標準流程圖制作規(guī)范

1、標準流程圖制作規(guī)范趙華平2012/11/29目 錄流程的概述123流程圖結構說明4流程的作用流程圖符號簡介5流程圖繪制實戰(zhàn)演練6流程圖繪制規(guī)范 定義：流程是一項活動或一系列連續(xù)有規(guī)律的事項或行為進行的程序。-也可以把流程理解為為了一定的目的去做事情的順序。一、流程的概述流程流程的六個主要的六個主要特性特性:整體性流程一般是由多個部門或崗位共同完成的。連續(xù)性從起點到終點，包括多個業(yè)務活動,涉及多個工作步驟，流程開始是信息的輸入，流程結果是信息的輸出或存儲。目標性所有流程的設計初衷必須有明確的目的和服務對象。層次性從公司整體到各部門再到各崗位，流程可以按層級劃分。動態(tài)性流程歸口部門應該根據(jù)企業(yè)需要

2、而動態(tài)及時調(diào)整甚至重新設計流程。重復性工作具有重復性的較關鍵的工作內(nèi)容。1 12 23 34 45 56 6直觀性通過流程可以直觀的了解管理活動的步驟、責任人、輸入輸出等信息。7 7一、流程的概述1.流程在企業(yè)管理體系中的位置，是企業(yè)管理規(guī)范的載體之一。7職能戰(zhàn)略組織架構、部門職責部門內(nèi)部管理規(guī)范企業(yè)文化、價值觀、信息系統(tǒng)公司級跨部門管理規(guī)范制度流程表格附件公司級管理規(guī)范二、流程的作用2.通過與相關制度、附表（件）相結合，管理流程將企業(yè)各部門的工作有機的聯(lián)系在一起，使管理過程、責任和管理權限等要素更加直觀、明確、清晰。制度流程表格附件二、流程的作用3.可以用來提高企業(yè)的運營效率客戶愿意付錢的那

3、部分活動，如計劃生產(chǎn)、提供有價值的服務等改善有效活動改善有效活動冗余的檢查、監(jiān)督等活動適當減少輔助性活動適當減少輔助性活動 重復的活動、反復的審批、活動間的等待等刪除無效活動刪除無效活動提高質(zhì)量 改善客戶滿意度 減少協(xié)調(diào)扯皮 減少成本 提高應變能力 提高效率 提高員工士氣明確、高效的管理或業(yè)務流程可以給企業(yè)帶來巨大收益明確、高效的管理或業(yè)務流程可以給企業(yè)帶來巨大收益二、流程的作用4.便于改進組織機構，明確、修訂部門職責和崗位職責。以職能為基礎兼顧流程需要公司層組織結構設計公司層組織結構關鍵管理流程以流程為基礎效率優(yōu)先業(yè)務層組織結構設計核心業(yè)務流程業(yè)務單位層組織結構兩種組織設計模式交互優(yōu)化組織機

4、構部門職責崗位職責跨部門流程跨崗位流程交互優(yōu)化企業(yè)整體流程組織和流程的交互方式二、流程的作用5.流程是企業(yè)ERP實施和信息化建設的基礎。項目準備策略分析現(xiàn)實流程繪制流程研討會目標流程優(yōu)化軟件功能軟件選擇基于軟件的to-be概念定制開發(fā)Add-on開發(fā)接口程序開發(fā)系統(tǒng)測試軟件實施用戶培訓“上線/切換”組織調(diào)整二、流程的作用1、文字表達2、表格表達3、圖示表達4、符號表達5、動畫演示 流程的種類文字表達表格表達圖示表達符號表達符 號名 稱意 義 準備作業(yè)（Start） 流程圖開始 處理（Process） 處理程序 決策（Decision） 不同方案選擇 終止（END） 流程圖終止 路徑（Path）

5、 指示路徑方向 文件（Document） 輸入或輸出文件 已定義處理(Predefined Process） 使用某一已定義之處理程序 連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口 批注(Comment) 表示附注說明之用 三、流程圖符號簡介任務框或稱活動框，表示流程各環(huán)節(jié)具體的活動/任務?？騼?nèi)用關鍵文字（動賓結構）描述活動。 表示會有兩種以上的情況輸出。判斷框內(nèi)描述所要判斷/分類的內(nèi)容，輸出不同的情況在輸出的箭線上表示，文字寫在箭線上。判斷框開始/結束框 表示一個流程的開始點或結束點?？騼?nèi)填寫“開始”或“結束“。三、流程圖符號簡介 表示有文件輸入，在流程圖中將關鍵

6、文件列示出來。文件框不單獨作為一個流程活動/任務。文檔不允許作為單獨的步驟出現(xiàn)，只能配合流程步驟同時出現(xiàn)；框內(nèi)只填寫文檔名稱。如果出現(xiàn)多個文件或表單，只需在一個文檔符號中順序填列即可，但是每個文檔名稱前需要加編號。 表示需要預定義的流程。在流程中為了簡潔表達，經(jīng)常將某一系列活動用預定義流程打包，作為一個單獨的子流程，框內(nèi)填寫預定義流程名稱。但需要用另外一個流程圖描述預定義流程的各項任務/活動的流轉關系。 文件框 預定義流程表示流程各活動/任務之間的連接與流轉關系，連接流程中的活動/任務，展示各項活動/任務間的邏輯關系。箭線不交叉。 箭線三、流程圖符號簡介 責任人框該標識用于指明負責流程具體活動

7、/任務的責任崗位，要填的是責任崗位名稱，而不是責任崗位的任職人姓名。VISIO圖中該標識是白底、白框。該標識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。在標識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標識與英文大寫字母。 離頁引用 備注框該標識用于備注流程圖中難以展示、需要補充或強調(diào)的信息。比如重要輸入與輸出，要求的時間節(jié)點，特殊要求與規(guī)定等。框內(nèi)文字要求言簡意賅。VISIO圖中該標識是白底、白框。三、流程圖符號簡介181.整體結構類型-矩陣式流程圖： 四、流程圖結構說明192.整體結構類型-序列式流程圖： 四、流程圖結構說明

8、 四、流程圖結構說明1、內(nèi)部流程-循環(huán)結構（1）圖形：（2）意義：處理程序循序進行。（3）語法：DO 處理程序1 THEN DO 處理程序2處理程序1處理程序2（4）實例：（5）運用時機： 本結構適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪制圖形上下順序就是處理程序進行順序。培訓需求調(diào)查形成培訓需求分析報告 四、流程圖結構說明2、選擇結構： 2.1 二元選擇結構（基本結構）（1）圖形：（2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進行不同處理程序。（3）語法：IF 條件 THEN DO 處理程序1 ELSE DO 處理程序2處理程序1條件處理程序2是否 四、流程圖結構說明（4）實例：（5）運用時機：1.本結構適

9、用于須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策結果，擇一進行不同處理程序。2.選擇或決策結果，可以用是、否、通過、不通過或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。3.經(jīng)選擇或決策結果之二元處理程序，可以僅有一個，例如：僅有是或否的處理程序。 批準是否計劃內(nèi)駁回是否外訓申請 四、流程圖結構說明2.2 多重選擇結構（二元選擇結構變化結構）：（1）圖形：（2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進行不同處理程序。（3）語法：FOR 條件P CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 CASE n DO 處理程序n處理程序1條件P處理程序nP=1P=n處理程序1P=2 四、流程圖結構說明 （4）實

10、例：（5）運用時機： 1.本結構是二元選擇結構之變化，流程依據(jù)選擇或決策結果，擇一進行不同處理程序。 2.選擇或決策結果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。外聘內(nèi)訓培訓方式選擇E-LearningE-Learning外派培訓 四、流程圖結構說明3、重復結構：3.1 REPEAT-UNTIL結構（1）圖形：（2）意義：重復執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（True）為止。（3）語法：REPEAT-UNTIL 條件 DO 處理程序處理程序條件是否 四、流程圖結構說明（4）實例： （5）運用時機： 1.本結構適用于處理程序依據(jù)條件需重復執(zhí)行的情況，而當停止繼續(xù)執(zhí)行的條

11、件成立后，即離開重復執(zhí)行循環(huán)至下一個流程。 2.本重復結構是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。課程試講評審通過不通過課件制作頒證備案 四、流程圖結構說明282022-7-61. 一致性原則一致性原則2. 完整性原則完整性原則3. 具體性原則具體性原則 流程步驟的繪制要符合公司管理現(xiàn)狀，流程步驟的繪制要符合公司管理現(xiàn)狀，現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來，不加入，不加入任何個人的想法。任何個人的想法。打破了經(jīng)營管理的打破了經(jīng)營管理的“部門部門”的概念，的概念，強調(diào)強調(diào)業(yè)務過程本身的完整性業(yè)務過程本身的完整性，充分體，充分體現(xiàn)該項業(yè)務如何發(fā)生、處理、記錄和現(xiàn)該項業(yè)務如何發(fā)生、

12、處理、記錄和報告的自始至終這樣一個過程。報告的自始至終這樣一個過程。每個每個流程步驟應盡量具體流程步驟應盡量具體，兩個不同，兩個不同部門的工作內(nèi)容應該拆分成兩個工作部門的工作內(nèi)容應該拆分成兩個工作步驟，不要合并。步驟，不要合并。 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范一：字體、字號、底色及格式要保持一致 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范二： 盡量表達出流程的六大要素。 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范三：操作描述用動賓結構，語言要簡潔清晰活動/任務基本細化到部門及相關的具體崗位活動/任務描述格式為：對活動/任務動作的文字描述 文字描述體現(xiàn)部門/崗位實行的動作和結果。如“編制出庫單”、“審核費用申請”，一般為動賓詞組，用詞應盡量簡

13、潔。 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范四：動作環(huán)節(jié)要用規(guī)范的動詞表述。 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范五： 流程銜接處（接口）應著重描述： 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范六：各項步驟若有選擇或決策結果，需檢查回饋校正流程是否有遺漏，以避免懸而未決狀況，反饋的流程要形成閉環(huán)。 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范七：從開始符開始，以結束符結束.流程開始框內(nèi)填“開始”，不是“流程開始”，也不是具體的流程活動/任務；流程結束框內(nèi)填“結束”，不是“流程結束”，也不是具體的流程活動/任務。結束開始 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范八 ：判斷框上下端流入流出一般用“Y”，左右端流入流出一般用“N”。YN 判斷框內(nèi)容描述：判斷框至少有兩個出處：通過、不通過

14、；是、否；或兩種以上情況輸出。雙擊箭線，將“Y”或“N”填在箭線之內(nèi)。上下端流程流出用“Y”，左右端流入流出用“N”。 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范九：流程圖按從左到右、從上至下排列YN上下兩行的活動框之間盡量保持等距除開始/結束框之外，活動框不要并排在一行內(nèi) 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十：開始符號在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結束符號則不限。開始開始活動一活動二結束開始活動一活動二結束活動二結束 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十一：連接線不要交叉。連線交叉斷開符 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十二：相同流程圖符號大小需一致。 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十三、處理程序須以單一入口與單一出口特性繪制。 【實例】 【修正前】 【修

15、正后】1.2.是否1.2.是否 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十四、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。 【實例】 【修正前】 【修正后】1.3.是否2.否是1.3.是否2.否是 五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十五、流程圖中若有參考到其它已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重復繪制。 【實例】1.填報請購單2.辦理采購. 五、流程圖繪制規(guī)范六、流程圖繪制實戰(zhàn)演練流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：-理解流程-編制流程圖-完善流程圖目錄及模板資料活動組合活動部門歸屬制定流程目錄以及流程標準模板，明確責任人1收集資料、問題，了解現(xiàn)狀以及要求2依次列出流程各項管理活動、控制點，并串聯(lián)3參考部門職責，將活動

16、劃歸相應的部門4輸入、輸出編寫、明確相應的流程附表、附件5文件討論發(fā)布與各相關單位討論，改善，發(fā)布流程文件6流程編制的一般步驟流程描繪及優(yōu)化思考？對于現(xiàn)有流程:我們是如何做的？現(xiàn)在這樣做有哪些問題？怎樣做能解決/改善問題？流程現(xiàn)狀描繪流程分析流程優(yōu)化對于新建流程:我們要做什么？ 明確目標怎樣做最合理有效？ 流程設計48 流程圖繪制注意要點C 需要 按實際情況繪制流程C 需要 在整個組織內(nèi)思考流程C 需要 與流程牽涉的人員交流C 需要 開始前確認流程的起點和結束C 需要 高層次的流程圖D 不能 按照自己的想象繪制流程D 不能 把流程圖局限在自己的部門D 不能 閉門造車，在真空中工作D 不能 在確認流程范圍前繪制流程D 不能 陷入太多的細節(jié)49流程圖繪制常用工具VisioVisio軟件基本功能簡介內(nèi)部講師評選流程：1.人力資源部根據(jù)公司需要組織成立內(nèi)部講師評審委員會