時間管理和差旅服務(wù)

1、第一節(jié) 時間管理概述一、時間管理含義 時間管理就是運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及管理方法對時間進(jìn)行有效的利用，減少隨意性，以到達(dá)合理支配時間，提高工作效率的目的。 第一節(jié) 時間管理概述二、時間管理方法 (一)方案管理 為了提高工作效率，預(yù)先將一定時間周期內(nèi)的工作進(jìn)行安排。日常時間管理方案的重點是日方案、周方案、月方案。 第一節(jié) 時間管理概述二、時間管理方法 (二)“四象限法 應(yīng)有重點地把主要精力和時間用在處理那些重要但不緊急的工作上，也就是說更多把握第二象限的時間。 “四象限法最大的功能在于讓人們把大局部時間花在最需要的地方。第一節(jié) 時間管理概述二、時間管理方法 (三)ABC分類方法 根據(jù)事務(wù)的重要程度，

2、將待辦的事務(wù)劃分為A、B、C三個等級，然后按照事項的重要等級依據(jù)完成任務(wù)的方法。 除綜合運用上述方法外，往往還需考慮到應(yīng)付意外的突發(fā)事件及臨時不確定性事件。第一節(jié) 時間管理概述三、辦公室時間管理 (一)控制拖延 找到自己拖延時間的原因，采取切實行動來改變拖延時間的習(xí)慣。第一節(jié) 時間管理概述三、辦公室時間管理 (二)制定行動方案 辦公室的行動方案是一份具體的待辦事項的清單。 在給待辦事務(wù)排列順序時，除了要根據(jù)事務(wù)的重要程度將待辦的事務(wù)劃分類別外，還要考慮完成某項具體事務(wù)需要花費的時間。某些雖然不是最重要、最緊急但只需要很少時間就能辦完的事務(wù),可以集中在一個工作日開始的時候處理完畢，這樣做便于集中

3、精力處理最重要而費時較多的工作，防止在處理重要而費時較多的事項過程中受到各種干擾。第一節(jié) 時間管理概述三、辦公室時間管理 (三)擬訂日程表第二節(jié) 上司日程安排 一、上司日程安排的概念及意義 指秘書機構(gòu)協(xié)同上司對一定時限內(nèi)所要進(jìn)行的工作按時間順序做出合理的方案, 并通過一系列效勞使方案得以順利實施的工作。 有利于上司及組織管理層之間的工作協(xié)調(diào)。 有利于秘書機構(gòu)區(qū)分輕重緩急安排上司工作活動，防止出現(xiàn)時間沖突。 有利于組織內(nèi)其他相關(guān)部門聯(lián)系工作。第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (一)年度工作方案表第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (二)月工作日程表第二節(jié) 上司日程安排

4、二、上司工作日程表的編制 (三)周工作日程表第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (四)每天工作日程表第二節(jié) 上司日程安排 二、上司工作日程表的編制 (五)多人日程表第二節(jié) 上司日程安排 三、安排上司日程應(yīng)注意的事項 (一)注重實效,不搞形式主義 (二)注意張馳相間,勞逸結(jié)合 (三)要留有充分的機動時間 (四)要充分尊重上司本人的意見 (五)要注意保守機密第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (一)差旅效勞的概念 差旅效勞就是為上司的公務(wù)旅行提供各方面效勞。 公務(wù)旅行有兩種類型： 下基層到所領(lǐng)導(dǎo)的地區(qū)或下級單位調(diào)查研究、布置任務(wù)、檢查工作、處理問題等。 出公差到外地出席會議、商務(wù)談判、

5、接洽業(yè)務(wù)、觀摩考察等。第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (二)差旅效勞工作的意義 第一,良好周到的差旅效勞可以提高上司公務(wù)活動的效率。 第二,良好周到的差旅效勞有利于樹立單位的公關(guān)形象。 第三,良好周到的差旅效勞有利于鍛煉秘書的才干。第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (三)差旅效勞工作的特點 1.單兵作戰(zhàn)，素質(zhì)要求高 2.時限性強，勞動強度大 3.環(huán)境陌生，未知因素多第三節(jié) 差旅效勞 一、差旅效勞概述 (四)差旅效勞工作的要求 1.考慮周到,反響靈活 2.效勞主動,辦事細(xì)心 3.說話謹(jǐn)慎,行為檢點第三節(jié) 差旅效勞 二、出差旅行前的準(zhǔn)備 (一)出差旅行安排 接受出差旅行效勞的任務(wù)后,秘書要主

6、動向上司詳細(xì)了解以下內(nèi)容： 1.出差旅行的目的和工作任務(wù) 2.出差旅行的時間和地點 3.隨行人員安排 4.其他事項安排第三節(jié) 差旅效勞 二、出差旅行前的準(zhǔn)備 (二)旅行日程表 日程表的內(nèi)容包括：出差旅行目的地，出差時間，出發(fā)、到達(dá)、返程日期及時間(幾日幾時)，所選交通工具及路線，預(yù)訂的住宿地點，到達(dá)后的活動及事項日程安排，需攜帶何物(資料、會議記錄或其他相關(guān)材料)。第三節(jié) 差旅效勞 三、出差旅行辦理 (一)國內(nèi)出差旅行辦理 1.落實交通和賓館(預(yù)定機票、火車與汽車票、賓館) 2.旅費 3.公務(wù)活動的材料 4.旅行用品第三節(jié) 差旅效勞 三、出差旅行辦理 (二)國外出差旅行辦理 1.出國手續(xù)辦理

7、2.隨行物品準(zhǔn)備 3.出入境手續(xù)第三節(jié) 差旅效勞 三、出差旅行辦理 (三)本卷須知 1.飛機行李托運 2.旅途中轉(zhuǎn) 3.尊重習(xí)俗、掌握禮節(jié)4.了解出訪國使用的語言第三節(jié) 差旅效勞 四、公務(wù)旅行期間和返回后的效勞 (一)時間管理和交通安排 (二)熱情接待來訪客人 (三)保持良好的通信聯(lián)系 (四)注意上司的平安和健康 (五)處理外出公務(wù)活動的資料 (六)結(jié)算旅差費用思 考 題 1.辦公室如何防止或消除拖延時間的現(xiàn)象？ 2.簡述上司日程安排的重要意義及其本卷須知。 3.簡述秘書在上司出差途中和出差返程后應(yīng)做的工作。 4.假設(shè)你的上司即將出國旅行，請列一份出國旅行事務(wù)辦理清單。案例分析 下面是公司總經(jīng)

8、理秘書某天上班時遇到的十項待辦事務(wù)，請根據(jù)時間管理的一般原理，排列處理它們的先后順序。1.總經(jīng)理感覺近一段時期各種業(yè)務(wù)會議太多,耗去了大量時間,要求秘書擬訂一個控制會議次數(shù)和時間的方案。2.今天下午國汽車銷售商亨德爾先生將來公司商談代理本公司產(chǎn)品在該國銷售的具體事宜(意向書已于5月上海車展時交換),秘書需做好談判準(zhǔn)備工作。3.本市大學(xué)秘書學(xué)系欲與我公司建立長期合作關(guān)系,將我公司設(shè)為該校秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的“實習(xí)基地,人力資源部問秘書機構(gòu)是否愿意接納實習(xí)生,是否愿意建立長期協(xié)作關(guān)系？4.通知銷售部落實一名業(yè)務(wù)骨干(最好是經(jīng)理或副經(jīng)理)后天陪同總經(jīng)理去東北出差。5.發(fā)動機車間一技師的女兒考上了清華大學(xué)

9、,昨天已拿到通知書,要以公司總部名義給他打祝賀 ,通知他到財務(wù)部領(lǐng)取本公司頒發(fā)的獎學(xué)金3000元。6省黨報記者寫了一篇報道國務(wù)院總理視察我公司的通訊,已發(fā)到電子信箱,要求公司領(lǐng)導(dǎo)過目確認(rèn)事實,打印件加蓋公章后 過去。7.總部各部門和各分公司今年新招聘了一批管理人員,將于下周開始進(jìn)行崗前集中培訓(xùn),人力資源部要求總經(jīng)理秘書給新職員開一次公文處理講座。8.海爾公司企業(yè)文化參謀先生被本市集團(tuán)請來做專場企業(yè)文化建設(shè)的講座,詢問總經(jīng)理或思想文化部主任是否參加(每人入場費用為350元)。9.總經(jīng)理后天要出差大連,需要落實往返機票。10.10天后香港劉德華來本市開演唱會,會議組織者來函問本公司是否需要優(yōu)惠集體入場券(折扣為票價的60%,每張價格為90180元),如果不回電,視作放棄。9. 訂機票雖然不是很重要，但時效性很強，稍稍延遲就可能訂不到適宜的機票，且處理此事只需要幾分鐘打個訂票 即可。4. 只需要幾分鐘即可辦成，且比較緊急，需要立即做陪同出差的準(zhǔn)備。5. 只需要幾分鐘即可辦成，孩子考上名牌大學(xué)在當(dāng)天可能在員工中傳開，如及時予以祝賀和獎勵，會與消息本身一道傳播，表達(dá)公司對員工的人文關(guān)心，公關(guān)效果會更好。因此此事實際上具有較強的時效性。8. 問總經(jīng)理是否派人參加(建議不派人參加,因為可以找到有關(guān)書面資料)。不很重要但也有一定時效性，請示