huán)境A、綠化環(huán)境B、空氣環(huán)境C、光線環(huán)境D、聲音環(huán)境（2）、軟環(huán)境 個人素質(zhì)：提高工作人員的個人素質(zhì)（寬容開朗） 人際關(guān)系：改善工作場所的人際環(huán)境（和諧寬松，彼此尊重，以禮相待，心情舒暢） 工作作風：辦公室文化（文明健康、積極向上、團結(jié)合作）(3）軟環(huán)境比硬環(huán)境更為重要 營造良好的辦公

4、室氛圍，需要每一個人的共同努力辦公室辦公室布置的布置的原則與要求原則與要求辦公室環(huán)境管理的根本目的在于提高工作效率。根本目的在于提高工作效率。具體原則是 ： 布置原則布置原則具體要求具體要求1.1.利于溝利于溝通通1.1. 整體布局要求：整體布局要求：盡可能采用一大間辦公室，通風、采光盡可能采用一大間辦公室，通風、采光良好，整齊清潔，采取直線對稱的布置，避免不對稱、良好，整齊清潔，采取直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成對角的排列。彎曲與成對角的排列。2.2. 部門位置：部門位置：根據(jù)工作需要和工作職能布局，相關(guān)部門應根據(jù)工作需要和工作職能布局，相關(guān)部門應置于相鄰地點，工作流程應成直線，避免倒

5、退、交叉與置于相鄰地點，工作流程應成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動，接待室的位置常置于入口處不必要的文書移動，接待室的位置常置于入口處3.3. 主管位置：主管位置：位置位于員工的后方，其辦公區(qū)域保留適當位置位于員工的后方，其辦公區(qū)域保留適當?shù)脑L客空間，和秘書保持最緊密的工作聯(lián)系的訪客空間，和秘書保持最緊密的工作聯(lián)系4.4. 辦公桌椅：辦公桌椅：大小適中、相同，最好選擇旋轉(zhuǎn)椅，盡可能大小適中、相同，最好選擇旋轉(zhuǎn)椅，盡可能一個方向擺放，每個位置之間有充足的通道和充分的工一個方向擺放，每個位置之間有充足的通道和充分的工作空間，自然光來自桌子的左上方和斜后上方作空間，自然光來自桌子的左上方和斜

6、后上方5.5. 辦公柜：辦公柜：盡可能靠墻，也可背對背放置當隔斷使用。辦盡可能靠墻，也可背對背放置當隔斷使用。辦公柜、檔案柜高度、顏色相同，盡可能靠近使用者。公柜、檔案柜高度、顏色相同，盡可能靠近使用者。6.6. 辦公設(shè)備等：辦公設(shè)備等：充分的電源插座，并安裝在隱蔽安全的角充分的電源插座，并安裝在隱蔽安全的角落，公告板置于不致引起職工分散精力及造成擁擠之處落，公告板置于不致引起職工分散精力及造成擁擠之處2. 2. 協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)舒適舒適3.3.便于監(jiān)便于監(jiān)督督1、采光通風良好、采光通風良好2、員工面對同一、員工面對同一方向，光線來方向，光線來自桌子的斜后自桌子的斜后方，不直接面方，不直接面對窗戶對窗

7、戶3、公共空間和私、公共空間和私人空間相對獨人空間相對獨立立4、直線對稱布置、直線對稱布置5、桌椅統(tǒng)一大小、桌椅統(tǒng)一大小6、家具顏色和諧、家具顏色和諧7、使用辦公室隔、使用辦公室隔斷，盡可能讓斷，盡可能讓個人空間不受個人空間不受干擾。干擾。1、接待室置于門口，不干擾其他員工工作。2、光滑、不透明的玻璃屏風當墻，易于架設(shè)，且可提供良好的光線和通風3、主管位于員工后方，易于觀察工作地點發(fā)生的事情。和秘書距離較近，便于工作上的交流。4、采取直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成對角的排列。5、檔案柜當做隔斷使用。 主管的位主管的位置相對獨置相對獨立，其辦立，其辦公區(qū)域需公區(qū)域需保留適當保留適當?shù)脑L客空

8、的訪客空間間1、常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠2、檔案柜也可背對背放置，當做隔斷使用。 根據(jù)員工根據(jù)員工數(shù)量的多數(shù)量的多少，選擇少，選擇大間辦公大間辦公室要比采室要比采用同樣大用同樣大小的若干小的若干個辦公室個辦公室好得多，好得多，更利用采更利用采光、通風、光、通風、監(jiān)督、溝監(jiān)督、溝通等。通等。工作任務請根據(jù)下列所給條件布置一間既高效、又舒適安全的辦公請根據(jù)下列所給條件布置一間既高效、又舒適安全的辦公室布置方案，并說明設(shè)計的思路。（見教材）室布置方案，并說明設(shè)計的思路。（見教材）1.面積、設(shè)備及工作人員要求面積、設(shè)備及工作人員要求辦公室面積：辦公室面積：14平方米。平方米。辦公人員：經(jīng)理辦

9、公人員：經(jīng)理1人，秘書人，秘書1人，下屬人，下屬3人。人。辦公設(shè)備：文件柜辦公設(shè)備：文件柜2個，公用復印機一臺，個，公用復印機一臺，5張辦公桌，隔離屏風等張辦公桌，隔離屏風等2.個人辦公需求個人辦公需求經(jīng)理：多項（個人任務，給秘書安排任務，接待訪客）經(jīng)理：多項（個人任務，給秘書安排任務，接待訪客）秘書：兩項（個人任務，接受上司安排的任務）秘書：兩項（個人任務，接受上司安排的任務）下屬：單項（個人任務）下屬：單項（個人任務）3.個人空間需求個人空間需求經(jīng)理：辦公桌應該離秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證經(jīng)理：辦公桌應該離秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾。不會給下屬造成

10、干擾。秘書：和經(jīng)理辦公桌最近，和經(jīng)理頻繁溝通不會影響其他同事秘書：和經(jīng)理辦公桌最近，和經(jīng)理頻繁溝通不會影響其他同事下屬：不受干擾的個人辦公空間下屬：不受干擾的個人辦公空間德國德國：開放式辦公室：開放式辦公室(三）兩種辦公室布局方法的比較布置布置類型類型優(yōu)優(yōu) 點點缺缺 點點開放開放式辦式辦公室公室1.靈活應變，工作位置隨需要而調(diào)靈活應變，工作位置隨需要而調(diào)整整2.節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費用節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費用，能容納更多的員工，能容納更多的員工3.易于溝通，便于交流易于溝通，便于交流4.易受監(jiān)督，員工的行動易得到上易受監(jiān)督，員工的行動易得到上司的督察司的督察5.容易集中化服務和共享辦公

11、設(shè)備容易集中化服務和共享辦公設(shè)備1.難保機密難保機密2.難集中注意力，員工易受難集中注意力，員工易受電話、人員走動等干擾電話、人員走動等干擾3.房間易有噪音，如說話聲房間易有噪音，如說話聲、打電話和操作設(shè)備聲印、打電話和操作設(shè)備聲印象他人象他人4.員工難于找到屬于自己的員工難于找到屬于自己的私人空間私人空間封閉封閉式辦式辦公室公室1.易于集中注意力，便于從事細致易于集中注意力，便于從事細致活專業(yè)工作活專業(yè)工作2.易于保證工作的機密性易于保證工作的機密性3.比較安全、可以鎖門比較安全、可以鎖門4.易于保證隱私，明確辦公空間與易于保證隱私，明確辦公空間與自己使用的空間自己使用的空間1.費用高，門、

12、窗等占用空費用高，門、窗等占用空間間2.難于監(jiān)督工作人員的活動難于監(jiān)督工作人員的活動3.難于交流、員工被分隔開難于交流、員工被分隔開，易感覺孤獨，易感覺孤獨（一）辦公環(huán)境優(yōu)化措施一個清潔、有序的辦公環(huán)境對組織的形象和績效會產(chǎn)生一定的影響。一個清潔、有序的辦公環(huán)境對組織的形象和績效會產(chǎn)生一定的影響。有助于辦公室日常工作的完成，有利于提高工作效率有助于辦公室日常工作的完成，有利于提高工作效率1、辦公桌上必備物品的放置、辦公桌上必備物品的放置(1)電話（放在左手方便拿到的位置）電話（放在左手方便拿到的位置）(2）電腦）電腦（3）常用參考書、文件夾（靠邊放置整齊）常用參考書、文件夾（靠邊放置整齊）（4

13、）常用文具用品）常用文具用品(桌面井然有序、辦公桌抽屜（零散類文具、物桌面井然有序、辦公桌抽屜（零散類文具、物品等有序放在抽屜里）品等有序放在抽屜里）2、整理辦公環(huán)境的方法、整理辦公環(huán)境的方法（1）將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方（文件柜）；）將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方（文件柜）；（2）該扔則扔，不要移師暗處，該扔則扔，不要移師暗處，清理過期的文件和舊的閱讀材料清理過期的文件和舊的閱讀材料（銷毀或賣掉）；（銷毀或賣掉）；（3）辦公桌椅，還是抽屜，不要放置與辦公無關(guān)的東西。）辦公桌椅，還是抽屜，不要放置與辦公無關(guān)的東西。（4）將物品放在固定地方。將物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。常

14、用公共物品用后放置原位。（5）下班最后一件事下班最后一件事-收拾辦公桌收拾辦公桌辦公室環(huán)境布置辦公室環(huán)境布置要求：1、空氣環(huán)境：空氣清新，無異味，有流動；溫度：22-26；濕度：40%-60%。1、空氣環(huán)境：空氣清新，無異味，有流動；溫度：22-26；濕度：40%-60%。2、聽覺環(huán)境：安靜，無噪音避免戶外聲音干擾；避免戶外聲音干擾；避免辦公室內(nèi)聲音干擾；避免辦公室內(nèi)聲音干擾；避免辦公設(shè)備聲音干擾。避免辦公設(shè)備聲音干擾。3、空間環(huán)境：無障礙桌椅擺放合理，便于行走：桌椅擺放合理，便于行走：沒有私拉亂扯電線或電話線；沒有私拉亂扯電線或電話線；常用檔案柜及其設(shè)備應就近擺放；常用檔案柜及其設(shè)備應就近擺

15、放；公共走道或安全出口不能擺放其他物品；公共走道或安全出口不能擺放其他物品；秘書座位與上司座位臨近，便于溝通。秘書座位與上司座位臨近，便于溝通。辦公桌面整潔有序。桌椅配套舒適。辦公桌多以平面轉(zhuǎn)交電桌椅配套舒適。辦公桌多以平面轉(zhuǎn)交電腦辦公桌為好，辦公椅以有輪子有靠背能腦辦公桌為好，辦公椅以有輪子有靠背能升降為佳。升降為佳。電腦電話放在左手邊，便于使用和接聽，電腦電話放在左手邊，便于使用和接聽，也便于讀寫。也便于讀寫。辦公必需品齊備。辦公必需品齊備。私人用品及個性化的物品不要放置桌面。私人用品及個性化的物品不要放置桌面。適當美化：辦公室美化應與單位性質(zhì)和適當美化：辦公室美化應與單位性質(zhì)和企業(yè)文化適

16、應?？捎门杈?、掛畫等，但應企業(yè)文化適應?？捎门杈?、掛畫等，但應該高檔而有品位。該高檔而有品位。4 4、視覺環(huán)境：、視覺環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。 辦公室內(nèi)覆蓋物: (1)(1)有效地使用顏色。有效地使用顏色。 (2)(2)地面覆蓋物的顏色和類型應與墻壁、天地面覆蓋物的顏色和類型應與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的、花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。和諧的環(huán)境。 照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當?shù)墓饩€系統(tǒng)。 光亮宜遵循以下原則設(shè)計：減少光源的光亮宜遵循以下原則設(shè)計：減少光源的強度，避免用一個發(fā)光體，宜多用幾盞燈，強度，避免用一個發(fā)光體，宜

17、多用幾盞燈，降低光源強度，避免集束光而用勻散光；降低光源強度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。入。 5、辦公室的保健與安全環(huán)境管理辦公室的保健與安全環(huán)境管理 識別辦公室安全隱患識別辦公室安全隱患 辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。等。 辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、辦公室

18、物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當。濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當，阻辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。西有傾斜傾向等。 辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當?shù)姆赐弦冯娫捑€或電線，電腦顯示器擺放不當?shù)姆垂猓瑥陀C的輻射，違規(guī)操作等。光，復印機的輻射，違規(guī)操作等。 工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉工作

19、中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關(guān)的機器設(shè)備，放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關(guān)的機器設(shè)備，復印后將保密原件遺留在復印機玻璃板上，在復印后將保密原件遺留在復印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標識。辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標識。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等。時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等。營造安全、健康的辦公環(huán)境 序號序號辦公環(huán)境中存在的安全隱患辦公環(huán)境中存在的安全隱患安全、健康辦公環(huán)安全、健康辦公環(huán)境的基本要求境的基本要求1辦公建筑隱患。辦公建筑隱患。如地

20、板滑、窗、天花板、門、窗中的隱患；建筑物堅固安全2辦公室環(huán)境隱患。辦公室環(huán)境隱患。如光線、溫度、通風、噪音、濕度不合適等；窗口被檔案柜占據(jù)影響采光等。光線充足、溫度適宜、通風良好，噪音低3辦公家具隱患。辦公家具隱患。如擺放不當妨礙通道，辦公桌沒有隔板不隔音，辦公椅沒有輪子，挪動不便；沒有靠背易疲勞，常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠不方辦公空間適當，符合安全要求，物品擺放有序，方便工作流程4辦公設(shè)備及操作隱患。辦公設(shè)備及操作隱患。如電線裸露，違規(guī)操作，機器老化有噪音，電話安裝不當，拖拽的電話線或電線易使人絆倒。安裝、操作符合要求，計算機屏幕避免陽光直射5人為隱患。人為隱患。失密，忘鎖門窗；在帶

21、輪的椅子上舉放物品。提供飲用水，綠色植物，規(guī)章制度6消防隱患。消防隱患。如亂扔煙頭、滅火設(shè)備過期等。設(shè)置消防設(shè)施練習1： 方圓公司新搬到一座辦公樓，秘書小韓要選擇、布置總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室，她要從以下幾方面進行布置。1、選擇總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室的位置、朝向。2、總經(jīng)理辦公室室內(nèi)環(huán)境：需要哪些辦公設(shè)備、會客用品？如何擺放，窗簾的顏色、材質(zhì)選擇；光線、空氣如何優(yōu)化？。3、秘書辦公室室內(nèi)布局：（面積、辦公設(shè)備、視覺環(huán)境要求）請為秘書小韓做出設(shè)計（二）辦公室布置的具體程序1對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工之間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。2按工作人員數(shù)

22、額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。一般而言，每人的辦公空間，大者可310平方米，普通者1.58平方米。3選配相應得家具、桌椅。4繪制辦公室座位布置圖，依圖布置。5對辦公設(shè)備安放提出合理化建議（優(yōu)化設(shè)備，光源（百葉窗）、辦公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、檔案柜、屏風、空調(diào)、電腦、傳真機、復印機）參考案例：秘書與領(lǐng)導辦公室布局參考案例：秘書與領(lǐng)導辦公室布局馮市長的辦公室就在黃一平（秘書）斜對馮市長的辦公室就在黃一平（秘書）斜對門，中間只隔一道寬大的走廊。如此設(shè)置的好處門，中間只隔一道寬大的走廊。如此設(shè)置的好處顯而易見，一方面，坐在黃一平的位置上，凡是顯而易見，一方面，坐在黃一平的位置上，凡是從電梯

23、上來進市長辦公室者，必先經(jīng)過秘書室，從電梯上來進市長辦公室者，必先經(jīng)過秘書室，方便秘書為客人引路，或向領(lǐng)導請示、報告、預方便秘書為客人引路，或向領(lǐng)導請示、報告、預約，也可直接為領(lǐng)導擋駕；另一方面，兩邊門都約，也可直接為領(lǐng)導擋駕；另一方面，兩邊門都開著的時候，黃一平稍一探頭，就可以縱覽對面開著的時候，黃一平稍一探頭，就可以縱覽對面市長辦公室，領(lǐng)導有事招呼秘書，只要輕呼一聲市長辦公室，領(lǐng)導有事招呼秘書，只要輕呼一聲或一點頭、一招手即可。或一點頭、一招手即可。試一試辦公室面積：20平方米辦公人員：主管1人，秘書1人，下屬3人辦公設(shè)備：公用文件柜一個，一套電腦桌及一臺公用電腦，5套辦公桌椅，一套沙發(fā)、

24、茶幾，綠色植物等個人辦公需求：主管：多項（個人任務，給秘書安排任務，接待訪客）秘書：兩項（個人任務，接受主管安排的任務）下屬：單項個人空間需求：主管：辦公桌應該與秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾秘書：和主管辦公桌最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事。下屬：不受干擾的個人辦公空間。根據(jù)上述要求，結(jié)合你所了解的辦公室的性質(zhì)和內(nèi)容，利用Word繪制出你認為最合理的辦公室布置圖 秘書對日常環(huán)境的管理，主要包括哪些方面的內(nèi)容?秘書個人區(qū)域上司的辦公區(qū)域公共區(qū)域辦公環(huán)境安全管理方法1、要營造一個安全、健康的環(huán)境，就必須以下方面加強管理： （1)防盜。(2)防火。 （3）防止意外傷亡

25、。2、辦公環(huán)境安全檢察的程序 （1）確定檢查周期 （2）發(fā)現(xiàn)隱患后報告并解決 （3）做好記錄3、辦公設(shè)備使用基本規(guī)范 (1）熟練使用，正確操作。 (2) 定期保養(yǎng)、維修，及時修理。 (3)保持清潔，防塵、防曬。 (4) 每天下班前關(guān)閉設(shè)備，切斷電源。 情景分析：情景分析： 顧客王某在某公司看到如下情景：秘顧客王某在某公司看到如下情景：秘書鐘苗正站在有輪子的辦公椅上取文件柜上書鐘苗正站在有輪子的辦公椅上取文件柜上面的東西；一辦公人員正在搬動辦公室一角面的東西；一辦公人員正在搬動辦公室一角放置的一堆東西，顯然在尋找什么，王某瞅放置的一堆東西，顯然在尋找什么，王某瞅見滅火器被壓在下面；窗外的陽光直射到窗見滅火器被壓在下面；窗外的陽光直射到窗邊的電腦上。顧客王某看此情景皺起了眉頭。邊的電腦上。顧客王某看此情景皺起了眉頭。請問：王某為什么皺眉頭？請問：王某為什么皺眉頭？(1)個人工作環(huán)境的要求 A、保持臺面、地面、電腦、辦公設(shè)備、家具、窗簾以及門窗墻壁等處的清潔B、經(jīng)常保持辦公桌面的清潔、整齊、美觀，不亂放零散物品，不放置個人的生活用品C、電話按鍵和聽筒，電腦鍵盤要經(jīng)常用酒精棉消毒D、來訪者用過的