完整高校學(xué)生檔案管理辦法

1、學(xué)生檔案管理辦法（草稿）第一章總則第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理水平，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。依據(jù)中華人民共和國檔案法、高等學(xué)校檔案管理辦法、干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂本辦法。第二條學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾臁⑴囵B(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)

2、。學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。第三條本辦法適用于我校各專業(yè)層次在校大學(xué)生。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)、原則及其職責(zé)第四條全體在校大學(xué)生檔案由學(xué)務(wù)部檔案管理中心集中負(fù)責(zé)管理。第五條學(xué)生檔案管理堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實(shí)行歸口負(fù)責(zé)和集中管理相結(jié)合。第六條學(xué)務(wù)部學(xué)生檔案管理職責(zé)：（一）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；（二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；（三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生情況；（四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計(jì)工作；（六）辦理其它

3、有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。第七條院系及相關(guān)職能部門的職責(zé)：（一）教務(wù)部、各院系要及時向?qū)W務(wù)部提交新生數(shù)據(jù)，以便對學(xué)生檔案進(jìn)行接收、核對、編號和保存；（二）各院系及各相關(guān)職能部門按照要求做好新生檔案、平時歸檔材料的收集、整理和移交工作。（三）就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作。第三章檔案的保管與保護(hù)第八條根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對于學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管，嚴(yán)防檔案的毀損、失散和泄密第九條做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作（一）學(xué)生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施。上述安全設(shè)施定期檢查。（二）保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫、濕度（溫

4、度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%）。第十條學(xué)生檔案管理實(shí)行登記審批制度、統(tǒng)計(jì)制度和定期核對制度。（一）學(xué)生檔案接收、查閱、存檔、轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格實(shí)行登記審批。（二）學(xué)務(wù)部對學(xué)生檔案進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)分析工作（三）每學(xué)年新生入學(xué)一月后對檔案行進(jìn)詳細(xì)核對，及時發(fā)現(xiàn)解決問題。第四章歸檔材料范圍及要求第十一條歸檔材料分類及內(nèi)容（一）招生材料：教務(wù)部提供的招生錄取材料（包括高中學(xué)籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、高考報名登記表、高考體檢表等）；（二）學(xué)習(xí)材料：教務(wù)部提供的主修、選修、輔修等各科類成績單；（三）學(xué)籍材料：教務(wù)部提供的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、由國、死亡等材料證明;（四）畢業(yè)材料：

5、各院系和相關(guān)職能部門提供的實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生體檢表、學(xué)位證明、畢業(yè)生就業(yè)報到證等各類材料；（五）獎勵材料：各院系和相關(guān)職能部門提供的學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間獲得的校級以上表彰獎勵活動中形成的各種材料（三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀畢業(yè)生、專項(xiàng)獎學(xué)金等評審證明材料如獎勵審批表）;（六）處分材料：學(xué)務(wù)部提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國家法律等形成的各類處分材料；（七）貸款材料：學(xué)務(wù)部提供的國家助學(xué)貸款材料；（八）組織材料：黨務(wù)辦公室和校團(tuán)委提供的學(xué)生在校期間黨團(tuán)材料；（九）更正材料：相關(guān)部門提供的更改姓名、民族、由生日期、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料

6、，個人申請、組織審查報告及所依據(jù)的證明材料、上級批復(fù)等材料；（十）可供組織參考的其他材料。第十二條檔案材料的歸檔要求（一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實(shí)；文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。（二）歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見、組織鑒定等）應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。（三）檔案材料須用紙張為十六開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，不得使用

7、圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水書寫。（四）歸檔材料應(yīng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。（五）歸檔材料必須注明學(xué)生姓名及學(xué)號，并按照學(xué)號的順序先后排放。（六）學(xué)務(wù)部對不符合歸檔要求的學(xué)生檔案材料，有責(zé)任和權(quán)力對歸檔單位提由要求，予以改正后再歸檔。（七）各類材料須經(jīng)學(xué)務(wù)部審批登記后方可歸檔。第五章檔案材料移交和檔案的歸檔時間第十三條入學(xué)新生檔案均由各院系在開學(xué)后一個月內(nèi)收集齊全，編學(xué)號并形成新生檔案移交清單（一式兩份），按要求向?qū)W務(wù)部提交登記存檔。第十四條學(xué)生取得各類獎懲的原始材料及休、復(fù)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)證明，應(yīng)在形成文件下發(fā)后的一周內(nèi)歸檔。第十五條學(xué)生校期間

8、形成的各類學(xué)生人事檔案材料，根據(jù)工作完成并已形成材料的情況，隨時登記歸檔，以保證檔案材料的完整。第六章檔案的利用第十六條查閱和借用檔案，應(yīng)遵守的規(guī)定和原則：（一）各院系只能查閱本院系的學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應(yīng)由具介紹信，由部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋所在單位公章經(jīng)學(xué)務(wù)部審批同意方可查閱；外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信、學(xué)院介紹信和有關(guān)身份證明，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時，檔案管理員必須在場。（二）查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復(fù)制檔案的內(nèi)容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)制拍攝。（三）學(xué)生檔案，一般不得借由。若有

9、特殊情況必須借由檔案使用時，須說明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借由手續(xù)。借由時雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認(rèn),借由時間一般不得超過7天（含休息日）；借由檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（四）查借閱學(xué)生檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。（五）任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。（六）依據(jù)檔案材料中所記載事實(shí)，向有關(guān)部門由具證明時，不得由具有評論性意見的文字。（七）所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，嚴(yán)格審核查閱、借用者資質(zhì)及審批手續(xù)。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞第十七條學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、由國或死亡等學(xué)籍變動發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)

10、遞手續(xù)。學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過機(jī)要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。第十八條在校內(nèi)跨專業(yè)、跨院系轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)在學(xué)生學(xué)籍變更后，及時將學(xué)生學(xué)籍變更通知書送達(dá)有關(guān)院系；有關(guān)院系在接到學(xué)生學(xué)籍變更通知書后，應(yīng)及時開具證明來學(xué)務(wù)部重新編號整理存檔。第十九條轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，有關(guān)院系應(yīng)當(dāng)在接到學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知后及時開具證明，在學(xué)務(wù)部辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞，填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，按規(guī)定寄發(fā)或送交。通過機(jī)要郵局寄發(fā)的，自寄發(fā)之日起1個月未收到回執(zhí)者，學(xué)務(wù)部應(yīng)與檔案接收單位聯(lián)系，加以確認(rèn)。第二十條由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，有關(guān)

11、院系在收到學(xué)生檔案后要認(rèn)真檢查驗(yàn)收，經(jīng)核對無誤后及時將回執(zhí)寄回對方，并持相關(guān)證明前來學(xué)務(wù)部存檔。第二十一條畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，由就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心按有關(guān)規(guī)定組織實(shí)施O第二十二條申請自費(fèi)由國或主動申請退學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)校征求學(xué)生本人意見后，按規(guī)定寄送至有關(guān)單位代管。第二十三條受退學(xué)、開除學(xué)籍處分的學(xué)生，具檔案由學(xué)校寄送至學(xué)生家庭所在地人事部門管理。第二十四條當(dāng)年未報到入學(xué)的本科生新生，具檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)回生源所在地招生部門。第二十五條因故失蹤、死亡的學(xué)生，或因?qū)W生由國等其他原因?qū)е聶n案無法轉(zhuǎn)遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉(zhuǎn)寄回學(xué)生生源所在地。第八章法律責(zé)任第二十六條檔案管理員不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)學(xué)生檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反中華人民共和國保守秘密