時(shí)間管理2013.6.17潘

1、時(shí)間管理課程內(nèi)容 一、認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 二、了解時(shí)間管理的現(xiàn)狀 三、時(shí)間管理的陷阱 四、如何跨越時(shí)間管理的陷阱 五、時(shí)間管理的工具 六、時(shí)間管理的進(jìn)一步提升導(dǎo)言導(dǎo)言 內(nèi)德蘭塞姆“最后的話” “假如時(shí)光可以倒流，世上將有一半的人成為偉人.” 一、認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 1、時(shí)間的特性 供給毫無彈性 無法蓄積 無法替代 無法失而復(fù)得 2.2.時(shí)間可否管理時(shí)間可否管理 我們無法管住它，不讓它流逝。“子在川上曰：逝者如斯夫！” 但我們可以管理時(shí)間的用法，有選擇的運(yùn)用我們的時(shí)間。 3.3.如何管理時(shí)間如何管理時(shí)間 最根本的要素是“事件” “時(shí)間管理”就是 一種“事件管理” 如果你不去控制生活中的事件，你將如果你不去控

2、制生活中的事件，你將被這些事件所控制。被這些事件所控制。 不能控制 完全控制 小組討論小組討論什么事是“不能控制”的？什么事是“完全控制”的？ 條件的影響條件的影響 有些事情我們能控制，但我們認(rèn)為我們不能。 有些事情我們不能控制，但我們認(rèn)為我們能。 適當(dāng)?shù)目刂剖虑榭梢蕴岣咻^高的生產(chǎn)力并獲得內(nèi)心的平靜。 二 了解時(shí)間管理的現(xiàn)狀 美國著名時(shí)間管理專家尤金美國著名時(shí)間管理專家尤金葛里斯曼曾對數(shù)葛里斯曼曾對數(shù)百人提出過：百人提出過：“要是你今天就去世，你最后悔的要是你今天就去世，你最后悔的是什么？是什么？” 你的答案？你的答案？ “我后悔沒多讀點(diǎn)書。” “沒有好好約束自己?！?“沒有多嘗試新鮮事物?！?/p>

3、 “沒有花更多的時(shí)間與家人相處?！?故事分享 你是如何管理自己的時(shí)間的？你是如何管理自己的時(shí)間的？ 小組討論：小組討論： 小葉的時(shí)間管理出來什么問題？小葉的時(shí)間管理出來什么問題？現(xiàn)象問題 感想： 上述現(xiàn)象是否似曾相識(shí)？ 上訴情況是否經(jīng)常發(fā)生在你的身上？ 問題不是沒有時(shí)間，而是在支配和問題不是沒有時(shí)間，而是在支配和使用時(shí)間上出了問題。使用時(shí)間上出了問題。 評估你的一天 做時(shí)間日志：將你的時(shí)間以30分鐘為單位進(jìn)行分割；做23個(gè)星期的記錄。 觀察：你用在有用和沒用的事情上的時(shí)間各是多少？ 故事分享 三三 時(shí)間管理的陷阱時(shí)間管理的陷阱時(shí)間管理的陷阱時(shí)間管理的陷阱1、豬八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里2、不

4、好意思拒絕別人3、反正時(shí)間還早拖延4、不速之客5、會(huì)議病6、文件滿桌病7、事必躬親1 1、豬八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里、豬八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里沒時(shí)間做計(jì)劃工作是程序化和工作化，根本沒必要做計(jì)劃計(jì)劃常常被打斷不喜歡被計(jì)劃束縛“船到橋頭自然直”2 2、不好意思拒絕別人、不好意思拒絕別人接受請托比拒絕更容易拒絕請托會(huì)觸怒請托人，而導(dǎo)致請托人報(bào)復(fù)我想做一個(gè)廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕3 3、反正時(shí)間還早：拖延、反正時(shí)間還早：拖延 帕金森定律：帕金森定律： 工作會(huì)自動(dòng)膨脹占滿所有的時(shí)間 時(shí)間管理隱含著你可以為一項(xiàng)工作安培過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使

5、用掉所有分配的時(shí)間。4 4、不速之客、不速之客 沒有預(yù)約的客人，無端的申訴，往往會(huì)使你難以專心致志的工作。 5 5、會(huì)議病、會(huì)議病基于合群的愿望而聚會(huì)傾談為符合傳統(tǒng)為推卸責(zé)任沒有勇氣，逃避指出別的員工的錯(cuò)誤無效的會(huì)議不斷重復(fù)6 6、文件滿桌病、文件滿桌病安全感猶豫的個(gè)性半途而廢的工作習(xí)慣個(gè)人的喜好7 7、事必躬親、事必躬親擔(dān)心下屬犯錯(cuò)安全感不愿意放棄得心應(yīng)手的工作找不到可以授權(quán)的下屬 四、如何跨越時(shí)間陷阱四、如何跨越時(shí)間陷阱跨越時(shí)間管理陷阱 1、明確目標(biāo) 2、去除不必要和不合適的事物3、制定你的計(jì)劃4、剔除行動(dòng)障礙5、及時(shí)行動(dòng)1、明確目標(biāo) 正確目標(biāo)的價(jià)值 擬定目標(biāo)的原則 目標(biāo)的金字塔 設(shè)定目標(biāo)

6、的步驟1.1 1.1 正確目標(biāo)的價(jià)值正確目標(biāo)的價(jià)值 目標(biāo)刺激我們奮勇前進(jìn) 有目標(biāo)才會(huì)有結(jié)果 目標(biāo)引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能1.2 1.2 擬定目標(biāo)的原則擬定目標(biāo)的原則 符合自己的價(jià)值觀 了解自己目前的狀況 制定目標(biāo)的SMART原則符合自己的價(jià)值觀符合自己的價(jià)值觀 你希望聽到別人如何評價(jià)你？ 你這一生有任何成就、貢獻(xiàn)或值得懷念的事情嗎？ 你是個(gè)稱職的丈夫/妻子/爸爸/媽媽/親戚嗎？ 你是個(gè)令人喜歡的同事或伙伴嗎？ 失去了你，對關(guān)心你的人會(huì)有什么影響？ 故事分享 制定目標(biāo)的制定目標(biāo)的SMARTSMART原則原則 具體的可實(shí)施的行動(dòng)計(jì)劃 specific可度量的（數(shù)量、質(zhì)量） measurable 可達(dá)到的

7、attainable 與個(gè)人價(jià)值觀相吻合的 relevant有時(shí)間限制的 time-based 1.3 目標(biāo)的金子塔短期目標(biāo)短期目標(biāo)每天目標(biāo)每天目標(biāo)1.4 1.4 設(shè)定目標(biāo)的步驟設(shè)定目標(biāo)的步驟 步驟一：列出目標(biāo) 步驟二：上述目標(biāo)帶來的好處 步驟三：主要困難與阻礙 步驟四：所需技能及知識(shí) 步驟五：為達(dá)到目的必須合作的對象 步驟六：計(jì)劃于行動(dòng)帶來的好處 步驟七：目標(biāo)完成日期2. 2. 去除不必要和不合適的事務(wù)去除不必要和不合適的事務(wù) 要事第一 以始為終 減少冗長的會(huì)議 學(xué)會(huì)說“NO” 對付不速之客 學(xué)會(huì)委派2.1 2.1 要事第一要事第一 “大石頭”理論 ABC法則 二八定律“大石頭大石頭”理論理

8、論 一個(gè)小游戲 請談?wù)勀愕南敕ˋBCABC法則法則 A型：重要且緊急的事務(wù) B型：重要或緊急，但不是既重要又不緊急的 C型：既不重要也不緊急的日常事務(wù)平衡日常工作任務(wù)平衡日常工作任務(wù) 一個(gè)工作日一個(gè)工作日 A型任務(wù)：你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急而有難度的事務(wù)。 B型任務(wù)：你的工作主要由這部分任務(wù)組成，這部分工作應(yīng)占大部分工作時(shí)間 C型任務(wù)：這些不緊急的事情應(yīng)放在有時(shí)間的時(shí)候做考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫否 是這項(xiàng)任務(wù)是否重要或緊迫否 是這項(xiàng)任務(wù)是否日常性的？否 是不必做，取消它。是否今天就需要完成否 是這項(xiàng)任務(wù)是否有最后期限否 是這項(xiàng)工作是否助你有效地工作

9、否 是這些任務(wù)是否必要否 是立即行動(dòng)留出時(shí)間來完成指定可行的期限分出時(shí)間來完成留待有空時(shí)再做A型任務(wù)B型任務(wù)C型任務(wù)判斷：判斷： 下列任務(wù)分別屬于A型、B型、C型任務(wù)中的那種任務(wù)？ （1）整理文件 （2）接緊急電話 （3）準(zhǔn)備會(huì)議 （4）和朋友一起喝下午茶 （5）下屬請示 （6）會(huì)見一個(gè)重要客戶 （7）閱讀專業(yè)期刊 （8）想上司匯報(bào)工作情況 （9）給家人打個(gè)電話（10）同事請求協(xié)助二八定律二八定律 意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托（parto） 80% sale from 20% customers 80% profit from 20% product line 80% problems from 20

10、% employees2.2 2.2 以始為終以始為終 是必須要做的嗎？ 不完成會(huì)怎樣？ 是自己想要的嗎？ 和目標(biāo)直接相關(guān) 回報(bào)和收益直接相關(guān)嗎？2.3 2.3 減少冗長的會(huì)議減少冗長的會(huì)議 會(huì)議前 會(huì)議中 會(huì)議后2.4 2.4 學(xué)會(huì)說學(xué)會(huì)說“NO”“NO” 耐心傾聽 如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮多長時(shí)間 顯示慎重 表情應(yīng)當(dāng)和顏悅色 態(tài)度堅(jiān)定 指出拒絕的理由 拒絕的是請托而不是他 如果可能，為他提供其他可行方案 切忌透過第三者來拒絕2.5 2.5 如何對付不速之客如何對付不速之客 不要采取無條件的“門戶開放政策” 授權(quán)秘書甄別并攔截來客 規(guī)定接見部屬的時(shí)間 移樽就教 站立會(huì)客 限時(shí)面談 寧

11、可提早上班，但不要拖延下班2.6 2.6 有效委派有效委派做過類似的工作的人備忘錄、傳真、電子郵件必要時(shí)委派給誰如何指示跟進(jìn)工作新手個(gè)別會(huì)晤每天2.6 2.6 有效委派的要點(diǎn)有效委派的要點(diǎn) 委派做出決定的權(quán)利，而非實(shí)施任務(wù)的權(quán)力 靈活處理時(shí)間 要求對方復(fù)述你的指示 提供成功完成任務(wù)所必需的必要資料 全面責(zé)任由你來負(fù)擔(dān) 對他人表現(xiàn)提出建設(shè)性的反饋 慷慨獎(jiǎng)勵(lì)，適度批評3. 3. 制定你的計(jì)劃制定你的計(jì)劃 長期計(jì)劃 周計(jì)劃 日計(jì)劃3.1 3.1 長期計(jì)劃長期計(jì)劃活動(dòng)計(jì)劃表活動(dòng)計(jì)劃表 目標(biāo)： 在9月31日前出版一個(gè)工作計(jì)劃和工作手冊的綜述工作步驟工作步驟估計(jì)時(shí)間估計(jì)時(shí)間目標(biāo)日期目標(biāo)日期責(zé)任人責(zé)任人1

12、書寫草稿15天8月15日自己2 打印草稿10天8月25日秘書3 校對5天8月30日自己與秘書4 封面設(shè)計(jì)15天9月15日圖標(biāo)制作者8 發(fā)行9月31日打印廠3.2 3.2 周計(jì)劃工作安排周計(jì)劃工作安排工作工作優(yōu)先級別優(yōu)先級別估計(jì)時(shí)間估計(jì)時(shí)間日期安排日期安排目標(biāo)第 周3.3 3.3 每日工作計(jì)劃表每日工作計(jì)劃表需要完成的任務(wù)需要完成的任務(wù)優(yōu)先級別優(yōu)先級別已完成已完成時(shí)間安排時(shí)間安排需撥打的電話優(yōu)先級別已完成時(shí)間安排需約見的人員優(yōu)先級別已完成時(shí)間安排日期4. 4. 剔除行動(dòng)的障礙剔除行動(dòng)的障礙 克服拖延 避免混亂 告別完美4.1 克服拖延 不要把難事往后拖工作細(xì)分 不要把不喜歡的事往后拖延自律 不要

13、把喜歡的事做過了頭防患于未然4.2 避免混亂 辦公室桌上的5s運(yùn)動(dòng) 處理信息洪流辦公桌上的5S運(yùn)動(dòng) 整理廢紙簍的作用 文件存檔系統(tǒng) 各就各位的擺置 集中精力做一件事 不要總是重復(fù)處理同一文件 不要為了表面的整潔而塞入一處 下班前的清理 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)處理信息洪流處理信息洪流報(bào)紙和雜志備忘錄外部郵件和傳真電子郵件和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)委派添入閱讀文件夾丟棄速讀留出時(shí)間細(xì)讀歸檔、委派或傳閱細(xì)讀復(fù)印和傳閱采取措施4.3 4.3 告別完美告別完美 清楚你所從事的工作對質(zhì)量的要求 不要為自己預(yù)留充裕的時(shí)間 80分標(biāo)準(zhǔn) 感受缺陷 完美根本就不存在，了解這句話的人就等于任性職能的極致，期待擁有完美者是人類最

14、瘋狂的危險(xiǎn)之舉。 19世紀(jì)法國詩人馬塞特5. 5. 及時(shí)行動(dòng)及時(shí)行動(dòng) 我其實(shí)沒有什么輝煌燦爛的業(yè)績。只有一點(diǎn)令我自豪的是：凡是我覺得應(yīng)該做的，我就去做而當(dāng)我決心做后，我便著手去做了。 羅斯福只有行動(dòng)才能靠近目標(biāo)只有行動(dòng)才能靠近目標(biāo) 使用更好的工具工作 提升工作的熟練度 運(yùn)用既有的情報(bào)和經(jīng)驗(yàn)案例： 經(jīng)理的一天 1.邀請總經(jīng)理共進(jìn)午餐 2.擬定下一年度廣告預(yù)算 3.處理積壓過多的公文 4.與業(yè)務(wù)經(jīng)理討論上個(gè)月的業(yè)績 5.處理急待回復(fù)的若干信件 6.瀏覽桌上堆積如山的醫(yī)學(xué)雜志 7.為下個(gè)月業(yè)務(wù)會(huì)議準(zhǔn)備口頭報(bào)告 8.據(jù)說客戶服務(wù)部最近接到特別多的客戶投訴電話 9.召見客戶服務(wù)部經(jīng)理，了解情況 10.參

15、加下午2：00召開的主管會(huì)議，但議題不明 五 時(shí)間管理的工具時(shí)間管理的工具時(shí)間管理的工具 月歷 行事歷與甘特表 效率手冊 商務(wù)通與訂房卡 鬧鐘 其他工具甘特圖使用時(shí)間管理工具的四把鑰匙 只用一個(gè)個(gè)人的管理系統(tǒng) 隨身攜帶 遠(yuǎn)離廢紙 以最合適的方式使用工具 六 時(shí)間管理的進(jìn)一步提升時(shí)間管理學(xué)的四代理論時(shí)間管理學(xué)的四代理論 第一代著重利用便條與備忘錄。 第二代強(qiáng)調(diào)長/中/短期日程表，反映出時(shí)間管理已經(jīng)注意到規(guī)劃未來的重要性。 第三代重視優(yōu)先順序的觀念，將有效的時(shí)間和精力加以分配，爭取最高效率。 第四代重在個(gè)人管理，注重提高個(gè)人生活和工作的質(zhì)量，幫助平衡發(fā)展工作和生活的不同角色，并全盤規(guī)劃日常生活。

16、故事分享以人為本的第四代時(shí)間管理學(xué)以人為本的第四代時(shí)間管理學(xué) 第二象限組織法 效率與效能1. 1. 第二象限組織法第二象限組織法 時(shí)間管理矩陣圖 將時(shí)間投資于第二象限緊急緊急不不緊急緊急重要重要危機(jī)危機(jī)緊急的問題緊急的問題有期限的任務(wù)和會(huì)議有期限的任務(wù)和會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作預(yù)防工作計(jì)劃計(jì)劃不重要不重要干擾（不速之客）干擾（不速之客）許多湊熱鬧的活許多湊熱鬧的活一些信件一些信件瑣碎忙碌的事情瑣碎忙碌的事情看太多電視看太多電視浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)1.1 1.1 時(shí)間管理矩陣圖時(shí)間管理矩陣圖1.2 1.2 將時(shí)間投資于第二象限將時(shí)間投資于第二象限 偏重第一類事務(wù)（既緊急又重要）的結(jié)果

17、: 有壓力； 精疲力盡； 危機(jī)處理 忙著收拾殘局1.3 1.3 將時(shí)間投資于第二象限將時(shí)間投資于第二象限 偏重第三類（緊急但不重要）事務(wù)的結(jié)果： 短視近利 處理危機(jī) 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏制自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂1.4 1.4 將時(shí)間投資于第二象限將時(shí)間投資于第二象限 偏重第四類（既不緊急也不重要）事務(wù)的結(jié)果： 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或這會(huì)結(jié)構(gòu)衛(wèi)生1.5 1.5 將時(shí)間投資于第二象限將時(shí)間投資于第二象限 偏重第二類（重要但不緊急）事務(wù)的結(jié)果： 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 自制 紀(jì)律 少有危機(jī)感2. 2. 效率與效能效率與效能關(guān)注如何做，規(guī)劃、程序比結(jié)果更重要目的是改善流程