城建檔案館驗收資料制作規(guī)范

1、城建檔案館資料制作規(guī)范一、建設(shè)工程檔案組卷（整理）的要求（一）按單項工程組卷。通常按文字材料、竣工圖紙、工程照片、光盤等不同載體形式分別單獨(dú)組卷。（二）文字材料及圖紙可分別組成工程立項與管理文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料及設(shè)計文件、招投標(biāo)文件及合同、監(jiān)理文件、施工技術(shù)管理文件、質(zhì)量控制文件及竣工圖、設(shè)備文件、工程經(jīng)營文件、竣工驗收及備案文件和聲像檔案等若干卷（文字材料、圖紙分別組卷）。1、文字材料按事項、專業(yè)順序排列，同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前，請75在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、外文資料（如：進(jìn)口設(shè)備資料）要有譯文，有譯文的

2、外文資料譯文在前、原文在后。（三）竣工圖按單項工程的不同專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給水、排水、暖通、電氣、燃?xì)獾葘I(yè)）分別組卷?？⒐D紙較少時，幾個專業(yè)可合并組卷。（不能超過4公分厚）同專業(yè)圖紙按圖號順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（四）變更文件組于施工技術(shù)管理文件中，設(shè)計變更文件、現(xiàn)場洽商記錄等變更文件可以單獨(dú)組卷，并按照不同專業(yè)形成時間及變更部位等排列。（五）案卷的排列標(biāo)準(zhǔn)（見建設(shè)工程歸檔范圍與排列標(biāo)準(zhǔn)）一個工程案卷按照工程立項與管理文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料及設(shè)計文件、招投標(biāo)文件及合同、監(jiān)理文件、施工技術(shù)管理文件、質(zhì)量控制文件及竣工圖、設(shè)備文件、工程經(jīng)營文件、竣工驗收及備案

3、文件、聲像檔案的順序排列。二、建設(shè)工程檔案整編的質(zhì)量要求：（一）案卷內(nèi)文字材料必須是原件，排列有序。文字材料按時間順序排列，圖紙按固有編號排列。規(guī)格要求A4幅面（297X210）大小。不規(guī)格的文件材料如：大于或小于A4的分別采用折疊或托裱空白A4復(fù)印紙的辦法處理，要按照要求的規(guī)格進(jìn)行托裱或剪裁以保持整齊，如反正有字的把A4紙挖空進(jìn)行托裱。托裱紙質(zhì)要優(yōu)良，不能用帶字的紙，最好用A4復(fù)印紙。隨設(shè)備來的不合格說明、原目、照片等檔案材料按特殊檔案保管，要求放在資料盒里排列有序并附有說明及目錄。特殊情況不能提供原件時，要求提供字跡清晰的復(fù)印件并做抄件（注明原件存放處，抄件人簽字、抄件日期并加蓋公章）。復(fù)

4、印材料一律采用A4規(guī)格。（二）案卷內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合，齊全完整并有完備的簽章手續(xù)。格式統(tǒng)一、字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔，文字應(yīng)采用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。不得使用紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆或鉛筆、復(fù)寫紙等易退色的書寫材料。傳真紙需復(fù)印后歸檔，并做抄件。（三）一個保管單位內(nèi)不準(zhǔn)有重份文件。（四）保管單位內(nèi)的文件材料用線繩裝訂，不準(zhǔn)使用金屬物裝訂，文件上原有的金屬物要全部拆除。文字材料及圖紙案卷采用軟卷皮左側(cè)三孔一線裝訂，孔與孔的距離為八公分，橫向書寫的文件字頭應(yīng)朝向裝訂線，裝訂要結(jié)實美觀做到不掉頁、不壓文字、不妨礙查看。每卷文字材料厚度不超過2公分厚，卷盒用3公分厚的卷盒，圖

5、紙厚度不超過4公分，用5公分的卷盒，每一盒內(nèi)只能裝一卷檔案。三、竣工圖的編制（一）竣工圖應(yīng)在新藍(lán)圖上繪制，不允許使用復(fù)印圖紙，不同幅面的竣工圖統(tǒng)一按4號圖幅面（297X210）折疊手風(fēng)琴式，薄厚要均勻，要求折疊后白面朝外，并在裝訂線內(nèi)加厚紙襯，使整個保管單位厚度一致，進(jìn)行裝訂。（二）竣工圖編制后，應(yīng)逐頁加蓋竣工圖章，竣工圖章一律使用不易褪色的紅印泥，加蓋在圖紙折疊后白面的右下角。圖章內(nèi)容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。竣工圖章示例如下:施工單位竣工圖編制人審核人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理竣工圖章尺寸為50X80mm（三

6、）竣工圖凡按圖施工沒有變動的，由施工單位利用新施工設(shè)計圖加蓋竣工圖圖章即可作為竣工圖。（四）一般設(shè)計變更可在原施工圖上加以修改作為竣工圖，（五）利用施工圖改繪竣工圖：變更用文字表達(dá)的，可以將文字變更抄寫在圖紙說明或其它空白處；涉及到圖形變化的，要將圖中廢棄部分劃去，對原圖修改并用引由線標(biāo)明此部位變更的修改依據(jù)。（六）凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。（七）重新繪制的變更圖如果完全可以取代原圖的，要將變更圖放于原圖位置，被替代下的原施工圖不組進(jìn)卷內(nèi)。如果竣工圖編制單位認(rèn)為有必要保留被替代的原施工圖，可以將原施工圖放在最后，不加蓋竣工圖章，并

7、在目錄中按照施工圖編號。（八）向城建檔案中心移交的建設(shè)工程檔案要使用國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具與表格（見附圖）。文字材料及圖紙卷用軟卷皮裝訂后裝盒；工程照片裝在相冊內(nèi)，并注有說明。（九）政府投資建的項目、大中型的項目歸檔兩套，其中一套為原件，一般項目及其它建設(shè)單位的項目歸檔一套為原件。（十）竣工驗收備案通知書先用一張A4空白紙代替打頁號、編制卷內(nèi)目錄，待質(zhì)監(jiān)站備案完畢后及時將竣工備案書送交檔案中心。四、建設(shè)工程檔案案卷的編目要求：工程檔案每個卷盒脊背、卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表等要用微機(jī)進(jìn)行打印，不可手寫，備考表中立卷人、審核人要用碳素墨水簽寫。（一）案卷封面的填寫要求1、工程名稱：項目名稱2、案卷名稱：

8、案卷提名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料或圖紙的內(nèi)容，同一案卷標(biāo)題的文件材料厚度超過20mm,需組成兩個以上案卷時，應(yīng)在文字材料名稱后加注（一）（二）依次類推。管線工程竣工測量成果卷，案卷名稱為所在道路全稱+（起點道路全程一終點道路名稱）+管線名稱3、建設(shè)時間：從開工時間至竣工時間。4、編制日期：填寫案卷內(nèi)文字材料的起始日期。5、保管期限：填寫其劃定的保管期限（永久、長期、短期）。6、密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。（二）卷內(nèi)目錄的填寫要求：1、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)首頁之前。2、序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。3、文件編號：填寫文件的文號或竣工圖編號；變更文件填寫變更號。4、責(zé)任者：填寫文件直接形成單

9、位。5、文件材料題名：填寫圖紙或文件標(biāo)題的全稱。6、日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫文件或圖紙形成的日期。7、頁次：填寫每份文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。8、備注：填寫需補(bǔ)充或說明的問題。（三）卷內(nèi)備考表的填寫要求：1、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。2、卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（如：原件存放處等）（四）案卷內(nèi)頁號的編寫要求：1、案卷內(nèi)文件材料均按有文字內(nèi)容的頁面打頁號，每卷單獨(dú)打頁號，頁號從“1”開始。一個案卷內(nèi)只能編一個流水號（卷與卷之間頁號不能連續(xù)）。2、頁號打的位置：單面書寫的文件標(biāo)注在右下角，1CM見方位置。雙面書寫的文件正面標(biāo)注在右下角，

10、反面標(biāo)注在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。3、頁號需用打號機(jī)標(biāo)注（黑色），不允許用其它顏色標(biāo)注或書寫。4、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。五、城建檔案分類目錄及建設(shè)工程檔案移交清冊接收要求1、建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程檔案正式移交時，除向保稅區(qū)檔案中心移交紙質(zhì)檔案外，要求移交電子城建檔案分類目錄，及建設(shè)工程檔案移交清冊。2、移交城建檔案電子目錄所需表格樣式，如：”工程概況及檔案整編說明”“建設(shè)工程檔案移交目錄”、“卷內(nèi)目錄”、“分類目錄”等均采用保稅區(qū)提供的標(biāo)準(zhǔn)化表格，可以通過u盤向保稅區(qū)檔案中心拷貝。3、檔案中心提供的“建設(shè)工程檔案表格”既可用于城建檔案電子目錄的移交，同時又可以直接

11、打印由紙質(zhì)卷內(nèi)目錄，組到相應(yīng)案卷中。4、電子目錄移交前，應(yīng)確保u盤已經(jīng)過病毒檢測和殺毒處理。檔案中心拒收含有病毒問題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件。六、建設(shè)工程檔案驗收重點建設(shè)單位在收集各單位工程檔案后，首先應(yīng)該按照檔案整編有關(guān)要求進(jìn)行自檢，自檢合格后將全部檔案移交檔案中心。檔案中心在對工程檔案進(jìn)行驗收時，重點檢查以下方面；1、 工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整。2、 工程檔案內(nèi)容真實，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況。3、 工程檔案以整理立卷，立卷符合整編的要求。4、 竣工圖變更修改符合要求。5、 文件形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。6、 文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托

12、裱等符合要求。七、工程項目檔案驗收規(guī)定（一）辦理時間：工程竣工驗收后15日內(nèi)。（二）辦理依據(jù)：天津市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（三）提交材料：1 、建設(shè)項目全套工程檔案，包括建設(shè)單位、施工單位以及監(jiān)理單位整理的該項目工程檔案；（注：竣工驗收備案通知書待質(zhì)檢站備案完畢后反饋檔案館。）2、天津建設(shè)工程檔案移交清冊、包括移交清冊封面、工程概況及檔案整編說明、建設(shè)工程檔案移交目錄、三張表單，要求裝訂整齊（一式兩份）。移交清冊封面建設(shè)單位移交人簽字，并加蓋建設(shè)單位公章。3、城建檔案分類目錄電子文件。4、天津建設(shè)工程檔案驗收表（一式兩份），用黑色碳素鋼筆填寫清楚，建設(shè)單位、監(jiān)理單位項目負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋建設(shè)單位和監(jiān)理單位公章。（四）辦理程序：電話預(yù)約檔案報送檔案審核合格發(fā)證。（五）辦理條件：1、建設(shè)單位已辦理建設(shè)工程竣工