銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制模塊

1、銷售業(yè)務(wù)主要環(huán)節(jié)（一）編制銷貨通知單（銷售部門） 顧客訂單（確定能供貨）填制銷貨通知單（二）批準(zhǔn)賒銷（信用管理部門）（了解分析信用狀況） 銷貨通知單（簽署意見）（三）發(fā)貨（倉儲(chǔ)部門）經(jīng)信用部門核準(zhǔn)后的銷貨通知單（發(fā)貨）（四）運(yùn)貨（運(yùn)輸部門） 填制發(fā)貨單（連續(xù)編號(hào)，出貨依據(jù)、財(cái)務(wù)和倉庫記錄依據(jù)、開發(fā)票依據(jù)） 開票部門（財(cái)務(wù)）（五）開具銷售發(fā)票（財(cái)會(huì)部門）審核顧客訂單、銷售通知單、發(fā)貨單無誤開發(fā)票（預(yù)先編號(hào)，存根、記賬、客戶、銷售等）（六）記錄銷售業(yè)務(wù)（財(cái)會(huì)部門）發(fā)票記賬聯(lián)編制記賬憑證（七）收款（出納）（八）處理銷貨退回內(nèi)部控制要素分析 一、控制環(huán)境 二、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 三、控制活動(dòng) 四、信息與溝通 五

2、、內(nèi)部監(jiān)督一、控制環(huán)境 1.公司治理結(jié)構(gòu) 2.機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)力配置 3.內(nèi)部審計(jì) 4.人力資源政策 5.企業(yè)文化 6.法律環(huán)境二、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別 2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略 （風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)承受）二、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 切入點(diǎn)： 1.接受顧客訂單 2.批準(zhǔn)信用 3.按銷售單發(fā)貨，裝運(yùn)貨 4.向顧客開具賬單 5.記錄銷售 6.辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入 7.辦理和記錄銷售退回、折扣、折讓 8.注銷壞賬1.接受顧客訂單 1）客戶是虛假的？ 2）所接受的訂單不符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) ？ 3）接受了企業(yè)庫存無法滿足的訂單？2. 批準(zhǔn)信用 1）合同審批人未按規(guī)定價(jià)格和信用標(biāo)準(zhǔn)審核。 2）銷售

3、業(yè)務(wù)、信用檢查和信用額度審批同一人負(fù)責(zé)。3.按銷售單發(fā)貨，裝運(yùn)貨 1）未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入企業(yè)倉庫進(jìn)行有關(guān)的出貨業(yè)務(wù)。 2）倉庫人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自發(fā)貨。 3）冒領(lǐng)或發(fā)貨錯(cuò)誤。4.向顧客開具賬單 1）發(fā)票沒有連續(xù)編號(hào)。 2）虛構(gòu)交易連續(xù)開具發(fā)票。 3）沒有按批準(zhǔn)的價(jià)目表開具發(fā)票。5.記錄銷售 1）銷售的確認(rèn)金額、期間不正確。 2）貨幣資金未能及時(shí)送存銀行，現(xiàn)金被挪用。6.處理銷售退回和折讓 1）退回的商品未及時(shí)入賬、入庫。 2）銷售折讓未經(jīng)審批。7.注銷壞賬 1）執(zhí)行壞賬處理的人未經(jīng)授權(quán)。 2）無法收回的貨款證據(jù)不真實(shí)。 3）批準(zhǔn)注銷壞賬理由不當(dāng)。三、控制活動(dòng) 1.職責(zé)分離控制 2.訂單控制制度 3.

4、銷售價(jià)格政策控制制度 4.批準(zhǔn)賒銷控制制度 5.供貨與裝運(yùn)貨物控制制度 6.銷售發(fā)票控制制度 7.收款業(yè)務(wù)控制制度 8.退貨業(yè)務(wù)控制制度1.職責(zé)分離制度 1）接受客戶訂單與負(fù)責(zé)最后核準(zhǔn)付款條件人員的職務(wù)相分離。 2）將辦理銷售、發(fā)貨、收款三項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門分別設(shè)立，明確各自的職責(zé)與權(quán)限。不得由同一部門或個(gè)人辦理銷售與收款業(yè)務(wù)全過程。 4）接受訂單人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)出商品工作。 5）開具發(fā)票人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)票的審核工作。1.職責(zé)分離制度1）銷售部門 編制銷貨通知書 作為信用、倉庫、運(yùn)輸、開票及收款 等部門履行責(zé)任的依據(jù)。2）信用部門批準(zhǔn)賒銷通過對(duì)顧客會(huì)計(jì)報(bào)表的審查或向其他信用機(jī)構(gòu)查詢，批準(zhǔn)是否向顧

5、客賒銷。3）倉庫部門發(fā)貨根據(jù)信用部門批準(zhǔn)或出納部門的收款證明、核準(zhǔn)銷售單發(fā)貨4）貨運(yùn)部門運(yùn)貨貨運(yùn)文件須按順序編號(hào)，并計(jì)入送貨登記簿，應(yīng)持有出門證。5）會(huì)計(jì)部門開票核對(duì)裝運(yùn)憑證、經(jīng)批準(zhǔn)的銷售單、經(jīng)批準(zhǔn)的銷售商品價(jià)目表后開票。6）出納部門收款由獨(dú)立于銷售收入，應(yīng)收賬款記賬的人員收款。7）高層管理部門壞賬處理壞賬沖銷經(jīng)批準(zhǔn)，且仍需登帳管理，以便提后追索。8）內(nèi)審部門內(nèi)部審計(jì)定期寄發(fā)對(duì)賬單并及時(shí)清查差異，并進(jìn)行賬齡分析。2.客戶訂貨單控制有成交記錄的客戶：關(guān)注數(shù)量。（突破歷史記錄，要求提供近期的財(cái)務(wù)報(bào)表，決定是否接受。）新客戶：提供能夠證明資信情況的資料及報(bào)表。3.折扣與折讓控制商業(yè)折扣：不同數(shù)量、品

6、種的比例現(xiàn)金折扣：適用的范圍及不同支付時(shí)間的比例由最高管理部門批準(zhǔn)。偶爾發(fā)生的折讓：派人核實(shí)，特定情況下給予折讓。4.發(fā)貨與銷售控制制度發(fā)貨通知單控制。銷售部門編制。倉庫部門取得發(fā)貨通知單后，按要求發(fā)貨。運(yùn)輸部門根據(jù)發(fā)貨通知單，裝運(yùn)單發(fā)貨。5.銷售發(fā)票控制制度1）發(fā)貨通知單等連續(xù)編號(hào)（完整性）2）檢查發(fā)票所列貨物數(shù)量 發(fā)貨單實(shí)發(fā)數(shù)量3）發(fā)票價(jià)格 信用和銷售部門批準(zhǔn)的價(jià)格4）定期所有發(fā)票加總合計(jì) 應(yīng)收賬款銷貨合計(jì)6.收款控制 1）銷售收入及時(shí)入賬，不得賬外設(shè)賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售與收款職能應(yīng)當(dāng)分開，銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸現(xiàn)金。 2）建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。（信用部門）

7、3）對(duì)已注銷的壞賬進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存。收回已注銷的壞賬應(yīng)及時(shí)入賬。（財(cái)務(wù)經(jīng)理授權(quán)） 4）定期與客戶核對(duì)往來賬款，如有不符，應(yīng)查明原因及時(shí)處理。7.退貨業(yè)務(wù)控制 1）清點(diǎn)貨物。驗(yàn)收，清點(diǎn)，檢查。(收貨部門) 2）填制退貨接收?qǐng)?bào)告?？蛻裘Q，退貨名稱、數(shù)量、日期、退貨性質(zhì)、原始發(fā)票號(hào)、價(jià)格及退貨理由。 3）調(diào)查原因。（顧客服務(wù)部門） 4）核準(zhǔn)退貨。退貨理賠（銷售部門） 5）調(diào)整記錄。根據(jù)銷售部門填制的貸項(xiàng)通知單。關(guān)鍵控制點(diǎn) 1.接受顧客訂單： 1）確定顧客在已批準(zhǔn)的顧客清單上。 2）每次銷售都有已批準(zhǔn)的銷售單。 2批準(zhǔn)信用： 1）.信用部門須對(duì)所有新顧客做信用調(diào)查。 2）.在銷售前，檢查顧

8、客的信用額度。 3）.要求被授權(quán)的信用部門人員在銷售單上簽署意見。關(guān)鍵控制點(diǎn) 3.按銷售單發(fā)貨，裝運(yùn)貨： 1）發(fā)貨、裝運(yùn)貨都需有已批準(zhǔn)的銷售單。 2）按銷售單發(fā)貨和裝運(yùn)的職責(zé)相分離。 3）每次裝運(yùn)都編制裝運(yùn)憑證。 4.開單給顧客： 1)每張發(fā)票須有與之相配合的裝運(yùn)憑證和已批準(zhǔn)的銷售單。 2)每張裝運(yùn)憑證須有與之相配合的銷售發(fā)票。 關(guān)鍵控制點(diǎn) 5.記錄銷售： 1）銷售發(fā)票與銷售賬和顧客賬的金額一致。 2）每月定期給顧客寄送對(duì)賬單。 6.辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收入： 1）采用匯款通知單。 2）獨(dú)立檢查入賬，過賬的金額與每月現(xiàn)金匯總表的一致性。 3）定期編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。四、信息與溝通 1）

9、合理采用信息管理技術(shù)，收集健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案和數(shù)據(jù)庫，并不斷更新。 2）定期對(duì)客戶資信進(jìn)行評(píng)估。五、內(nèi)部監(jiān)督 1）定期檢查是否有不相容職務(wù)混崗現(xiàn)象。 2）定期檢查授權(quán)審批制度是否健全，執(zhí)行情況怎樣，是否越權(quán)審批。 3）定期檢查銷售的管理情況。定期抽查核對(duì)銷售業(yè)務(wù)記錄，并及時(shí)處理存在的問題。 4）定期與往來客戶通過實(shí)地核對(duì)書面函證等方式核對(duì)應(yīng)收賬款，應(yīng)收票據(jù)預(yù)收賬款等往來賬項(xiàng)并取得有效回執(zhí)。定期檢查收款的管理情況。 5）定期檢查銷售退回的管理情況。銷售部門應(yīng)按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同開具相關(guān)銷售通知。發(fā)貨和倉儲(chǔ)部門應(yīng)對(duì)銷售通知進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照所列項(xiàng)目組織發(fā)貨，確保貨物的安全發(fā)運(yùn)。企業(yè)

10、應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄銷售客戶、銷售合同、銷售通知、發(fā)運(yùn)憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)收回等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、銷售記錄與倉儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。定期檢查分析銷售過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保銷售與收款安全、健康地進(jìn)行。某生物制品廠廠長盛某通過將大量的銷售貨款截留在代理出口單位甚至轉(zhuǎn)移貨款，貪污了銷售款400多萬元。經(jīng)調(diào)查證實(shí)，盛某采用的手段是少開發(fā)票、截留收入、通過代理出口單位將貪污的貨款轉(zhuǎn)移到其私人開的企業(yè)等，從中舞弊。 由于該廠財(cái)務(wù)管理混亂，內(nèi)部管理失控為盛某貪污行為大開了方便之門。例如，財(cái)務(wù)科習(xí)慣于根據(jù)盛某的指令開具銷售發(fā)票，盛某說開多少就是多少；倉庫管理形同

11、虛設(shè)，沒有完整的庫存明細(xì)賬及貨物進(jìn)出庫記錄；銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)按估算的毛利率倒算得出；產(chǎn)成品因?yàn)橹挥锌傎~，所以產(chǎn)品存貨應(yīng)該是多少，誰也說不清，以至于通過庫存盤點(diǎn)，實(shí)物結(jié)存數(shù)量與按產(chǎn)成品總賬計(jì)算出的產(chǎn)品單位成本大大超過售價(jià)。查賬人員也正是通過以上這些不正常現(xiàn)象，順藤摸瓜，才查清了盛某利用職務(wù)之便少計(jì)收入與成本從而進(jìn)行貪污貨款的事實(shí)。空麻袋“背”電腦案例簡介2003年4月初，上?；疖囌靖浇囊患译娔X公司，在正常的營銷業(yè)務(wù)中接到一筆生意，一家自稱上?？尚窨瀑Q(mào)有限公司要購買他們所經(jīng)銷的電腦產(chǎn)品，并要求星期五下午送貨上門，以支票的形式付款。然而就在一切交易手續(xù)辦理完畢后不久，卻發(fā)生了意想不到的事情。三天后，該

12、電腦公司接到銀行通知，支票為空頭支票。價(jià)值45800元的6臺(tái)電腦，就這樣被騙走了。無獨(dú)有偶，一天后上海徐家匯的另一家電腦公司與一家名為凌玉科技有限公司簽訂了一份購銷電腦合同。當(dāng)天12時(shí)左右，電腦公司將價(jià)值17300元的兩臺(tái)筆記本電腦送了過去，支票解到銀行。第二天下午銀行通知支票在銀行無法兌現(xiàn)，支票上所有印章與支票應(yīng)該所屬的單位不符合，是張空頭支票。被騙單位立即向警方報(bào)案。徐家匯警方接警后便展開了縝密地偵查。經(jīng)過多天的偵查，最終將詐騙團(tuán)伙的骨干成員韋巍和蘇海龍抓獲，隨后設(shè)套追捕其他同伙，一舉摧毀了這個(gè)詐騙團(tuán)伙。原來這個(gè)詐騙團(tuán)伙自2002年以來流竄于上海市各個(gè)區(qū)，共作案10余起。每次行騙前，各個(gè)人

13、按事先商定的分工開始“工作”。不法分子先化名找到房子后謊騙房東，先付少量定金，幾天后再簽合同付房租。然后以打掃衛(wèi)生和搬家具為名，從房東手中騙得鑰匙。隨后，有專人負(fù)責(zé)刻假圖章和購買辦公用品。一切準(zhǔn)備就緒后，不法分子就開始用假身份證聯(lián)系客戶了。根據(jù)廣告，他們找到電腦公司，由對(duì)IT行業(yè)較為熟悉的同伙與電腦公司銷售人員進(jìn)行接觸，同電腦公司利用傳真簽訂購貨合同，然后要求電腦公司先發(fā)貨，貨到給支票。電腦一旦到手以后，他們便逃之夭夭。案例點(diǎn)評(píng)本案是關(guān)于企業(yè)銷售環(huán)節(jié)的問題，不法分子利用精心策劃好的騙局行騙，造成了多家電腦經(jīng)銷公司受騙。不法分子多行不義，等待他們的是法律的嚴(yán)懲。但多家電腦公司卻因此而受到不必要的損失，如果企業(yè)能夠在自己的銷售環(huán)節(jié)有完善的內(nèi)部控制制度的話，相信不法分子不會(huì)輕松得手。先來看看一般企業(yè)的賒銷業(yè)務(wù)。企業(yè)對(duì)于賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)該制定授權(quán)批準(zhǔn)制度。只有通過了賒銷業(yè)務(wù)的信用批準(zhǔn)，企業(yè)銷售部門才能夠接受客戶的定單，否則，只能拒絕客戶賒銷。企業(yè)應(yīng)對(duì)每個(gè)新客戶進(jìn)行信用調(diào)查，要求信用管理部門人員在銷售單上簽署賒銷意見。設(shè)計(jì)信用批準(zhǔn)