辦公室工作手冊

1、廈門理工學(xué)院學(xué)生自律委員會章程（審議稿）學(xué)生自律委員會辦公室章程(2015/04/11)廈門理工學(xué)院學(xué)生自律委員會辦公室2015年4月12目錄總則03第1章 機構(gòu)設(shè)置03第2章 辦公室職能04廈門理工學(xué)院學(xué)生自律委員會辦公室章程總則第一條 廈門理工學(xué)院學(xué)生自律委員會辦公室是在廈門理工學(xué)院學(xué)生自律委員 會的直接領(lǐng)導(dǎo)下以“服務(wù)學(xué)校、服務(wù)同學(xué)、服務(wù)自我”為宗旨，遵從“自我管理、自我教育”的理念，崇尚“自立自強”的精神，立足于學(xué)校公寓區(qū)建設(shè)，以維護學(xué)生公寓區(qū)安全與穩(wěn)定、促進學(xué)生公寓區(qū)文明與和諧為目標的部門。第二條 本部門的基本任務(wù)（一） 貫徹施行廈門理工學(xué)院學(xué)生自律委員會“服務(wù)學(xué)校、服務(wù)同學(xué)、服務(wù)自

2、我”的宗旨。（二） 做好主任團與各部門之間的銜接紐帶作用（三） 定期清點自律會財務(wù)，及時上報（四） 每學(xué)期做好自律會所有資料的更新 本部門一切活動以中華人民共和國憲法為最高行為準則，以廈門理工學(xué)院各項規(guī)章制度為日常行為規(guī)范，遵守中華全國學(xué)生聯(lián)合會章程、廈門理工學(xué)院學(xué)生委員會章程，承認廈門理工學(xué)院學(xué)生委員會辦公室章程。第一章 機構(gòu)設(shè)置第三條 辦公室下設(shè)部長1名，副部長2名 秘書組組長1名，秘書組副組長1名，數(shù)據(jù)組組長一名，策劃組組長一名，財務(wù)組組長一名第四條 各機構(gòu)職能一、部長：（一）部長全面主持部內(nèi)日常工作，對外代表本部參加各種相關(guān)會議，發(fā)布大會的精神，行使部長的職權(quán)。 （二）部長有權(quán)召開并主

3、持干事會議，傳達上級精神，下達有關(guān)指示。 （三）部長有權(quán)組織、策劃、開展本部門各項活動。 （四）部長必須遵守自律會章程，服從安排，維護自律會團結(jié)。 （五）部長必須起到良好的帶頭及監(jiān)督作用，使本部門保持良好的發(fā)展態(tài)勢。 (六) 對本部門的干事人選進行推薦和考核，經(jīng)委員會辦公室討論通過后任用；（七）負責制定每次活動的具體工作計劃及總結(jié)，報指導(dǎo)老師審批后送交委員會辦公室備案；（八）加強與其他部門的聯(lián)系，本部門開展工作時，可通過主任、副主任取得與其他部門的協(xié)作，促進內(nèi)部交流。二、副部長（2）（一）配合部長進行部門日常工作，幫助部長完善部門。（二）做好與分管小組的任務(wù)（三）做好本部工作的交流及上下級工作

4、意見的交流。三、分組1、秘書組: 統(tǒng)籌各部門考勤及部長考勤，考勤表制作 部門檔案的分類整理 負責部門以及部長例會的記錄工作 秘書組組長負責通知重大事項的通知2、策劃組：部門活動的策劃及撰寫 自律會大型活動的主要負責者3、數(shù)據(jù)組：文明宿舍數(shù)據(jù)錄入和整理 各部門數(shù)據(jù)整理4、財務(wù)組：負責自律會活動的財務(wù)統(tǒng)計 辦公室內(nèi)部財務(wù)整理 自律會賬目的記錄第二章 辦公室職能第五條1. 做好自律會全體成員資料備案（成員無課表、個人詳細資料等）（詳見附件1）2. 負責自律會全體成員的考勤考核工作，負責做好每周部長例會的會議紀錄和本部門的會議記錄，負責收集各部門例會后會議紀要表（詳見附件2）3. 參與自律會全體成員大

5、會的籌備工作，并做好大會會議紀要。(詳見附件3)4. 重大活動的通知、地點安排。（詳見附件4）5. 收集各部工作計劃、工作總結(jié)以及自律會的文件處理、存檔及整理工作。（詳見附件5）6. 負責組織對文明宿舍檢查、常規(guī)衛(wèi)生檢查、安全檢查等各項數(shù)據(jù)的整理和匯總工作。（詳見附件6）7. 合理安排本部門成員進行校自律會辦公室的值班工作。（詳見附件7，可參考附件1）8. 合理安排自律會主任團、各部長（副部）進行公寓服務(wù)中心辦公室的值班工作；（詳見附件1）9. 負責自律會所需物品的采購及自律會財務(wù)支出賬目記錄。（詳見附件8），嚴格按照財務(wù)制度，負責自律會財務(wù)登記與管理，負責自律會各類物品的保管及分配，并對各部

6、活動及活動中使用記錄備案（詳見附件9）。10. 定期組織開展廈門理工學(xué)院學(xué)生自律委員會章程的編寫與修訂；11. 負責記錄自律會開展的各項活動情況,并實時向主任團反映；12. 協(xié)助主任團與其他部門完成各項活動；附件1、成員無課表、個人詳細資料（一）無課表收集及安排在學(xué)期之初，辦公室負責收集好委員的無課表并完成委員的排班和簽到表的制作。1、 在收集無課表之前，上傳無課表模板。提醒各委員以部門按固定時間上交無 課表，以及文件名的格式問題（文件內(nèi)容+部門/姓名）。（提醒各委員再三檢查，確認無誤了發(fā)送，因為之后會涉及到委員的排班。）在委員群上傳委員無課表。1、 把各部門的委員的無課表信息匯總到同一張無課

7、表上，注意名字的間距，確保表格美觀。2、 根據(jù)無課表進行委員值班的排班，時間為上午9點到11點，下午2點到4點半，盡量上午或下午的班是一個人值，值班地點公寓辦103。3、 做好初版的委員排班表應(yīng)及時上傳委員群，征求意見，進行第二次的排班修改。4、 修改后，再次上傳，最終無意見或者協(xié)調(diào)后，最終確定排班。5、 根據(jù)委員的排班，制作排班簽到表，信息應(yīng)包含姓名、電話、簽到、備注等， 打印排班簽到表，及時交到值班室。（二） 成員信息收集：1、 在學(xué)期之初，辦公室負責成員的信息收集和更新。2、在第一學(xué)期，上傳信息收集模板，收集新一屆委員的信息。提醒各委員以部門為單位按固定時間上交信息表，并注意格式問題（見

8、上文）3、委員信息表包括新委員的詳細信息，有具體模板可參考，信息包括部門，姓名，學(xué)院，聯(lián)系電話，QQ，電話等。4、收齊各部門委員的信息表后，匯總各部門的委員信息于一張表上，匯總好后，上傳到委員群上，再次確認信息的正確性，再多次修改，最終定版，上傳最終版本的信息表。5、各自律會成員信息，按部門編輯好后，發(fā)送給辦公室進行審核，確認無數(shù)據(jù)錯誤，最終存檔。6、在第二學(xué)期。通知各委員，若信息有改動，按固定時間發(fā)送新信息給辦公室，進行委員信息的更新和各部門的成員信息的更新，上傳新的委員信息表，存檔成員的新信息。附件2、考核考勤工作各部門會議考勤匯總表及部長會議考勤表按月匯總上傳給主任團（一）簽到表和請假條

9、的收集匯總1、收紙質(zhì)簽到表及請假條： （1）關(guān)于各部門例會和部長例會的簽到表、請假條全部每周都會放在相應(yīng)的文件夾里面。 周五之前確認請假條和簽到表，可以看下意見箱，沒有的話聯(lián)系各部部長。 （2）各個部門的請假條需附有分管主任和部門部長的簽名才可生效。若不及時提交請單， 視為缺勤。缺勤達三次以上（含三次）的成員，將建議勸其退會。 2、制作并匯總電子考勤表： （1）部長例會的考勤一周交一次，由做會議記錄的干事來做。直接發(fā)到部長及副部郵箱， 周六晚上之前上交。（文件要加上姓名） （2）各部門例會的考勤雖然是一個月做在一張excel上面，但也需在周六中午前上交秘書組組長，組長把文件名編輯統(tǒng)一格式，做成

10、壓縮包，周六斷網(wǎng)前發(fā)給部長或者副部。每個月末，需做一份月末匯總表，匯總資料來源于當月各個部門考勤情況的電子。（二）電子考勤表的具體制作excel表（一個月做在一張上，內(nèi)含多個工作表，打開后左下角點擊可切換工作表，一般只含考勤匯總工作表和缺席、遲到、請假工作表）1、關(guān)于模板的應(yīng)用 需要修改的地方如：文件名，考勤工作表標題（左下角的工作表標題也要改,雙擊修改），左邊輸入名單（行數(shù)不夠的話，右鍵左邊抬頭數(shù)字-插入）， 缺席、遲到、請假工作表的標題（左下角工作表也要改）、日期。2、具體操作： （1）考勤匯總工作表： 三種情況：“”（有簽字的），“請假”，“缺席”； 統(tǒng)計請假，缺席，遲到人數(shù) （2）缺席

11、、遲到、請假表情況匯總工作表：（部長例會還有早退情況記錄欄） 有就填寫相關(guān)信息，請假原因可以查詢請假單（記得催請假單）； 沒有就填“無”3、格式： （1）對齊居中所有的文字（選中區(qū)域，右鍵-設(shè)置單元格格式-對齊-水平對齊和垂直對齊都選擇居中）。 （2）單元格日期需切換格式（選中區(qū)域，右鍵-設(shè)置單元格格式-數(shù)字-日期） （3）數(shù)字出現(xiàn)亂碼（選中區(qū)域，右鍵-設(shè)置單元格格式-數(shù)字-文本） （4）合并單元格（右鍵按住不放拖動選中區(qū)域-設(shè)置單元格格式-對齊-合并單元格打鉤，一般請假原因需要合并單元格） （5）標題：Excel里面標題（兩份工作表）都是 某某月份部門名稱考勤匯總 / 某某月份部門名稱請假、

12、缺席、遲到匯總 （6）字體：標題 excel：18 宋體 加粗 居中 word：大二 宋體 加粗 居中 抬頭 excel：12 宋體 加粗 居中 word：四號 宋體 加粗 居中 （7）每次做完表格打開 文件- 打印預(yù)覽，檢查表格是否能夠被完整打印出來。 （8）發(fā)文件時要根據(jù)文件內(nèi)容重命名，需加上自己的姓名。4、部長例會的組織及記錄：（1）辦公室負責部長例會召開的時間地點的通知。（2）辦公室干事負責記錄部長例會會議內(nèi)容，具體人員由辦公室部長指定。 （3）在會議召開之前辦公室準備考勤簽到表，確認到場人數(shù)，并了解會議的請假情況。（4）會議結(jié)束后，制作部長會議電子版考勤表，記錄考勤情況。（5）特殊情

13、況：通知一定要確保每個人都收到回復(fù)，若無回復(fù)，需打電話告知對方是否召開例會。（6）開部長例會之前，辦公室需先核對與會人員全部到齊，若沒到齊，需打電話立馬通知。附件3、全體成員大會的籌備1、會前兩周寫出大會策劃書初稿，經(jīng)主任團審核修改后定稿2、 會前一周購買大會所用榮譽證書，筆和文件夾，打印榮譽證書及流程表3、 準備好榮譽證書并找老師蓋章4、 確認到場嘉賓并制作好銘牌，會前一小時找老師確認擺放方式5、 通知大會參與人員具體時間地點和注意事項6、 會前買好會場所需物品7、 維護現(xiàn)場大會秩序8、 大會會議記錄9、會議結(jié)束后現(xiàn)場清理以及總結(jié)附件4、重大活動的通知、地點安排（一）通知1、通知的前提是記錄

14、聯(lián)系方式。2、通知格式：開頭表明身份，表明通知的目的，中間內(nèi)容應(yīng)言簡意賅（應(yīng)包括時間、地點、人物、事情、希望達到一個什么效果），闡述有條理，可列點闡述，結(jié)尾通常是：收到，請回復(fù)。）3、若收件人無法按照短信通知參與活動，應(yīng)提醒其與分管主任請假或活動相關(guān)負責人請假（詳見附件2）（二）地點安排1、地點安排主要是教室申請問題2、教務(wù)系統(tǒng)申請教室_調(diào)時間選定教室_預(yù)約教室(填寫信息)_審核(約半天時間)_打印申請單_負責人簽字（主任團或者負責老師）_交到電教室(提前半天)。3、通知相關(guān)負責人，教室地點及時間。附件5、文檔整理及存檔1、 由部長或副部收齊電子版工作計劃以及工作總結(jié)打包整理后統(tǒng)一發(fā)給主任團并

15、存檔2、 收之前規(guī)定好文檔格式3、 自律會所有需要整理備用的檔案都由辦公室負責4、 檔案要分類整理、不同部門，不同活動，不同種類要一目了然5、 電子檔文件部長副部也要備份認真整理以備用附件6、文明宿舍數(shù)據(jù)錄入1、每周三沒課的干事帶電腦及U盤于辦公室進行文明宿舍的數(shù)據(jù)錄入。2、錄入數(shù)據(jù)要細心謹慎，反復(fù)檢查，避免最后匯總出現(xiàn)錯誤。3、由數(shù)據(jù)組將所有的數(shù)據(jù)進行分類整合并且存檔。4、數(shù)據(jù)組組長將原始數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)發(fā)給部長和副部。5、由部長將所有數(shù)據(jù)發(fā)給老師。附件7、辦公室的值班工作（一）值班安排1、在學(xué)期之初，辦公室需收齊本部門的無課表，才能進行三期辦公室102的值班安排。2、需收齊各委員無課表，再安

16、排委員于公寓辦進行值班工作。2、在收集無課表之前，上傳無課表模板。提醒各干事按固定時間上交無課表，以及文件名的格式問題（文件內(nèi)容+姓名），（提醒各干事再三檢查，確認無誤了發(fā)送，因為之后會涉及到無課表的排班。）3、把各干事的無課表信息匯總到同一張無課表上，注意名字的間距，確保表格美觀。根據(jù)無課表進行辦公室值班的排班，時間為中午12點45分到13點45分，晚上19點到20點，值班地點是三期辦公室102。4、做好初版的辦公室值班表應(yīng)及時上傳部門群，征求意見，進行第二次的值班修改。5、修改后，再次上傳，最終無意見或者協(xié)調(diào)后，最終確定值班。6、根據(jù)辦公室的排班，制作排班簽到表，信息應(yīng)包含姓名、電話、簽到

17、、備注等，打印值班表和值班簽到表，及時交到值班室。（二）值班工作：值班工作包括：海報的申請審核，三期各間辦公室鑰匙的管理。值班應(yīng)做好鑰匙的交接工作， 并填寫值班簽到表和值班情況紀錄表。海報申請工作1、申請組織應(yīng)首先打印并填寫好海報申請單，需附上組織負責人的簽名，方可同意申請。2、審閱海報內(nèi)容是否健康，是否帶有商業(yè)廣告性質(zhì)，若內(nèi)容不健康或者帶有商業(yè)廣告性質(zhì)的海報一律不給予粘貼。3、審閱合格后，請申請人員填寫海報登記表，內(nèi)容包括：活動內(nèi)容、申請人、申請組織、聯(lián)系方式（申請人）、規(guī)格、申請時間?；顒觾?nèi)容：一般和海報內(nèi)容一樣規(guī) 格：一般兩種，一種是0.9m*1.2m，一種是3m*1.2m申請時間：從粘貼之日起算三天，可續(xù)期，三次之后不續(xù)期；大型活動可根據(jù)具體情況調(diào)整時間。4、填寫標簽信息，粘貼在海報的右下角，證明海報審核通過，并讓申請者在海報到齊后自行撕下。并交代：“我們的標簽只是證明海報粘貼的合法性，不負責對海報的保管?！?、粘貼海報，注意不能覆蓋沒有過期的海報，不能粘貼到海報欄之外的欄桿上。6、注意：辦公室值班需穿戴整齊，不可穿涼鞋，背心等。 辦公室值班人員進行值班工作時，