銷售與收款內(nèi)部控制

1、第四章第四章 銷售和應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制銷售和應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制第一節(jié)第一節(jié) 銷售和應(yīng)收賬款的內(nèi)容銷售和應(yīng)收賬款的內(nèi)容1制定銷售計(jì)劃2訂單處理3賒銷批準(zhǔn)4發(fā)貨5開票6會(huì)計(jì)紀(jì)錄7收款8壞賬處理9銷售調(diào)整1制定銷售計(jì)劃制定銷售計(jì)劃l依據(jù)l本企業(yè)的生產(chǎn)能力對市場需求的調(diào)查2訂單處理訂單處理 (1)接受訂單。將客戶名稱與管理當(dāng)局事先核準(zhǔn)的客戶名單進(jìn)行核對 (2) 內(nèi)容和數(shù)量，登記訂單。(3)編制銷售通知單。3批準(zhǔn)賒銷批準(zhǔn)賒銷l賒銷批準(zhǔn)部門：賒銷批準(zhǔn)部門：信用部門/信用小組(設(shè)在會(huì)計(jì)部門下) /專門的人員4發(fā)貨發(fā)貨l發(fā)貨部門：倉庫部門l發(fā)貨根據(jù)：信用部門核準(zhǔn)的銷售通知單發(fā)貨l發(fā)貨編單：發(fā)貨憑證發(fā)貨憑證 (

2、出庫單、提貨單出庫單、提貨單)5開票開票l開票部門：會(huì)計(jì)部門l開票依據(jù)：銷售訂單、銷售通知單、出庫單(或提貨單)等核對相符l開票編單：銷售發(fā)票，提供給客戶6會(huì)計(jì)記錄會(huì)計(jì)記錄l記錄部門：會(huì)計(jì)部門會(huì)計(jì)人員l記錄內(nèi)容：l記賬憑證l應(yīng)收賬款明細(xì)賬和總賬l主營業(yè)務(wù)收入總賬和明細(xì)賬A.庫存商品總賬和明細(xì)賬7收款收款l收款形式l支票形式l現(xiàn)鈔形式l結(jié)算形式l會(huì)計(jì)部門l編制相應(yīng)的記賬憑證A.登記相應(yīng)的總賬和明細(xì)賬8壞賬處理壞賬處理l無法收回的應(yīng)收賬款作為壞賬進(jìn)行處理須經(jīng)批準(zhǔn)須經(jīng)批準(zhǔn)l已經(jīng)沖銷的應(yīng)收賬款，應(yīng)登記在備查登記簿l以便對壞賬進(jìn)行動(dòng)態(tài)的檢測l以便沖銷的應(yīng)收賬款以后又收回時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理(3)年末計(jì)提壞賬準(zhǔn)

3、備。依據(jù)l收賬款的余額l賬齡分析9銷售調(diào)整銷售調(diào)整銷售退回業(yè)務(wù)銷售折讓業(yè)務(wù)銷售折扣業(yè)務(wù)銷售調(diào)整商業(yè)折扣現(xiàn)金折扣第二節(jié)第二節(jié) 銷售和應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)中的常見弊端銷售和應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)中的常見弊端1虛記銷售收入，調(diào)節(jié)利潤2銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)不實(shí)，調(diào)節(jié)利潤3收款方式選用不當(dāng)，造成壞賬4銷售費(fèi)用支出失控，成本增大5銷售憑證保管不嚴(yán)，造成資產(chǎn)流失第三節(jié)第三節(jié) 銷售和應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度銷售和應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度l職務(wù)分離制度l定單的證實(shí)和審核制度l折扣和折讓政策制訂和審核制度l發(fā)貨通知單(發(fā)運(yùn)單)編制和證實(shí)制度l銷貨業(yè)務(wù)的執(zhí)行制度l銷貨發(fā)票的控制制度l收款業(yè)務(wù)的控制制度l應(yīng)收帳款的控制制度l退化理賠的審核控制制度

4、l銷售預(yù)算的控制制度1職務(wù)分離制度職務(wù)分離制度(內(nèi)部牽制內(nèi)部牽制)l職務(wù)分離，即不相容職務(wù)進(jìn)行分離。是控制不相容職務(wù)的組織防范體制。即組織設(shè)計(jì)及職務(wù)安排上，將不相容職務(wù)分開交給不同人員，或不同部門去擔(dān)任，形成一個(gè)互相監(jiān)察，互相牽制，互相核對的業(yè)務(wù)機(jī)制。l企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的步驟：授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行與記錄。不相容職務(wù)的分離要求以上步驟分別由不同的人員或部門實(shí)施。l理論基礎(chǔ)：兩個(gè)假設(shè)理論基礎(chǔ)：兩個(gè)假設(shè)1兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或部門無意識(shí)地犯同樣錯(cuò)誤要比單獨(dú)一個(gè)人或部門犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)?。?兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或部門有意識(shí)地合伙舞弊的可能性大大低于單獨(dú)一個(gè)人或部門舞弊的可能性。銷售和應(yīng)收賬款中的職務(wù)分離制

5、度銷售和應(yīng)收賬款中的職務(wù)分離制度(1)接收客戶定單的人最后核準(zhǔn)付款條件的人。(2)發(fā)貨通知單的編制人存貨的提取、產(chǎn)品的包裝和托運(yùn)人。(3)填制的發(fā)票人發(fā)票的復(fù)核人。(4)辦理退貨實(shí)物驗(yàn)收工作的職務(wù)退貨賬務(wù)記錄職務(wù) (5)應(yīng)收賬款的記賬員成為應(yīng)收賬款的核實(shí)者。2購貨定單的證實(shí)和審核制度購貨定單的證實(shí)和審核制度購貨定單的審核購貨定單簽字購貨定單登記新客戶購貨定單的審核新客戶購貨定單的審核老客戶定單的審核要點(diǎn)老客戶定單的審核要點(diǎn)l成交記錄中與表現(xiàn)出不良支付信譽(yù)，則不予考慮賒銷l成交記錄中與表現(xiàn)出良好支付信譽(yù)，則檢查數(shù)量。l購貨定單所需數(shù)量同過去的數(shù)量基本相同，即可辦理批準(zhǔn)手續(xù)。l購貨定單所需數(shù)量大大

6、超過了歷史記錄，在辦理批準(zhǔn)手續(xù)前，必須要求客戶提供近期的財(cái)務(wù)報(bào)表，并通過對財(cái)務(wù)報(bào)表的審查來判斷客戶近期的財(cái)務(wù)狀況，然后決定是否接受定單。對新客戶定單的審核要點(diǎn)：對新客戶定單的審核要點(diǎn)：l要求其同時(shí)提供能夠證明其資信情況的資料和財(cái)務(wù)報(bào)表。通過分析其資信情況決定是否接受其購貨定單，以及允許的信貸限額。l客戶難以提供其資信情況資料時(shí)，對本次定單規(guī)定最大供貨數(shù)量，證實(shí)確有良好信譽(yù)后，供貨數(shù)量擴(kuò)大l定單簽字：定單簽字：l購貨信貸的批準(zhǔn)需經(jīng)信用部門經(jīng)理或其他被授權(quán)人簽字同意。l購貨定單的接受需銷售部門經(jīng)理人的簽字同意。l定單登記：購貨定單登記簿定單登記：購貨定單登記簿l登記收到的每一份購貨定單l登記成交后

7、銷售執(zhí)行情況和客戶支付情況3折扣和折讓政策制訂和審核制度折扣和折讓政策制訂和審核制度l目標(biāo)：l使這種額銷售和應(yīng)收賬款減少額保持在合理的范圍內(nèi)使這種額銷售和應(yīng)收賬款減少額保持在合理的范圍內(nèi)銷售折扣銷售折扣-政策控制政策控制l折扣：制定詳細(xì)的折扣政策或規(guī)定。l商業(yè)折扣：規(guī)定應(yīng)詳細(xì)說明可以享受折扣的客戶的條件，不同數(shù)量和品種的購貨定單可以享受的折扣比例等?，F(xiàn)金折扣：規(guī)定應(yīng)詳細(xì)說明適用的范圍和不同支付時(shí)間可享受的折扣比例等。l銷售折扣控制要的點(diǎn)：l折扣政策必須得到最高管理當(dāng)局的批準(zhǔn)。l銷售部門在應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行折扣政策。l折扣應(yīng)經(jīng)過銷售部門經(jīng)理的審核簽字認(rèn)可。辦理現(xiàn)金收入或記錄應(yīng)收賬款明細(xì)賬業(yè)務(wù)的人不能同時(shí)

8、辦理給予客戶折扣的業(yè)務(wù)。銷售折讓銷售折讓-程序控制程序控制l偶爾發(fā)生的，缺乏共同特征，在事前較難制定出一個(gè)允許給予的折讓范圍和標(biāo)準(zhǔn)，因此不能應(yīng)用政策控制。l折讓范圍和標(biāo)準(zhǔn)通常根據(jù)客戶的抱怨程度和對其提出的異議進(jìn)行的分析判斷確定?？蛻籼岢稣圩屢笃髽I(yè)記錄折讓理由派員調(diào)查核實(shí)理由由被授權(quán)人來復(fù)核理由和企業(yè)調(diào)查的結(jié)果決定在特定情況下給予客戶特定折讓金額折扣和折讓的文檔管理：折扣和折讓的文檔管理：l折扣和折讓批準(zhǔn)文件記錄在折扣、折讓事項(xiàng)備忘錄上l折扣、折讓事項(xiàng)備忘錄事先連續(xù)編號l折扣、折讓事項(xiàng)備忘錄由專門的職員定期檢查l調(diào)查遺缺的備忘錄并說明原因4發(fā)貨通知單發(fā)貨通知單(發(fā)運(yùn)單發(fā)運(yùn)單)編制和證實(shí)制度編制

9、和證實(shí)制度l(1)發(fā)貨通知單(發(fā)運(yùn)單)編制制度l發(fā)貨通知單(發(fā)運(yùn)單)編制是銷售部門將購貨定單轉(zhuǎn)錄登記發(fā)貨通知單上，并用發(fā)貨通知單來控制整個(gè)銷售業(yè)務(wù)的執(zhí)行程序。l發(fā)貨通知單的作用發(fā)貨通知單的作用l以完整和規(guī)范化的格式反映不同客戶定單內(nèi)容l證明銷售過程中所需的各種授權(quán)和批準(zhǔn)l作為各部門在執(zhí)行發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)或記錄有關(guān)賬冊時(shí)的書面依據(jù)通過各環(huán)節(jié)的簽字來監(jiān)督每一環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)處理工作l發(fā)貨通知單要求：發(fā)貨通知單要求：l正式鑒發(fā)前向詢問庫存提高顧客滿意度l事先進(jìn)行連續(xù)編號l格式統(tǒng)一且能反映出各銷售環(huán)節(jié)控制l在執(zhí)行后應(yīng)歸檔管理由專門的職員對其進(jìn)行定期檢查l(2)發(fā)貨通知單發(fā)貨通知單(發(fā)運(yùn)單發(fā)運(yùn)單) 證實(shí)制度證實(shí)制度l

10、正式執(zhí)行前正式執(zhí)行前向客戶進(jìn)行證實(shí)。l因轉(zhuǎn)錄登記的錯(cuò)誤l客戶改變?nèi)∠▎?銷貨業(yè)務(wù)執(zhí)行制度銷貨業(yè)務(wù)執(zhí)行制度l銷貨業(yè)務(wù)執(zhí)行是指對編制和證實(shí)的發(fā)貨通知單的執(zhí)行。l執(zhí)行的環(huán)節(jié)執(zhí)行的環(huán)節(jié)l存貨的提取存貨的提取l存貨的包裝存貨的包裝l存貨的發(fā)運(yùn)存貨的發(fā)運(yùn)l執(zhí)行的部門執(zhí)行的部門l倉儲(chǔ)部門倉儲(chǔ)部門l運(yùn)輸部門運(yùn)輸部門獨(dú)立職員獨(dú)立職員倉儲(chǔ)部門倉儲(chǔ)部門l基本職責(zé)：獲得授權(quán)后發(fā)貨l獲得授權(quán)方式：發(fā)貨通知單運(yùn)輸部門運(yùn)輸部門l基本職責(zé)：決定運(yùn)輸路線和安排運(yùn)輸日程基本職責(zé)：決定運(yùn)輸路線和安排運(yùn)輸日程l獲得授權(quán)：l銷售部門填制的裝運(yùn)單倉儲(chǔ)部門轉(zhuǎn)來的發(fā)貨通知單其他獨(dú)立職員其他獨(dú)立職員(門衛(wèi)門衛(wèi))的的監(jiān)督監(jiān)督基本職責(zé)：監(jiān)督監(jiān)督

11、發(fā)貨業(yè)務(wù)執(zhí)行者發(fā)貨業(yè)務(wù)執(zhí)行者(倉儲(chǔ)部門倉儲(chǔ)部門和和運(yùn)輸部門運(yùn)輸部門) 的行為的行為l對所發(fā)運(yùn)實(shí)物進(jìn)行清點(diǎn)l將所發(fā)運(yùn)實(shí)物同發(fā)貨通知單上列明的品種和數(shù)量核l檢查發(fā)運(yùn)人和清點(diǎn)復(fù)核人應(yīng)在有關(guān)憑證上簽字負(fù)責(zé)6銷貨發(fā)票控制制度銷貨發(fā)票控制制度l銷貨發(fā)票意義：銷售發(fā)票是會(huì)計(jì)上銷售業(yè)務(wù)的正式記錄l授權(quán)獲得方式：授權(quán)獲得方式：l購貨定單發(fā)貨通知單銷貨發(fā)票控制控制的要點(diǎn)銷貨發(fā)票控制控制的要點(diǎn)l(1)核對開票依據(jù)發(fā)貨通知單等上的連續(xù)編號，以保證所有發(fā)出貨物均開單。l(2)發(fā)票人客戶的名稱應(yīng)同主要客戶一覽表或客戶購貨訂單相對照。l(3)發(fā)票上的數(shù)量必須以發(fā)貨通知單上載明的實(shí)際發(fā)運(yùn)的貨物數(shù)量記錄或完成的勞務(wù)數(shù)量記錄為依

12、據(jù)，并應(yīng)受到非記錄發(fā)運(yùn)數(shù)量人的檢查。銷貨發(fā)票控制控制的要點(diǎn)銷貨發(fā)票控制控制的要點(diǎn)l(4)發(fā)票上的價(jià)格必須以信貸部門和銷售部門批準(zhǔn)的金額或價(jià)格目錄表為依據(jù)，并應(yīng)受到獨(dú)立于銷售職能的其他人員的檢查。l(5)開票人算出的金額和其他內(nèi)容應(yīng)受到其他獨(dú)立于發(fā)票編制人的復(fù)核l(6)發(fā)票總額應(yīng)加以控制，即所有發(fā)票應(yīng)定期加出合計(jì)金額，以便同應(yīng)收賬款或銷貨合計(jì)數(shù)相核對。8應(yīng)收賬款的控制制度應(yīng)收賬款的控制制度l控制要點(diǎn)：l為防止應(yīng)收賬款被虛列，應(yīng)收賬款的記錄必須以經(jīng)銷售發(fā)票和發(fā)運(yùn)賬單等為依據(jù)。l根據(jù)應(yīng)收賬款的明細(xì)賬戶定期編制應(yīng)收賬款余額核對表，并將該表寄客戶請其認(rèn)可。編制應(yīng)收賬款余額核對表的職員不能同時(shí)擔(dān)任從事記錄

13、或調(diào)整應(yīng)收賬款的工作。l應(yīng)收賬款的總賬和明細(xì)賬戶的登記應(yīng)由不同職員根據(jù)匯總的記賬憑證和各種原始憑證、記賬憑證分別登記。l由獨(dú)立于記錄應(yīng)收賬款的其他職員定期檢查核對總賬戶和明細(xì)賬戶的余額。l由信用部門定期編制應(yīng)收賬款的賬齡分析表，分析是否有虛列的應(yīng)收賬款或不能收回的應(yīng)收賬款。l專人對應(yīng)收賬款賬齡較長的貸款進(jìn)行催收和索取，以保證公司的債權(quán)得以收回。l應(yīng)收賬款的各種貸項(xiàng)調(diào)整(包括壞賬沖銷、折扣或折讓的給予)必須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)批準(zhǔn)。9退貨退貨理賠審核控制理賠審核控制制度制度l理賠業(yè)務(wù)在銷售環(huán)節(jié)中不多，但對企業(yè)的信譽(yù)有較大的影響，理賠審核的控制非常重要。退貨理賠控制要點(diǎn)：退貨理賠控制要點(diǎn)：(1)由收貨

14、部門或獨(dú)立的退貨驗(yàn)收部門驗(yàn)收退貨(2)由收貨部門或獨(dú)立的退貨驗(yàn)收部門填制退貨接收報(bào)告(3)由顧客服務(wù)部門調(diào)查退貨索賠(4)由銷售部門核準(zhǔn)退貨(5)由銷售部門填制和郵寄貸項(xiàng)通知單(1)驗(yàn)收退貨驗(yàn)收退貨l驗(yàn)收方法：與驗(yàn)收采購貨物的方法相同。l(2)填制退貨接收報(bào)告填制退貨接收報(bào)告l填制該報(bào)告的職員不應(yīng)同時(shí)從事貨物發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)。l一切有關(guān)的資料必須記錄在該報(bào)告上。l當(dāng)著客戶的面全部填寫完畢。l退貨接收報(bào)告由獨(dú)立于發(fā)貨和收貨職能的職員的檢查。l(3)調(diào)查退貨索賠調(diào)查退貨索賠l將調(diào)查結(jié)果和意見記錄在退貨接收報(bào)告上，并交信貸、會(huì)計(jì)和銷售部門作最后的核準(zhǔn)。l(4)核準(zhǔn)退貨核準(zhǔn)退貨l(5)填制和郵寄貸項(xiàng)通知單：填

15、制和郵寄貸項(xiàng)通知單：l退貨接收報(bào)告得到批準(zhǔn)后編制。l貸項(xiàng)通知單事先應(yīng)編號加以控制。l郵寄給客戶前對數(shù)量、價(jià)格和其他內(nèi)容復(fù)核。l貸項(xiàng)通知單和其他相應(yīng)的資料應(yīng)附在有關(guān)分錄憑證上，作為過入應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬的附件。l退貨在批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)入帳，修正銷售和應(yīng)收賬款余額。10銷售的預(yù)算控制制度銷售的預(yù)算控制制度(1)銷售預(yù)算的編制控制(2)銷售預(yù)算的執(zhí)行控制(1)銷售的預(yù)算編制控制要點(diǎn)：銷售的預(yù)算編制控制要點(diǎn)：l銷售預(yù)算全面控制營業(yè)收入業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)l銷售預(yù)算由計(jì)劃部門與銷售部門編制l各項(xiàng)數(shù)據(jù)接受企業(yè)主管的嚴(yán)格分析論證l(2)銷售預(yù)算執(zhí)行銷售預(yù)算執(zhí)行l(wèi)銷售部門經(jīng)理定期將實(shí)際的銷售收入同預(yù)算進(jìn)行比較。l財(cái)務(wù)部門經(jīng)理應(yīng)定期