采購管理系統(tǒng)及業(yè)務(wù)處理(ppt 35頁)

1、第四講 采購業(yè)務(wù)處理采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系：采購計劃單入庫單采購發(fā)票生產(chǎn)制造管理采購管理系統(tǒng)應(yīng)付款系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)7/5/2022案例： 中山電機(jī)對MAT面板訂貨在100個以內(nèi)，報價為3元，最高價格為4.5元采購管理系統(tǒng)供應(yīng)商價格設(shè)置7/5/2022綠色單據(jù)為倉管人員所作采購申請單采購訂單采購收料單外購入庫單采購發(fā)票紅字外購入庫單采購?fù)素浲ㄖ獑渭t字采購發(fā)票采購管理系統(tǒng)基本業(yè)務(wù)流程圖7/5/2022日常采購業(yè)務(wù)流程:采購部采購員填制采購申請單分管理領(lǐng)導(dǎo)審批采購部采購員依據(jù)請購單編制采購訂單授權(quán)人員審核采購訂單并發(fā)出編制采購申請單審核申請單編制采購訂單審核訂單訂貨7/5/2022日常采購業(yè)務(wù)

2、流程:采購貨物到貨，采購員制作收貨通知單收貨通知單經(jīng)主管審核后交庫管員庫管員驗收產(chǎn)品入庫,填制入庫單倉庫主管對入庫單審核編制收貨通知單審核收貨單填制入庫單審核入庫單收貨7/5/2022日常采購業(yè)務(wù)流程:財務(wù)部門收到發(fā)票財務(wù)人員將收到的發(fā)票與入庫單勾對分配采購費用制作采購入庫會計憑證收到購貨發(fā)票審核收貨單分配費用制作憑證收到發(fā)票7/5/2022采購管理系統(tǒng)采購業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)流程為什么會產(chǎn)生不同的采購業(yè)務(wù)流程？ 達(dá)到企業(yè)的時間和進(jìn)行處理的先后不同而產(chǎn)生了各種應(yīng)用流程。企業(yè)采購業(yè)務(wù)的三種主要單據(jù)及相關(guān)單據(jù)：（1）采購訂單 采購申請單（2）外購入庫單 收/退料通知單（3）采購發(fā)票 7/5/2022采

3、購業(yè)務(wù)類型我們將采購業(yè)務(wù)流程歸納為下列幾種：貨到單未到單貨同到和單先到貨后到退貨業(yè)務(wù)分次收貨代管物資受托代銷暫估入庫 以下我們就按照這七種情況，用案例數(shù)據(jù)走完每個流程的全部操作7/5/20221.貨到單未到 案例：采購部采購人員李勇于2004-3-2日向中山電機(jī)購買MAT面板100個，單價3元（不含稅），MAT護(hù)鏡500個，單價4元（不含稅）。2004-3-3日貨到，當(dāng)日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力經(jīng)檢驗合格后入庫。2004-3-7日中山機(jī)電開出增值稅發(fā)票和800元的運費發(fā)票。7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程采購申請單采購訂單采購收料通知單 外購入庫單采購發(fā)票（自動傳遞到應(yīng)付款系統(tǒng)）綠色字

4、體的單據(jù)為可省略不做7/5/2022注意要點！外購入庫單可以根據(jù)采購訂單或收料通知單關(guān)聯(lián)生成采購發(fā)票可以根據(jù)采購訂單或外購入庫單關(guān)聯(lián)生成，但關(guān)聯(lián)采購訂單生成時可取到其中的單價信息，關(guān)聯(lián)外購入庫單時卻取不到其中的價格信息傳遞到應(yīng)付款子系統(tǒng)中的發(fā)票，不能在應(yīng)付款系統(tǒng)中生成憑證，只能在存貨核算系統(tǒng)中做7/5/20222.單貨同到和單先到貨后到 案例：采購部采購人員李林于2004-3-15日向?qū)幉ㄌ┬刨徺IM200裸板100個，單價3元。2004-3-20收到寧波泰信開出的增值稅發(fā)票。2004-3-25日貨到，當(dāng)日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力檢驗合格后入庫（材料庫）。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流

5、程:采購申請單采購訂單采購發(fā)票采購收料通知單（從采購發(fā)票獲取,不可省略）外購入庫單 如用戶沒有采購申請單的程序,則可以省略7/5/20223.退貨業(yè)務(wù) 案例：倉庫人員陳力發(fā)現(xiàn)2004-3-15日向?qū)幉ㄌ┬刨徺I入庫的M200裸板10個有質(zhì)量問題，采購人員決定與2004-3-25日從材料庫退貨。2004-3-30日寧波泰信開出紅字增值稅發(fā)票。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:退料通知單紅字外購入庫單紅字采購發(fā)票退料通知單可以省略7/5/20224.分次收到貨物 案例：采購部李勇于2004-3-20向中山電機(jī)訂購MAT面板500個，單價3元。2004-3-22收到中山電機(jī)發(fā)來MAT面板200個，同日通

6、知倉庫部門入庫，經(jīng)檢驗合格后入庫（材料庫）。2004-3-25再次收到中山電機(jī)發(fā)來MAT面板300個，檢驗合格后入庫（材料庫）。2004-3-28收到中山電機(jī)開來的增值稅發(fā)票。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:采購申請單采購訂單采購收料通知單1外購入庫單1采購收料通知單2外購入庫單2采購發(fā)票采購申請單可以省略7/5/20225.代管物資 案例：2004-3-30收到德國MOT發(fā)來的代管物資M100手機(jī)100臺，入代管庫。7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:收料通知單（入代管庫）7/5/20226.受托代銷 案例：1、2004-3-3收到受托方德國MOT發(fā)來的M100手機(jī)200臺，單價1000元。2、2

7、004-3-5代銷給廣東移動M100手機(jī)100臺，單價1500元。3、2004-3-31把未銷售完的M100手機(jī)100臺退回給受托方德國MOT。 7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程:收料通知單（入代管庫）外購入庫單（入實倉）采購發(fā)票銷售出庫單銷售發(fā)票退料通知單7/5/20227.委外加工 案例：在此增加一物料B4 M80主板，是由MAT面板和M200芯片加工而成。2004-3-5日趙強(qiáng)領(lǐng)料MAT面板和M200芯片各100個，發(fā)送到寧波泰信加工。2004-3-15日將加工好的物料M80主板40個送回材料庫。加工單位開來加工發(fā)票金額700元，以及發(fā)生運費400元。7/5/2022業(yè)務(wù)處理流程: 委外加工

8、材料的發(fā)出-委外加工成品的入庫-委外加工費用發(fā)票-委外加工發(fā)票-鉤稽 -委外加工入庫核算 7/5/20228.暫估入庫案例：采購部采購人員李林于2004-3-8日向德國MOT購買M200芯片200個，單價100元；M100主板100個，單價800元。2004-3-15日貨到，當(dāng)日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力經(jīng)檢驗合格后入庫（材料庫），發(fā)票本月未到。 7/5/2022暫估業(yè)務(wù)處理流程:采購申請單 采購訂單采購收料通知單外購入庫單采購發(fā)票（下月做）7/5/2022注意要點！對于暫估憑證有兩種處理方法:單到?jīng)_回即發(fā)票帳單到后，執(zhí)行一定操作沖銷原來的暫估憑證月初沖回即不管發(fā)票帳單是否到，結(jié)帳至下月后系統(tǒng)自動將上月暫估憑證作紅字沖銷7/5/2022單到?jīng)_回操作步驟當(dāng)月將“外購入庫單”作估價入帳處理并生成估價入帳憑證。下月發(fā)票到后在采購系統(tǒng)補發(fā)票并審核。在存貨核算系統(tǒng)“生成憑證”中做暫估沖回憑證（紅字沖回憑證）。系統(tǒng)將自動生成“補差額外購入庫單”。在存貨核算系統(tǒng)“生成憑證”中做外購入庫憑證。7/5/2022月初一次沖回操作步驟當(dāng)月將“外購入庫單”作