英文書信書寫格式注意事項(xiàng)課件

1、Writing Letters 書信是一種應(yīng)用非常廣泛的應(yīng)用文形式之一。英文書信的種類很多，但可以把它們歸為兩大類，一類是私人書信（personal letters），另一類是商務(wù)書信（business letters），例如：申請信、求職信、推薦信、證明信、感謝信等。英文書信的書寫有一定的格式。一封完整的書信應(yīng)包括寄信人的地址和日期；收信人的姓名和地址；稱呼、正文、結(jié)尾和簽名1.信封的格式 注意：收信人及寫信人信息的位置與我們位置與我們的相反。的相反。 可用齊頭式也可用右縮式可用齊頭式也可用右縮式英文信封(Envelope)的寫法（Block Format 齊頭式）Zhao MinSichu

2、n UniversityChengdu, 610041P.R. of China Mr. Steven Chung No.252, Long St. San Francisco, U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址英文英文信封信封(Envelope)的的寫寫法法 （右縮式 Indented Format ）Zhao Min Sichun University Chengdu, 610041 P.R. of China Mr. Steven Chung No.252, Long St. San Francisco, U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地

3、址收信人姓名和地址收信人姓名和地址英文地址的英文地址的寫寫法和中文相反法和中文相反，口，口訣訣：由小到由小到大大(ex: (ex: 號號弄弄巷巷路路/ /街街城市城市州州郵郵編編國國家家）號 No. (Number)樓 F (Floor)室 Rm. (Room)弄，胡同，小巷 li Aly (Alley)巷 Ln. (Lane)路 Rd. (Road)街 St. (Street)段 Sec. (Section)區(qū) Dist. (District)縣 County市 City大道 Ave. (Avenue)省 Province國家名 地址的書寫順序是由小到大地址的書寫順序是由小到大: 第一行第一

4、行寫寄出信寫寄出信人的門牌號碼，寫街道名稱人的門牌號碼，寫街道名稱;第二行第二行先寫縣市、先寫縣市、城鎮(zhèn)名稱，再寫省或州名稱，往右空兩個字母城鎮(zhèn)名稱，再寫省或州名稱，往右空兩個字母的位置，的位置，再寫上郵編再寫上郵編。如果是寄往國外的信件，。如果是寄往國外的信件，第三行第三行寫出寄信人所在國家的名稱。寫出寄信人所在國家的名稱。如要說明信件由何種郵路遞送或信件為何種類別，一般在信封正面的左下角注明。 航空航空 By Air Mail 掛號掛號 Registered 印刷品印刷品 Printed Matter 快件快件 Express 內(nèi)有照片內(nèi)有照片 Photo Enclosed如信件需由別人或

5、單位轉(zhuǎn)交給收信人，則需在轉(zhuǎn)交人前面加上C/O （care of）后跟轉(zhuǎn)交人的姓名地址。如宋力托李娜轉(zhuǎn)交一封信給李明給李明，信封格式為：Song LiNo.1 Middle SchoolNantong, 226000Jiangsu Li MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing, 100871如不需要郵寄，只需寫上受托人和收信人的姓名如不需要郵寄，只需寫上受托人和收信人的姓名即可。再用即可。再用By courtesy of, Through By courtesy of, Through courtesy of, By favor ofcourtesy of,

6、By favor of引出所托之人的姓引出所托之人的姓名。如：名。如： Li Ming By courtesy of Li Na面交信面交信( (宋力本人當(dāng)面交給收信人的信宋力本人當(dāng)面交給收信人的信) )： Song Li Present 練習(xí)練習(xí)：填寫信封填寫信封 George Wang will write a letter to his pen pal(筆友), Mike Clinton. Mikes address(住址) is: 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101, U.S.A. And Georges address is: 23,

7、Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan, R.O.C. Please write an envelope for him.George Wang 寄信人信息寄信人信息 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd.Taipei, Taiwan 104 R.O.C. Mike Clinton收信人信息收信人信息 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101 U.S.A 2.信的格式 英語信件通常包含7個部分 What are they?Modif

8、ied Format xxxx (letterhead) June 3, 2005 (date)xxxx ( inside address)Dear xx, (salutation) We received your xxxx (body) Yours sincerely(Complimentary Closing) ， XX (signature) Joe (printed name)The Elements of English Letter Writing 1. 信頭（寄信人的）Heading/Letterhead 2. 寫信日期 Date 3. 信內(nèi)地址 (收信人的) Inside A

9、ddress 4. 稱呼 Salutation 5. 正文 Body of Letter 6. 客套結(jié)束語 Complimentary Closing 7. 署名 Signature2.1Heading 信頭包括寄信人地址（通常寫在信箋的信頭包括寄信人地址（通常寫在信箋的右上方右上方）或某公司的名稱、地址、電話、電傳、傳真、或某公司的名稱、地址、電話、電傳、傳真、郵編、電子信箱地址或網(wǎng)址等。郵編、電子信箱地址或網(wǎng)址等。 信頭寫在信的右上角，離開信紙的頂頭約信頭寫在信的右上角，離開信紙的頂頭約1英寸，占二三行或四行均可，格式如下：英寸，占二三行或四行均可，格式如下：齊頭式齊頭式 縮進(jìn)式縮進(jìn)式 注

10、意：寫地址的次序與中文不同，如寫給注意：寫地址的次序與中文不同，如寫給經(jīng)常往來的親友，這項(xiàng)地址也可以省略經(jīng)常往來的親友，這項(xiàng)地址也可以省略。2.2Date 日期應(yīng)寫在寄信人地址下方，表達(dá)方式各不相日期應(yīng)寫在寄信人地址下方，表達(dá)方式各不相同。通常英式按日同。通常英式按日/ /月月/ /年的順序，而美式按月年的順序，而美式按月日年的順序。日年的順序。 注意：注意：年份寫全，不可省略年份寫全，不可省略；月份用英文單詞月份用英文單詞表示表示，不可用數(shù)字替代（一般信函可縮寫，較，不可用數(shù)字替代（一般信函可縮寫，較正式的公函需寫全）；日期用阿拉伯?dāng)?shù)字基數(shù)正式的公函需寫全）；日期用阿拉伯?dāng)?shù)字基數(shù)詞表示即可，

11、如詞表示即可，如May 7,2006; 23 September, 2005，按月日年（美）或者日月年（英）月日年（美）或者日月年（英） 特別注意：英文書信日期應(yīng)緊接著寫信人特別注意：英文書信日期應(yīng)緊接著寫信人地址下一行，地址下一行，不能像寫中文書信那樣寫在不能像寫中文書信那樣寫在書信簽名之后書信簽名之后，這是很多學(xué)生的常見錯誤。，這是很多學(xué)生的常見錯誤。Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters 6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28, 06Jan.13. 20062.3 Inside name and Addre

12、ss 信內(nèi)地址應(yīng)寫在信箋左上方，與信封上的地址信內(nèi)地址應(yīng)寫在信箋左上方，與信封上的地址完全一致。第一行寫收信人姓名（稱呼語完全一致。第一行寫收信人姓名（稱呼語+ +全全名）；商務(wù)信函中還需另起一行寫出職務(wù)；收名）；商務(wù)信函中還需另起一行寫出職務(wù)；收信人地址應(yīng)確切完整。信人地址應(yīng)確切完整。 一般的事務(wù)信件或給較生疏的朋友的信件要寫，而在給極熟的朋友的信中則可省去。這一項(xiàng)寫在日期下一行的左上角日期下一行的左上角。收信人姓名寫一行姓名寫一行，收信人地址可分兩行或三行地址可分兩行或三行寫寫，和寫信人的地址一樣，上下可取齊，也可以向右縮進(jìn)。在姓名前一般要加上稱號，稱號因人而異。Arrange the f

13、ollowing information into letterhead or inside address:China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/ Lin Fang/ East lane/ 234Lin Fang（收件人姓名）（收件人姓名） President of Beijing Metal 234 East lane, Beijing 100021 China2.4 Salutation 稱呼應(yīng)寫在信內(nèi)地址下，其左邊要與信內(nèi)地址稱呼應(yīng)寫在信內(nèi)地址下，其左邊要與信內(nèi)地址第一行對齊。英文書信的稱呼一般都是以第一行對齊。英文書信的稱呼一般都是

14、以DearDear 或或My dearMy dear開頭的。開頭的。 1.1.親近熟悉的人親近熟悉的人: Dear/My dear +: Dear/My dear +稱呼或名字。稱呼或名字。 2 2 長輩、關(guān)系一般、不相識：長輩、關(guān)系一般、不相識：Dear+Dear+“先生先生/ /女女士士/ /教授教授” 3 3 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司、工廠或?qū)W校：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司、工廠或?qū)W校：Dear Sir Dear Sir or Madam, To Whom It May concern. or Madam, To Whom It May concern. 有時有時直接用直接用 Gentlemen(Gent

15、lemen(復(fù)數(shù)復(fù)數(shù)) )。 對普通男子用Mr；對未婚女子用Miss；對已婚女子用Mrs，對婚姻狀況不明確的通常用Ms(后跟本人姓)； 對男子用Master；對教授或博士(醫(yī)生)用Prof或Dr 在稱呼后面一般是用逗號?，F(xiàn)歸納如下：對父母、兄弟、姐妹等；aFather, bMy dear Mother, c. Dear Sister, d. Dear Tom, 對親戚：aMy dear Auntie, bDear Cousin, cMy dear Cousin, 對朋友、同學(xué)aMy dear friend, bDear Mr Jackson, cMy dear Mr Jackson, dDea

16、r Sir, 對未婚女子：aDear Miss Luce, bMy dear Miss Luce, 對一般女子，不論是否結(jié)婚：aMadame, bDear Madame, 對已婚女子：aDear Mrs Helen Jackson, bMy dear Mrs Helen Jackson, 對公司、工廠、學(xué)校等：aDear Sirs, bSirs, cGentlemen,Dear Manager,etc. 2.5 Body 語言要得體，簡單明了，措詞措詞禮貌。稱呼下面隔一兩行隔一兩行開始寫正文。信的開頭第一個字母通常和稱呼開頭第一個詞平齊。也有往后退四個或八個字母的。 主體的三步驟主體的三步驟：

17、一般說來，開頭直接表達(dá)寫信的目的，中間對目的具體說明，結(jié)尾表達(dá)希望祝愿等。 書信寫作的五點(diǎn)要求：書信寫作的五點(diǎn)要求：1、開門見山說意圖2、咨詢/ 建議1、2、3、3、不同內(nèi)容可分段4、感謝客氣不可少5、期待回信成老套 信主體部分的結(jié)尾語結(jié)尾語通常采用三種方法： 采用分詞短語：句末用逗號，不用句號。例如： aWaiting for your good news, bLooking forward to your early reply, cHoping to hear from you soon, 等等 采用介詞短語，例如： aWith best regards, bWith kind rega

18、rds to your family, cWith best wishes to you and yours, dWith best wishes for your success and happiness, 采用完整句子： aWe are waiting for your good news. bI hope to receive your early reply. cWe look forward to your reply at your earliest convenience. D. Happy new year. E.Best wishes. F. Happy birthday.

19、/Take care.等等2.6 Complimentary Closing即署名上方的話 開頭字母要大寫，末尾用逗號開頭字母要大寫，末尾用逗號。結(jié)束語也稱敬語，使。結(jié)束語也稱敬語，使用時也應(yīng)因人而異，取決于發(fā)信人與收信人之間的關(guān)用時也應(yīng)因人而異，取決于發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系或熟悉程度。系或熟悉程度。 1. 家人親戚家人親戚: Your loving mother/son/brother; Yours lovingly, With love, All my love etc. 2. 長輩或一般朋友：長輩或一般朋友：Yours respectfully/Sincerely, Yours tru

20、ly etc. 3. 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校等：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校等： Yours faithfully/Sincerely, Yours truly, etc. 2.7 Signature 寫信人要在結(jié)束語下面簽名，以表示對信件中寫信人要在結(jié)束語下面簽名，以表示對信件中的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)。的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)。簽名最好是寫信人的親筆簽名最好是寫信人的親筆，手寫后可附打印的全名。手寫后可附打印的全名。 漢語姓名寫法：漢語姓名寫法： Wang Xiaoya /Wang Yan（姓（姓及名的第一個字母分別大寫）及名的第一個字母分別大寫） 附言附言(Postscript) 發(fā)信人有時在寫完信后又想起一件比較重要的事沒有說，可以在信末署名下面幾行寫上， P. S. (Postscript 的