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文檔簡介

1、重慶興拓置業(yè)有限公司成本合約管理程序手冊(第二版/2013-3-29)文件認(rèn)可行為簽署日期編制審核批準(zhǔn) 目錄第一部分 總概11.1 引言11.2 項目聯(lián)絡(luò)方式1第二部分 合約往來函件及經(jīng)濟(jì)文件歸檔管理程序22.1 引言22.2 文件歸檔程序22.3 書面文件檢索32.4 文件編碼系統(tǒng)32.5 文件收發(fā)程序32.6 承包單位文件提交42.7 圖紙管理42.8 借閱管理4第三部分 設(shè)計變更、工程洽商、工程簽證管理程序43.1 引言53.2 工程變更管理程序53.3工程洽商管理程序53.4 工程簽證管理程序6第四部分 付款管理程序94.1 引言94.2 付款管理程序9第五部分 結(jié)算管理程序145.1

2、 引言145.2 工程結(jié)算管理程序155.3營銷、設(shè)計、咨詢結(jié)算管理程序17第六部分 標(biāo)準(zhǔn)表單和格式196.1 標(biāo)準(zhǔn)表格名稱196.2附表表單206.3 常用表單43第一部分 總概1.1 引言成本合約管理程序手冊定義了重慶興拓置業(yè)有限公司的成本合約管理和實施中的原則、程序和責(zé)任。成本合約管理程序手冊的目的是通過以下內(nèi)容,規(guī)范項目參與各方在本項目上的成本合約管理行為,為成本合約工作提供指導(dǎo):* 標(biāo)準(zhǔn)程序* 標(biāo)準(zhǔn)格式和匯報程序本管理程序手冊會根據(jù)實施的需要,適時進(jìn)行更新和修改。未經(jīng)公司總經(jīng)理同意不能改動已經(jīng)建立的程序。本成本合約管理程序手冊只用于重慶興拓置業(yè)有限公司和公司指定的顧問和施工等單位。表

3、格和內(nèi)容歸方興地產(chǎn)所有。1.2 項目聯(lián)絡(luò)方式第六部分標(biāo)準(zhǔn)表格和格式,附錄了目前的項目聯(lián)系表-附表1-01工程參與單位及人員通訊錄,包括了聯(lián)系電話和電子郵箱地址等。第二部分 合約往來函件及經(jīng)濟(jì)文件歸檔管理程序2.1 引言健全的項目文件編碼和文件檔案管理對于提高項目管理效率至關(guān)重要。建立完善的文件檔案調(diào)閱與收發(fā)程序能保證項目各項資訊通過正確渠道傳輸,且暢通無阻。本部分主要描述在高效的項目管理實際運(yùn)作中常用的文件及其相關(guān)程序。在項目實際運(yùn)作中,可能需要補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式,屆時將由成本合約部門負(fù)責(zé)人設(shè)計相關(guān)范本及其使用程序。2.2 文件歸檔程序電子文件歸檔2.2.1成本合約部應(yīng)將全部文件集中存儲于一

4、個在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)(LAN)上建立的成本合約部門專用文件夾中,使成本合約部所有成員均可調(diào)閱。這樣,即使文件作者不在,仍可保證快速及準(zhǔn)確地找到該文件。這也有利于成本合約部將所有相關(guān)數(shù)據(jù)單獨(dú)備份。在成本合約部主文件夾下可根據(jù)不同功能建立若干子文件夾,例如:項目成本合約部文件夾溝通管理文件夾合同控制文件夾文件模版文件夾參與單位通訊錄發(fā)文記錄收文記錄投資估算文件夾合同文件夾合同變更管理文件夾記事管理文件夾設(shè)計變更文件夾工程洽商文件夾現(xiàn)場簽證文件夾內(nèi)部文件傳閱單工作聯(lián)系單格式付款臺帳工程類文件夾采購供應(yīng)類文件夾咨詢類文件夾經(jīng)濟(jì)文件招標(biāo)計劃合約規(guī)劃每一子文件夾可作為一根目錄,并可以按需要擴(kuò)建出更多子目錄。一個文

5、件需要按時間段保存的,需在標(biāo)題中記錄修改日期。合同等重要文件最終版轉(zhuǎn)為PDF格式存檔。書面文件歸檔2.2.2成本合約部人員必須堅持文件隨時立卷的歸檔制度,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,并做到排列系統(tǒng)、存放有序、美觀整潔、管理科學(xué)、方便查找。2.2.3根據(jù)對應(yīng)合同進(jìn)行歸檔,原則上合同相關(guān)文件,包括合同文件、收發(fā)文件、經(jīng)濟(jì)文件、變更文件、結(jié)算文件、付款文件按照對應(yīng)的合同分別集中歸檔。2.2.4收文:外單位來函要求有題目、編號、日期、蓋公章或負(fù)責(zé)人簽發(fā)。收文統(tǒng)一按照發(fā)文單位進(jìn)行歸檔。2.2.5發(fā)文:發(fā)文統(tǒng)一按照收文單位進(jìn)行歸檔;2.2.6 其他資料,如部門內(nèi)部所用規(guī)范、書籍等另行立卷歸檔。2.3

6、書面文件檢索文檔控制員應(yīng)打印一份與項目文件夾存檔一致的目錄,并進(jìn)行電子文件動態(tài)更新,放入對應(yīng)的共享文件夾,以便各成員查閱文件索引。2.4 文件編碼系統(tǒng)文件編碼按公司統(tǒng)一要求,文件編碼方式可靈活掌握,一旦確定,即為唯一編碼,不得隨意更改,必須嚴(yán)格遵守。2.5 文件收發(fā)程序任何監(jiān)理、設(shè)計、咨詢顧問方或承包商若未按規(guī)定之程序,格式來提交文件,則成本合約部有權(quán)要求其修改后重新提交。發(fā)函過程2.5.1發(fā)函:對外單位或其它部門的發(fā)函,須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,統(tǒng)一編號簽發(fā),并同時將電子版文件存入項目電子版文件夾中。對外發(fā)函有以下三種情況:(1)發(fā)往造價咨詢單位的,由成本合約部直接發(fā)函;(2)發(fā)往非成本合約部對

7、口主管單位的,如施工單位和監(jiān)理單位,由工程及HSE部對外發(fā)函;設(shè)計單位由設(shè)計管理部對外發(fā)函;(3)發(fā)往對政府部門的須按公司對外發(fā)函流程辦理。32.5.2如文件為對外發(fā)給承包商的文件,原則上將原件由承包商專人前來將原件取走,并在發(fā)文記錄表(見附表2-03)上登記簽字。2.6 承包單位文件提交承包單位必須按照本手冊規(guī)定的程序和格式要求提交正式文件。2.7 圖紙管理 2.7.1圖紙接收(1)正式發(fā)行的圖紙需有簽字、圖簽及發(fā)行版次和日期;(2)移交成本合約部的圖紙需有設(shè)計管理部確認(rèn)的圖紙目錄紙版和電子版(Excel格式文件)以便于更新圖紙臺賬;(3)成本合約部經(jīng)辦人需確認(rèn)圖紙份數(shù)、圖紙版次、張數(shù)是否與

8、圖紙目錄標(biāo)注一致后,方可簽字接收。(4)設(shè)計管理部轉(zhuǎn)送成本合約部圖紙原則上不少于3套,存檔1份、轉(zhuǎn)造價咨詢公司2份。2.7.2圖紙發(fā)放圖紙發(fā)放需使用傳送單,后附圖紙目錄,且指定單位簽字接收后方可取走。2.7.3舊圖存檔一旦有新圖紙發(fā)行,需按照圖紙目錄將已升版的圖紙放入整套圖紙中,做好圖紙變更管理記錄,作廢的圖紙由合約工程師加蓋作廢章作為標(biāo)記。2.8 借閱管理外單位或其它部門人員借用成本合約部存檔資料或查閱電子版文件,需填寫文件借閱表(見附表2-02),經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意,借閱人簽字借出。借閱人不得在檔案上涂改、撕毀,并應(yīng)及時歸還。第三部分 設(shè)計變更、工程洽商、工程簽證管理程序3.1 引言為加強(qiáng)

9、重慶興拓置業(yè)有限公司施工過程中工程變更管理,規(guī)范工作流程,有效控制成本,提高工程變更的結(jié)算效率,特制定本管理流程。3.2 設(shè)計變更管理程序(一)設(shè)計變更分類,包括但不限于下列:A類由于客戶要求、銷售要求提出的變更:指在售樓時為了滿足客戶提出的特殊要求而進(jìn)行的設(shè)計變更或合同外增項,由此發(fā)生的費(fèi)用可以在售樓條件和價款中解決或由于情況需要而必須付出的成本,此項應(yīng)不列入正常的工程成本考核的范圍。B類甲方要求之變更:指甲方根據(jù)自身的需要及從工程實際情況出發(fā),對原設(shè)計提出的優(yōu)化變更,或甲方根據(jù)現(xiàn)場情況指定做法而引發(fā)的變更;因各專業(yè)分包深化設(shè)計后總包或其它專業(yè)分包對原設(shè)計不滿足各專業(yè)實際施工的要求發(fā)生的補(bǔ)充

10、設(shè)計或修改設(shè)計,配合其他專業(yè)設(shè)計變更而進(jìn)行的設(shè)計變更。C類設(shè)計修改及深化之變更:設(shè)計院發(fā)出的變更,包括原設(shè)計漏項、原設(shè)計失誤、設(shè)計院各專業(yè)不交圈、對原設(shè)計的深化、設(shè)計修改、設(shè)計補(bǔ)充等發(fā)生的變更。(二)設(shè)計變更的辦理原則:設(shè)計變更應(yīng)強(qiáng)調(diào)事前控制,必須按照設(shè)計變更的審批權(quán)限完成審批程序。(三)因售樓協(xié)議引起的設(shè)計變更引起成本增加時,必須在辦理設(shè)計變更之前同客戶簽訂費(fèi)用承擔(dān)協(xié)議。3.3工程洽商管理程序(一)工程洽商指由于現(xiàn)場實際情況發(fā)生變化而引發(fā)的洽商,包括為了施工方便,為了施工安全或加強(qiáng)結(jié)構(gòu)的安全,為保證施工進(jìn)度,根據(jù)現(xiàn)場情況承包方提出的合理化建議,現(xiàn)場發(fā)生不可預(yù)見或不可避免的情況引起的洽商。5(

11、二)工程洽商的辦理原則:必須按照工程洽商的審批權(quán)限完成審批程序,嚴(yán)禁肢解或合并工程洽商.3.4 工程簽證管理程序(一)工程簽證指施工過程中涉及合同范圍之外的責(zé)任事件,包括但不限于下列各項:施工管理中發(fā)生的零星事件的確認(rèn)。例如:地下障礙的清除遷移、銷售通道的搭建、臨時用工、各種技術(shù)措施處理、發(fā)包單位委托承包單位施工的零星工程(在施工合同之外)等。(二)工程簽證的辦理原則:必須按照工程簽證的審批權(quán)限完成審批程序,嚴(yán)禁肢解或合并工程簽證。工程變更管理責(zé)任核對表序號階段公司部門合作單位需求方領(lǐng)導(dǎo)審批備注成本合約部設(shè)計管理部工程及HSE部監(jiān)理單位造價咨詢公司設(shè)計單位承包單位1變更需求需要時提出需要時提出

12、需要時提出需要時提出編制2變更審批審核、會簽審核、會簽審核、會簽審核、會簽估算費(fèi)用發(fā)起會簽批準(zhǔn)2.1設(shè)計變更通知單審查編制、提供2.2技術(shù)變更(洽商)記錄編制、審查編制并提交費(fèi)用估算2.3現(xiàn)場收方記錄表參加、鑒證組織、鑒證參加、鑒證參加、鑒證提供3變更通知3.1設(shè)計變更通知單簽字、內(nèi)部分發(fā)外部分發(fā)簽字簽字簽字3.2技術(shù)變更(洽商)記錄需要時簽字簽字、內(nèi)外分發(fā)簽字簽字3.3現(xiàn)場收方記錄表簽字簽字、內(nèi)外分發(fā)簽字簽字簽字4經(jīng)濟(jì)文件審批審核審核審核編制,提交批準(zhǔn)5變更執(zhí)行協(xié)調(diào)、觀察、監(jiān)督觀察、監(jiān)督執(zhí)行6變更確認(rèn)、結(jié)算辦理變更結(jié)算,確認(rèn)最終金額對變更完成情況進(jìn)行觀察、評價、報告對變更完成情況觀察、評價報

13、告審核編制、提交批準(zhǔn)第四部分 付款管理程序4.1 引言為規(guī)范付款流程,加快流轉(zhuǎn)速度,滿足履約要求,確保資金支付控制在資金預(yù)算、成本指標(biāo)和合同約定的范圍內(nèi),履行手續(xù)完備,特制定本管理流程。各職能部門按職責(zé)分工,各行其責(zé),負(fù)責(zé)到底的原則執(zhí)行。4.2 付款管理程序9工程類合同付款程序工程類合同付款管理責(zé)任核對表序號工程類付款階段公司部門合作單位領(lǐng)導(dǎo)審批備注成本合約部工程及HSE部監(jiān)理單位造價咨詢公司總承包單位專業(yè)分包單位1工程月進(jìn)度完成情況表參加、觀察、簽字組織、通知、觀察、評價參加、觀察、評價參加、觀察、簽字編制、參加編制、參加2付款申請文件編制、提交編制、提交3工程款付款憑證簽發(fā)審核、分發(fā)審核審

14、查專業(yè)分包單位完成的內(nèi)容是否屬實批準(zhǔn)3工程款支付審批審核發(fā)起批準(zhǔn)營銷、設(shè)計、咨詢類合同付款程序營銷、設(shè)計、咨詢類合同付款管理責(zé)任核對表序號付款階段公司部門承包單位單位領(lǐng)導(dǎo)審批備注專業(yè)部門相關(guān)部門成本合約部1工作成果確認(rèn)審查,評議、確認(rèn)審查審查是否符合合同規(guī)定提交2合同款支付申請初核、填寫審核意見、會簽復(fù)核、填寫審核意見、會簽提交3合同款審批發(fā)起審核批準(zhǔn)。第五部分 結(jié)算管理程序5.1 引言為規(guī)范結(jié)算流程,提高結(jié)算工作的效率,合理的確定和控制工程造價,特制定本管理流程。各職能部門按職責(zé)分工,各行其責(zé),負(fù)責(zé)到底的原則執(zhí)行。145.2 工程結(jié)算管理程序工程結(jié)算管理責(zé)任核對表序號工程結(jié)算階段公司部門合作

15、單位領(lǐng)導(dǎo)審批備注成本合約部工程及HSE部監(jiān)理單位造價咨詢公司施工單位1竣工驗收手續(xù)組織、審查、驗收、確認(rèn)審查、驗收、確認(rèn)發(fā)起批準(zhǔn)2工程竣工結(jié)算啟動單核查、評價、確認(rèn)發(fā)起、配合3竣工結(jié)算資料合規(guī)性審查、經(jīng)濟(jì)審核審查技術(shù)資料含竣工圖等真實性和完整性審核、出具審核報告提交4第三方審核提供資料、配合配合配合配合配合、答復(fù)5合同結(jié)算審批單發(fā)起簽字簽字批準(zhǔn)6結(jié)算協(xié)議負(fù)責(zé)辦理、分發(fā)蓋章5.3營銷、設(shè)計、咨詢結(jié)算管理程序營銷、設(shè)計、咨詢結(jié)算管理權(quán)責(zé)核對表序號工程結(jié)算階段公司部門供應(yīng)商領(lǐng)導(dǎo)審批備注成本合約部專業(yè)管理部門1合同結(jié)算啟動確認(rèn)單評價、確認(rèn)、簽字編制,發(fā)起2結(jié)算資料審核審核提交5合同結(jié)算審批單發(fā)起簽字批

16、準(zhǔn)6結(jié)算協(xié)議負(fù)責(zé)辦理、分發(fā)蓋章第六部分 標(biāo)準(zhǔn)表單和格式6.1 標(biāo)準(zhǔn)表格名稱附表1-01工程參與單位及人員通訊錄附表2-01收文記錄附表2-02文件借閱表附表2-03發(fā)文記錄表附表3-01工程變更審批單附表3-02設(shè)計變更通知單監(jiān)理表附表3-03技術(shù)變更(洽商)記錄附表3-04經(jīng)濟(jì)文件審批單附表3-05工程變更確認(rèn)單附表3-06現(xiàn)場收方記錄表附表4-01工程月進(jìn)度完成情況確認(rèn)表附表4-02付款申請與付款憑證(工程類合同)附表4-03進(jìn)度付款明細(xì)表附表4-04付款審批表附表4-05工作成果確認(rèn)單附表4-06付款申請與付款憑證(設(shè)計、營銷、咨詢類合同)附表5-01工程竣工結(jié)算啟動確認(rèn)單附表5-02工

17、程合同結(jié)算審批申請表附表5-03合同結(jié)算審批單附表5-04合同結(jié)算協(xié)議書 (工程類合同)附表5-05合同結(jié)算協(xié)議書(設(shè)計、營銷、咨詢類合同)附表5-06合同結(jié)算啟動確認(rèn)單(設(shè)計、咨詢、營銷類)附表5-07合同結(jié)算審批申請表(設(shè)計、營銷、咨詢類合同)常用表單表-01檔案標(biāo)簽格式表-02信息需求函格式表-03傳送單格式表-04會議通知格式表-05會議簽到單格式表-06會議紀(jì)要格式表-07文件內(nèi)部會簽單格式表-08合同多次付款動態(tài)跟蹤表格式表-09合同臺帳格式表-10變更洽商簽證臺賬格式196.2附表表單20212223附表3-0124252627282930313233 343536附表5-023

18、738附表5-04 工程 施工合同結(jié)算協(xié)議書業(yè) 主: 承 包 人: (下表中數(shù)據(jù)來自已審定的竣工結(jié)算報表)序號項 目 內(nèi) 容金額(元)備注1原合同金額2竣工結(jié)算金額3增減金額2-14質(zhì)量保修金2* %(返還日期 年 月 日)一、本竣工結(jié)算協(xié)議僅為業(yè)主和承包人雙方就 工合同(以下簡稱本合同)項下工程的最終結(jié)算結(jié)論。二、業(yè)主和承包人同意本合同范圍內(nèi)的工程竣工結(jié)算總價為: (大寫) (小寫),本竣工結(jié)算協(xié)議是在充分考慮工程各種情況并做調(diào)整后得出的最終結(jié)算結(jié)論。本竣工結(jié)算協(xié)議生效之日起,除承包人須依據(jù)本合同約定繼續(xù)承擔(dān)工程保修責(zé)任和質(zhì)量責(zé)任外,業(yè)主和承包人雙方不得再就本合同項下的工程,依本結(jié)算協(xié)議簽訂

19、前的相關(guān)文件主張對方違約或承擔(dān)其它責(zé)任。 三、質(zhì)量保修期內(nèi)承包人須繼續(xù)按合同約定履行保修義務(wù),否則業(yè)主有權(quán)從扣留的質(zhì)量保修金內(nèi)扣除應(yīng)由承包人承擔(dān)的工程返修費(fèi)用和損失。 四、本結(jié)算協(xié)議需經(jīng)雙方加蓋公司公章即生效。五、本結(jié)算協(xié)議生效前雙方所簽相關(guān)文件中的工程價款若與本結(jié)算協(xié)議不一致時,以本結(jié)算協(xié)議為準(zhǔn)。六、本結(jié)算協(xié)議一經(jīng)生效,雙方均明示放棄以任何理由主張撤銷或變更此結(jié)算報告的權(quán)利。承包人( 公司)同意以上結(jié)算價款為本竣工結(jié)算協(xié)議范圍內(nèi)工程的最終結(jié)算價款,并確認(rèn)本價款為業(yè)主應(yīng)支付承包人本結(jié)算協(xié)議范圍內(nèi)工程的費(fèi)用總和。承包人(公司公章): 日期: 業(yè)主( 公司)同意以上最終結(jié)算價款并確認(rèn)此最終結(jié)算價款

20、是按合同條款調(diào)整計算后的總價,也是業(yè)主須支付承包人工程費(fèi)用的全部總和。業(yè) 主(公司公蓋): 日期: 39附表5-05 項目 合同結(jié)算協(xié)議書業(yè) 主: 供 應(yīng) 商: (下表中數(shù)據(jù)來自已審定的竣工結(jié)算報告)序號項 目 內(nèi) 容金額(元)備注1原合同金額2竣工結(jié)算金額3增減金額2-14質(zhì)量保修金2* %(返還日期 年 月 日)一、本竣工結(jié)算協(xié)議僅為業(yè)主、供應(yīng)商就 合同(以下簡稱本合同)項下工作內(nèi)容的最終結(jié)算結(jié)論。二、業(yè)主、供應(yīng)商同意本合同范圍內(nèi)的工作內(nèi)容結(jié)算總價為: (大寫) (小寫)。本結(jié)算協(xié)議生效之日起,除供應(yīng)商須依據(jù)本合同約定繼續(xù)承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任外,業(yè)主、供應(yīng)商不得再就本合同項下的工作內(nèi)容,依本結(jié)算協(xié)議簽訂前的相關(guān)文件主張對方違約或承擔(dān)其它責(zé)任。 三、質(zhì)量保修期內(nèi)供應(yīng)商須繼續(xù)按合同約定履行保修義務(wù),否則業(yè)主有權(quán)從扣留的質(zhì)量保修金內(nèi)扣除應(yīng)由供應(yīng)商承擔(dān)的損失。四、本協(xié)議需經(jīng)協(xié)議雙方加蓋公司公章即生效。五、本協(xié)議生效前雙方

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