產(chǎn)權(quán)交易檔案管理辦法制度法規(guī)

1、第 PAGE7 頁 共 NUMPAGES7 頁產(chǎn)權(quán)交易檔案管理辦法 - 制度法規(guī) - 第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)本市產(chǎn)權(quán)交易檔案管理，維護(hù)產(chǎn)權(quán)交易檔案的完整、真實(shí)和安全，發(fā)揮產(chǎn)權(quán)交易檔案在優(yōu)化資配置、規(guī)范產(chǎn)權(quán)交易行為和加強(qiáng)市場監(jiān)管中的作用，更好地為本市國際金融中心建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、上海市檔案條例和上海市產(chǎn)權(quán)交易市場管理辦法，結(jié)合本市產(chǎn)權(quán)交易工作實(shí)際，制定本辦法。第二條 本辦法適用于本市產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)以及從事產(chǎn)權(quán)交易中介活動的經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)。涉及產(chǎn)權(quán)交易活動的轉(zhuǎn)讓方、受讓方和標(biāo)的企業(yè)等產(chǎn)權(quán)交易相關(guān)主體，可根據(jù)國家有關(guān)企業(yè)檔案管理的規(guī)定參照執(zhí)行。第三條 本辦法所稱產(chǎn)權(quán)交易檔案是

2、指各類產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓主體在履行相關(guān)決策和批準(zhǔn)程序后，將合法擁有的物權(quán)、債權(quán)、股權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等各類財產(chǎn)權(quán)利，通過產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)公開轉(zhuǎn)讓或協(xié)議轉(zhuǎn)讓的活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等各種形式與載體的歷史記錄。第四條 產(chǎn)權(quán)交易檔案工作由市產(chǎn)權(quán)交易監(jiān)管部門統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),檔案業(yè)務(wù)工作接受檔案行政管理部門的統(tǒng)一管理和監(jiān)督指導(dǎo)。第五條 本市產(chǎn)權(quán)交易檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確與安全，便于社會利用和保守國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密的原則。本市產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)交易轉(zhuǎn)讓方、受讓方和標(biāo)的企業(yè)等各機(jī)構(gòu)（以下簡稱各機(jī)構(gòu)）的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)依法履行單位檔案管理職能，并對下屬單位的產(chǎn)權(quán)交

3、易檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。第六條 產(chǎn)權(quán)交易文件材料管理工作應(yīng)納入各機(jī)構(gòu)產(chǎn)權(quán)交易業(yè)務(wù)流程，納入產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)信息化管理系統(tǒng)，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，使產(chǎn)權(quán)交易文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與業(yè)務(wù)流程進(jìn)度相一致。第七條 產(chǎn)權(quán)交易文件材料的管理工作應(yīng)當(dāng)與產(chǎn)權(quán)交易業(yè)務(wù)管理工作同步。在實(shí)施產(chǎn)權(quán)交易各項(xiàng)操作流程時，應(yīng)同步規(guī)范相應(yīng)文件材料的形成和積累要求；在辦理產(chǎn)權(quán)交易各項(xiàng)審查業(yè)務(wù)時，應(yīng)同步對相應(yīng)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和有效性進(jìn)行審核；在完成一宗產(chǎn)權(quán)交易各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程時，應(yīng)同步規(guī)范相應(yīng)文件材料的整理和歸檔要求；在發(fā)生產(chǎn)權(quán)交易權(quán)證變更、爭議處理或中止（終結(jié)）交易等動態(tài)情況時，應(yīng)同步做好相應(yīng)工作有關(guān)文件材料的

4、補(bǔ)充收集、整理和歸檔工作。第八條 產(chǎn)權(quán)交易文件材料立卷應(yīng)分別由各機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的有關(guān)人員，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，按照誰辦理、誰形成的要求，分別進(jìn)行收集和整理。產(chǎn)權(quán)交易文件材料實(shí)行集中歸檔制度。與一宗產(chǎn)權(quán)交易有關(guān)的文件材料，應(yīng)經(jīng)產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)有關(guān)部門匯總審核后，向本單位的檔案機(jī)構(gòu)集中歸檔，以確保一宗產(chǎn)權(quán)交易檔案的成套性。第九條 產(chǎn)權(quán)交易文件材料應(yīng)當(dāng)按自然形成的次序進(jìn)行整理，保持每宗產(chǎn)權(quán)交易文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系及其成套性，區(qū)分保存價值，便于產(chǎn)權(quán)交易檔案的科學(xué)管理、安全保管和有效利用。第十條 產(chǎn)權(quán)交易文件材料按照一宗交易組成一套檔案。一套檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)交易文件材料性質(zhì)和保管期限，結(jié)合2CM左右的組卷厚度

5、，可分別組成若干案卷。產(chǎn)權(quán)交易檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，編制案卷和卷內(nèi)目錄，便于準(zhǔn)確檢索利用。卷內(nèi)目錄條款填寫，應(yīng)與卷內(nèi)文件有關(guān)信息相對應(yīng)。第十一條 產(chǎn)權(quán)交易文件材料按照文件特性、結(jié)合形成主體進(jìn)行排列。產(chǎn)權(quán)交易過程和決策批準(zhǔn)文件材料，按照產(chǎn)權(quán)交易操作流程進(jìn)行排列；產(chǎn)權(quán)交易主體資格文件材料按照產(chǎn)權(quán)交易標(biāo)的方、轉(zhuǎn)讓方和受讓方分別排列。同時，亦可根據(jù)產(chǎn)權(quán)交易文件材料的內(nèi)容和重要程度等因素進(jìn)行排列。第十二條 根據(jù)本市產(chǎn)權(quán)交易實(shí)際情況，結(jié)合產(chǎn)權(quán)交易文件的利用價值，制定上海市產(chǎn)權(quán)交易文件材料歸檔范圍和保管期限表（見附件）。對于本市產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)衍生而形成的知識、文化等其他類型的產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)，可根據(jù)附件，結(jié)合不

6、同類型特定的產(chǎn)權(quán)交易流程和文本，另行制訂。產(chǎn)權(quán)交易相關(guān)主體可參照執(zhí)行。第十三條 產(chǎn)權(quán)交易文件材料歸檔時間，以完成一宗產(chǎn)權(quán)交易后3個月為限。對于一宗產(chǎn)權(quán)交易后因故形成的有關(guān)后續(xù)文件材料，各有關(guān)部門也應(yīng)按照歸檔要求，及時做好相應(yīng)文件材料的收集和整理工作，并及時歸檔。第十四條 產(chǎn)權(quán)交易檔案作為一種專門檔案，應(yīng)單獨(dú)設(shè)類。屬類劃分原則上按交易類型，結(jié)合交易項(xiàng)目進(jìn)行分類。第十五條 產(chǎn)權(quán)交易檔案保管期限分為永久和定期。定期期限分為20年和10年。其中反映產(chǎn)權(quán)交易市場歷史演變、具有較大社會影響的資本流動與企業(yè)資產(chǎn)重組典型案例、列為首次創(chuàng)新交易模式或突破產(chǎn)權(quán)交易品種的產(chǎn)權(quán)交易檔案是本市重要產(chǎn)權(quán)交易檔案，保管期限

7、定為永久；屬于普通案例和一般產(chǎn)權(quán)交易活動形成的檔案，保管期限定為20年；反映產(chǎn)權(quán)交易相關(guān)主體資質(zhì)的檔案，保管期限定為10年；標(biāo)的企業(yè)提供紙質(zhì)的資產(chǎn)評估報告(除總結(jié)報告外)可由產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)作為資料保存，保管期限定為5年。為便于利用，與紙質(zhì)資產(chǎn)評估報告相應(yīng)的電子文件版本保管期限不低于5年。第十六條 各機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定組建檔案鑒定工作小組，對已超過保管期限的產(chǎn)權(quán)交易檔案，及時開展鑒定工作。經(jīng)鑒定須銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，由檔案工作人員和指定的監(jiān)銷人共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第十七條 各機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的接收、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計和分

8、析p p p ，并根據(jù)單位利用需求，編制產(chǎn)權(quán)交易檔案基本情況和專題統(tǒng)計報表。第十八條 各機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置符合檔案保管要求的檔案庫房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，使檔案保管達(dá)到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防污染、防有害生物的 “八防”要求。檔案庫房應(yīng)與辦公室、閱覽室分開。庫房面積應(yīng)滿足單位產(chǎn)權(quán)交易檔案的存放需求。第十九條 產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將列為永久保管的產(chǎn)權(quán)交易檔案，在單位保管滿20年，按照進(jìn)館要求，向市檔案館移交。第二十條 各機(jī)構(gòu)應(yīng)充分利用產(chǎn)權(quán)交易信息系統(tǒng)，同步建立產(chǎn)權(quán)交易檔案管理系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易紙質(zhì)和電子檔案“雙套制”管理，確保產(chǎn)權(quán)交易紙質(zhì)與電子文件的一致性，逐步達(dá)到產(chǎn)權(quán)交易電子文件材料收集、整理、編目和歸檔操作的自動化，管理現(xiàn)代化，信息數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。上海市產(chǎn)權(quán)交易電子文件歸檔與管理辦法另行制定。第二十一條 各機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)產(chǎn)權(quán)交易工作利用需求，編制適用的產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索工具，主動開展產(chǎn)權(quán)交易檔案提供利用工作。同時，圍繞產(chǎn)權(quán)交易工作重點(diǎn)，積極開展產(chǎn)權(quán)交易檔案信息編研工作，主動為產(chǎn)權(quán)交易管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效服務(wù)。第二十二條 產(chǎn)權(quán)交易檔案的提供利用應(yīng)遵守中華人民共和國保守國家秘密法和中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合單位有關(guān)保密規(guī)定，設(shè)置檔案利用權(quán)限，嚴(yán)格履行產(chǎn)權(quán)交易檔案查閱和借閱手續(xù)，切實(shí)做好利用產(chǎn)權(quán)交易檔案的保