XX公司費用管理及報銷辦法

1、XX公司費用管理及報銷辦法目 錄第一章 總則 第二章 費用管理內(nèi)容第三章 費用報銷規(guī)定第四章 附則第一章 總則第一條 為加強XX公司(以下簡稱“公司”)費用管理，合理控制各項費用支出，規(guī)范費用報銷流程，特制定本辦法。第二條 各項費用支出均以公司批復(fù)的年度費用預(yù)算為依據(jù)，在預(yù)算范圍內(nèi)開支。各部門負責(zé)人應(yīng)做好費用項目的控制，避免出現(xiàn)超預(yù)算的情況。第三條 本辦法適用于XX公司各部門。第二章 費用管理內(nèi)容第四條 費用管理分為日常費用和專項費用管理兩部分。第五條 日常費用主要包括：辦公費、業(yè)務(wù)招待費、交通燃料費、郵電通訊費、會議費、差旅費、修理費、書報資料費、禮品費等等。第六條 專項費用主要包括：出國費

2、、咨詢費、訴訟費、廣告費、審計費、贊助費、職工住房物業(yè)費及供暖費、職工教育經(jīng)費、福利費、經(jīng)濟補償金等。第三章 費用報銷規(guī)定第七條 費用報銷審批權(quán)限為完善內(nèi)部控制，費用管理按照權(quán)限分級審批。費用報銷審批堅持“一支筆簽字”原則，需要授權(quán)的，須以書面正本授權(quán)書通知財務(wù)部，否則不予認可。（一）日常費用1. 個人預(yù)算內(nèi)費用報銷審批權(quán)限：（1）部門副經(jīng)理（含助理）級以下人員的費用報銷由部門經(jīng)理（或主持）或其授權(quán)簽字人審批;（2）部門副經(jīng)理（含助理）的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，部門經(jīng)理（或主持）簽字后報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批;（3）部門經(jīng)理（或主持）的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批;（4）

3、公司副總經(jīng)理（含總經(jīng)理助理）的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，公司總經(jīng)理或其授權(quán)人審批;（5）公司總經(jīng)理的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，公司財務(wù)總監(jiān)審批。2.部門公共預(yù)算內(nèi)費用報銷由部門經(jīng)理（或主持）或其授權(quán)簽字人審批。3.公司公共預(yù)算內(nèi)費用報銷由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人審批。4、超預(yù)算費用報銷須報公司總經(jīng)理或授權(quán)人審批。（二）專項費用1.有專項請示報告的：經(jīng)辦人員應(yīng)提交經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準的專項請示報告，在核批的預(yù)算范圍內(nèi)，由部門經(jīng)理（或主持）或其授權(quán)人簽字報銷。2.無專項請示報告的：經(jīng)辦人員憑有效合同、協(xié)議及經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準的費用報銷單報銷。第八條 費用報銷支付方式與報銷程序費用報銷的支付方

4、式以現(xiàn)金和支票支付為主。（一）現(xiàn)金支付1.以現(xiàn)金方式支付費用款，應(yīng)在國家財經(jīng)制度規(guī)定的現(xiàn)金支出范圍內(nèi)，主要包括：個人勞務(wù)報酬；各種勞保、福利費用以及國家規(guī)定的對個人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；結(jié)算起點（1000元）以下的零星支出；中國人民銀行確定需要支付現(xiàn)金的其他支出。2. 現(xiàn)金報銷時間為每周四、五。報銷人員應(yīng)填妥報銷單，按上述第七條之審批權(quán)限簽批后交財務(wù)部，由相關(guān)會計人員審核并制作記賬憑證后交出納統(tǒng)一進行現(xiàn)金收付。3.借支現(xiàn)金，應(yīng)填寫借款單，經(jīng)部門經(jīng)理（或主持）或其授權(quán)人、財務(wù)部經(jīng)理或其授權(quán)人簽字后，到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。報銷費用時，憑有效單據(jù)填寫費用報銷單，按上述第七條之審批

5、權(quán)限簽批后，到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)，并在備注欄加以說明。4.借款人應(yīng)及時辦理借款核銷手續(xù)（還款或報銷費用沖還借款），原則上不允許重復(fù)借款，前次借款未結(jié)清者，不得再次借款。（二）支票支付原則上，金額1000元人民幣及以上的支出款項須使用支票支付。1.經(jīng)辦人員須填制支票領(lǐng)用單。日常費用的支票領(lǐng)用，由部門經(jīng)理（或主持）或其授權(quán)人、財務(wù)部經(jīng)理或其授權(quán)人簽字后，到財務(wù)部辦理領(lǐng)用手續(xù)。專項費用的支票領(lǐng)用，須另附主管領(lǐng)導(dǎo)批準的專項請示報告。2.支票領(lǐng)用后，只能用于支票領(lǐng)用單上寫明的用途，不得挪作他用。如因故未使用，經(jīng)辦人員須于領(lǐng)用后兩日內(nèi)將支票退回財務(wù)部。3.支票使用后，經(jīng)辦人員須在三個工作日內(nèi)將填妥并有效簽

6、字的費用報銷單送交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。因特殊情況不能在規(guī)定時間內(nèi)報銷的，須及時向財務(wù)部說明。逾期不報銷的人員，財務(wù)部將定期公布，并不允許其所在部門領(lǐng)取新支票。第九條 費用報銷標準費用報銷須按照公司規(guī)定的標準報銷，超標準報銷費用的，應(yīng)在報銷前經(jīng)有效審批人的上級直接負責(zé)人或總經(jīng)理及授權(quán)人批準。業(yè)務(wù)招待費：指與業(yè)務(wù)有關(guān)的宴請費和禮品支出。宴請客戶無特殊理由不得去豪華飯店，公司領(lǐng)導(dǎo)級一次宴請金額原則上不超過2000元且人均標準不超過200元，部門經(jīng)理級一次宴請金額原則上不超過1000元且人均標準不超過150元，其他人員一次宴請原則上不超過500元且人均標準不超過100元。凡一次消費超過規(guī)定限額及標準的

7、，應(yīng)按分級審批權(quán)限，報上一級領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴禁將同一招待活動發(fā)生的費用拆分后分次報銷。禮品支出，要求各部門盡量使用公司辦公室統(tǒng)一購買的禮品，對有特殊要求購買的其他禮品，由各部門自行采購，報銷時經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，按照正常報銷程序報銷。業(yè)務(wù)招待費超過報銷標準的，須在履行正常審批程序后報公司總經(jīng)理或授權(quán)人批準。國內(nèi)差旅費 員工出差須提前在公司辦公系統(tǒng)填寫出差申請審批單，并提交有效審批人批準。出差申請審批單為員工出差借款、報銷及領(lǐng)取出差補貼的重要依據(jù)，出差期間的補貼標準為30元/天（參加會議除外），出差期間的業(yè)務(wù)招待費原則上不再報銷。出差住宿標準原則上為三星級以下酒店（含三星級）。員工可根據(jù)年度差

8、旅費預(yù)算及出差所在地實際情況，本著節(jié)約的原則選擇住宿酒店，如參加會議或陪同客戶出差超出住宿標準的，報銷時須提交舉辦方會議通知或經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的請示文件；公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員出差住宿費實報實銷。各類地區(qū)及員工住宿費具體標準如下：1.出差到上海、廣州、深圳等直轄市、省會城市及經(jīng)濟特區(qū)：總經(jīng)理（含主持工作的副總經(jīng)理） 350RMB副總經(jīng)理（含部門總經(jīng)理助理） 300RMB一般員工（含部門內(nèi)部設(shè)置的下屬經(jīng)理） 200RMB2.出差到其他城市：總經(jīng)理（含主持工作的副總經(jīng)理） 250RMB副總經(jīng)理（含部門總經(jīng)理助理） 200RMB一般員工（含部門內(nèi)部設(shè)置的下屬經(jīng)理） 150RMB3、如遇單人出差，每晚住宿費可

9、在上述標準基礎(chǔ)上增加50%。在選擇交通工具時，要求十二小時以內(nèi)（夕發(fā)朝至）乘坐火車能夠到達的，應(yīng)盡量選乘火車，火車席位為硬臥或硬座，特殊情況需乘坐軟臥或飛機的，應(yīng)提前取得公司領(lǐng)導(dǎo)批準。國內(nèi)出差乘坐飛機的，一律乘坐經(jīng)濟艙。報銷差旅費時，出差人應(yīng)填制差旅費報銷單，報銷單據(jù)除提供費用相關(guān)發(fā)票外，還應(yīng)提供住宿清單及出差申請審批單。出差人在經(jīng)批準的出差期間發(fā)生的上述交通費、住宿費及出差補貼可在上述標準內(nèi)據(jù)實報銷，但住宿費中與住宿無關(guān)的費用，如洗衣費、房間酒水等不予報銷。對于出差期間因特殊情況發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費需單獨填制業(yè)務(wù)招待費報銷單并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后報銷。超出差旅費報銷標準的須報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，

10、否則超出部分不予報銷。如出差機票（含國際機票）由辦公室統(tǒng)一訂購的，出差人應(yīng)在返回公司后將機票報銷聯(lián)退回辦公室，由辦公室統(tǒng)一辦理機票報銷及費用分攤手續(xù)；出差人有借款的，應(yīng)在填寫差旅費報銷單時據(jù)實填寫，多退少補，逾期不歸還借款的，財務(wù)部可拒絕再次借款。 （三）出國費用：執(zhí)行財政部、外交部印發(fā)的關(guān)于臨時出國人員費用開支標準和管理辦法的規(guī)定。（四）辦公用品：由辦公室負責(zé)在預(yù)算范圍內(nèi)統(tǒng)一購置，報銷時由部門負責(zé)人簽字確認費用分攤，經(jīng)辦人、辦公室負責(zé)人簽字后報銷。因特殊原因各部門自行購置辦公用品的，報銷時須由部門經(jīng)理及辦公室負責(zé)人雙簽后方可報銷。預(yù)算外購置辦公用品須報請公司總經(jīng)理批準。（五）書報資料費：購買

11、資料應(yīng)根據(jù)實際工作需要辦理，嚴格控制，杜絕浪費，公司報刊雜志的訂閱由辦公室統(tǒng)一制定計劃報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后辦理。報銷時應(yīng)注明用途和名稱，按照正常報銷審批程序報銷。（六）通訊費：包括辦公電話、移動電話及住宅電話費用。1、辦公電話：按照員工工作崗位和要求，經(jīng)部門經(jīng)理批準可申請開通國內(nèi)長途功能，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，原則上不開通國際長途功能。辦公電話費用由公司統(tǒng)一支付，電話使用人及所在部門承擔(dān)。2、住宅電話：公司僅負責(zé)承擔(dān)公司領(lǐng)導(dǎo)（總經(jīng)理助理以上級）或其他經(jīng)批準報財務(wù)部備案人員的一部住宅電話費用，但公司原則上不承擔(dān)住宅電話的國際長途話費，否則需提交公司總經(jīng)理或授權(quán)人審批。住宅電話報銷標準為總經(jīng)理500元

12、/月，其他公司領(lǐng)導(dǎo)300元/月，由公司按照實際話費在核定標準內(nèi)統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。3、移動電話費：移動電話話費標準由公司統(tǒng)一按照崗位級別（公司領(lǐng)導(dǎo)、部門總經(jīng)理（或主持）、部門副總經(jīng)理（含助理）、部門下屬經(jīng)理、一般員工和工作性質(zhì)（即業(yè)務(wù)部門和職能部門）分別予以核定；員工級別由本部門提出，提交人力資源部審核，報財務(wù)部備案，員工崗位調(diào)整時，自調(diào)整之日的次月執(zhí)行新崗位標準。在下述核定的標準、原則和要求范圍內(nèi)，移動電話費按月實報實銷。（1）公司領(lǐng)導(dǎo)：指公司總經(jīng)理助理（含總經(jīng)理助理）以上，話費標準為500元/月；（2）部門經(jīng)理（或主持）：話費標準為200元/月；（3）部門下屬負責(zé)人話費標準為100元/月；移

13、動話費報銷的原則和具體要求：（1）核定報銷費用的移動電話，應(yīng)本著節(jié)約的原則，盡量縮短通話時間，并不得轉(zhuǎn)借他人使用；（2）除員工正常休假，連續(xù)未上班時間超過10天的員工，未上班月份不得報銷移動話費；（3）公司原則上只允許報銷一部手機的話費，移動電話號碼以及部門內(nèi)部核定的下屬經(jīng)理名單需提前報財務(wù)部備案，報銷非備案人員及電話號碼的話費，財務(wù)部門有權(quán)拒絕；（4）話費標準為月度標準，當月話費超出核定標準的，超出部分原則上由個人承擔(dān)，不得累積計算報銷；（5）除一般員工外，其他人員報銷移動電話費，原則上不允許報銷手機充值卡發(fā)票，否則，須提供當月話費清單，并在核定的標準內(nèi)實報實銷；（6）員工因公出差導(dǎo)致超過核

14、定標準報銷移動電話費的，須憑發(fā)票和出差審批單，單獨填制報銷申請，按照報銷程序進行審批，并提交公司總經(jīng)理或授權(quán)人批準，但報銷金額不能超過原核定標準的30%，其他原因?qū)е鲁龊硕藴实模宦刹挥鑸箐N。（七）文體活動費：公司的文體活動統(tǒng)一由公司工會、辦公室按照年度預(yù)算組織安排，費用由牽頭部門負責(zé)人、工會負責(zé)人簽字后報銷。員工個人的文體活動費用自理。（八）會議費：參加其他單位組織的工作會議，報銷時須提供會議通知。公司內(nèi)部組織召開的會議，須提供經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)級以上領(lǐng)導(dǎo)批準的專項請示報告。若會議費需在各部門分攤的，由承辦會議的部門做出費用分攤表，經(jīng)與會部門經(jīng)理簽字后，到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。（九）固定資產(chǎn)購

15、置：應(yīng)嚴格執(zhí)行預(yù)算審批制度，報銷時憑已批復(fù)的預(yù)算和發(fā)票，經(jīng)部門經(jīng)理及資產(chǎn)主管部門經(jīng)理雙簽后辦理。第十條 費用報銷單據(jù)及費用報銷單填列要求1所有費用報銷必須符合財務(wù)制度規(guī)定及公司費用管理原則。報銷單據(jù)必須為符合公司規(guī)定的允許報銷的費用項目和財務(wù)制度規(guī)定的有效報銷單據(jù)。除極特殊情況由本人做出書面說明，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字外，不符合規(guī)定的單據(jù)一律不予報銷。2.費用報銷單的填制要求（1）報銷單的填制須列明費用項目、發(fā)生日期、所附發(fā)票張數(shù)、金額大小寫合計等要素。業(yè)務(wù)招待費的報銷須逐項列明事由、參與人名和人數(shù)；差旅費的報銷除提供發(fā)票外還須提供明細單，其中交通費、住宿費、餐費等應(yīng)分項填寫，住宿費原則上應(yīng)寫明每

16、日房費的金額及住宿天數(shù)、人數(shù)。每次出差的費用需一次報清。（2）一張報銷單涉及多個費用項目的，應(yīng)注明每個費用項目的發(fā)生額，以便財務(wù)人員歸集費用。（3）涉及共同費用分攤的，必須書面注明，并由相關(guān)人員簽字確認。3.根據(jù)所報銷費用項目，由費用支出人本人或委托人填寫公司統(tǒng)一印制的標準格式報銷單。報銷單主要有以下五類：（1）醫(yī)療費報銷單：用于符合公司規(guī)定的醫(yī)療費報銷。報銷時，須附醫(yī)院處方，在藥店購藥需有醫(yī)院開具的處方及藥單。（2）出國費用報銷單：用于出國人員由公司負擔(dān)的出國費用。分為出國費用報銷總表和分國別費用報銷明細表，報銷時，應(yīng)在填列總表的同時按所到國家分別填列明細表。（3）差旅費報銷單：用于公司人員各項差旅費用的報銷。（4）業(yè)務(wù)招