s聯(lián)想電腦公司會務手冊

1、聯(lián)想電腦公司會務手冊（1.0版）企劃辦秘書處目錄一、手冊說明4.二、會議制度及規(guī)范3.三、流程圖6.在公司內(nèi)召開的會議8.在公司外召開的會議9.四、程序8.會前工作（按順序）8.議題及參會人員范圍的確定8會議場所的選定：8.會議通知的起草8.申報會議預算9.人員確認9.設(shè)備準備9.預定10車輛安排10會務通知起草10議程PPT制作1.1食品的采買1.1指導服務員工作11會議場地布置與熟悉11會中工作（按順序）12會議室保障1.2匯報人員的保障12用餐的保障13娛樂的保障13住宿的保障13會后工作（按順序）13離會車輛安排13退房13設(shè)備整理14結(jié)帳14設(shè)備歸還14費用報銷14會務總結(jié)14五、注

2、意事項14附件：18會議通知草稿19會務通知草稿22會議預算草稿27會務分工明細表28主要會議場所明細表29、手冊說明為了便于秘書處人員掌握會議服務的各項流程，更好地為總經(jīng)理室會議做好服務保障工作，特編寫了聯(lián)想電腦公司會務手冊供大家參考，會務手冊內(nèi)容主要包含組織一次總經(jīng)理室會議中所應做好的各項工作（會前，會中，會后）及注意事項。望隨時提出修改意見，謝謝！二、會議制度及規(guī)范為保障會議順利召開和會議的效果，電腦公司特制定并頒發(fā)了會議制度（試行版），對會議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下：聯(lián)想電腦公司會議制度（試行）1. 目的：會議是公司一項重要的工作方式，為了提高會議效率，保證會議效果，規(guī)范公司的

3、會議工作，特制定本制度。2. 適用范圍：本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類會議，部門內(nèi)部會議不做要求，可做參考。3. 名詞解釋：3.1匯報：使參會人員了解某項工作的狀況，并就有關(guān)問題進行討論和決策通報：使參會人員了解公司某項工作的狀況，一般不涉及決策和討論3.3研討：參會人員就某一主題暢所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花3.4匯報人：對會議議題的內(nèi)容進行闡述，并回答參會人員的問題，參與討論；3.5主持人：對會議的進程進行整體控制，保證會議目標實現(xiàn)；3.6參會人員：對會議議程參與討論和決策3.7列席人：列席會議，但不參與會議議題的討論和決策；4. 3.8與會人員：參會人員、匯報人員、列席人

4、員和主持人等參加會議人員的總稱；會議通知起草與發(fā)送4.1會議組織部門應在會議前發(fā)出會議通知前應該充分準備，一項會議的召開必然涉及到其它部門人員的相應工作安排和時間資源的占用，因此在組織會議前應有充分的客戶意識，使與會人員能夠準確了解本次會議的關(guān)鍵信息，以便提前準備，保證會議目標的實現(xiàn)；會議通知應該包括以下幾項內(nèi)容會議目的：明確說明舉行此次會議要達到的效果，會議時間：應包括會議的開始時間和結(jié)束時間由多個部門參加的會議：上午的會議定為9:10開始，下午的會議定為14:10開始。由于特殊情況無法按以上規(guī)定時間開始的會議，需由會議組織者在會前通知中明確說明。為保證會議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況

5、下，會議時間一般應控制在2小時以內(nèi)。4.2.1 會議地點：會議地點應該明確標出，如果會議地點在公司外部，與會人員并不熟悉，會議通知中應附上會議地點示意圖；會議議程：4.2.1.1 會議議程的第一項是主持人講解會議要求根據(jù)會議內(nèi)容的不同，會議可分為匯報、通報、研討等內(nèi)容（參見名詞解釋）會議議程應以30分鐘為單元，列出本單元的會議內(nèi)容，如果某項內(nèi)容多于30分鐘，也應該分為多個單元，其目的保證與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解。425.1 每項會議議程應該列出本項議程的匯報人、參會人員、列席人員和主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應該在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會，哪些人可

6、參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不因使與本次會議關(guān)系不大的人員原因參加此次會議而影響他們的正常工作，同時又給相關(guān)人員以學習、觀摩的機會；425會議注意事項著裝要求：在工作日期間召開的會議需正式著裝；在周末或休息日期間召開的會議可以著便裝；如有特殊的著裝要求需要明確指出；會議內(nèi)容保密要求：會議組織者根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會議內(nèi)容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商業(yè)秘密的會議，參會人員如果委托他人代替參加會議，必須事先報會議主辦部門批準。除主辦會議部門外，一律不得錄音、攝像。會議中使用的文件一律由會議主辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若需要會后帶走的必須

7、履行相應的登記手續(xù)。等等。4.2.5.3 對會議文件的要求：會議組織人員根據(jù)會議的目的、規(guī)模的等內(nèi)容確定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。匯報部門在制作PPT文件時，首頁應該包括本次議程的時間安排和會議注意事項，使與會人員清楚本次會議的議程；同時，制作PPT文件應該使用公司標準模版，為保證投影效果清楚，應注意色彩的搭配；對請假的要求。明確參會人員如果因特殊原因無法參會需要通過合種途徑請假。4.2.5.4 明確對會議紀律的要求（見后）。4.2.5.5 其它需要特殊說明的會議注意事項4.3會議通知的發(fā)送4.3.1跨部門的會議，會議組織部門應該提前3個工作日發(fā)

8、出會議通知；如果會議涉及公司總經(jīng)理室一半以上人員參加，應該提前5個工作日發(fā)出通知，涉及總經(jīng)理使全體成員參加的會議，應該提前10個工作日發(fā)出通知；以便與會人員能夠事先調(diào)整好時間安排并432如果因特殊情況需要臨時召開會議（會議通知發(fā)出距離會議召開24小時以內(nèi)），跨部門的會議應該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準，總經(jīng)理室一半以上人員參加的會議應該獲得公司總經(jīng)理的批準；會議主持人5.1會議主持人負責控制整個會議進程。5. 5.2會議主持人在會議開始前，應該清點參會人員名單，向與會人員通報此次會議的會議目的，會議的具體議程；明確說明此次會議的注意事項和會議紀律；5.3會議主持人在會議過程中，應該控制討論的方向

9、和時間，促成會議目標的實現(xiàn)；會議紀律6.1與會人員應按時參會，遲到而沒有事先請假要罰占1分鐘；5.2 會議期間避免隨意走動，對BP機、手機做消音處理；6. 6.3與會人員如果因特殊原因需要在會議中途離開會場。需要向會議主持人請假并得到允許；會議紀要撰寫：在會議結(jié)束之后的3個工作日之內(nèi)，會議組織部門應該撰寫7. 出會議紀要并發(fā)給相關(guān)人員；會議紀要應該準確、真實地反映會議的結(jié)論；會務組織：8.1會議預算：會議應本著高效，節(jié)約的原則進行。每次的會議費用在5000元以上時，會議組織部門要進行會議預算，并報本部門的直接上級審批；8.2交通、食宿：如果會議在公司外部舉行，會議組織部門應該視會議時間安排組織

10、與會人員的交通和食宿。如果下午有會議議程，午餐應安排為工作快餐；三、流程圖在公司內(nèi)召開的會議、部門總經(jīng)理室總經(jīng)理秘書相關(guān)部門備注時序、門總經(jīng)理室總經(jīng)理秘書相關(guān)部門備注時序、在公司外召開的會議選址及確定確認議題及參會人員范圍會議室、匯報人員、用餐、娛樂起住宿議通工作四、程序會前工作（按順序）議題及參會人員范圍的確定會議場所的選定:人議預算車輛安排Y人員確認（住宿，交通）在會前至少十個工作日確定好間，用餐，娛樂結(jié)帳%輛安排返回公司費用標準。設(shè)備整理室，房，并詳細了解場地的具體要求?外部環(huán)境幽雅，適宜散步:內(nèi)部設(shè)施齊備:會議室的布局，光線明起草會務通知乍音響，空調(diào)等娛樂設(shè)施齊全（乒乓1亍保齡,游泳等

11、）說明：對符合上述條件的會議通知的起草住宿、餐飲、娛樂的距議總經(jīng)理室UL指結(jié)服務工作艮人，列席人員等事項?在會前一周確定本次會議的議程，其中包括匯報的具體時間，主要內(nèi)舉例如下:議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間安排主要匯報人員列席人員19:0010:0098財年經(jīng)營情況通報匯報人：、10：00-10:15休息210:1511:45人力資源情況通報人事及培訓工作通報（40分鐘通報+50分鐘研討）匯報人：、:結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應注明會議的時間，地點，主持人，議程，會議的注意事項（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀律等）及路線圖，并在會前十天發(fā)出。申報會議預

12、算依據(jù)會議的長短及對參會人員情況的確認，做如下費用明細，:包括：會議室費用，住宿費用，餐飲費用，娛樂費用，食品費，交通費，相關(guān)費用，不可預見費等。:會議預算要求在會前四天完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報王總或劉總審批。人員確認結(jié)合會議通知中所注明的參會人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認住宿，交通（往返）情況。:對于QDI的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時間，做好接機、送機及住宿的安排工作；原則上如有繼續(xù)留京人員，建議安排在翠宮飯店入住。設(shè)備準備設(shè)備明細數(shù)量設(shè)備明細數(shù)量投影儀1臺長線接線板至少2個膠投1臺激光筆2個筆記本電腦1臺磁帶，電池依據(jù)會議長短打印機及驅(qū)動程序1套膠卷依據(jù)會

13、議長短幕布（大）1個膠片1本白板（筆、擦）至少2套A4復印紙1包照相機1臺訂書機1個寬帶透明膠1卷圓珠筆若干曲別針1合預定依據(jù)征詢結(jié)果，進行預定，其中要求確定的有：會議室，房間，餐飲,娛樂（保齡，乒乓球，游泳，臺球等）。要求：會議室要確認是否有音響設(shè)備及白板。車輛安排依據(jù)會議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。要求明確發(fā)車時間，地點，路線，并將安排情況通知公司車輛管理員。車輛安排的原則：B. A.結(jié)合會議議程安排，并要求車輛于會前10分鐘到達會場；車輛路線的安排應以所送匯報人員的出發(fā)地為主，建議在會議結(jié)束后單獨安排一個車次運送儀器設(shè)備，最好在會后1小時由會場出發(fā)。會務通知起草在所發(fā)會議通知

14、的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會及預定情況，起草會議的會務通知，要求所有安排確定并詳細。-應包括時間、地點、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項及會址路線圖（注：要包含會議通知的所有內(nèi)容）。:如議程中包括總經(jīng)理室周例會，在會務通知中注明下一周的例會是否召開。:會務通知要求在會前四天完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報王總或劉總審批。:會務通知要求在會前三天發(fā)給參會人員。議程PPT制作制作會議議程的PPT文件，以便會議主持人介紹會議的安排。其中PPT應包括會議時間，內(nèi)容，匯報人。食品的采買依據(jù)會議的長短，采購相應的水果、干果及小點心，具體明細如下:水果干果點

15、心春天草莓，油桃，香蕉，伊麗莎白瓜開心果，應子，巧克力派，夏天西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊麗莎白瓜話梅，蜜棗，鳳梨酥，秋天香蕉，葡萄，橙子，蘋果小蛋糕，冬天蘋果，蘆柑，香蕉薩其瑪指導服務員工作:確定每次會議需有3名服務人員。:通知服務人員每15分鐘續(xù)茶。-指導服務人員水果及點心的準備和擺放情況。會議場地布置與熟悉:事先與賓館人員聯(lián)系，保證服務人員的及時到位:所有會議所需用品需在會前2小時運到會場；會議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）需在會前1小時擺放并調(diào)試完畢。:在抵達賓館后將會議所用水果、干果及點心交由服務人員清洗并在會前30分鐘擺放完畢。:會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前

16、30分鐘準備并調(diào)試完畢。:會議室內(nèi)的茶水需在會前10分鐘開始沖泡。:擺放指路牌，指明會議室及會務組的地點。:通知匯報人員于會前5分鐘就座并準備好匯報資料。會中工作（按順序）會議室保障會議的全程要有一名會務人員留在會議室，保障會議的服務工作。:每次匯報開始時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。:協(xié)助匯報人員做好匯報PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。:在會議休息期間，要協(xié)助下一個匯報人員進行調(diào)試及資料收發(fā)。:及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務人員做好日程安排的調(diào)整工作。匯報人員的保障:落實匯報人員及時到會。:了解匯報部門資料的準備情況，并協(xié)助做好準備工作（如筆記本電腦，資料準備等）。:落

17、實匯報人員用餐情況。:落實匯報人員返回情況。用餐的保障:要結(jié)合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準備情況（人數(shù)）及用餐時間。:要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時上火。:如果下午有會議議程，午餐應安排為工作快餐。娛樂的保障:滿足總經(jīng)理室成員的娛樂需求。:要有1名會務人員進行保障。:要在活動期間提供飲用冰水。住宿的保障:在所有需要住宿的人員抵達賓館時，要及時提供相應房間的鑰匙。:在當晚要與總臺設(shè)定好第二日的叫早時間。:叫早并通知早飯時間。:在會議結(jié)束的當天13：00之前，將所有房間的鑰匙收齊。會后工作（按順序）離會車輛安排全部會議結(jié)束后，做好參會人數(shù)返回車輛安排工作。QDI的總經(jīng)

18、理室成員如要返回安排好送機工作；如繼續(xù)留在北京則送至事先安排好的賓館。退房在會議最后一天的中午13：00之前，將所有住宿房間的鑰匙收齊后，辦理退房手續(xù)。設(shè)備整理在送走所有參會人員后，進行設(shè)備的收拾和整理工作。結(jié)帳在確認所有會議項目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。設(shè)備歸還返回公司后，歸還所借設(shè)備。費用報銷在會后三天內(nèi)進行費用報銷，并附此次會議的費用決算表。會務總結(jié)會后第一次秘書處例會上，進行會務總結(jié)工作。五、注意事項會務人員要做好總經(jīng)理業(yè)務工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。全程會議要至少保證有2輛會議用車。會議所需儀器應有備份；對所借用品應在出發(fā)前進行檢測與調(diào)試。會務人員要攜帶至少5份會務通

19、知，以備查詢。財務監(jiān)控部匯報材料為受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。會務組房間應選擇與會場距離較近的房間，而每次會議的房間應較為固定。會議期間如發(fā)生緊急情況，會務人員要沉著冷靜，及時檢查可能導致的原因并盡快解決。附件:會議通知草稿會務通知草稿會議預算草稿會務分工明細表主要會議場所明細表附件一聯(lián)想電腦公司聯(lián)想電腦公司文件第1頁，共2頁文件編號：QB/LX-0097-99發(fā)文日期：1999年5月20日文件類別：會議通知擬文：審核：批準：劉收文部門：總經(jīng)理室、參會各部門收文者：總經(jīng)理室成員，參會人員抄送：各位總經(jīng)理秘書傳閱丨閱后存檔丨保密保密期限1其他99年5月份總經(jīng)理室例會通知99年5月份總經(jīng)

20、理室例會定于5月28日下午（星期五）和29日（星期六）舉行。會議的各項內(nèi)容安排如下：一、會議地點：天安門賓館5號樓第9會議室二、參會人員：總經(jīng)理室成員三、會議主持人:四、議程安排:議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間安排主要匯報人員列席人員15月28日（周五）14:0016:00INTERNE時代嵌入式應用系統(tǒng)技術(shù)概述基于sun的嵌入式應用技術(shù)概述（50分鐘+20分鐘交流）主題研究報告（20分鐘介紹+30分鐘研討）陳新（sun公司）熊銳、16:0016:15休息216:15-18:00信息化建設(shè)情況通報、18:1519:15晚餐19:3022:30自由活動、交流，22:30分以前必須休息，35月29

21、日（星期六）8:009:30總經(jīng)理室周例會49:30-10:30經(jīng)營情況通報、10:30-10:45休息510：4512：30聯(lián)想電腦服務模式研討適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務模式提案（30分鐘）研討：確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務模式，針對當前服務中存在的主要問題，確定解決方案的原則（65分鐘）、12：30返回五、會議注意事項1、5月29日早800舉行總經(jīng)理室周例會，5月31日的總經(jīng)理室周例會取消；2、總經(jīng)理室會議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密，與會人員請注意保密；3、各項會議的匯報人員和列席人員請按照議程安排的時間準時參會；4、會議期間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；5、請匯報人嚴格控制時間，保證會議議

22、程順利、按時進行；6、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如需要準備文字材料，請準備22份復印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)一收回；7、如因特殊原因無法參會，總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準假，其他人員需要本部門的主管總經(jīng)理室成員準假并通知秘書處&5月28日前將給與會人員發(fā)出詳細的會務通知，請注意查收。附件二聯(lián)想集團有限公司聯(lián)想電腦公司文件文件編號：QB/LX-PC-0105-99發(fā)文日期：1999/5/25文件類別：通知擬文：審核：/批準：收文部門：總經(jīng)理室，與會部門收文者：與會人員抄送：企管辦秘書處廠傳閱尸閱后存檔一保密保密期限|其他5月份總經(jīng)理室月例會會務通知會議時間：5月28日下午、

23、29日會議地點：天安門賓館5號樓第9會議室三、會議主持人:議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間安排主要匯報人員列席人員15月28日（周五）14：0016：00INTERNE時代嵌入式應用系統(tǒng)技術(shù)概述基于sun的嵌入式應用技術(shù)概述（50分鐘+20分鐘交流）主題研究報告（20分鐘介紹+30分鐘研討）陳新（sun公司）熊銳、16：:0016：15休息216:15-18:00信息化建設(shè)情況通報、18：1519：15晚餐19：3022：30自由活動、交流，22：30分以前必須休息，35月29日（星期六）8:009:30總經(jīng)理室周例會49:30-10:30經(jīng)營情況通報、10:30-10:45休息510:4512

24、:30聯(lián)想電腦服務模式研討適合聯(lián)想電腦產(chǎn)品的服務模式提案（30分鐘）研討：確定現(xiàn)有產(chǎn)品的服務模式，針對當前服務中存在的主要問題，確定解決方案的原則（65分鐘）、12:30返回四、房間安排：住宿人員由口房號住宿人員由t=r.房號5206、5209、5208、52105207、5211、5205、5202、5204、5212、5203、5201六、就餐安排：5月28日晚餐18:15-19:155月29日早&00總經(jīng)理室早餐會5月29日午餐12:30-13:30七、會務組：137。139。5201房間TEL:64231199轉(zhuǎn)5201房八、車輛安排:日期時間路線安排5月28日13：005500門口-

25、天安門賓館15：205500門口-天安門賓館16：00天安門賓館-5500門口18：00天安門賓館-5500門口19：30天安門賓館-5500門口5月29日8：205500門口-天安門賓館9：455500門口-天安門賓館10：40天安門賓館-5500門口12：305500門口-天安門賓館12：40天安門賓館-5500門口九、活動安排時間地點活動內(nèi)容5月28日20：0022：003號樓一層乒乓球6號樓一層游泳（憑房卡）6號樓二層臺球6號樓二層保齡球注：5月28日提供以上娛樂項目，如有需求請與會務組聯(lián)系十、會議注意事項附件三聯(lián)想集團有限公司四環(huán)路安慧橋聯(lián)想電腦文件第1頁，共1頁1、各項會議的匯報人

26、員和列席人員請按照議程安排的時間準時參會；請匯報人嚴格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；2、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如需要準備文字材料，請準備22份復印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)一收回；1、如因特殊原因無法參會，總經(jīng)理室成員必須向楊總親自請假；其它人員需向部門主管總經(jīng)理成員請假，并及時通知會務組。2、會間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；3、此次會議議程較多，會議的結(jié)束時間可能會有所延長；4、5月31日的周例會取消；5、如所匯報人員因參會所發(fā)生的交通費用可于5月31日下班前交給，由會務組統(tǒng)一報銷（同時請在票據(jù)后注明姓名及行車路線），逾期請自行報銷。6、每一房間只有一把鑰匙，請注意保管，并在29日下午開會前交給會務組，若有損壞或丟失需自行補償50元。7、參會人員如有住宿或用車需要，請及時通知或。附：路線圖安安貞橋路抄送:I一傳閱閱后存檔|保密保密期限|其他5月份總經(jīng)理室例會費用預算申請5月份總經(jīng)理室月例會定于5月28日一29日在天安門賓館舉行，本次會議預算如下：1、場地費：1600元2、住宿費：2520元3、餐費：2700元4、娛樂：420元5、食品：800元6、交通費：200元7、磁帶：150元&不可預見費：500元總計：8890元以上為本次會議的預算。妥否，請批