11采購控制程序1

1、采購控制程序目 的對服務(wù)過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。范 圍適用于對服務(wù)所需的設(shè)備、設(shè)施及輔助材料采購、承擔(dān)服務(wù)項目分包合同的服務(wù)項目供方提供服務(wù)的控制，對供方進行選擇、評價和控制。職 責(zé)3.1 綜合部負(fù)責(zé)按公司的要求組織對供應(yīng)采購物資及承擔(dān)分承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案。負(fù)責(zé)制定采購計劃，執(zhí)行采購作業(yè)。負(fù)責(zé)審批日常服務(wù)分承包合同。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.3 采購物資、承擔(dān)采購物資的人員負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢測，對供方提供的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督。4 程 序4.

2、1采購物資 采購物資分類。綜合部根椐對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：重要物資：維修建材、五金、機電及工作服、安全防范人員器材、清潔用品等；一般物資：零星采購的工具、維修與檢測設(shè)備等。 采購物資的申請各部門根椐實際情況填寫請購單，金額在500元以下的報管理副總審批，500元以上的由管理副總確認(rèn)，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。請購單應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。 采購實施綜合部負(fù)責(zé)實施采購。對于重要物資，應(yīng)由合格供方名錄中選擇供方。對于第一次采購的重要物資供方，應(yīng)與其簽訂采購合同，明確品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收條件、違約責(zé)任及供貨期限等；采購前采購員應(yīng)對采購單核實，在與供

3、方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。 采購物資的驗證.1 對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：a由各部門有關(guān)人員進行進貨驗證；b由業(yè)主或住戶在本公司現(xiàn)場實施驗證；c由本公司提供人員在供方現(xiàn)場實施驗證；對于后一種情況，綜合部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。.2 驗證活動可包括：外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。不同的物資根椐檢驗規(guī)程規(guī)定不同的驗證方式。 采購信息.2本公司的采購文件包括：采購計劃、采購單、采購物資分類明細表、采購合同及附件等，由綜合部保管。在與供方溝通前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對采購要求是否充分進行審批。4.2 服務(wù)項目分承包 公司物業(yè)管理日常服務(wù)目前外

4、包的項目有：辦公樓保安、辦公樓會議室的清潔及會議服務(wù)、物業(yè)管理區(qū)域的消防安全監(jiān)控；4.3 對采購物資供方的評價 合格供應(yīng)商的條件a具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；c具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；d價格合理e服務(wù)良好。 綜合部根椐采購物資要求和服務(wù)需要，通過對物資、服務(wù)的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫物資供方評定記錄表。對同類的供貨物資和服務(wù)，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方比較。綜合部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根椐供應(yīng)物資有服務(wù)的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。 對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記

5、錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：a質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；b本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；c本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；d供方產(chǎn)品或財務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；e供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。 對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：a新供方根椐采購物資要求提供少量樣品；b使用部門的相關(guān)人員對樣品進行驗證，出具相應(yīng)的驗證報告，并填寫物資供方評定記錄表中相應(yīng)欄目，反饋給綜合部；c樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；d樣品驗證合格后，綜合部通知供方小批量供貨，經(jīng)

6、使用部門相關(guān)人員進貨驗證并使用，由使用部門出具相應(yīng)試用后的驗證報告，并填寫物資供方評定記錄表中相應(yīng)欄目，反饋給綜合部；e小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入合格物資供方名錄；f零星采購物資供方，質(zhì)量檢查員對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。 對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。4.4 服務(wù)供方的評價 合格服務(wù)供方應(yīng)具備的條件：應(yīng)在工商部門注冊、具有法人資格；有從事過類似服務(wù)項目的優(yōu)良業(yè)績；良好的質(zhì)量保證能力；有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項目的工作條件和實力；服務(wù)供方在提供服務(wù)之前，應(yīng)向相關(guān)部門提交對承包項目

7、的服務(wù)報告，報告內(nèi)容必須有分包責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、分包服務(wù)方案、完成時間、質(zhì)量保證等。 對多年己承擔(dān)服務(wù)項目的供方的評價；根椐條款規(guī)定的條件，供方應(yīng)提供充分的證明材料；公司接受服務(wù)的部門負(fù)責(zé)對其相應(yīng)服務(wù)項目供方進行評價，填寫服務(wù)供方評定記錄表，對其服務(wù)質(zhì)量、工作能力等予以評價。 對第一次提供服務(wù)的供方的評價；綜合部根椐服務(wù)供方的營業(yè)執(zhí)照、人員素質(zhì)技能證明材料、市場調(diào)查業(yè)績及所提供服務(wù)的初次試用，進行供方的初步選擇；試用期為一個月，綜合部及接受服務(wù)的部門對其服務(wù)質(zhì)量進行檢查，綜合部填寫服務(wù)供方評定記錄表。 對所有合格的服務(wù)供方應(yīng)列入合格服務(wù)供方名錄，報管理者代審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 對合格的服務(wù)供方在

8、服務(wù)過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重不合格，綜合部應(yīng)填寫不合格服務(wù)通知單，通知服務(wù)供方限期改正。綜合部應(yīng)按要求跟蹤驗證糾正效果，如連續(xù)兩次仍不符合要求，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可取消服務(wù)供方的資格。4.5 對合格供方的定期復(fù)評 綜合部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫物資供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（如質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證，并執(zhí)行4.3.4條款。連續(xù)第二次評分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。 接受供方服務(wù)的部門，每年對長期服務(wù)供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫服務(wù)供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，服務(wù)質(zhì)量評分占60%，按期完成服務(wù)評分占20%，其他（如價格、服務(wù)態(tài)度等）占20%。評定總分低于60（如質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強對其提供服務(wù)的驗證，并執(zhí)行4.4.5條款。連續(xù)