材料采購制度管理辦法

1、材料采購制度材料采購制度一、 制訂本管理制度目的為規(guī)范集團(tuán)公司內(nèi)材料采購管理，控制和降低工程施工中的材料消耗、減少材料浪費現(xiàn)象、努力降低工程施工成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，特制訂本制度。二、 材料請購的提出與采購方式1、 由工程部、項目部依據(jù)工程現(xiàn)場情況，結(jié)合現(xiàn)有庫存量，提出采購申請。采購申請要有一個前置期，每月25日前提出下月所需物資材料的采購計劃單，內(nèi)容包括主材、輔材、工具、設(shè)備維修配件、勞保防護(hù)用品、臨時設(shè)施等。每周五提出下周材料進(jìn)場計劃，臨時加急需用材料可臨時提出。在ERP上設(shè)置月計劃、周計劃、加急臨時計劃三個表式流程。2、 材料采購計劃單應(yīng)詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、品牌要求及要

2、求進(jìn)場時間。3、 計劃單在ERP流程上由項目部發(fā)起，傳送給工程部，在傳至采購部執(zhí)行。4、 計劃單的撤銷與變更，由于各種原因，需要撤銷或變更，必須提出采購計劃撤銷變更通知單，注通知單與采購計劃單號相連接，原計劃自動調(diào)整。5、 采購方式，根據(jù)目前市場的情況，采購采取以下三種方式：合同采購零星采購網(wǎng)上招標(biāo)采購三、 詢價議價1、 采購部在桀驁計劃單后，即展開詢價議價工作。2、 詢價議價對象在合格供應(yīng)商信息網(wǎng)未建之前，可依據(jù)多家供應(yīng)商歷史信息，參照現(xiàn)有行情，咨詢多家供應(yīng)商，供應(yīng)商選擇一般不少于三家，并在ERP上填報詢價表。3、 詢價議價的對象要遵循先廠家后物資代理最后經(jīng)銷商的順序。4、 專業(yè)冷門材料，采

3、購部門應(yīng)會同公司專業(yè)人員共同參與詢價議價，在特殊情況下，可不走貨比三家程序。四、 議價定價原則1、 始終獲取最低價格的原則，大宗材料在有明顯下滑的形勢下，要約定價格隨下滑度調(diào)整價格下調(diào)比例，如水泥及水泥制品、鋼材等。2、 確保采用最優(yōu)供應(yīng)商的原則，確定供應(yīng)商要有四比：比價格、比質(zhì)量、比付款條件、比售后服務(wù)，一旦價格確定下來，首先要選擇其他三項條件，誰家最優(yōu)就選誰家。3、 穩(wěn)定合格供應(yīng)商隊伍的原則，在一般情況下，要優(yōu)先保證與我公司長期合作且信譽度好的供應(yīng)商。4、 定價審批原則，在確定供應(yīng)商后，價格走流程審批，供應(yīng)商必須按合同約定，提供材料封存樣品，保證材料按質(zhì)送貨。五、 合同簽約與管理1、 合同

4、分統(tǒng)一合同與簡易合同兩種。統(tǒng)一合同是公司統(tǒng)一模式的采購合同，適用于大宗材料的約定。簡易合同是用于金額在1-5萬元之間的零星采購。2、 供應(yīng)商一旦確定后，應(yīng)在最短時間內(nèi)完成合同會簽工作流程，合同簽約完成后應(yīng)立即組織采購。3、 合同的內(nèi)容、格式、要素必須符合合同法，對雙方的權(quán)利和義務(wù)必須公平、公正、平等。合同中必須明確價格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修年限、供貨方式及時間、付款方式、售后服務(wù)、退貨索賠、違約責(zé)任、法院仲裁地等條款，并附上供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開戶銀行賬號、增值稅開票資料、聯(lián)系電話等信息。合同一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，采購部留一份，公司檔案室存一份。4

5、、 零星采購在5萬元以下（含5萬元）1萬元以上，采購時必須簽署簡易合同，簡易合同由采購員直接與供應(yīng)商協(xié)商簽訂，價格由采購部拍板，但合同上必須要有開戶銀行及賬號，加蓋與付款單位名稱相符的法人章，附上營業(yè)執(zhí)照及聯(lián)系人電話等信息。六、 付款申請及流程1、 預(yù)付款，合同約定有預(yù)付款的，在申請付款時可不需要通過材料結(jié)算，直接申請付款，流程自動彈出預(yù)付款金額，在需要先付款后發(fā)貨的情況下，也走預(yù)付款流程，單無論哪種付款，先必須提供相應(yīng)的發(fā)票。2、 合同材料進(jìn)度付款合同材料進(jìn)度款是指供應(yīng)商供貨至一定階段的供貨金額總量，按合同約定付款方式申請撥款的款項。支付進(jìn)度款時必須具備以下條件：符合合同約定的付款條件。按合

6、同規(guī)定提供相應(yīng)的發(fā)票。材料進(jìn)度結(jié)算單與付款條件一致。由項目部提出申請。發(fā)票、賬號、收款單位三者同源。3、 零星材料款的支付。零星材料采購在1000元以下，可用現(xiàn)金支付貨款。零星采購在1000元以上10000元以下，必須用轉(zhuǎn)賬支票支付貨款。簡易合同付款，必須按合同通過銀行打入對方賬戶。所有零星材料必須先入庫再報銷，入庫單上沒有上傳ERP經(jīng)辦人的簽字，拒絕付款。付款附近要包括發(fā)票、入庫單、送貨單、簡易合同、轉(zhuǎn)賬支票存根，存根上有收貨人簽字。使用支票付款人，要走ERP流程予以核銷。七、 入庫、出庫及保管。1 材料入庫1、入庫單的填寫，要求有關(guān)信息都能體現(xiàn)。在入庫單上要注明項目名稱，供貨商名稱、入庫時

7、間。要把材料名稱、規(guī)格型號（有品牌的要注明品牌）填寫清楚。合理使用計量單位，一般情況下不允許出現(xiàn)“捆”“桶”“箱”等模糊計量單位。如必須使用要注明這些模糊計量單位的單位量。在入庫單上要簽署收貨人、保管人的姓名，特殊重要物質(zhì)要有項目經(jīng)理、質(zhì)檢員簽字。在入庫單上備注送貨單單號或時間。所有入庫單要及時報送公司，每月25日前必須把所有入庫單連同送貨單全部報送公司。2 材料的驗收確認(rèn)供應(yīng)商所送材料是否按我們計劃上所需材料相符，如有不符，需及時上報及時作出處理。查驗送貨量與送貨單上的量是否一致、規(guī)格型號是否相符。所送貨物根據(jù)合同要求是否具備合格證、備案證、檢驗證書這三證，收貨人要把該三證一同收下，送交項目

8、部備案。倉管員協(xié)調(diào)質(zhì)量人員檢查材料是否與合同相符，與封樣是否相符，質(zhì)量不好的堅決拒收。對按理論計算材料重量、體積的材料（如剛才、砂石等）要詳細(xì)記錄計算依據(jù)，絕不能讓供應(yīng)商欺騙。在驗收大堆材料時，要按項目部指定位置，一次卸貨到現(xiàn)場，減少二次搬運費用。需要過磅的材料，要拍專人到磅站驗磅，絕不允許弄虛作假。3 材料的保管與出庫。材料要分類別，整齊存放，對易燃、易爆、易潮、有毒材料采取相應(yīng)措施，妥善存放，大堆材料要在指定位置碼放整齊，杜絕因保管失責(zé)而造成的材料浪費。嚴(yán)格出庫手續(xù)，領(lǐng)料人除項目經(jīng)理人員外，施工班組必須指定專人領(lǐng)料，領(lǐng)料單上必須簽署領(lǐng)料人的姓名，并及時報上傳到ERP流程。出庫單必須妥善保管

9、，一份也不能缺少并在每月25日前上報公司。低值易耗品及工具的出庫要建立臺賬管理，詳細(xì)記錄借用人的姓名、借出、歸還時間。所借物品長時間不歸還的要查清原因提出索賠。4 倉庫盤存與調(diào)撥。倉庫應(yīng)每月全面盤存或重點盤存一次，確保庫存存量正確無誤，保持與賬上物資存量一致，為項目編排采購計劃提供有效數(shù)據(jù)。盤存中出現(xiàn)無空缺，要分析原因查出問題，及時向主管部門匯報情況，如若是因偷到而產(chǎn)生短缺，數(shù)量巨大時要向四方機(jī)關(guān)報案，如是保管不當(dāng)而造成短缺，要追究當(dāng)事人責(zé)任。工程竣工要對倉庫進(jìn)行全面盤存清點，列出庫存明細(xì)表，計算出金額，并把物資有價值的轉(zhuǎn)移，并根據(jù)出庫明細(xì)表沖減項目成本。在施工過程中項目與項目之間材料調(diào)撥，要

10、通過“材料調(diào)撥單”進(jìn)行合理分擔(dān)成本，絕不允許隨意動用無手續(xù)關(guān)系的材料。八材料退貨與索賠在使用過程中發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問題，必須及時向供應(yīng)商提出退貨，供應(yīng)商拒不退貨的，應(yīng)提出索賠，并在材料款中扣除，數(shù)額巨大的應(yīng)到合同規(guī)定的法院提出訴訟。合同規(guī)定按實結(jié)算付款的在該材料產(chǎn)生結(jié)余的情況下應(yīng)予以退貨。退貨是要出具退貨單，退貨單上手續(xù)齊全，比如項目有關(guān)人員及收貨人簽字，標(biāo)明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及時間。退貨單一律用入庫單辦理，在入庫單上標(biāo)明“退貨”兩字，數(shù)量用紅字或負(fù)數(shù)表示，必要時附上退貨清單。九、 應(yīng)付材料款及材料成本核算。所有材料不管是通過合同采購或零星采購，都要通過會計“原材料”科目核算，不得直接進(jìn)入“工程施工”科目。通過“原材料”科目來歸集“應(yīng)付材料款”合同材料往往是發(fā)票與送貨不同步，現(xiàn)規(guī)定通過“暫估材料”科目過度，待發(fā)票到位沖轉(zhuǎn)“暫估材料”，轉(zhuǎn)入“應(yīng)付材料款”，只有這樣才能清晰反映材料款往來情況。正常施工項目（除小型并短缺完工的項目外），每月必須結(jié)轉(zhuǎn)材料成本，根據(jù)當(dāng)月出庫單，借“工程施工”，貸“原材料”科目，及時反映項目成本情況，同時在ERP上清楚反映各施工班組領(lǐng)料情況，為工程審計創(chuàng)造條件。小型并短期內(nèi)完成的項目，在工程竣工時一次性結(jié)轉(zhuǎn)材