出口方案跟單設(shè)計(jì)

1、光聯(lián)光電公司光纖光纜由口跟單方案摘要：跟單員在國(guó)際貿(mào)易中起著舉足輕重的作用，外貿(mào)跟單能對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)程中現(xiàn)實(shí)的或潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制，以及產(chǎn)品質(zhì)量上的了解。跟單是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對(duì)貨物加工、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等部分或者全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行合同，湖南光聯(lián)光電科技有限公司作為一個(gè)國(guó)內(nèi)外銷售兼顧的光纖光纜生產(chǎn)出口商，本文將依據(jù)光纖光纜出口合同設(shè)計(jì)具體的跟單流程和操作方法，主要設(shè)計(jì)光纖光纜出口跟單問(wèn)題的解決方案。關(guān)鍵字：出口合同跟單光纖光纜目錄一、引言31.1 光纖光纜發(fā)展現(xiàn)狀31.2 跟單員的重要性3二、光聯(lián)光電科技公司背景介紹3三、光纖光纜

2、出口跟單流程介紹43.1 下達(dá)產(chǎn)品合同43.2 下達(dá)包裝材料53.3 委托貨代公司訂艙63.4 安排光纜及相關(guān)產(chǎn)品驗(yàn)貨7四、光纖光纜跟單流程中存在的問(wèn)題74.1 合同、訂單跟蹤表建立不完整74.2 委托訂艙和出貨地點(diǎn)不合理問(wèn)題74.3 交貨期不準(zhǔn)確、產(chǎn)品質(zhì)量差以及驗(yàn)貨安排不妥當(dāng)84.4 光纖光纜產(chǎn)品跟單上技術(shù)欠發(fā)達(dá)8五、解決光纖光纜出口跟單問(wèn)題的方案95.1 仔細(xì)核對(duì)合同細(xì)節(jié)，并合理安排生產(chǎn)95.2 下達(dá)的合同包裝資料齊全、最新、及時(shí)95.3 準(zhǔn)確確認(rèn)出貨形式與及時(shí)安排驗(yàn)貨105.4 公司應(yīng)擴(kuò)大光纖光纜生產(chǎn)規(guī)模，提高產(chǎn)業(yè)地位10總結(jié)10參考文獻(xiàn)11一、引言1.1 光纖光纜發(fā)展現(xiàn)狀2014年，全

3、球各地區(qū)對(duì)光纖光纜需求都呈現(xiàn)較大幅度增長(zhǎng)，印度和南亞相關(guān)地區(qū)高達(dá)60%,西歐增長(zhǎng)20%,東歐增長(zhǎng)13%,北美增長(zhǎng)19%。中國(guó)原纖維出貨量達(dá)23%。根據(jù)CRU分析，2014年中國(guó)光纖光纜需求增速8%,下面介紹湖南省光纖光纜月度產(chǎn)量情況分析，如圖所示：時(shí)間當(dāng)月產(chǎn)量（芯千米）當(dāng)月同比（）2014年03月32740.00-29.31%2014年04月42646.0024.20%2014年05月98346.0045.94%2014年06月122673.00178.37%1.2 跟單員的重要性外貿(mào)企業(yè)的生存和發(fā)展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進(jìn)者，跟單員的工作跨越了整個(gè)企業(yè)運(yùn)作體系的每一個(gè)環(huán)節(jié)，湖南

4、光聯(lián)光電科技公司是一家出口光纖光纜的流通性外貿(mào)公司。有利于促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有序化，有利于外貿(mào)業(yè)務(wù)進(jìn)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，有利于交流信息和處理信息。收集來(lái)自生產(chǎn)、物流、海關(guān)、商檢等各部門的信息，在履行每一筆合同中，能夠進(jìn)行有效的處理信息和完成業(yè)務(wù)跟單任務(wù)，本設(shè)計(jì)基于光纖光纜相關(guān)產(chǎn)品出口跟單采取的一系列方案。二、光聯(lián)光電科技公司背景介紹湖南光聯(lián)光電科技有限公司專業(yè)生產(chǎn)光纖光纜，2004年通過(guò)信息產(chǎn)業(yè)部電信入網(wǎng)許可證書，2008年獲得ADSS和OPGW光纜的許可證書。湖南光聯(lián)作為最早的光纖光纜廠家之一，我們一直追求“質(zhì)量創(chuàng)造品牌，服務(wù)成就我們”的原則，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，從選料到產(chǎn)品生產(chǎn)，注重產(chǎn)品檢驗(yàn)，確認(rèn)產(chǎn)

5、品合格，完善產(chǎn)品生產(chǎn)鏈，面對(duì)日益多元化的需求，我們研發(fā)的團(tuán)隊(duì)，一直在研究適應(yīng)新型環(huán)境下的光纜，先后完成電力光纜特種光纜（ADSS、OPGW、OPPC、OPLC光纜），礦用阻燃新型光纜（MGTSV、MGXTSV、GYFTZY光纜），野外地埋光纜（GYTA53、GYTY53）等特殊光纜的研發(fā)生產(chǎn)，長(zhǎng)期以來(lái)，公司憑高品質(zhì)的產(chǎn)品、高素質(zhì)的服務(wù)、以及良好的信譽(yù)贏得了廣大的客戶和國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)。三、光纖光纜出口跟單流程介紹外貿(mào)跟單員按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類，前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉(cāng)庫(kù)為止，中程跟單是指跟到裝船清關(guān)為止，全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止。本文以光

6、聯(lián)光電科技有限公司與阿爾巴尼亞客戶TELESYS-ABsh.p.k公司出口光纖光纜相關(guān)產(chǎn)品的合同流程：下達(dá)合同一一下達(dá)包裝資料一一委托貨代公司訂艙一一安排驗(yàn)貨一一安排拖柜一一裝箱確認(rèn)來(lái)做詳細(xì)說(shuō)明。3.1 下達(dá)產(chǎn)品合同第一，查看公司合同下達(dá)的消息，如合同號(hào)、PO號(hào)、產(chǎn)品品名、工廠、數(shù)量、客人、客戶經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、包裝資料、備注信息記錄。第二，收到合同正本后，仔細(xì)認(rèn)真審核合同內(nèi)容，包括檢查是否有產(chǎn)品經(jīng)理及副經(jīng)理兩個(gè)人的簽名，確保合同的有效性。第三，將合同的相關(guān)信息輸入到訂單跟蹤表中，確保其及時(shí)性和準(zhǔn)確性，方便日后對(duì)整個(gè)訂單的跟蹤。第四，收到寄回的合同正本后，歸檔并將系統(tǒng)中此合同下達(dá)消息刪除圖一：光

7、纜產(chǎn)品訂單跟蹤A客戶E內(nèi)鞘合同C產(chǎn)品名稱D貨號(hào)E數(shù)量F合同交期c船期H收購(gòu)價(jià)格£I收購(gòu)金額名J工廠TELESrS-AEGL2014120201光纜8544700001002014/12/282015/1坐S70.翡37,025,00光聯(lián)光電3.2 下達(dá)包裝材料第一，向公司工廠催要確認(rèn)樣，與客戶部確認(rèn)是否收到確認(rèn)樣。第二，催問(wèn)客戶部提供合同的包裝材料。第三，整頓、審核、理解包裝材料內(nèi)容。第四，把此合同的包裝材料以郵件形式轉(zhuǎn)發(fā)給工廠生產(chǎn)，與其跟單打電話確認(rèn)是否收到，以便工廠順利安排生產(chǎn)、及包裝。三圖三：商業(yè)發(fā)票HUNANGUANGLIANPHOTOELECTRICIPfTECHNOLOG

8、IESCO.,LTDCOMMERCIALINVOICEPlNd:GL2D14120=301FrcwniAttn：HurtanGijanglianPhiDtoelectricityTechnologieECo_3LidAdd:Nb.3118.WanjialiMddleR<jadLChangsha.Tran,Ctww.410007Mobile二<861862756E2557：*36731酩501765EmBil:srl-ContactPersoTi:Kte.AriesHbsngDate:December2lti.2014Consigiw&rMtn.TELESYS-AB5h.p.

9、kCofttkuv用3n蟲r九HLTirana,AJhsna.Tel:+35542229S31htabte.*39567201ISAlContactPerson:EdmondShytstt«tnDescrlpboniQTYCFDurrnUnitPrdce(USD)CFDurmTotalPriw(LI5D)1F%tiraptcuiMi100*HL2B2Flberopt。cab'140£221.72S311.0W即3Optics1FiberJcantCte.LTB5JS1S.CIDS95D.OO4口印由DiE.tnbidtianBox&Dsn.2oST鼠.005

10、Fib*rOpteSpin*SOS1931rS1.1S8.&06Fib»rOptt50.75315000ToCalAnoirt:US541416dQAmoLrtinMorti±(ln:UEDFORTTONETHOUSANDONEHJhDREDSIXTEENANDFOURTYC34TSONLY.NOTE:1.Thepa/mensterra:CIF口urresPtb&m.Paidby30%T/Tnad例nee.BaLanuTO%before：delraery.ZThepariofLoading:Shangh®1.Clwia.WHh20GPCmtaine

11、r.I3LThepartofDes-tination:Dunes.Albania.%The111meerfdelruery1075werkf但修arfterneeeaingdepisort.3.3 委托貨代公司訂艙第一，向工廠要光纜的木軸包裝的外箱尺寸、毛凈重、貨號(hào)時(shí)間。第二，對(duì)照合同光纜及光纖分路器相關(guān)產(chǎn)品總數(shù)為610PCS,貨代公司確認(rèn)其出貨形式走一個(gè)1*20GP。第三，光聯(lián)光電科技有限公司有自己的工廠，因此確定工廠拖柜地點(diǎn)為光聯(lián)光電工廠地點(diǎn)。同時(shí)檢查合同內(nèi)相關(guān)內(nèi)容檢查無(wú)誤后，打印合同托運(yùn)單備份并將托單發(fā)給單證相關(guān)部門及時(shí)委托長(zhǎng)沙羅世物流貨代托運(yùn)。圖四：裝箱單<HUNANGUANGU

12、ANPHOTOELECTRIGITVTECHNOLOGIESCO,LTDPACKINGLISTPlNc：GL20H120201DrtJanuaryJSth2015LFrom:Can&igriee:Attn:HunanGuangliafiPhDtcelectricjtyTectn曲或與Co.,Ltdhb31«.WnjiabiM聞11際方他.Hma.Chira.4lO(WMsbie:鑲，照275682酶THErnatl:aresgkftercabte.DomC4rnaciPerwn:Ms,在依血.Ann:TELESYS-ABs.kp.k而“.府QAku二FfttiKiK想穌討函電

13、3tiILT/ara,barn.TeJ：3554222331Mobil*溺6?式I118«1CdniaclPerson:EdmondStti1kmHSCadfePmdLetQTYNrtt(Wfight(阿Huniffp配kw里TotalVoluw1(CB鬧|1354470Fiber/i也回旭六靛三1002250501102r454470000Pib*r印tClMftfi!5EEBia.go3，K«cslFiberJoimOosure光霰安霸直二50115-IfKQSO4rOpticalDisnbiilKMiBox.我1c股燃耙無(wú)獨(dú)橫工工65rritefSpihSfS韓年號(hào)翼

14、聃W451).04&曉177,二算FiberOpcePigjaji五2Q045他您1JW1«n.n3.4 安排光纜及相關(guān)產(chǎn)品驗(yàn)貨阿爾及利亞客人的貨物都要求客檢，但在安排客檢之前，為了確保貨物質(zhì)量，首先要安排公司自檢。跟單員首先要與工廠確認(rèn)貨號(hào)時(shí)間，轉(zhuǎn)達(dá)工廠預(yù)檢時(shí)間、客檢時(shí)間，及時(shí)驗(yàn)貨。安排拖柜：確認(rèn)合同的拖柜郵件后，與光聯(lián)光電公司工廠確認(rèn)出貨時(shí)間，確認(rèn)時(shí)間后，記錄拖柜出貨時(shí)間、實(shí)際船期。裝箱確認(rèn)：按拖柜時(shí)間、合同號(hào)、裝箱單傳真件與裝柜圖片記錄文件夾，收到裝箱單之后，核對(duì)其裝箱數(shù)據(jù)與合同托單的數(shù)據(jù)是否一致，即共為610箱，無(wú)溢短裝。四、光纖光纜跟單流程中存在的問(wèn)題4.1 合同、

15、訂單跟蹤表建立不完整合同是以美金為交易貨幣、合同上標(biāo)明此合同項(xiàng)下的貨物是需要客檢的、此合同項(xiàng)下的客人是有具體訂艙要求的、并且此合同的客人是有自己指定的貨代等，在實(shí)際跟單過(guò)程中，我們很容易因?yàn)椴蛔屑?xì)的原因而漏掉某個(gè)信息，導(dǎo)致后期跟單、單證及運(yùn)輸操作也容易出錯(cuò)。4.2 委托訂艙和出貨地點(diǎn)不合理問(wèn)題訂艙前未注意合同的相關(guān)備注，如合同是否為美元合同、是否為商檢產(chǎn)品、貨物所在工廠是否有所更改、光纜光纖是否以混裝、套裝形式來(lái)包裝等，導(dǎo)致在委托訂艙中沒(méi)有寫明備注，從而使貨運(yùn)情況出現(xiàn)一系列問(wèn)題。要求商檢的產(chǎn)品（如木質(zhì)產(chǎn)品等），光纜的包裝是木軸。在出運(yùn)前未做商檢，海關(guān)查驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)導(dǎo)致扣留。同時(shí)出貨地點(diǎn)不合理，又

16、或者在確認(rèn)拖柜時(shí)間時(shí)，沒(méi)有及時(shí)通知準(zhǔn)確變更地點(diǎn)，導(dǎo)致集裝箱重復(fù)來(lái)回托運(yùn)，產(chǎn)生一系列運(yùn)輸費(fèi)用。4.3 交貨期不準(zhǔn)確、產(chǎn)品質(zhì)量差以及驗(yàn)貨安排不妥當(dāng)由于工廠確認(rèn)的交期不準(zhǔn)確，引起我公司的客檢時(shí)間不準(zhǔn)確，同時(shí)在客檢時(shí)，工廠光纜產(chǎn)品品質(zhì)有缺陷，出現(xiàn)客檢不合格的情況，又得重新申請(qǐng)客檢時(shí)間，產(chǎn)生重驗(yàn)費(fèi)，產(chǎn)品返工費(fèi)。如果是船期很緊，這樣的問(wèn)題將會(huì)導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)出貨，則會(huì)引起客戶投訴索賠等問(wèn)題。同一工廠，未把幾票貨物安排在同一時(shí)間驗(yàn)貨，并且驗(yàn)貨時(shí)間臨時(shí)有變動(dòng)的，沒(méi)有及時(shí)通知QC調(diào)度員，浪費(fèi)公司人力、物力、財(cái)力。同時(shí)相關(guān)合同貨物漏排驗(yàn)貨，但是出貨時(shí)間已經(jīng)確認(rèn)，導(dǎo)致無(wú)法提供驗(yàn)貨照片、驗(yàn)貨報(bào)告給客人。導(dǎo)致客人無(wú)法接受出

17、貨。4.4 光纖光纜產(chǎn)品跟單上技術(shù)欠發(fā)達(dá)在產(chǎn)業(yè)鏈上，光聯(lián)光電科技公司并沒(méi)有通過(guò)打破外國(guó)公司在光纖光纜預(yù)制棒上的發(fā)展而導(dǎo)致技術(shù)封鎖，公司未能掌握先進(jìn)的等離子氣象沉積法制棒技術(shù)，無(wú)法降低了生產(chǎn)成本，這樣導(dǎo)致公司從光棒、光纖到光纜和原材料，缺乏完整的產(chǎn)業(yè)鏈。在光纖預(yù)制棒的技術(shù)方面，國(guó)內(nèi)的亨通、中天科技和烽火通信，現(xiàn)在都有了光纖預(yù)制棒項(xiàng)目，而富通集團(tuán)是國(guó)內(nèi)首家掌握具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)光纖有預(yù)制棒技術(shù)的企業(yè)，顯然光聯(lián)光電在產(chǎn)品技術(shù)上需要加大發(fā)展力度。光纖光纜在企業(yè)成本競(jìng)爭(zhēng)上，將會(huì)越來(lái)越激烈。這也是國(guó)內(nèi)企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)的原因。五、解決光纖光纜出口跟單問(wèn)題的方案5.1 仔細(xì)核對(duì)合同細(xì)節(jié)，并合理安排生產(chǎn)在訂艙過(guò)程中，

18、如此合同項(xiàng)下的產(chǎn)品是否要求商檢（如木質(zhì)產(chǎn)品），或者是否為美元合同，在備注欄標(biāo)明：“此合同為美元合同，工廠委托報(bào)”，則需在系統(tǒng)托單上體現(xiàn)出來(lái)，光聯(lián)光電公司光纖光纜產(chǎn)品木質(zhì)的包裝需要商檢。及時(shí)發(fā)行生產(chǎn)計(jì)劃，為了掌握各方面的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)各方面的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，有針對(duì)性的進(jìn)行生產(chǎn)。我們以下圖參考合理的安排生產(chǎn)：5.2 下達(dá)的合同包裝資料齊全、最新、及時(shí)在下達(dá)合同包裝資料前，我們一定要對(duì)應(yīng)合同號(hào)的交貨期、船期、查詢?cè)摵贤Y料是否已經(jīng)全部到位，如果沒(méi)有和還欠缺資料的必須催問(wèn)相關(guān)負(fù)責(zé)人，特別是合同交期、船期較緊的。若郵件中有相關(guān)產(chǎn)品描述、產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品要求，者B要存檔在相應(yīng)合同的文件記錄中。與此同時(shí)，在此批貨物

19、出運(yùn)前，必須時(shí)刻追蹤是否為最新的包裝資料，若資料已光盤形式提供，在寄工廠時(shí)，確保已存檔。嚴(yán)格控制合同交期、船期，及時(shí)訂艙。在訂艙前，必須明確客人的訂艙要求，如要求出貨的柜型及立方數(shù)的控制。然后一般在合同船期前20天就需要訂艙，需要向工廠詢問(wèn)相關(guān)合同號(hào)的實(shí)際外箱尺寸和毛凈重以及工廠預(yù)計(jì)船期，如果工廠告知的交貨時(shí)間超過(guò)了合同要求的船期，則必須及時(shí)將情況反饋給相關(guān)部門。下面以光聯(lián)光電公司本次出口客戶舉例說(shuō)明：光纜光纖訂艙要求立方數(shù)：20GP:28CBM,40GP:58CBM,40HQ:68CBM。一個(gè)訂單如果是有整柜也有散貨的要分開(kāi)托單、訂艙，其次訂艙必須在船期前二周完成。5.3 準(zhǔn)確確認(rèn)出貨形式與及時(shí)安排驗(yàn)貨訂艙前必須根據(jù)產(chǎn)品實(shí)際外箱尺寸與毛凈重確定出貨形式，是出整柜還是散貨，一定要合理算柜，一般來(lái)說(shuō)一個(gè)20GP的集裝箱，最多能裝28個(gè)立方。一個(gè)40GP最多能裝58個(gè)立方，一個(gè)40HQ最多能裝68個(gè)立方。如果是不同產(chǎn)品配同一個(gè)柜的時(shí)候，我們必須要考慮到紙箱之間是否湊箱以及工廠在封箱時(shí)是否平整等因素，避免發(fā)生短裝。并且確定好合理的出貨地點(diǎn)，工廠離什么港口近就走哪個(gè)港口。還有根據(jù)合同交期、船期，在確保產(chǎn)品質(zhì)量基礎(chǔ)上，及時(shí)