以件為單位檔案整理培訓(xùn)PPT課件

1、銅仁學(xué)院文書銅仁學(xué)院文書檔案整理培訓(xùn)檔案整理培訓(xùn)主講人：胡麗娟（組織部檔案綜合科）聯(lián)系方式：5222327文書檔案整理的依據(jù)文書檔案整理的依據(jù) 歸檔文件整理規(guī)則最大的特點(diǎn)：以“件”代“卷”文書檔案相關(guān)概念文書檔案相關(guān)概念. .“歸檔文件歸檔文件”的含義的含義：規(guī)則指出“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理辦理完畢完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”歸檔范圍歸檔范圍指導(dǎo)思想：以我為主，突出重點(diǎn)指導(dǎo)思想：以我為主，突出重點(diǎn)歸檔范圍歸檔范圍 在實(shí)際的操作中我們應(yīng)該注意以下方面的問(wèn)題： 1.全院性、綜合性的文件材料由院黨委辦公室和院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔。其余按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)相應(yīng)對(duì)其文件材料進(jìn)行整理

2、和歸檔。 2.立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口負(fù)責(zé)，其它部門密切配合進(jìn)行。歸檔范圍歸檔范圍 人事檔案：人事檔案： 1.學(xué)歷學(xué)位材料 2. .評(píng)審（考試）專業(yè)技術(shù)職稱和聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)工作中形成的有關(guān)材料 3.創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎(jiǎng)?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸?4. 黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料、加入民主黨派的有關(guān)材料 5. 表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料歸檔范圍歸檔范圍 人事檔案歸檔要求：人事檔案歸檔要求：1.歸檔的人事檔案材料必須手續(xù)完備、齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，寫明承辦單位及時(shí)間。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有

3、組織蓋章，應(yīng)由本人簽名的，須有本人簽名2.歸檔的人事檔案材料一般為原件。如因特殊原因，可以收集復(fù)印件，但復(fù)印件必須經(jīng)單位與原件核對(duì)原件核對(duì)（一定要看到原件）審查，并注明“復(fù)印原件”等字樣，加蓋公章（章須是縣級(jí)或縣級(jí)以上機(jī)構(gòu)的章）后移交（學(xué)歷學(xué)位除外，學(xué)歷學(xué)位材料須由人事處審核）歸檔范圍歸檔范圍 人事檔案歸檔要求：人事檔案歸檔要求：3.歸檔材料必須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙.4.歸檔時(shí)間：由兼職檔案人員統(tǒng)一收集，與文書檔案一起移交。5.移交歸檔時(shí)應(yīng)填寫銅仁學(xué)院人事檔案材料移交登記表目錄。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法一、收集一、收集1.隨辦隨歸“辦”是指辦理完畢，“歸”

4、是指整理后歸入檔案盒。2.按照收發(fā)文件登記簿進(jìn)行補(bǔ)充一、收集一、收集在檢查過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題：（1）材料收集不完整，歸檔范圍不明確（2）歸檔文件材料不規(guī)范，該領(lǐng)導(dǎo)簽字的應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)簽字，該部門蓋章的應(yīng)有部門印章。但一些部門的文件或表格既沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽字，也沒(méi)有部門印章。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法二、件內(nèi)二、件內(nèi)文件文件的排序與裝訂的排序與裝訂（一） 歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂（以自然“件”為一件） 文件裝訂的方法可以采用不銹鋼訂書針或三孔一線用棉線進(jìn)行訂的方式，不使用膠水粘貼或是塑料裝訂物進(jìn)行裝訂，不能用普通的訂書

5、針進(jìn)裝訂，這種方式是完全不符合檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)的歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法二、件內(nèi)二、件內(nèi)文件文件的排序與裝訂的排序與裝訂（二）復(fù)合件的排列方法1.正本在前，定稿在后； 2.正文在前，附件在后； 3.原件在前，復(fù)制件在后； 4.轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 5.請(qǐng)示與批復(fù)作為一件時(shí)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后； 6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；原文在前，譯文在后； 歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法三、分類三、分類我們目前選擇的分類法是：年度-保管期限復(fù)試分類法。即先將歸檔案文件按年度分類，再在每個(gè)年度下

6、按保管期限分類。在檢查中有出現(xiàn)以下方面的問(wèn)題：1.如在檢查2013年度的歸檔文件時(shí)，里面出現(xiàn)了2012年的文件材料，這是不規(guī)范的。2.沒(méi)有嚴(yán)格按照銅仁學(xué)院院政發(fā)201429號(hào)文件銅仁學(xué)院各二級(jí)學(xué)院(系)、各部門檔案材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定劃分保管期限，如本應(yīng)該是永久的，卻歸為30年，該是30年的卻歸為永久等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法三、分類三、分類按年度分類時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題。1.當(dāng)文件有多個(gè)時(shí)間特征時(shí)當(dāng)文件有多個(gè)時(shí)間特征時(shí)，一般按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度。如：1995年形成的1996-1997年工作計(jì)劃應(yīng)歸入1995年度。1997年形成

7、的1996年機(jī)關(guān)工作的總結(jié)，應(yīng)歸入1997年；1998年制定、1999年生效的法律法規(guī)文件，應(yīng)歸入1998年。2.跨年度形成的文件這樣的文件一般在辦結(jié)年度歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度。如1998年、1999年兩個(gè)年度的會(huì)議形成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年，即1999年整理歸檔，分類時(shí)這些文件材料都?xì)w入1999年度。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法四、文件的排序四、文件的排序件與件之間的排序方法 1.以同一“事由事由”的相關(guān)文件排列在一起。2.一般將綜合性工作形成的文件材料排在前面，具體業(yè)務(wù)工作形成的文件材料排在后面3.會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料應(yīng)按照重要程度集中排列

8、。 歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號(hào)五、歸檔文件的編號(hào)件號(hào)：即文件的排列順序號(hào)。件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。例如，辦公室2013年形成的永久、長(zhǎng)期、短期3個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成3個(gè)流水號(hào)，即永久的從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，長(zhǎng)期（30年）的從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，短期(10-15年)的也從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號(hào)五、歸檔文件的編號(hào)件號(hào)的填寫：件號(hào)的填寫：文件編號(hào)應(yīng)該是逐件進(jìn)行編號(hào)，并用鉛筆將件號(hào)填寫在文件的左上角（檔案整理規(guī)定右上角

9、要用于蓋歸檔章，及填寫相關(guān)內(nèi)容）歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號(hào)五、歸檔文件的編號(hào)在以往的檢查中出現(xiàn)有關(guān)編號(hào)的問(wèn)題：在以往的檢查中出現(xiàn)有關(guān)編號(hào)的問(wèn)題：1.有的部門盒號(hào)和件號(hào)編號(hào)比較混亂。出現(xiàn)不區(qū)分保管期限，不管是永久還是長(zhǎng)期，件號(hào)都從1連到尾，盒號(hào)也直接從1連到尾；有的區(qū)分了保管期限，但每一盒的件號(hào)都從1號(hào)起號(hào)，而沒(méi)有把相同保管期限的件號(hào)連續(xù)編號(hào)。2.一些部門出現(xiàn)有的文件沒(méi)有編號(hào)的情況，或編號(hào)較亂，有的寫錯(cuò)了直接在文件上面用碳素筆涂改，使件號(hào)不清。件號(hào)寫錯(cuò)后應(yīng)該用橡皮擦擦掉重新進(jìn)行標(biāo)號(hào)。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編

10、制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 編目應(yīng)以“件”為單進(jìn)行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，通過(guò)檢索復(fù)文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。歸檔文件目錄歸檔文件目錄主要包括：主要包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 銅仁學(xué)院歸檔文件目錄銅仁學(xué)院歸檔文件目錄件件號(hào)號(hào)責(zé)任者責(zé)任者文文號(hào)號(hào)題名題名日日期期頁(yè)頁(yè)數(shù)數(shù)備注備注歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 4.題名：即文件標(biāo)題。 如“XX省教育廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)教育部20122號(hào)文件的

11、通知”，應(yīng)重?cái)M題名為“XX省教育廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家教育部關(guān)于加強(qiáng)學(xué)籍管理的幾點(diǎn)意見的通知”；歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 4.題名：即文件標(biāo)題。 會(huì)議記錄需擬題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。此外，有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說(shuō)明，在這種情況下，如將正件、附件作為一個(gè)整理單位（件），應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，外加“（）”號(hào)，如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我院治安管理的決定（附：銅仁學(xué)院治安管理?xiàng)l例）”歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 5.日期：日期

12、：即文件的形成日期（或生效日期）。填寫時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明年、月、日，如2012年9月11日，標(biāo)準(zhǔn)格式為20120911； 2012.9.11或2012.09.11等都不規(guī)范。 注：注：當(dāng)幾份文件作為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 6.頁(yè)數(shù)：頁(yè)數(shù)：以件為單位填寫總頁(yè)數(shù).統(tǒng)計(jì)頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。 在以往的檢查中出現(xiàn)的問(wèn)題： 1. 在目錄中錄入文件的頁(yè)數(shù)時(shí)，與文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)不相符。 2.頁(yè)號(hào)格式填寫有誤，在對(duì)文件目錄中頁(yè)數(shù)的錄入時(shí)，是多少頁(yè)就填寫多少頁(yè)，如文件為

13、38頁(yè)就填寫成38，而不能寫成1-38頁(yè)。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 7.備注：備注：備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 編制目錄須注意的事項(xiàng)：編制目錄須注意的事項(xiàng)：1、目錄格式，歸檔文件目錄用紙為A4豎式，上邊距為25mm,左邊距為25mm,右邊距為18mm,下邊距為15mm。表頭“銅仁學(xué)院歸檔文件目錄”字樣統(tǒng)一為1號(hào)宋體，“件號(hào)”等七項(xiàng)統(tǒng)一為小4號(hào)宋體加黑，所填內(nèi)容統(tǒng)一為5號(hào)宋體；行高及行數(shù)應(yīng)視“題名”長(zhǎng)度而定

14、（一般為45cm-50cm）。 2、文件電子目錄應(yīng)該是excel版本的，而不能用word版本 3、每一盒檔案應(yīng)該裝有本盒的文件目錄，并且每張目錄表都應(yīng)該有表頭。（有的會(huì)出現(xiàn)檔案盒內(nèi)只有第一張表有表頭，其余表都沒(méi)有表頭的情況）歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法編制目錄須注意的事項(xiàng)：4、目錄中的日期格式應(yīng)該是八位數(shù)，如如2014年4月25日，錄入時(shí)應(yīng)該是20140425， 2014.04.25、2014.4.25等等都是不正確的。5、文件目錄應(yīng)將目錄中的所有內(nèi)容完全顯現(xiàn)出來(lái)，如圖1-1就屬于不規(guī)范的情況歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法編制目錄須注意的事

15、項(xiàng) 6. 文件目錄應(yīng)該與檔案盒內(nèi)的文件一一對(duì)應(yīng) . 文件目錄應(yīng)該與檔案盒內(nèi)的文件一一對(duì)應(yīng)。不能出現(xiàn)目錄表中有文件，但盒內(nèi)中卻沒(méi)有實(shí)體文件，并且在文件目錄表中也沒(méi)有備注缺件的情況；或是盒內(nèi)實(shí)體中有文件，但目錄中沒(méi)有該文件的目錄等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法七、七、裝盒裝盒 文件整理完畢后，應(yīng)進(jìn)行裝盒，并附上卷內(nèi)文件目錄和備考表，備考表中該填寫的內(nèi)容應(yīng)填寫完畢，本部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)所整理的文件材料進(jìn)行檢查并在備考表上簽字。 歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 八、八、檔案盒脊背填寫檔案盒脊背填寫 文件材料整理裝訂裝盒后，應(yīng)對(duì)檔案盒的脊背

16、逐項(xiàng)進(jìn)行填寫，檔案盒脊背包括的內(nèi)容有，全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)，除全宗號(hào)外，所有的內(nèi)容必須填寫，不得缺項(xiàng)。 文書檔案整理流程圖文書檔案整理流程圖案卷質(zhì)量的總體要求 1.各門類檔案總的質(zhì)量要求是：遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)考慮和區(qū)分文件材料的不同保管價(jià)值，使案卷便于保管與利用。 2.卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映我院教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長(zhǎng)期保存。 案卷質(zhì)量的總體要求3.確定文件材料的保管價(jià)值，要根據(jù)學(xué)院工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：（1）凡反映學(xué)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)學(xué)院、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管； （2）凡反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)院和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期保管；（3）凡在短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。案卷質(zhì)量的總體要求 4.上級(jí)發(fā)來(lái)的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本院并要執(zhí)行的重要文件應(yīng)當(dāng)永久保管外，其余多數(shù)為長(zhǎng)期、短期保管。 5.要去掉卷內(nèi)文件