企業(yè)行政管理信息化資料

1、企業(yè)(qy)行政管理信息化主講人：曹海霞共六十六頁課程(kchng)主要內(nèi)容第一節(jié) 企業(yè)信息化概論第二節(jié) 企業(yè)行政(xngzhng)管理第三節(jié) 企業(yè)行政管理信息化共六十六頁第一節(jié) 企業(yè)(qy)信息化概論 1.1什么是信息(xnx)1.2 信息的基本特征1.3企業(yè)信息化的含義1.4 企業(yè)信息化的主要內(nèi)容共六十六頁1.1 什么(shn me)是信息 在我們的日常生活與工作中，你認為那些是屬于(shy)信息？共六十六頁共六十六頁共六十六頁共六十六頁信息是事物表現(xiàn)的一種普遍形式，人們通過信息來認識事物和周圍(zhuwi)的世界。信息是人類生存的基本條件和基本需要。信息(xnx)的定義共六十六頁1.2

2、信息(xnx)的基本特征 1、信息的可量度性。信息可采用某種度量單位進行度量，并進行信息編碼。如現(xiàn)代計算機使用的二進制。 2、信息的可識別性。信息可采用直觀識別、比較識別和間接識別等多種方式來把握。 3、信息的可轉換性。信息可以從一種形態(tài)轉換為另一種形態(tài)。如自然信息可轉換為語言、文字和圖像等形態(tài)，也可轉換為電磁波信號和計算機代碼(di m)。 4、信息的可存儲性。信息可以存儲。大腦就是一個天然信息存儲器。人類發(fā)明的文字、攝影、錄音、錄像以及計算機存儲器等都可以進行信息存儲。共六十六頁5、信息的可處理性。人腦就是最佳的信息處理器。人腦的思維功能可以進行決策、設計、研究、寫作、改進、發(fā)明、創(chuàng)造等多

3、種信息處理活動。計算機也具有信息處理功能。 6、信息的可傳遞性。信息的傳遞是與物質和能量的傳遞同時進行的。語言、表情、動作、報刊、書籍、廣播、電視、電話等是人類(rnli)常用的信息傳遞方式。 7、信息的可再生性。信息經(jīng)過處理后，可以以其他形式再生。如自然信息經(jīng)過人工處理后，可用語言或圖形等方式在生成信息。輸入計算機的各種數(shù)據(jù)文字等信息，可用顯示、打印、繪圖等方式在生成信息。 共六十六頁8、信息的可壓縮性。信息可以進行壓縮，可以用不同信息量來描述同一事物。人們常常用盡可能少的信息量描述一件事物的主要特征。 9、信息的可利用(lyng)性。信息具有一定的實效性和可利用性。 10、信息的可共享性。

4、信息具有擴散性，因此可共享。 共六十六頁1、“你有一個蘋果，我有一個蘋果，彼此交換一下，我們?nèi)匀皇歉饔幸粋€蘋果；你有一種思想，我也有一種思想，彼此交換，每人至少有兩種思想” 。 （信息的共享性 ）2、圖書館中的名著被廣大讀者借閱 。 （信息的共享性 ）3、小明很喜歡下棋。一天(y tin)，他在網(wǎng)站上看到一則有關“象棋比賽”的通知，可賽事早就結束了。要是能早些看到這消息，那該多好呵! （信息的價值可以隨著時間的過去而消失的） 習 題共六十六頁4、某公司為了提高銷售人員的推銷策略和銷售技巧，希望業(yè)務人員能夠把各自在銷售實踐中的經(jīng)驗和技巧貢獻出來讓大家分享，便特別設立了每季度一次的銷售方案評獎。具

5、體分為目標客戶選擇、產(chǎn)品展示方案、客戶服務方法、最佳銷售體驗等獎項，每一個銷售人員都把自己的得意之作做成演示文檔參加(cnji)評獎，最后把所有的方案都匯集起來裝訂成冊，發(fā)給大家學習參考。幾個回合下來，這個公司各大區(qū)的銷售就取得了突飛猛進的發(fā)展，公司也形成了很好的業(yè)務學習和探討的風氣。 （信息可以傳遞性） 共六十六頁信息技術對企業(yè)(qy)環(huán)境的影響內(nèi)部環(huán)境： 組織結構扁平化 管理和生產(chǎn)工具計算機化、網(wǎng)絡化 決策分散化外部環(huán)境： 信息(xnx)獲取方便快捷 經(jīng)濟全球化、網(wǎng)絡化 競爭更加激烈共六十六頁結論(jiln)：信息無時不在，無處不在，信息是我們生存的基礎，也是我們行動和決策的重要依據(jù)。共六

6、十六頁1.3 企業(yè)(qy)信息化的含義企業(yè)利用現(xiàn)代(xindi)信息技術，通過對信息資源的深化開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭力的過程。實現(xiàn)企業(yè)運營的全面自動化。以數(shù)字技術為基礎實現(xiàn)企業(yè)全面的系統(tǒng)化的高級自動化。生產(chǎn)過程和業(yè)務處理的計算機化、自動化；管理方式的網(wǎng)絡化；決策支持的智能化；商務運營的電子化 共六十六頁1.4 企業(yè)(qy)信息化的主要內(nèi)容1辦公自動化（OA）系統(tǒng)(xtng)。2管理信息系統(tǒng)（MIS）。3設計、生產(chǎn)過程自動化、信息化系統(tǒng)。4建立企業(yè)Intranet 或網(wǎng)站，開展電子商務（EC） 。5發(fā)展DSS (Decision

7、 Support System)，ESS (Executive Support System)，ES (Expert System) 共六十六頁企業(yè)(qy)信息化的意義1提高管理水平2. 提高決策科學性3. 降低庫存投資4降低采購成本5提高生產(chǎn)效率6提高服務水平7增加利潤8. 跟上社會發(fā)展,不掉隊(dio du),不落后，增強企業(yè)競爭力.共六十六頁第二節(jié) 企業(yè)(qy)行政管理2.1 企業(yè)(qy)行政管理的內(nèi)容2.2 企業(yè)行政管理的作用共六十六頁2.1 企業(yè)(qy)行政管理的內(nèi)容企業(yè)的行政管理工作內(nèi)容包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理。具體包括相關制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務管理

8、、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議(huy)管理、涉外事務管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。 共六十六頁行政(xngzhng)工作的性質與任務知識(zh shi)網(wǎng)絡圖行政管理、決策與計劃（一）行政工作的性質（一）行政管理的科學化1、日 常 性工作2、輔助協(xié)調工作3、輔助決策工作行政管理的科學化和現(xiàn)代化后勤管理的重要意義與主要內(nèi)容1、政治性2、綜合性（二）行政工作的特征（三）行政工作的基本任務1、服務2、輔助3、執(zhí)行4、管理1、辦公自動化系統(tǒng)2、辦公自動化對辦公室管理的要求1、規(guī)范化2、制度化（二）行政管理的現(xiàn)代化（一）后勤管理的含義與意義（二）后勤管理的主要內(nèi)容1、物 資管理2、財

9、 務管理3、生活后勤管理4、服務后勤管理5、接待工作管理共六十六頁1、行政(xngzhng)工作的性質與特征（一）、行政(xngzhng)工作的性質 (1)政治性(2)綜合性（二）、行政工作的特征 服務、輔助、執(zhí)行、管理。共六十六頁2、行政(xngzhng)工作的基本任務 (1)日常性工作(gngzu)(2)綜合協(xié)調工作(3)輔助決策工作共六十六頁1公文處理2會議組織與安排工作3信息處理4公司事務管理5印章管理。包括印章的刻制、頒發(fā)、保管、使用等6會議檔案整理工作 7信函(xn hn)接收工作8公關工作。包括處理與外單位或各分院的關系、聯(lián)系工作。(1)日常性工作(gngzu)共六十六頁(2)綜

10、合(zngh)協(xié)調工作1工作任務的協(xié)調。2管理事務(shw)的協(xié)調。3領導關系的協(xié)調。共六十六頁 這是辦公室的一項重要工作(gngzu)，也是行政人員充當領導參謀助手的首要任務。 1信息準備。 2提供方案。 3承擔決策事務。 4協(xié)助實施和檢查。(3)輔助決策(juc)工作共六十六頁1、行政(xngzhng)管理的科學化一、行政(xngzhng)管理的科學化 規(guī)范化1公文撰寫規(guī)范化。2公文處理規(guī)范化。3會議安排規(guī)范化。4接待工作規(guī)范化。5辦事程序規(guī)范化。 1.崗位責任制。 2.公文處理辦法。 3.會議制度 4.接待制度。制度化共六十六頁辦公自動化(Office Automation，簡稱(jin

11、chng)OA)辦公自動化是應用計算機技術、通信(tng xn)技術、系統(tǒng)科學和行為科學等先進科學技術，不斷使人們的部分辦公業(yè)務借助于各種辦公設備，并由這些辦公設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息系統(tǒng)。2、行政管理的現(xiàn)代化共六十六頁綜合辦公系統(tǒng)、辦公室服務站、文字處理中心；大中小型電視會議系統(tǒng)、圖像(t xin)傳真會議室、電傳系統(tǒng)、 辦公自動化系統(tǒng)(xtng)內(nèi)線電話號碼檢索系統(tǒng)、電子歸檔與檢查系統(tǒng)；數(shù)字及數(shù)據(jù)交換機、終端機、個人電腦、文件處理機、傳真機、縮微照像，以及大樓管理系統(tǒng)等。1構成共六十六頁字文件處理功能、圖形圖像處理功能、聲音處理功能、信息查詢功能、網(wǎng)絡通信功能、決策支持(

12、zhch)功能行政管理功能等。功 能共六十六頁三大(sn d)系統(tǒng)辦公自動化(Office Automation，簡稱(jinchng)OA)管理信息系統(tǒng)(Management lnformation System，簡稱MIS)決策支持系統(tǒng)(Decision Support Systern，簡稱DSS)三大系統(tǒng)的耦合，使辦公自動化系統(tǒng)的功能更趨完整，其作用亦得以極大增強。當然還取決于具體的環(huán)境與背景。共六十六頁(一)后勤工作(gngzu)是其他部門工作(gngzu)的基本條件(二)后勤管理是提高(t go)行政效率的重要條件(三)后勤管理是維護職工利益的需要(四)后勤管理改革具有重大的現(xiàn)實意義

13、后勤工作的出路，在于社會化。實現(xiàn)后勤工作社會化，是當前后勤工作改革的方向。1、后勤管理的意義共六十六頁2、后勤管理的主要(zhyo)內(nèi)容 (一)物資(wz)管理(二)生活后勤管理(三)服務后勤管理(四)接待工作管理共六十六頁2.2 企業(yè)行政管理(gunl)的作用1、推動行政管理模式向網(wǎng)絡化、扁平化的方向發(fā)展 傳統(tǒng)企業(yè)組織結構(jigu)是一個剛性化的機械式組織，有固定的職位、嚴格的層級關系和層層傳遞的信息渠道，龐大的中間管理層承擔著“上通下達”的信息作用。而在網(wǎng)絡化條件下，大量復雜的信息能夠實現(xiàn)迅速、及時地傳遞和處理，從而大幅度減少中間環(huán)節(jié)，擴大管理幅度，減少或者取消組織中間管理層次，壓平組織

14、結構(jigu)，推動組織結構(jigu)從傳統(tǒng)科層制向扁平網(wǎng)絡化轉變。扁平或網(wǎng)絡組織結構(jigu)強調信息共享，重視橫向的聯(lián)系、溝通與協(xié)作，大大提高組織的反應能力和工作效能，減少了組織的人力資源成本。同時，在這種網(wǎng)絡化、扁平化的行政管理模式中，信息技術可以保證組織成員的全方位溝通和團隊合作，從而有利于提高行政組織的績效。共六十六頁推動行政管理模式向現(xiàn)代化、知識化的方向(fngxing)發(fā)展 信息技術革命，使現(xiàn)代行政管理系統(tǒng)的管理組織運行日益技術化，管理手段現(xiàn)代化。隨著信息高速公路的開通和拓展，人們建立了許多從前無法想象的管理系統(tǒng)，辦公自動化、多媒體、計算機設備，成為行政管理中的重要硬件；現(xiàn)

15、代的管理方法，如全面管理方法（包括全面計劃、全面經(jīng)濟核算、全面質量管理和全面設備管理）、優(yōu)選法、價值工程、網(wǎng)絡技術、線性規(guī)劃、計劃評審技術、技術經(jīng)濟分析、預測技術等等，將得到網(wǎng)絡信息技術的支持并貫穿于整個管理過程之中。 共六十六頁 推動行政管理模式向民主化、公眾化的方向發(fā)展 在網(wǎng)絡信息時代，互聯(lián)網(wǎng)使任何現(xiàn)場的管理者在任何時候都可獲得(hud)做出決策所需要的信息，而無需先向上司請示和匯報，而后再執(zhí)行上司的決策。在組織內(nèi)部，層層參與決策、人人參與決策.通過企業(yè)的電子民意信箱，企業(yè)可以參與部門的各種討論，表達自己的意愿和看法；通過信息網(wǎng)絡，公眾個人可以隨時與具體經(jīng)管的行政部門或行政人員保持聯(lián)絡和相

16、互監(jiān)督。對一些關系重大、影響面寬的復雜政策，企業(yè)組織的決策核心可以把決策意圖提出來，讓人們在互聯(lián)網(wǎng)上提出方案；也可以把做出或收集的決策方案在網(wǎng)上討論，充分利用大家的聰明才智做出科學決策，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤。共六十六頁推動行政管理模式向動態(tài)化、靈活化的方向發(fā)展傳統(tǒng)管理的一大弊端(b dun)是管理活動的靜態(tài)性和時滯性。即使存在某些動態(tài)管理的方式，也因成本過高和缺乏有效的技術而難以落實。在網(wǎng)絡時代，互聯(lián)網(wǎng)對信息的及時、全面把握、自動化和智能化管理，使任何層面、任何行業(yè)、任何環(huán)節(jié)的管理活動和協(xié)調活動成為可能。比如利用電子監(jiān)控設備管理企業(yè)內(nèi)部項目管理執(zhí)行進展與情況。并通過企業(yè)網(wǎng)絡讓企業(yè)有關部門企業(yè)有

17、關事項人員進行調整或作出相應的解決對策。這樣加強行政組織之間的橫向協(xié)調和交叉性聯(lián)系，而且更注重對外在環(huán)境的反應和協(xié)調一致。具有活力、靈活機動性、超前意識、面向未來、開拓創(chuàng)新精神。共六十六頁第三節(jié) 企業(yè)(qy)行政管理信息化3.1 企業(yè)建立(jinl)信息管理平臺3.2 企業(yè)行政管理信息化的作用3.3 信息化對未來企業(yè)發(fā)展的影響共六十六頁3.1 企業(yè)(qy)建立信息管理平臺項目管理信息化圖書(tsh)管理信息化資料、檔案信息化人事管理信息化共六十六頁（1）項目管理信息化項目的基本流程項目招投標管理 項目的合同管理 項目的進度(jnd)控制 項目策劃 項目建設效果評價共六十六頁（2）圖書(tsh)

18、管理信息化圖書信息管理 用戶信息管理 系統(tǒng)管理 圖書信息(xnx)查詢 借閱信息查詢 共六十六頁1.圖書信息管理 圖書登記圖書詳細信息瀏覽圖書信息的修改(xigi)和刪除借閱登記圖書歸還提示歸還登記新書信息提示共六十六頁2.系統(tǒng)管理。 系統(tǒng)管理員權限,用戶口令管理,用戶登錄等。 系統(tǒng)管理員的職責和權限包括： (1) 新圖書、新員工信息錄入(l r)(2) 圖書、員工信息的修改(3) 圖書掛失,員工注銷(4)借閱圖書登記(5) 歸還圖書登記(6) 查詢所有用戶的借閱情況; 共六十六頁(7) 查看所有的用戶信息; (8) 恢復用戶的密碼至初始狀態(tài); (9) 系統(tǒng)環(huán)境設置(留有數(shù)據(jù)庫接口,本系統(tǒng)不實

19、現(xiàn)該功能) ,包括最大借閱圖書的數(shù)量(shling)、最長借閱時間、新書的時效定義和提升管理員等內(nèi)容。 共六十六頁3. 用戶信息管理。 (1) 新用戶登記。可進行新用戶基本信息的登記,包括用戶的編號、用戶帳號(登錄名) 、用戶密碼等基本情況。 (2) 用戶信息更新。用戶編號不可以修改,帳號、密碼可修改。 (3)注銷用戶。若員工離職,則注銷該用戶,取消登錄權限。 (4) 用戶口令管理。注冊(zhc)新用戶的時候,系統(tǒng)默認密碼為666666 ,請管理員提示用戶及時登錄修改密碼,若用戶密碼丟失,由管理員負責將密碼恢復。 共六十六頁4.圖書信息查詢。通過用戶提供的圖書編號、圖書名、作者(zuzh)、出

20、版社、圖書類別等基本信息,在數(shù)據(jù)庫中檢索出符合條件的所有圖書,將圖書的信息顯示出來,并且可以通過點擊書名,查看圖書的詳細信息。 共六十六頁(1) 輸入信息(xnx):圖書類別,查詢方式(按書號、書名、作者、出版社查詢) ,查詢內(nèi)容。注:圖書類別、查詢方式都為選擇項,查詢內(nèi)容為輸入項,各項目在邏輯上是與的關系,若輸入項為空,則列出用戶選中類別的所有圖書,若用戶未選擇類別且輸入為空,則列出全部圖書資料的信息(xnx)。 (2) 輸出信息(xnx):圖書編號,名稱,作者,出版社,借閱情況。注:若圖書已借出,則在詳細信息(xnx)里,輸出借閱用戶的信息(xnx)以及歸還日期。共六十六頁5.借閱信息查詢

21、 管理員可以查看每個員工的借閱信息。 輸入信息:查詢種類(按工號) ,查詢內(nèi)容。 輸出信息:輸出該用戶借閱并且(bngqi)尚未歸還的圖書信息 共六十六頁(3) 資料(zlio)、檔案信息化1、利用計算機輔助檔案管理目錄級 文件級 聯(lián)機檢索2、改革立卷方法指導思想：簡化整理 深化檢索主要做法：破除(pch)“卷”的概念，直接以單份文件為單位進行歸檔整理。目 的：最大限度地保持文件的歷史原貌，便于計算機的管理和應用，逐步與辦公自動化相適應（即隨辦隨歸檔），最終過渡到文檔一體化。共六十六頁整理檔案、工作程序(chngx)1、區(qū)分年度2、區(qū)分類別3、盒內(nèi)排列4、打印目錄或輸入管理軟件5、裝盒并做標識

22、6、上架排列共六十六頁ComputerInformation InputInformation OutputInformationprocessingInformationStorage硬碟共六十六頁卷宗資料夾磁碟槽共六十六頁guest 資料夾裏的檔案共六十六頁（4）人事管理信息化、人事管理員工資料可從文件導入對人員(rnyun)流動數(shù)據(jù)進行分析員工證卡制作及輸出 IC卡卡號的自動錄入相關信息的自動提示獎罰資料登記離職人員資料庫共六十六頁2、人力資源計劃 定義各部門需要的崗位及其人數(shù) 根據(jù)(gnj)需求計劃與實際在職人員比較，得到需求差異共六十六頁3、考勤管理各種靈活的出勤班別設置出勤班別的自

23、動識別 請假管理加班申請管理特殊出勤的處理 調休出勤的處理 夜班補貼的計算 詳細的出勤報表提供通用數(shù)據(jù)接口，支持(zhch)任何考勤數(shù)據(jù)導入 共六十六頁4、薪資管理按自然月份和按期間計算薪資項目金額的靈活輸入可將薪資數(shù)據(jù)從外部文件導入自動提取員工資料、出勤數(shù)據(jù)、就餐、水電費等所得稅計算調薪管理、工資審核 自動產(chǎn)生工資條、部門(bmn)匯總表可產(chǎn)生銀行代發(fā)工資所的文件共六十六頁共六十六頁共六十六頁共六十六頁共六十六頁3.2 行政(xngzhng)管理信息化的作用作為企業(yè)信息化的核心內(nèi)容， 企業(yè)行政管理信息化并不是簡單地將傳統(tǒng)的企業(yè)管理事務原封不動地搬到互聯(lián)網(wǎng)上，而是要對其進行組織(zzh)結構的重組和業(yè)務流程的再造。具體來說，信息化把曾經(jīng)只能在真實空間里行使的企業(yè)職能，通過數(shù)字化的方式延伸出去；將原來需要大量的人力來處理的行政事務，可以在數(shù)字化設備和虛擬空間中輕松，甚至自動地進行。從而使企業(yè)、社會與民眾的交流、互動都變得十分容易，企業(yè)系統(tǒng)的反映、決策、溝通能力也會大大提高，