會(huì)議的籌劃與管理培訓(xùn)PPT課件教材講義

1、第九講會(huì)議的籌劃與管理1會(huì)議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會(huì)議制定的企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多開會(huì)的頻率越來越高2會(huì)議的籌劃與管理 會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的善后處理3會(huì)前準(zhǔn)備工作 1、安排議題、議程、日程2、 擬訂與會(huì)人員名單3、申請(qǐng)會(huì)議所需資金4、 會(huì)場布置5、安排食宿和茶水6、 發(fā)出會(huì)議通知 4安排議題、議程 議題的收集和篩選 議程 5委員會(huì)會(huì)議議程7月6日上午11點(diǎn)格林德雷戈飯店1、（11：00）任命一位會(huì)議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜

2、 （12：00）會(huì)間休息6、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)7、（12：45）特別事宜8、（13：00）其他動(dòng)議9、（13：15）其他事宜10、（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)議程的開頭為會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾6擬訂與會(huì)人員名單 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議 送交上級(jí)審核 7申請(qǐng)會(huì)議所需資金 確定會(huì)議規(guī)格 申請(qǐng)經(jīng)費(fèi) 口頭書面8會(huì)場布置 選擇會(huì)場 a.場地大小 b.附屬設(shè)施齊全 c.適當(dāng)?shù)拈_會(huì)設(shè)備 d.會(huì)場氛圍 e.場地不受外界干擾 布置會(huì)場 a.附屬設(shè)施 b.準(zhǔn)備會(huì)議文件 9討論：各種會(huì)場的利與弊會(huì)場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型1011面對(duì)面就座 當(dāng)你在討論問

3、題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對(duì)的兩邊 主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間 1213顯示等級(jí) 如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐 主席坐在長桌的頂端 資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處 141516自由討論 如果坦誠的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌 主席可坐在任何一個(gè)位置上 17安排食宿和茶水 食宿 a.用膳 b.住宿 茶水 18一杯香茶可贏得交易機(jī)會(huì)19角色練習(xí)表演會(huì)議期間奉茶的禮儀20給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會(huì)時(shí)，如果出席

4、者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。21茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)22上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對(duì)不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面23桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序24 會(huì)間的組織

5、服務(wù) 1、 簽到 2、 安排就座 3、 做好會(huì)議記錄和錄音 4、 會(huì)場服務(wù)25 簽到 簽到形式 薄式卡片式代簽 簽到時(shí)的接待工作 26游戲：會(huì)議排座27安排就座 要適合會(huì)議性質(zhì) 讓報(bào)告者坐中央 會(huì)議主持人的座位 秘書的座位 28做好會(huì)議記錄 會(huì)議記錄構(gòu)成 會(huì)議記錄方式 會(huì)議記錄寫作 29小組討論設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格（5分鐘）30 會(huì)議名稱 時(shí)間 主席 會(huì)議目的 出席人數(shù) 缺席人數(shù)缺席理由 會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)決議事項(xiàng) 的實(shí)施實(shí)施項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人 或部門 完成期限 出席人 蓋 章特別事項(xiàng)31點(diǎn)評(píng)根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評(píng)這位秘書的緊急情況處理技巧。32會(huì)場服務(wù) 轉(zhuǎn)接電話 突發(fā)狀況 建議休息 協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議進(jìn)程 33會(huì)議的善后處理1、會(huì)場清理2、印發(fā)會(huì)議記錄3、資金4、會(huì)議的總結(jié)工作34會(huì)場