工程類(lèi)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理措施和方法

1、工程類(lèi)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理措施和方法建設(shè)工程檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔?。約克老師將工程類(lèi)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理措施和方法整理如下：（一）項(xiàng)目檔案管理措施和方法不斷完善相關(guān)制度，規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)市場(chǎng)，加大監(jiān)管、懲罰力度，主要有以下幾方面：加大建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)制推行力度，擴(kuò)大招標(biāo)范圍，增強(qiáng)各參建人員的法律意識(shí)。進(jìn)一步建立和健全法律結(jié)構(gòu)體系，并采取強(qiáng)有力措施使這些法律法規(guī)得到切實(shí)的貫徹執(zhí)行，加大招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的監(jiān)督管理，堅(jiān)持不懈地檢查監(jiān)督，利用網(wǎng)絡(luò)和通訊建立舉報(bào)制度，對(duì)違法亂紀(jì)行為給予狠狠打擊。逐步與國(guó)際通行做法接軌。培植社會(huì)機(jī)構(gòu)，減少審批環(huán)節(jié)，改進(jìn)評(píng)標(biāo)定標(biāo)、推行招標(biāo)范本、加大市場(chǎng)調(diào)節(jié)，

2、強(qiáng)化監(jiān)督與服務(wù)等，使建筑市場(chǎng)交易行為走向規(guī)范化，盡快與國(guó)際招標(biāo)投標(biāo)接軌。要立足抓好工程質(zhì)量，最大限度的提高投資效益，必須在招標(biāo)投標(biāo)階段的具體細(xì)節(jié)上下足功夫。要重視標(biāo)底的確定。首先要合理劃分工程標(biāo)段，根據(jù)工程結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、投資額、工種、時(shí)間等，保持工法與空間上的延續(xù)性和一致性。其次,要理解最低中標(biāo)價(jià)的含義，注意合理低標(biāo)價(jià)中標(biāo)原則。在建筑市場(chǎng)上，各施工單位在隊(duì)伍素質(zhì)、管理水平、施工工藝、組織方案及工效等方面存在著很大差異，對(duì)于同一個(gè)工程項(xiàng)目，建造成本不一樣，其報(bào)價(jià)的離散性也很大，所以不能太看重報(bào)價(jià)，標(biāo)底目前還是依據(jù)預(yù)算定額編制的，也不能完全反映市場(chǎng)實(shí)際。因此，應(yīng)淡化標(biāo)底，在評(píng)標(biāo)過(guò)程中，只要報(bào)價(jià)合理，施

3、工方案合理，資信、資質(zhì)、管理水平等方面滿(mǎn)足要求，不要輕易否決。事先做好對(duì)潛在投標(biāo)人的研究。企業(yè)在招標(biāo)工作開(kāi)始前,應(yīng)對(duì)潛在投標(biāo)人的投標(biāo)策略、報(bào)價(jià)技巧有所掌握，這些對(duì)于招標(biāo)程序、評(píng)標(biāo)定標(biāo)方案的制定具有很高的價(jià)值，也是防范違規(guī)投標(biāo)的一項(xiàng)重要工作。制定企業(yè)招標(biāo)示范文本。就像合同范本一樣，編制示范文本，在范本中對(duì)標(biāo)段的劃分、工程施工的主要難點(diǎn)、工期、質(zhì)量要求及投資計(jì)價(jià)方式、工程保險(xiǎn)責(zé)任界面劃分等等情況描述清楚。以文字和圖紙的形式對(duì)上述情況加以闡述規(guī)定，以便投標(biāo)人明確其權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)范圍，制訂合理的競(jìng)標(biāo)策略，做出適當(dāng)?shù)某兄Z，也有利于招標(biāo)單位招標(biāo)文件的完整性。在具體的內(nèi)容上進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)說(shuō)明，包括碰到什么樣的問(wèn)

4、題要用什么樣的程序解決，都在合同里面可以找得到，所有要做事情已有預(yù)見(jiàn)和計(jì)劃，工程開(kāi)始有序推進(jìn)。這樣不容易引起合同糾紛。投標(biāo)報(bào)價(jià)的方式就實(shí)行量?jī)r(jià)分離。既減少了招、投標(biāo)雙方的工作量，又使價(jià)格更加貼近市場(chǎng)，在工程實(shí)施過(guò)程中的計(jì)量計(jì)價(jià)、變更、索賠等都很方便快捷。也有利于工程的最終審計(jì)。在招投標(biāo)實(shí)施過(guò)程中，要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，從嚴(yán)治理管理者的違規(guī)行為。包括評(píng)標(biāo)場(chǎng)所的監(jiān)控，專(zhuān)家評(píng)委的抽選，招標(biāo)代理的選擇，建設(shè)單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目人員，相關(guān)行政部門(mén)等工作的規(guī)范與管理。（二）建設(shè)工程檔案對(duì)于工程建設(shè)的重要性建設(shè)工程檔案是工程的重要組成部分建設(shè)工程檔案是在工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批階段就已經(jīng)產(chǎn)生的，它伴隨著工程的實(shí)施而逐漸增多完善，

5、因此建設(shè)工程檔案與工程是密不可分的，我們?cè)诠こ涕_(kāi)展之初就應(yīng)當(dāng)做好工程檔案的管理工作，類(lèi)似于施工材料的相關(guān)信息，在材料進(jìn)場(chǎng)前要詳細(xì)記錄好材料的出廠合格證明，材料的抽查檢測(cè)記錄，確保材料符合質(zhì)量要求，在材料使用過(guò)程中，用量、配比等也是很重要的數(shù)據(jù)，貫穿于工程建設(shè)的全程，這些都是工程建設(shè)的重要參考和依據(jù)，對(duì)工程順利竣工有著十分關(guān)鍵推動(dòng)作用。建設(shè)工程檔案是工程質(zhì)量的真實(shí)反映隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)工程質(zhì)量的要求審核手段也是越來(lái)越規(guī)范化、科學(xué)化，并且對(duì)質(zhì)量的要求也是越來(lái)越高，在當(dāng)前建設(shè)工程推行精細(xì)化管理的環(huán)境下，對(duì)于項(xiàng)目工程質(zhì)量的評(píng)定更是推出了一系列的評(píng)價(jià)體系，并在不斷的完善，我們的評(píng)價(jià)體系不再像以往一樣

6、憑經(jīng)驗(yàn)憑主觀意識(shí)來(lái)判斷，而是形成了以圖紙、數(shù)據(jù)為準(zhǔn)的體系標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于工程的施工以及竣工審核也不是只去現(xiàn)場(chǎng)走走看看就可以過(guò)關(guān)，而是要形成完整的檔案資料作為依據(jù)，將指標(biāo)量化進(jìn)行分析，對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量進(jìn)行綜合的評(píng)價(jià)。從某種意義上講，建設(shè)工程檔案能夠真實(shí)、直接的反映出工程的實(shí)際質(zhì)量，并且我們?cè)谠u(píng)價(jià)工程時(shí)必須以工程檔案為主要評(píng)定依據(jù)。建設(shè)工程檔案管理是保證工程質(zhì)量的重要手段一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)之初就需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理和歸納，而這個(gè)工作會(huì)貫穿項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，立項(xiàng)、審核、報(bào)價(jià)、設(shè)計(jì)、各項(xiàng)支出、施工流程、所用設(shè)備、材料、施工環(huán)境等一切關(guān)于工程建設(shè)的各種形式的資料都需要詳細(xì)文件記錄在案，并且這也是項(xiàng)目管理單位對(duì)施

7、工單位明確的一項(xiàng)管理責(zé)任，必須要做好工程檔案的管理工作，提高責(zé)任意識(shí);要求工程檔案管理要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，跟蹤管理，項(xiàng)目管理單位定期對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和完善：在項(xiàng)目工程竣工后盡快進(jìn)行檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，確保檔案質(zhì)量符合要求后進(jìn)行竣工驗(yàn)收，待確定檔案資料合格后將其上交檔案管理部門(mén)。做好檔案管理工作對(duì)于工程中可能發(fā)生的隱性失誤、疏漏能夠起到查漏補(bǔ)缺的作用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，以避免工程出現(xiàn)不可挽回的差錯(cuò)，造成糾紛，也能夠有效預(yù)防工程事故的發(fā)生，消除質(zhì)量隱患。（三）建設(shè)工程檔案信息化管理的措施1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判

8、斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類(lèi)檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。2、檔案信息資源建設(shè)(1)檔案的電子化所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)

9、對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。(2)加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。3、檔案信息化人才的培養(yǎng)從目前看，許多建設(shè)工程檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就