企業(yè)崗位描述指引的五表二書(shū)三指引5

1、. .PAGE7 / NUMPAGES7行政主辦職位說(shuō)明書(shū)（一）工作關(guān)系職位名稱(chēng)：行政主辦編制時(shí)間：薪酬類(lèi)別：工作地點(diǎn)：總公司辦公室隸屬部門(mén)：綜合部對(duì)外聯(lián)絡(luò)：國(guó)家勞動(dòng)等相關(guān)部門(mén)負(fù) 責(zé) 對(duì) 象直接上司下屬崗位（工作圍）相關(guān)部門(mén)綜合部經(jīng)理前臺(tái)文員、清潔工公司各部門(mén)權(quán) 力 圍執(zhí)行、請(qǐng)示報(bào)告、建議授權(quán)、督導(dǎo)、檢查、培訓(xùn)、考評(píng)協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)配合、檢查職位說(shuō)明書(shū)（二）任職資格類(lèi) 別必要條件希望條件個(gè)人條件性別、年齡男：2445 歲女：2440歲男：2445歲女：2440歲任職經(jīng)驗(yàn)二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)學(xué) 歷大專(zhuān)人事行政管理專(zhuān)業(yè)本科人事行政管理專(zhuān)業(yè)儀 表端正端正身體情況健康健康家庭情況穩(wěn)定穩(wěn)定

2、技能語(yǔ) 言表達(dá)能力強(qiáng)表達(dá)能力強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)熟悉國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)熟悉國(guó)家勞動(dòng)法律法規(guī)職業(yè)道德義（平靜的心態(tài)、不過(guò)分炫耀）信（講信用、盡全力辦到）勇（毫不畏懼、克服困難）謀（隨機(jī)應(yīng)變、掌握主動(dòng)）工作能力與素質(zhì)要求合作、協(xié)調(diào)能力決策、領(lǐng)導(dǎo)能力組織能力授權(quán)能力應(yīng)變能力勇于負(fù)責(zé)敢于求新敢擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)尊重他人品 德工作紀(jì)律(勤)心 態(tài)勤 懇時(shí)間觀念工作業(yè)績(jī)效 率效 果說(shuō)明：表示各項(xiàng)容的權(quán)重（五個(gè)為重）。職位說(shuō)明書(shū)（三）崗位職責(zé)工作容工作指引程序指引制度指引表格指引承擔(dān)責(zé)任接受直接上司的授權(quán)，制定工作計(jì)劃，并實(shí)施；崗位工作計(jì)劃HT-S-COP-022/HT-S-R-061062直接責(zé)任籌劃組織各種會(huì)議，安排員工公眾假

3、日事宜；同上依據(jù)“人力資源管理系統(tǒng)”之規(guī)定執(zhí)行直接責(zé)任負(fù)責(zé)監(jiān)控公司規(guī)章制度的執(zhí)行情況；同上/直接責(zé)任負(fù)責(zé)處理勞資糾紛、員工投訴/建議等問(wèn)題；同上依據(jù)“人力資源管理系統(tǒng)”之規(guī)定執(zhí)行直接責(zé)任負(fù)責(zé)公司有關(guān)行政文件的打印、復(fù)印，并進(jìn)行歸檔管理；崗位工作計(jì)劃/直接責(zé)任協(xié)調(diào)政府相關(guān)部門(mén)的關(guān)系；部門(mén)工作計(jì)劃/直接責(zé)任參加當(dāng)?shù)卣匍_(kāi)的有關(guān)會(huì)議，與時(shí)處理（解決）會(huì)議實(shí)質(zhì)性問(wèn)題；同上/間接責(zé)任建立健全行政管理制度、獎(jiǎng)罰制度；同上依據(jù)“人力資源管理系統(tǒng)”之規(guī)定執(zhí)行直接責(zé)任負(fù)責(zé)出差人員的飛機(jī)票、車(chē)船票的訂購(gòu)，并安排接送；崗位工作計(jì)劃/直接責(zé)任負(fù)責(zé)辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理、發(fā)放；同上HT-S-COP-010/HT-

4、S-R-028035直接責(zé)任負(fù)責(zé)會(huì)議室的管理。崗位工作計(jì)劃/直接責(zé)任負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所環(huán)境管理；同上/直接責(zé)任建立員工績(jī)效考評(píng)檔案，公布考評(píng)結(jié)果；部門(mén)工作計(jì)劃依據(jù)“人力資源管理系統(tǒng)”之規(guī)定執(zhí)行直接責(zé)任負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)公司員工的請(qǐng)假、出差事宜；同上/HT-S-R-048050直接責(zé)任一般客人的接待；崗位工作計(jì)劃/直接責(zé)任負(fù)責(zé)征訂報(bào)刊、雜志；部門(mén)工作計(jì)劃/直接責(zé)任監(jiān)督下屬的工作；崗位工作計(jì)劃/直接責(zé)任負(fù)責(zé)上級(jí)交辦的其他工作。同上/直接責(zé)任職位說(shuō)明書(shū)（四）工作標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目標(biāo) 準(zhǔn)檢查人目標(biāo)保證行政、后勤系統(tǒng)的正常運(yùn)作。綜合部經(jīng) 理儀表男:襯衣、領(lǐng)帶、西裝套服(依季節(jié)而定)、皮鞋、襪子、工作牌。女: 戴工作牌，以大方

5、、莊重為主。言行持重、親和為主。工作每月3日前遞交當(dāng)月崗位工作計(jì)劃；隨時(shí)了解各部門(mén)對(duì)公司在后勤保障方面的需求，做到當(dāng)天問(wèn)題當(dāng)天處理；對(duì)員工的獎(jiǎng)懲參照工作指導(dǎo)書(shū)中的標(biāo)準(zhǔn)；每天對(duì)公司員工的工作紀(jì)律進(jìn)行一次檢查，并予以記錄和公布；每月28日對(duì)公司員工進(jìn)行業(yè)績(jī)考評(píng)，30日公布考評(píng)結(jié)果；每周六收集員工的建議、投訴、資料與信件，遞交相關(guān)上司分析，并在3日作出處理；每月10日對(duì)公司行政文檔資料進(jìn)行一次稽核，并做好記錄；每月4日前遞交當(dāng)月的辦公文具/用具的采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)；每年底前遞交次年的報(bào)刊、雜志征訂計(jì)劃，經(jīng)上級(jí)審批后并實(shí)施征訂；掌握公司高層管理人員的名片使用情況，在最后30時(shí)予以印刷；在召

6、開(kāi)大小會(huì)議時(shí),要提前30:00分鐘布置好會(huì)場(chǎng)；對(duì)公司各部門(mén)的辦公設(shè)備予以登記，并在每月的30/31日進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)；對(duì)政府有關(guān)規(guī)定，按政府要求時(shí)間貫徹落實(shí)；與外單位接觸，做到有禮有度，公司級(jí)以上信息不對(duì)外透露；每月底統(tǒng)計(jì)公司員工的請(qǐng)假、出差報(bào)告，交財(cái)務(wù)部給員工計(jì)算工資；每月28日前遞交當(dāng)月崗位工作總結(jié)報(bào)告。職位說(shuō)明書(shū)（五）資源配置類(lèi) 別清單指 引辦公設(shè)備配套設(shè)施（詳見(jiàn)辦公設(shè)備/用具清單）發(fā)放崗位：行政主辦損壞賠償：照價(jià)賠償通訊工具無(wú)配備崗位：費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：損壞賠償：信息詳見(jiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)管理崗位：行政主辦 利用辦法：查詢(xún)應(yīng)酬詳見(jiàn)xx科技接待/差旅費(fèi)用一覽表費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：培訓(xùn)詳見(jiàn)xx科技培訓(xùn)計(jì)劃/一

7、覽表安 排：人力資源部附一：行政主辦的工作指導(dǎo)書(shū)辦公文具管理：每月月底統(tǒng)計(jì)各部門(mén)辦公用品月需求計(jì)劃、參考現(xiàn)有存量，填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，按管理人員責(zé)權(quán)劃分表規(guī)定審批后采購(gòu)，并按報(bào)銷(xiāo)流程辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。文具的領(lǐng)用，由各部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)用，并填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用表，由行政主辦統(tǒng)一保管。業(yè)務(wù)使用類(lèi)文具領(lǐng)用時(shí)，需以文具領(lǐng)用卡領(lǐng)用，文具領(lǐng)用卡每部門(mén)一，由行政秘書(shū)保管。嚴(yán)禁員工將公司文具用品拿回家里私用。文具用品超過(guò)目標(biāo)額時(shí)，需提出檢查報(bào)告說(shuō)明原因與改善方法，并列入每月業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)目標(biāo)的得分。正常消耗性文具用品如原珠子筆、自動(dòng)鉛筆、筆芯、膠水等用完需再領(lǐng)用時(shí)，以舊原珠筆或空盒容器等換領(lǐng)。固定辦公用品管理：辦公室固定用品（如辦公桌椅

8、、文件柜等）：采購(gòu)：根據(jù)需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，按管理人員責(zé)權(quán)劃分表規(guī)定審批后采購(gòu)，并按報(bào)銷(xiāo)流程辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。分發(fā)：同級(jí)別的員工配發(fā)統(tǒng)一。清單：凡配發(fā)的辦公用品均需填寫(xiě)辦公用品清單一式兩份，一份由行政秘書(shū)存檔保管，一份由用品使用者保管。損壞處理：若出現(xiàn)損壞現(xiàn)象與時(shí)登記處理。通訊工具（如移動(dòng)、呼機(jī)、機(jī)、 機(jī)等）： 采購(gòu)：根據(jù)公司資源配置通訊工具配置等級(jí)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，按管理人員責(zé)權(quán)劃分表規(guī)定審批后采購(gòu)，并按報(bào)銷(xiāo)流程辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。分發(fā)：同級(jí)別的員工統(tǒng)一配發(fā)。清單：凡配發(fā)的辦公用品均需填寫(xiě)辦公用品清單一式兩份，一份由行政秘書(shū)存檔保管，一份由用品使用者保管。損壞處理：若出現(xiàn)損壞現(xiàn)象與時(shí)登記處理。附加設(shè)施

9、（如電腦等）：采購(gòu)：根據(jù)公司資源配置通訊工具配置等級(jí)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，按管理人員責(zé)權(quán)劃分表規(guī)定審批，而后采購(gòu)，并按報(bào)銷(xiāo)流程辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。分發(fā)：同級(jí)別的員工配發(fā)統(tǒng)一。清單：凡配發(fā)的辦公用品均需填寫(xiě)辦公用品清單一式兩份，一份由行政秘書(shū)存檔保管，一份由用品使用者保管。損壞處理：若出現(xiàn)損壞現(xiàn)象與時(shí)登記處理。報(bào)刊雜志的征訂管理：需求：每年年底充分了解公司主要負(fù)責(zé)人和各部門(mén)對(duì)報(bào)刊雜志的需求，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，按管理人員責(zé)權(quán)劃分表規(guī)定審批，而后征訂。征訂：按照郵局報(bào)刊、雜志征訂規(guī)則辦理征訂手續(xù)，征訂單存檔以便查證，并按報(bào)銷(xiāo)流程辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。分發(fā)：按負(fù)責(zé)人、各部門(mén)征訂需求分發(fā)。整理保存：定期收集閱讀后的主要報(bào)刊、

10、雜志，統(tǒng)一保存，建立公司技術(shù)資料庫(kù)。損壞處理：對(duì)主要的報(bào)刊、雜志如果出現(xiàn)損壞，按規(guī)定進(jìn)行處理。常用表格：第 季( 月)文具用品需求計(jì)劃表、文具用品一覽表、 文具領(lǐng)用卡、月文具領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)表、辦公室固定資產(chǎn)清單、 固定辦公用品損壞處理(意見(jiàn))單、征訂單。附二：行政主辦采購(gòu)工作指導(dǎo)書(shū)目的：對(duì)采購(gòu)作業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)，使采購(gòu)作業(yè)有序進(jìn)行。圍：適用于公司所有辦公用品的采購(gòu)作業(yè)。請(qǐng)購(gòu)：綜合部行政主辦：負(fù)責(zé)公司所有辦公用品的采購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)單的開(kāi)具與呈交：請(qǐng)購(gòu)人員依據(jù)辦公和工程項(xiàng)目的需要，作出辦公用品的預(yù)算（預(yù)算時(shí)一定查看庫(kù)存情況），預(yù)算出請(qǐng)購(gòu)的數(shù)量，并填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，并呈報(bào)相關(guān)部門(mén)審批。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)注明辦公用品的品名、規(guī)

11、格、數(shù)量、需求日期與注意事項(xiàng)等。采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)審批后，實(shí)施采購(gòu)。需用日期一樣且屬同一供方供應(yīng)的辦公用品，行政主辦應(yīng)同時(shí)采購(gòu)。緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)申請(qǐng)單的備注欄中說(shuō)明原因，并注明“緊急采購(gòu)”的標(biāo)記。免開(kāi)采購(gòu)申請(qǐng)單部分：如下物資或物品可免開(kāi)采購(gòu)申請(qǐng)單，列舉如下：祝賀用物品：請(qǐng)?zhí)?、花籃、禮物等。招待用品：飲料、香煙等。書(shū)籍、雜志、報(bào)刊、名片等。各類(lèi)財(cái)務(wù)單據(jù)。零星采購(gòu)與小額零星采購(gòu)材料項(xiàng)目。請(qǐng)購(gòu)核定權(quán)限：請(qǐng)購(gòu)物質(zhì)/商品額度的核定權(quán)限按管理人員責(zé)權(quán)劃分表之規(guī)定執(zhí)行。采購(gòu)：采購(gòu)方式：除一般采購(gòu)作業(yè)方式外，采購(gòu)部門(mén)可依辦公用品使用與采購(gòu)物性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)：集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性

12、的辦公用品，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利，可核定辦公用品項(xiàng)目，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，行政主辦定期集中辦理采購(gòu)。長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大辦公用品，行政主辦應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)批準(zhǔn)后，通知供方提供。詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：接到請(qǐng)購(gòu)單后應(yīng)依辦公用品的緩急，并參考市場(chǎng)行情與過(guò)去采購(gòu)記錄或供方提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以詢(xún)價(jià)之外，還需選擇三家以上的供方進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。若供方報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)辦公用品規(guī)格略有不同或?qū)俅闷?，?yīng)附資料并在采購(gòu)申請(qǐng)單上注明，并知會(huì)使用部門(mén)或請(qǐng)購(gòu)部門(mén)簽注意見(jiàn)后呈報(bào)批準(zhǔn)。對(duì)于供方的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，應(yīng)深入分析，以或面談等方式向供方議價(jià)。接到請(qǐng)購(gòu)部門(mén)以聯(lián)絡(luò)需緊急采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)立即先行詢(xún)價(jià)、議價(jià)，待接到采購(gòu)申請(qǐng)單后，按正常采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。核定：詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)完成后，在采購(gòu)申請(qǐng)單上詳細(xì)填寫(xiě)詢(xún)價(jià)或議價(jià)結(jié)果與確定訂購(gòu)供方、交貨期限經(jīng)審核，并按“請(qǐng)購(gòu)核定權(quán)限”呈報(bào)批準(zhǔn)。訂購(gòu)：接到經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單后應(yīng)以訂購(gòu)，并以 確定交貨（到貨）日期，同時(shí)要求供方在送貨單上注明采購(gòu)申請(qǐng)單單編號(hào)與包裝方式。若屬分批交貨者，應(yīng)在采購(gòu)申請(qǐng)單上寫(xiě)明分批次數(shù)與格數(shù)量。使用暫借款采購(gòu)時(shí)，應(yīng)在采購(gòu)申請(qǐng)單上注明暫借款采購(gòu)，以便識(shí)別。采購(gòu)進(jìn)度控制：在實(shí)施采購(gòu)的過(guò)程中，以辦公用品采購(gòu)進(jìn)度控制表控制采購(gòu)進(jìn)度。未能按既定進(jìn)度