文書撰寫工作規(guī)范

1、文書撰寫工作規(guī)范為進一步規(guī)范中心文書撰寫工作質(zhì)量，有效提高工作效率，現(xiàn)擬定中心工作人員常用的工作計劃、工作總結(jié)、調(diào)查報告、業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書及檢驗報告等文書撰寫規(guī)范，請全體人員遵照使用，并納入年度科室工作質(zhì)量考核和個人技術(shù)晉開聘用考核內(nèi)容。一、各類常用文書內(nèi)容規(guī)范要求（一）工作計劃計劃是行動的先導(dǎo)。工作計劃則是工作之前用文字形式擬定的工作內(nèi)容和步驟。工作計劃一經(jīng)討論通過，一般作為通知的附件下發(fā)（或科室作為材料上報中心），對本部門或本科室的工作具有權(quán)威性和約束力。1 .計劃種類常見有規(guī)劃、設(shè)想、計劃和安排打算等等。規(guī)劃屬于輪廓式的，時間跨度比較長，一般設(shè)定在三五年以上；設(shè)想屬于粗線條的，非正式的計劃

2、；計劃則比較深入和細致；同計劃相比，安排、打算的時限更短，內(nèi)容更為集中和具體。2 .撰寫規(guī)范計劃內(nèi)容的表述形式主要有條文式和表格式兩種。常見條文式計劃的寫法規(guī)范為：（1）標(biāo)題：通常包含單位（科室）名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱等四項。這四項的順序不能顛倒，時限應(yīng)寫全稱，內(nèi)容應(yīng)簡明，使之一目了然。如“合肥市疾病預(yù)防控制中心二。六年工作計劃”、“免疫規(guī)劃科二。六年工作計劃”。標(biāo)題字數(shù)過多的，標(biāo)題中可考慮不寫單位（科室）名稱，但就必須在落款時書寫單位（科室）名稱。（2）正文：內(nèi)容繁簡不同，但必須包括“做什么、怎樣做、什么時候做完”等三個要素。正文開頭一般應(yīng)提出總的任務(wù)和要求，說明“做什么”（有的還要說明

3、為什么要這樣做和能不能這樣做，以加強執(zhí)行計劃的信心和決心），任務(wù)和要求必須具體，能量化的必須量化。提出總體任務(wù)和要求之后，就要分塊或分條列項，把總體任務(wù)分解到有關(guān)部門（小組）或人員，并且根據(jù)實際需要或詳或略地交代完成任務(wù)的步驟、方法、政策精神，提出時間要求。這就是誰去做、怎樣做、什么時候做完。（3）結(jié)尾：結(jié)尾有時要有幾句概括認識、表示決心的話，有時意盡則止。計劃末尾要有落款，寫明制訂計劃的單位和時間（標(biāo)題列入單位名稱的可直接落款時間）。3 .撰寫中應(yīng)注意的問題常見有些計劃雖然提出了任務(wù)，但沒有將任務(wù)分解到具體的部門（小組），有時只講“群策群力”、“廣泛發(fā)動干部群眾”之類的套話；或者提出了任務(wù)，

4、而沒有交代方法、步驟與時間要求，這樣的計劃往往容易落空。不解決“誰去做”、“怎樣做”、“什么時候做完”，計劃就會流于形式。（二）工作總結(jié)把工作總結(jié)僅僅理解為“回答”前期擬定的計劃是否完成或完成得怎么樣，這是不全面的。因為工作總結(jié)以及其他內(nèi)容的總結(jié)是不同于“情況反映”、“情況匯報”的，它固然要回答計劃是否完成或完成得怎么樣，但更重要的是要通過對工作過程的矛盾分析，說明是怎么樣完成的或為什么完成不了，其間有什么經(jīng)驗、體會、問題、缺點，今后打算怎么辦等等。簡言之，只有把感性認識上升到理性認識，才能使“正確的獲得推廣，錯誤的不致重犯”。因而說，所謂工作總結(jié)，實質(zhì)上是對以往工作實踐的理性概括?？偨Y(jié)通常反

5、映人們對工作的理性認識，對決策具有一定的參考價值，較計劃相比，文字上可以寫得比較生動活潑一些。1 .總結(jié)種類常見有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)和個人總結(jié)三類。2 .結(jié)構(gòu)形式與撰寫要點總結(jié)的種類不同，其撰寫的結(jié)構(gòu)形式不盡相同。(1)綜合性總結(jié)：單位和科室的年度工作總結(jié)屬于這一類。撰寫的結(jié)構(gòu)形式一般有分條式、分塊式和三段式三類。分條式撰寫方式為每條有情況、有分析、有結(jié)論。分塊式撰寫方式為分門別類，自成章節(jié)。如“經(jīng)濟工作”、“思想工作”、“班子建設(shè)”、“今后設(shè)想”等等。三段式的結(jié)構(gòu)形式使用頻率較高。三段分為：工作情況(歸納工作進展、成績和失誤，不拘泥于時間順序，而著眼于主次、輕重，表現(xiàn)為橫式結(jié)構(gòu))，經(jīng)驗體

6、會(提煉出的理性認識，不是對工作情況中每一項內(nèi)容的簡單評說，而是對全面工作進行綜合分析后概括出來的。其中講到的發(fā)生發(fā)展過程，按時間順序。屬于“橫里藏縱”，但從總體上看，各條經(jīng)驗之間還是“橫向聯(lián)系”。)，今后打算。(2)專題性總結(jié)：特點就是“?！?，內(nèi)容專項，經(jīng)驗專門。向上級匯報如何開展某項工作的總結(jié)，其結(jié)構(gòu)形式一般為“概括一一收獲體會”。匯報工作進展的總結(jié)撰寫時通常按時間順序，以縱式結(jié)構(gòu)為主。用于先進經(jīng)驗或失誤教訓(xùn)的工作總結(jié)，其撰寫的結(jié)構(gòu)形式多為“成績或問題一一經(jīng)驗或教訓(xùn)一一不足之處或整改措施”。開頭可以采用“倒懸法”，用極簡要文字說明成績問題，隨即引出幾條經(jīng)驗或教訓(xùn)，以橫式結(jié)構(gòu)為主。(3)個人

7、工作總結(jié)：應(yīng)要求選擇感受最深的一兩點來寫，交流工作過程、做法和措施等，只取與感受有關(guān)的部分，其余略去，做到不記“流水帳”。3 .撰寫中注意的問題無論是哪一種結(jié)構(gòu)形式，都少不了介紹情況，歸納經(jīng)驗。工作總結(jié)撰寫中表述情況和經(jīng)驗應(yīng)注意一下幾個問題：(1)表述情況要清，切忌“記流水帳”。由于往往專題總結(jié)時間跨度較短，如“艾滋病宣傳周總結(jié)”等極易寫成流水帳，對此類專題總結(jié)可以寫成歸納式，要高度概括，不要總覺得歸納會抹煞工作成績。將宣傳周內(nèi)的所有宣傳形式、印制的宣傳品種類、數(shù)量、受教育的人數(shù)作分別統(tǒng)計，對宣傳周期間創(chuàng)新的形式，效果好的做法作詳細闡述，而不能把每一項內(nèi)容都大篇幅贅述。描述情況至少要注意三點：

8、點面結(jié)合，突出重點；(既然要避免以點代面，又要防止面面俱到)交代一下環(huán)境和背景，使人明白你的工作是在什么情況下開展的；詳略得體，容易明白的少寫，有助于說明經(jīng)驗的多寫。(2)闡明經(jīng)驗要新，切忌“官話和套話”。總結(jié)檢驗不是指蓄意“標(biāo)新立異”，故弄花樣，而是要求總結(jié)出一些新鮮、管用的經(jīng)驗，使本部門、本單位能夠超越自我，前進一步。(3)常規(guī)工作有數(shù)字且對比，切忌“空洞無數(shù)據(jù)”?？偨Y(jié)切記就事論事，總結(jié)的目的是發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，所以總結(jié)的數(shù)據(jù)要有縱向比較，使閱讀者了解當(dāng)前此項工作所處的水平，工作是呈上升勢頭還是下降趨勢。(4)語言內(nèi)容宜樸實無浮華，切忌“溢美和護短”?？偨Y(jié)內(nèi)容的語言力求準(zhǔn)確、樸實，

9、避免浮華。在指導(dǎo)思想上要注意“不溢美、不護短”，特別是總結(jié)中查擺問題應(yīng)客觀公正，避免”成績都是自己努力獲得的，存在問題都是其他協(xié)作部門，甚至外單位、外環(huán)境造成的”。這樣不利于對問題的下一步糾正，甚至陷入整改問題的“死胡同”，同樣失去總結(jié)應(yīng)具有的“正確的獲得推廣，錯誤的不致重犯”的重要意義。(三)調(diào)查報告調(diào)查報告是介乎工作總結(jié)和新聞通訊之間的一種邊緣性文體。也是中心專業(yè)技術(shù)人員必備的技能。它以記敘為主，兼用說明、議論、描寫等多種表達方式。因此，它的表達方式靈活多樣，可以寫得比較生動活潑一些，甚至五光十色。1 .調(diào)查報告種類調(diào)查報告一般分為綜合性和專題性兩種。綜合性調(diào)查報告的容量大，涉及面廣，通常

10、是分工合作去完成；專題性報告一般是對某項工作(事件)，某個問題或某人某事的調(diào)查，內(nèi)容比較單純，可以單獨執(zhí)筆或一兩個人合作寫成。2 .調(diào)查報告的選題無論哪種類型，調(diào)查報告的選題非常重要，題目選得比較恰當(dāng)，調(diào)查與寫作就較為順利。選題應(yīng)考慮：(1)考慮本系統(tǒng)、本單位、本部門比較突出的難題，目的是通過調(diào)查研究，尋找解決的辦法與出路。(2)選擇本系統(tǒng)、本單位解決得較好的問題，旨在總結(jié)新經(jīng)驗，推動面上的工作。(3)圍繞領(lǐng)導(dǎo)班子在某段時間內(nèi)試圖解決的問題，以便為決策提供充分、有力的依據(jù)，使調(diào)查報告“言當(dāng)其時，切中時需”。(4)針對干部、群眾在某個時期內(nèi)的情緒、愿望與心態(tài)選題，以幫助各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及時調(diào)整政策，

11、做好工作，密切黨和人民群眾的聯(lián)系。我中心業(yè)務(wù)技術(shù)人員多用于調(diào)查“公共衛(wèi)生突發(fā)事件”采寫的調(diào)查報告，就屬于針對短期內(nèi)急待解決的問題。調(diào)查報告撰寫的質(zhì)量直接關(guān)系到“反映對該突發(fā)事件的理性認識，對上級領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的參考價值”，重要意義無須贅述。3 .撰寫規(guī)范調(diào)查報告的文體可以比較活潑，但不代表沒有約束。撰寫應(yīng)注意以下幾個問題：(1)情況要清楚，觀點要鮮明：調(diào)查情況與研究成果這兩個概念是密切聯(lián)系在一起的，就是說，既然作了調(diào)查，就要把情況說清楚，調(diào)查了什么？情況怎么樣？你的基本看法如何？有什么理由和根據(jù)？觀點要鮮明，便于領(lǐng)導(dǎo)審閱和決策。切忌調(diào)查報告沒有自己的觀點，僅將調(diào)查事件情況簡單羅列、數(shù)據(jù)胡亂堆

12、砌，無調(diào)查結(jié)論、無基本看法，或者結(jié)論無根據(jù)，成為有調(diào)查無結(jié)果。(2)開頭應(yīng)“藝術(shù)”，文體可活潑：調(diào)查報告因其文體的特殊性，完全可以采用一上來就非常吸引人們“眼球”的方式。但是至于用什么方式開頭比較好，很難“一言以蔽之”。簡單說調(diào)查報告的開頭可以五光十色、多種多樣。好的開頭應(yīng)做到“因文制宜”，“各得其所”。主要表現(xiàn)手法有：設(shè)置懸念法：利用人們的好奇心、求知欲，用設(shè)問句開頭，以吸引讀者。揭示主體法：把基本觀點或調(diào)查的結(jié)論在開頭表述出來。強調(diào)危機法：即開頭揭示事態(tài)嚴(yán)重性的方法。交代背景法：指交代調(diào)查的目的、對象、經(jīng)過等。突出成績法：開頭概述調(diào)查對象的顯著成績以引人入勝的方法。(3)結(jié)構(gòu)可隨事，邏輯應(yīng)

13、嚴(yán)密：撰寫調(diào)查報告，其主體結(jié)構(gòu)重在隨事立體，合理安排，使之具有嚴(yán)密的邏輯性。常見類型有：按時間順序?qū)憽Ｌ貏e是對某件事態(tài)發(fā)展始末的調(diào)查，常以時間為線索。這樣寫易于揭示因果關(guān)系，給人留下完整的印象。按經(jīng)驗或問題寫。圍繞基本經(jīng)驗，概括幾條具體經(jīng)驗、具體做法，有的冠以小標(biāo)題。這種寫法眉目清楚，脈絡(luò)發(fā)明?？v橫交織寫。例如先按事物發(fā)生、發(fā)展的順序?qū)?，然后從中歸納出幾條經(jīng)驗、做法或有待進一步處理好的矛盾關(guān)系。縱中有橫，具體充實。以突發(fā)公共衛(wèi)生事件調(diào)查報告為例，此類文種最常見。撰寫的要求為：總體概括發(fā)現(xiàn)事件的時間、誰報告的、調(diào)查的時間、病例統(tǒng)計截止時間、有無死亡。詳細敘述流行病學(xué)調(diào)查結(jié)果病例出現(xiàn)的時間(傳染病

14、首發(fā)病例)，病例的三問分布和主要臨床表現(xiàn)，環(huán)境衛(wèi)生狀況，事件發(fā)生地與事件分析有意義的其他情況，如果系一起呼吸道爆發(fā)疫情，食品衛(wèi)生、飲水衛(wèi)生狀況不必羅列其中?？傊?，所有調(diào)查緊緊圍繞著弄清事件性質(zhì)而展開，報告也應(yīng)圍繞著事件性質(zhì)而分析。檢驗結(jié)果報告等。事件性質(zhì)判斷事件性質(zhì)很清楚時直接報告事件性質(zhì)，如檢驗結(jié)果尚未出來或一時難以明確，可以加上“疑似”二字。已采取的措施和下一步工作打算將已采取的措施和下一步的處理打算交代清楚即可。(四)業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書是中心業(yè)務(wù)技術(shù)人員深入現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)使用的專用文書，該文書一式兩份，撰寫后即現(xiàn)場交被指導(dǎo)單位一份，具有直接的業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)意義。4 .指導(dǎo)書制作原

15、則(1)代表中心實施疾病預(yù)防控制工作督導(dǎo)，不代表個人意見和行為。(2)針對特定的被指導(dǎo)單位和事，在實施具體疾控指導(dǎo)行為時制作。(3)指導(dǎo)意見的提出有法律法規(guī)及疾控工作規(guī)范要求作為依據(jù)。(4)指導(dǎo)書主題明確，指導(dǎo)意見具體并具有可操作性。5 .撰寫規(guī)范要求(1)填寫完整性：按照業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的規(guī)定格式逐項逐欄填寫，不空項不漏項，保持指導(dǎo)書的完整性。同時，完整性的要求還應(yīng)包含其項目和欄目填寫的準(zhǔn)確與正確(譬如被指導(dǎo)單位名稱應(yīng)該使用全稱)。(2)用語規(guī)范性：業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書是一種實效性文書，從文體上講屬于一種應(yīng)用文。除了要采用正確的遣詞造句、正確的標(biāo)點符號、保持文字精煉、做到言簡意駭、切忌羅嗦重復(fù)外，特

16、別要強調(diào)運用法律法規(guī)政策，并使用疾病預(yù)防控制專業(yè)技術(shù)用語。不能使用方言、俗語、土語、縮寫詞和非規(guī)范化簡化字，在文字描述上不要使用模棱兩可性詞語，不使用不確切語言，在描述數(shù)量時不要含糊不清等。(3)文字嚴(yán)謹性：嚴(yán)格由事及理、由理而斷的邏輯關(guān)系，充分運用、引用法律法規(guī)政策依據(jù)和衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范要求，對描述的屬于違反上述要求的事實要明確詳細，不能使用“不符合要求”“存在問題”等語句，詳細提出改進意見。(4)制作合法性：嚴(yán)格按照疾病預(yù)防控制工作的要求和管理范圍進行業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的制作，按照職責(zé)范圍進行業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)。同時，注意不超越職權(quán)范圍提出其他意見。(5)出具時效性：第一是制作和發(fā)出時間的時效，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)

17、問題的第一時間予以提出指導(dǎo)意見和要求；第二是復(fù)查時間的限定，對查出的問題提出整改期限，并明確復(fù)查的時間，強調(diào)對問題的整改時間要求，以增強被指導(dǎo)單位迅速整改的迫切性。要充分體現(xiàn)業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書的高效性及一定時間內(nèi)的有效性，并注意文書制作后被檢查單位陪同人員的簽收。(五)檢驗報告1 .撰寫規(guī)范要求檢驗報告按照合肥市疾控中心國家實驗室認可制定的程序文件中“檢測報告管理程序”要求進行編制，在此不再贅述。2 .考核評定中心質(zhì)量管理科按照作業(yè)文件中“檢測報告質(zhì)量檢查考核辦法”的內(nèi)容定期進行抽查考核，年度考核依據(jù)質(zhì)量管理科全年考核成績予以評估。二、文書格式及相關(guān)通用要求（一）文書打印件排版要求此處要求主要針對

18、工作計劃、工作總結(jié)和調(diào)查報告的打印件排版。業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)書及檢驗報告有另行統(tǒng)一文本，按文本要求執(zhí)行。1 .頁面設(shè)置為方便操作，也考慮到頁面的美觀，可直接選擇“MicrosoftWord”默認值，即頁邊距上下采用“2.54”厘米，左右采用“3.17”厘米即可。注意超過2頁的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置頁腳標(biāo)注頁碼。除了標(biāo)題居中外，正文各行開頭均應(yīng)空兩個漢字距離，并采用“兩端對齊”設(shè)置（包括小標(biāo)題）。2 .字體選擇為統(tǒng)一規(guī)范，字體選擇為：標(biāo)題一律采用“宋體”，正文采用“仿宋體”。3 .字號及行距選擇為統(tǒng)一規(guī)范，同時考慮美觀，字號選擇為：標(biāo)題為“二號”、正文用“四號”或“小四號”（根據(jù)內(nèi)容多寡決定）。行距固定值一般選用1923磅（四號字）或1822磅（小四號字）。行距在此區(qū)間的多少磅的選擇應(yīng)根據(jù)正文頁面控制，盡量不要將最后一頁僅留不到半頁的字數(shù)。（二）文書內(nèi)容中數(shù)字用法要求1 .成文日期要用漢字書寫，如“二。六年十二月二十日”，而不能寫成2006年12月20日，更不能縮略成2006.12.20。2 .以下涉及數(shù)字用漢字書寫：（1）由數(shù)字作為詞素構(gòu)