圖書館自動化流通管理.

1、 流通工作是圖書館業(yè)務工作的重要環(huán)節(jié)，也是流通工作是圖書館業(yè)務工作的重要環(huán)節(jié)，也是圖書館主要的服務方式之一。圖書館主要的服務方式之一。流通系統(tǒng)直接面對讀者，傳播知識和信息流通系統(tǒng)直接面對讀者，傳播知識和信息, ,使讀者使讀者利用館藏文獻，信息反饋快，發(fā)展也比較快，已逐利用館藏文獻，信息反饋快，發(fā)展也比較快，已逐步形成了一整套流程、方法和制度。步形成了一整套流程、方法和制度。自動化技術的應用給流通工作帶來了不可估量的自動化技術的應用給流通工作帶來了不可估量的前景，既簡化了借閱手續(xù)，改進了管理水平，提高前景，既簡化了借閱手續(xù)，改進了管理水平，提高了服務效率，又為圖書館網上各項服務的開展創(chuàng)造了服務效

2、率，又為圖書館網上各項服務的開展創(chuàng)造了條件。了條件。7.17.1圖書館流通管理系統(tǒng)分析圖書館流通管理系統(tǒng)分析7.1.17.1.1業(yè)務分析業(yè)務分析q 流通系統(tǒng)處理的是圖書館利用藏書進行讀者服流通系統(tǒng)處理的是圖書館利用藏書進行讀者服務的全部過程。務的全部過程。q這個過程主要由三個實體構成這個過程主要由三個實體構成: :q 圖書館圖書館q 藏書藏書q 讀者讀者q系統(tǒng)分析主要依據這三個實體進行。流通工作系統(tǒng)分析主要依據這三個實體進行。流通工作是一門很復雜的管理科學。它以圖書的借、還為是一門很復雜的管理科學。它以圖書的借、還為主干，把其它各項工作聯(lián)成一體，成為一個完整主干，把其它各項工作聯(lián)成一體，成為一

3、個完整的系統(tǒng)，統(tǒng)稱為流通管理系統(tǒng)。的系統(tǒng)，統(tǒng)稱為流通管理系統(tǒng)。1.讀者分析讀者是流通系統(tǒng)的服務對象。讀者有不同的類型和范圍。由于受到藏書條件的限制，圖書館一般采取限定讀者范圍、指定借閱權限等方法，因此，系統(tǒng)分析和設計人員必須獲得本系統(tǒng)的讀者類型、讀者范圍、讀者數(shù)量、讀者增長率、讀者借閱權限等具體數(shù)據。2.館藏分析 藏書是流通工作的保障，任何一個流通部門都有特定的藏書類型和藏書范圍。分析q藏書類型、q藏書范圍、q藏書數(shù)量、q藏書增長率、q藏書來源、q藏書剔舊等有關藏書工作的各種數(shù)據。q對藏書各種指標的分析是設計藏書統(tǒng)計功能的基礎。3.3.流通服務分析流通服務分析 （1 1）流通工作分析）流通工作

4、分析流通工作主要有借書、還書、續(xù)借、預約、罰款登記、讀者流通工作主要有借書、還書、續(xù)借、預約、罰款登記、讀者證件管理、圖書去向查詢及讀者書目查詢等。證件管理、圖書去向查詢及讀者書目查詢等。有哪些統(tǒng)計報表、統(tǒng)計指標和統(tǒng)計方法，有哪些輸出產品等，有哪些統(tǒng)計報表、統(tǒng)計指標和統(tǒng)計方法，有哪些輸出產品等，分析中應得到具體參數(shù)。分析中應得到具體參數(shù)。 （2 2）借閱規(guī)則分析）借閱規(guī)則分析 借閱規(guī)則是流通系統(tǒng)正常運行的制度保障，通過對本館借借閱規(guī)則是流通系統(tǒng)正常運行的制度保障，通過對本館借閱規(guī)則分析，確定流通中的各項制度及具體參數(shù)。閱規(guī)則分析，確定流通中的各項制度及具體參數(shù)。 各類不同讀者及其對應的不同的借

5、閱權限數(shù)據等，如，讀者各類不同讀者及其對應的不同的借閱權限數(shù)據等，如，讀者類型、文獻類型、借閱數(shù)量、借閱時間（借期和借閱數(shù)量按不類型、文獻類型、借閱數(shù)量、借閱時間（借期和借閱數(shù)量按不同類型的圖書和載體來決定）、續(xù)借次數(shù)、預約資格、違章停同類型的圖書和載體來決定）、續(xù)借次數(shù)、預約資格、違章停借規(guī)則及罰款條例等。分析中應得到具體參數(shù)。借規(guī)則及罰款條例等。分析中應得到具體參數(shù)。7.1.2數(shù)據類型 流通系統(tǒng)的數(shù)據主要有四種類型分別是 （1）圖書數(shù)據 （2）讀者數(shù)據 （3）流通數(shù)據 （4）流通系統(tǒng)運行參數(shù) 以上四種類型數(shù)據中，有些數(shù)據是固定不變的，有些數(shù)據是經常變動的，所以這些數(shù)據常常處在兩種不同的狀態(tài)

6、，一般把這兩種狀態(tài)的數(shù)據也叫做靜態(tài)數(shù)據和動態(tài)數(shù)據。 1. 1.圖書數(shù)據圖書數(shù)據主要描述流通圖書本身的各種信息，用于圖書館工作人員對流通圖書的控制，建立流通書目。 流通系統(tǒng)存儲的圖書數(shù)據主要指圖書館的流通館藏，書目記錄中流通所需的內容是：索書號、題名等。復本記錄提供了圖書館每一種圖書所擁有復本的記錄，這種復本記錄包括書的條形碼、復本館藏地點等。對流通系統(tǒng)來說，這是基本的、必須的，因為圖書館流通的是圖書的復本而不是書目實體。 圖書數(shù)據的設計，以方便流通工作為主，主要有：索書號、登錄號、書名、作者、價格、復本數(shù)、館藏地點、借閱的限定條件（如只供某一范圍的讀者使用）等。 2.讀者數(shù)據v該數(shù)據描述讀者本

7、身的信息，用以建立讀者文檔，v每一位讀者必須有較完整的數(shù)據以表明讀者身份，便于從多種途徑統(tǒng)計讀者借閱情況，實現(xiàn)嚴格的管理。v讀者數(shù)據主要有：借書證號、姓名、性別、年齡、職業(yè)、職稱、通信地址、電話號碼、E-mail地址、辦證日期、有效期限、證件狀態(tài)、借閱權限等。v對于通信地址和電話號碼等信息，應經常注意其變動情況。隨時修改，以便使圖書催詢工作和圖書預約工作能順利進行。 3.流通數(shù)據 該數(shù)據反映圖書借閱中讀者和圖書之間的各種相互關系，是對讀者和圖書的控制。可分為以下各部分： (1)流通狀態(tài)數(shù)據 描述讀者或圖書在時間上和空間上的位置。 (2)預約數(shù)據 預約數(shù)據描述預約狀態(tài)，數(shù)據包括預約人姓名、預約時

8、間、預約書名、預約人借書證號等。 (3)統(tǒng)計數(shù)據 描述讀者管理、藏書管理和流通管理過程中的各種數(shù)據，供統(tǒng)計使用統(tǒng)計數(shù)據的項目主要包括在圖書數(shù)據和讀者數(shù)據中。 如：某讀者在某一時刻借閱處于什么如：某讀者在某一時刻借閱處于什么狀態(tài)（已借滿、可再借、在處罰中等）；狀態(tài)（已借滿、可再借、在處罰中等）；某一本書在某一時刻處于什么狀態(tài)（書某一本書在某一時刻處于什么狀態(tài)（書在架位上、已借出、等待預約者、已丟在架位上、已借出、等待預約者、已丟失、已損壞等）。失、已損壞等）。 預約工作一旦完成，預約數(shù)據便失去預約工作一旦完成，預約數(shù)據便失去意義。但為了對預約借書進行統(tǒng)計，也可意義。但為了對預約借書進行統(tǒng)計，也可

9、以保留一段時間。例如：統(tǒng)計月預約人數(shù)、以保留一段時間。例如：統(tǒng)計月預約人數(shù)、預約書的種數(shù)等，統(tǒng)計完后，打印出報表預約書的種數(shù)等，統(tǒng)計完后，打印出報表存檔，預約數(shù)據可不再保留。存檔，預約數(shù)據可不再保留。 如圖書拒借次數(shù)、圖書周轉率、讀者如圖書拒借次數(shù)、圖書周轉率、讀者借閱率、讀者到館率、藏書利用率等不借閱率、讀者到館率、藏書利用率等不同層次讀者借閱情況等。同層次讀者借閱情況等。4.流通系統(tǒng)運行參數(shù) 為滿足不同類型的圖書館和圖書館流通政策變化的需要，流通系統(tǒng)可采用高度參數(shù)化的方法完成各項流通事務的處理。通過這些參數(shù)設置，能有效提高系統(tǒng)的通用性和靈活性。如，讀者條碼、文獻條碼、文獻類型、讀者類型、借

10、閱權限、借閱期限、預約有效時間、到書保留時間、超期天數(shù)停借、超期冊數(shù)停借、罰款金額、圖書館假期期限、周休息日、工作時間、圖書歸還地址、允借地址等。 7.1.3 流通系統(tǒng)的基本流程 讀者的借書處理 在辦理借書手續(xù)時，工作人員首先檢查讀者的借書證是否有效，借書的數(shù)目是否超過，如該讀者所借的書已出借，即可為讀者辦理預約手續(xù)。 還書處理 只要用光筆掃入圖書上的條形碼，立即更新數(shù)據庫，即可完成還書手續(xù)，同時檢索預約庫，為該書做預約處理。 續(xù)借 若讀者要求續(xù)借，應先檢查該書是否能續(xù)借，一般在沒有其他讀者預約該書時，才可續(xù)借。當有讀者預約該書不能續(xù)借時，應收回此書，并發(fā)送預約通知單。 讀者證件管理 主要是為

11、讀者辦理發(fā)放新證、補證、掛失、注銷及學生辦理離校手續(xù)（高校圖書館）。 圖書管理和統(tǒng)計 圖書的調整、剔舊工作，并每年做圖書利用率的統(tǒng)計，并做新書入庫檢查、驗收、分配工作。 7.2.1 7.2.1 基本功能基本功能1.讀者管理 2.流通管理 3.查詢 4.押金管理與罰款 5.閱覽管理 6.流通統(tǒng)計 7.網上續(xù)借與預約 8.館際互借 9.打印管理 10.參數(shù)設置 1讀者管理 讀者管理為流通管理準備著一個必不可少的數(shù)據讀者數(shù)據。主要功能包括： 讀者登記（包括規(guī)定該讀者的借書權限，借書證的有效期等） 讀者數(shù)據批接入 讀者證注銷 讀者證掛失 讀者驗證 讀者信息修改 讀者證恢復 讀者控制信息處理（有關過期、

12、預約逾期不取的處罰變更等） 2.流通管理 流通管理是流通工作自動化的核心，基本功能包括： 借書與續(xù)借 還回與罰款 預約管理 借書與續(xù)借此模塊的主要操作之一是讀者資格審查。讀者凡具有借書量達到借閱極限、借有逾期書等違規(guī)情況之一者，系統(tǒng)自動拒借；讀者借書證凡屬掛失，注銷或已超過有效期的，系統(tǒng)也自動拒借；若所借的圖書已有其他讀者預約，系統(tǒng)也自動拒借。該模塊一般提供兩種顯示功能：一是簡單信息，只顯示條形碼號；另一個是同時顯示書名、索書號等。用光筆掃入讀者借書證上的條形碼，再掃入圖書上的條形碼，即可完成借書或續(xù)借的手續(xù)。 還回與罰款 還書時，若無此書，系統(tǒng)將自動顯示報警。 若此書有人預約，系統(tǒng)將自動顯示

13、有人預約， 提示管理人員交此書陳列在預約架上。 若此書過期或損壞，系統(tǒng)將自動計算罰款金額。及丟失處理等。 只要用光筆掃入圖書上的條形碼，立即更新數(shù)據庫，即可完成還書手續(xù)。預約管理 只要用光筆掃入讀者借書證上的條形碼后，鍵入所需預約圖書的索書號，就完成預約手續(xù)。也可進行取消某書的預約。 讀者也可以在網上檢索的基礎上自行預約和取消預約。 當讀者所預約的書歸還的時候，系統(tǒng)會自動打印預約到書通知單。 還可在參數(shù)文件中設定讀者最多預約書數(shù)目、預約書保留時間及不同類型讀者優(yōu)先級。 3.查詢分為讀者和管理人員兩級查詢。讀者可查其已借書、預約、過期書、罰款等功能。 管理員可查讀者注冊、借書情況、所有預約、過期

14、、罰款等情況，某書的去向和某種書的狀態(tài)等功能。對中英文圖書，還可以通過書的條形碼和索書號，查找書名作者，也可以通過書名、作者等查書的編目信息。4.押金管理與罰款 押金管理主要分交付（含補交）押金和退還押金。 圖書館可通過押金限制讀者借閱文獻的總價值，避免因押金與讀者借閱文獻的總價值相差懸殊而造成的文獻有去無回。 對過期、丟失、損壞等進行罰款扣除。5.閱覽管理 對只閱不借的閱覽室，讀者持證進入閱覽室， 輸入讀者證號后，計算機自動查驗讀者證的有效性，查驗合格則準入閱覽，并記錄在案以便統(tǒng)計。 6.流通統(tǒng)計 以圖書館藏書和讀者為對象， 對一段時間內的流通情況按不同的分類標準進行動態(tài)統(tǒng)計， 是圖書館了解

15、一段時間藏書利用情況和讀者利用圖書館情況的重要途徑。流通統(tǒng)計不同于一般的統(tǒng)計，其顯著標志就是必然存在時間范圍，統(tǒng)計時往往按日、月、年歸并，以便相互比較。 主要包括： 文獻借閱統(tǒng)計 讀者借閱統(tǒng)計 讀者到館統(tǒng)計 押金統(tǒng)計 罰款統(tǒng)計 工作量統(tǒng)計 7.網上續(xù)借與預約由于網上檢索在圖書館自動化中越來越顯得重要， 相應地續(xù)借和預約也從圖書館的內部業(yè)務轉為網上服務的一項內容。讀者在網上檢索到自己所借文獻后續(xù)借是最直接、也是最可能產生的需求。讀者當然有權在圖書館允許的范圍內對自己所借文獻進行續(xù)借。讀者在網上檢索到所需文獻，希望能得到而又無復本可借時進行預約是最合理的選擇。圖書館待讀者還回后再通知預約者來館取書

16、。 8.館際互借圖書館之間根據協(xié)定相互利用對方館藏，以滿足本館讀者需求的文獻外借方式。圖書館根據讀者需要，經查證其他館確有需要的文獻，通過規(guī)定的方式向對方發(fā)出借閱請求，對方按照協(xié)商好的方法，如采用常規(guī)的郵遞手段、復制技術以及最新的電子技術、通信技術、網絡技術，向請求方返回所需信息或文獻實體。館際互借必須與計算機網上檢索緊密結合，請求、獲取、返還處理都要借助各種技術，由計算機進行全面管理。9打印管理預約到書通知單罰款通知單催還通知單各種統(tǒng)計報表等。10.10.參數(shù)設置參數(shù)設置最能表明流通系統(tǒng)特點的是體現(xiàn)流通制度的各最能表明流通系統(tǒng)特點的是體現(xiàn)流通制度的各類參數(shù)，類參數(shù)，合理、具體、靈活的參數(shù)能夠

17、使流通系統(tǒng)運轉合理、具體、靈活的參數(shù)能夠使流通系統(tǒng)運轉自如。自如。計算機流通系統(tǒng)要有通用性和靈活性，能滿足計算機流通系統(tǒng)要有通用性和靈活性，能滿足不同類型的圖書館和圖書館流通政策變化的需不同類型的圖書館和圖書館流通政策變化的需要，系統(tǒng)采用高度參數(shù)化的方法完成各項流通要，系統(tǒng)采用高度參數(shù)化的方法完成各項流通事務的處理。事務的處理。兩種類型的參數(shù)文件一種是永久參數(shù)文件，一種是讀者類型和圖書類型參數(shù)文件。永久參數(shù)文件 一般對某單位一次定義后不再修改。讀者類型和圖書類型參數(shù)文件用以定義各種類型的圖書和讀者的借閱權限、借期、正常罰款率、金額和附加罰款率、金額、讀者預約優(yōu)先級等，特別應注意的是一旦系統(tǒng)運行

18、后，此參數(shù)文件的款目不予刪除，但可修改。在建立讀者文檔前，應根據圖書館的規(guī)定條例，設置好該參數(shù)文件。例讀者和圖書、現(xiàn)刊、過刊合訂本條形碼的首字符和條形碼長度。匯文系統(tǒng)的幾種參數(shù)設置：館藏地代碼館藏地代碼讀者類型定義讀者類型定義圖書類型定義圖書類型定義讀者注冊管理讀者注冊管理流通規(guī)則設計流通規(guī)則設計7.2.27.2.2流通管理系統(tǒng)流通管理系統(tǒng)中的文檔設計中的文檔設計 1.讀者文檔讀者文檔存儲的是讀者的個人信息每條記錄表示一位讀者的信息它包括讀者個人檔案信息和管理需要的控制信息。一般包括： 識別數(shù)據 控制數(shù)據 統(tǒng)計數(shù)據 聯(lián)系數(shù)據 系統(tǒng)數(shù)據包括讀者證號、讀者名稱、身份包括讀者證號、讀者名稱、身份證號

19、、其他編號（工作證號、學證號、其他編號（工作證號、學號）、密碼；號）、密碼；讀者證讀者證件當前件當前狀態(tài)、讀者流通類型狀態(tài)、讀者流通類型（與流通制度掛鉤的讀者類別）、（與流通制度掛鉤的讀者類別）、借書權限、讀者可借書數(shù)、證件有借書權限、讀者可借書數(shù)、證件有效期、讀者違章標識字段、讀者欠效期、讀者違章標識字段、讀者欠款字段、以及讀者證的狀態(tài)等款字段、以及讀者證的狀態(tài)等讀者職務、職稱、文化程度、讀者職務、職稱、文化程度、職業(yè)職業(yè) 專業(yè)、出生年月專業(yè)、出生年月單位、電話、單位、電話、E一一mail; 聯(lián)系地址聯(lián)系地址過期次數(shù)、丟失文獻次數(shù)、損壞文獻次數(shù)、過期次數(shù)、丟失文獻次數(shù)、損壞文獻次數(shù)、預約狀態(tài)

20、、預約狀態(tài)、預約逾期不取書的次數(shù)、聲明預約逾期不取書的次數(shù)、聲明丟失文獻次數(shù)、最近借閱日期、最近到館丟失文獻次數(shù)、最近借閱日期、最近到館日期以及累計借書數(shù)等日期以及累計借書數(shù)等2流通事務文檔主要揭示流通過程中的圖書借還情況的動態(tài)信息。是以冊為單位記載的。它是實現(xiàn)流通系統(tǒng)的關鍵文檔。也是查詢讀者借閱情況和圖書出借情況的根據。主要信息字段有： 圖書條形碼字段：它是區(qū)別每冊書的信息及與流通制度掛鉤的文獻類別，每冊書有一個條形碼號； 讀者條形碼字段：它是用來標識某一讀者，并與讀者文檔連接的字段； 應還日期字段：根據參數(shù)文件的設置，計算出應還日期，其中還要扣除閉館日和假期； 索書號字段：所借圖書的索書號

21、和語種字段； 續(xù)借次數(shù)：用于續(xù)借控制； 操作員字段：該文檔是動態(tài)變化的，根據每天的借、還書的變化而變化。 累計借數(shù)：用于統(tǒng)計。3.預約文檔預約文檔主要用來處理預約情況。主要信息字段有： 讀者條形碼 預約標識 預約日期 發(fā)預約單日期 催書單標識它是與流通事務文檔及讀者文檔關聯(lián)的字段。據此，可查出某讀者的流通情況。它可對一種預約書的具體情況進行標識，例如可分為正常預約、預約書到、預約單未發(fā)、書已借出、解除預約等不同情況。預約日期記錄讀者預約時間。在一種書的所有預約者中，可以按預約日期最早者，首先得到圖書借閱權。為了在發(fā)送預約單后，對超出圖書館允許保留的期限，而不來借書的讀者，程序能自動取消此讀者的

22、預約權對有預約的圖書，打印催還通知單，記錄用來說明是否已打印催書單。4.罰款文檔q罰款文檔主要用來處理讀者借書逾期而產生的罰款。q各館可根據本館的情況，在系統(tǒng)參數(shù)文檔中設定逾期罰款的金額數(shù)，q同時，也可將遺失賠書和損壞賠書的功能放在該文檔一并處理。q遺失或損壞賠書時，根據簡書目和流通事務文檔中的書目信息和讀者信息，計算賠書罰款金額。q罰款文檔的主要數(shù)據字段有：q讀者條形碼號q圖書條形碼號q罰款的金額字段q罰款類型字段q押金字段q 建立罰款、押金記錄有利于全面掌握讀者罰款、押金處理的過程與細節(jié)，便于進行取消罰款、返還現(xiàn)金等非常規(guī)操作。 根據該字段與流通事務文檔和讀根據該字段與流通事務文檔和讀者文檔關聯(lián)，可查詢讀者的流通者文檔關聯(lián)，可查詢讀者的流通情況和罰款歷史記錄。情況和罰款歷史記錄。這是用來唯一標識某本圖書的信息。根據這這是用來唯一標識某本圖書的信息。根據這一信息可獲得有關書目記錄和應還書日期，一信息可獲得有關書目記錄和應還書日期，通過讀者借書日期和查詢參數(shù)文檔系統(tǒng)，在通過讀者借書日期和