預(yù)付款管理制度

1、XXX醫(yī)藥公司預(yù)付款管理制度文件名稱：預(yù)付款管理制度編號(hào)：起草部門：質(zhì)管部起草人：質(zhì)量負(fù)責(zé)人：企業(yè)負(fù)責(zé)人：起草日期:批準(zhǔn)日期執(zhí)行日期變更記錄：變更原因：分發(fā)部門分發(fā)份數(shù)一、目的：為了規(guī)范預(yù)付賬款的管理和使用，解決合同一方周轉(zhuǎn)資金短缺。提高資金利用效率，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，減少資金占用保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠。二、依據(jù)：新版GSP要求、國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和我公司財(cái)務(wù)管理制度等制定。三、范圍：我公司所經(jīng)營(yíng)藥品的采購(gòu)和銷售需要預(yù)付款的環(huán)節(jié)。四、責(zé)任者：1. 辦公室及質(zhì)管部：根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況及管理現(xiàn)狀，制訂或修訂有關(guān)預(yù)付賬款的管理辦法和制度。2. 財(cái)務(wù)部門是公司預(yù)付賬款的綜合管理部門，對(duì)相關(guān)的預(yù)付賬款進(jìn)行核算和管理

2、；3. 采購(gòu)部門是預(yù)付賬款的清理部門。其業(yè)務(wù)職責(zé)是，就其辦理的預(yù)付賬款進(jìn)行管理、清理，催收貨物和催要發(fā)票，按規(guī)定的時(shí)限辦理驗(yàn)收?qǐng)?bào)銷等。五、規(guī)定內(nèi)容:1. 定義：預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購(gòu)貨服務(wù)合同的規(guī)定，預(yù)先支付給供貨方、服務(wù)方的款項(xiàng)。2. 意義：形成預(yù)付款后，由于對(duì)方單位不給開發(fā)票、倒閉或未倒閉但時(shí)間達(dá)一年以上也不能開發(fā)票至企業(yè)者，則使預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬，若估計(jì)不能收回，則將預(yù)付賬款轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款再提取壞賬準(zhǔn)備。3. 預(yù)付款管理：3.1 根據(jù)相關(guān)管理制度，原則上應(yīng)避免預(yù)付款。但對(duì)于特殊的情況需要預(yù)付款時(shí)，必須按照本辦法規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.2 預(yù)付款業(yè)務(wù)必須簽訂正式合同，并經(jīng)過合同評(píng)審。預(yù)付賬款要

3、按照合同的規(guī)定執(zhí)行。根據(jù)合同及市場(chǎng)情況需要支付預(yù)付賬款的，在保證業(yè)務(wù)真實(shí)和資金安全的基礎(chǔ)上業(yè)務(wù)部門要按照經(jīng)過審批后的購(gòu)貨合同的條款，辦理相關(guān)支付通知、出具收款收據(jù)、審批等預(yù)付賬款支付手續(xù)，未簽購(gòu)貨合同的，不得付款。3.3 預(yù)付款業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員必須嚴(yán)格按照合同內(nèi)容跟蹤執(zhí)行情況，掌握付款節(jié)點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員辦理時(shí)必須對(duì)照合同進(jìn)行審核，對(duì)于文件或文件內(nèi)容不齊全，沒有達(dá)到合同規(guī)定的付款要求的，財(cái)務(wù)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并給予拒付通知。3.4 交完預(yù)付款后，如供應(yīng)商未能按照合同規(guī)定期限約定的時(shí)間交付產(chǎn)品或服務(wù)的，應(yīng)按照公司關(guān)于對(duì)賬的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行及時(shí)對(duì)賬并督促其履約。3.5 對(duì)于分階段付款的業(yè)務(wù)，定金支付后，產(chǎn)品或服務(wù)等合同

4、標(biāo)的主題部分已交付的，一般不需對(duì)賬。3.6 預(yù)付款業(yè)務(wù)合同執(zhí)行完成后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)索要發(fā)票，原則上發(fā)票應(yīng)于當(dāng)月開回，如發(fā)票因故不能及時(shí)開具的，應(yīng)與如供應(yīng)商對(duì)賬。3.7 業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立預(yù)付賬款臺(tái)賬，詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動(dòng)，余額、發(fā)生時(shí)間、對(duì)方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、目前對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況，預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等情況。同時(shí)，將購(gòu)貨合同、簽證單和臺(tái)賬一同保管，形成完整檔案。3.8財(cái)務(wù)部門每月末將預(yù)付賬款的發(fā)生額及余額明細(xì)表報(bào)送分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，并應(yīng)定期（最長(zhǎng)不超過三個(gè)月）對(duì)預(yù)付賬款進(jìn)行賬齡統(tǒng)計(jì)。3.9預(yù)付賬款清理責(zé)任申請(qǐng)付款部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門書面的預(yù)付賬款對(duì)賬情況表確認(rèn)預(yù)付賬款后，在30日內(nèi)將發(fā)票、匹配相應(yīng)的入庫(kù)單審核簽字后送于財(cái)務(wù)報(bào)銷，如超過報(bào)銷期限，超過的款項(xiàng)按每天預(yù)付金額的3%。收取資金占用費(fèi)。如有確鑿證據(jù)表明收不回來的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。4. 付款審批控制由付款申請(qǐng)部門填寫付款申請(qǐng)表，附合同。由部門經(jīng)理申請(qǐng)，總經(jīng)理簽字，財(cái)務(wù)審核后付款。5. 填寫付款申請(qǐng)表的注意事項(xiàng)：5.1 廠家名稱必須填寫正確的收款單位全稱與發(fā)票章一致以便掛賬。5.2 收到的發(fā)票與付款的收款單位，付款項(xiàng)目是由要一致。5.3 會(huì)計(jì)人員做好記賬、對(duì)賬工作。預(yù)付賬款發(fā)生后，財(cái)務(wù)部門要及時(shí)做賬，結(jié)賬，每月底由財(cái)務(wù)按照預(yù)收賬