郵件系統(tǒng)使用高效培訓(xùn)

1、郵件系統(tǒng)使用高效培訓(xùn)一個故事陸純初1981年進入行業(yè)，歷任、西門子新加坡公司和西門子中國公司的銷售、市場和管理要職。1997年3月?lián)渭坠俏男录悠鹿径驴偨?jīng)理，并于同年10月?lián)渭坠俏墓灸蟻唴^(qū)董事總經(jīng)理，帶領(lǐng)全區(qū)安然度過亞洲金融危機。2001年12月至2004年9月，擔(dān)任甲骨文大中華區(qū)區(qū)域董事總經(jīng)理一職；2005年4月1日出任大中國區(qū)總裁，負責(zé)監(jiān)管在中國大陸、香港和臺灣地區(qū)的業(yè)務(wù)運營。 2006年被 解職女秘書胡睿.2006年 離職兩封郵件陸純初寫了一封措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的英文“譴責(zé)信”給胡睿，并同時抄送給公司的其他幾位高管。郵件內(nèi)容：“我星期二剛告訴過你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今

2、天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論是午餐時段還是晚上下班后，你要跟你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認無事后才能離開辦公室，？”女秘書回復(fù)了郵件并抄送給分布在北京總部和上海、廣州、成都三地分公司的所有員工。其中也包括老板陸純初和其他幾位高管。 郵件內(nèi)容：“首先，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度考慮的，北京這里不是沒有丟過東西，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)這個責(zé)任；其次，你有鑰匙，你自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉(zhuǎn)移到別人的身上；第三， 你無權(quán)干涉和控制我的私人時間，我一天就8小時

3、工作時間，請你記住中午和晚上下班后的時間都是我的私人時間；”電子郵件溝通的重要性電子郵件()是一種最重要的職場溝通方式電子郵件是企業(yè)文化的體現(xiàn)企業(yè)用戶電子郵件的用途主要體現(xiàn)為 日常工作交流、傳遞公司的 產(chǎn)品與服務(wù)信息、獲取外界 信息和展示企業(yè)形象等 為何使用電子郵件？特點條理化表達，強迫思考：口語表達對情境依賴程度高，內(nèi)容不夠明確，表達不夠有條理。明晰責(zé)任：當(dāng)面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳 也許就忘了，許多事情因此無法澄清。作用使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論， 以及達成的共識一目了然能準(zhǔn)確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動 細則，并充當(dāng)了作為每個工作項目歷史檔案的功能充當(dāng)意

4、見不和、起爭端時的證明。能幫人關(guān)注于事實而不是感受，或其他個性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端需要發(fā)送郵件的情況業(yè)務(wù)談判，事件處理正式工作報告，日常請示部門之間事務(wù)往來備忘與確認信息發(fā)布（政策，通知）知識推薦和問題討論難以簡單用口頭表達說明清楚的事項發(fā)送、抄送與密送，回復(fù)與全部回復(fù)，回復(fù)的信息只有發(fā)件人能看到。 全部回復(fù)，所有在發(fā)信人列表中的人都能看到回復(fù)。而是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。而的人則只是需要知道這回事，的人沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng)，當(dāng)然如果的人有建議，當(dāng)然可以回。的人是要受理這封郵件，理應(yīng)對郵件予以回應(yīng)。12345轉(zhuǎn)發(fā)將郵件

5、內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，也可以在轉(zhuǎn)發(fā)中增加自己的注釋。郵件發(fā)送對象的選擇（1）工作計劃的發(fā)送經(jīng)理人的工作計劃主送工作計劃的下達對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人為保持部門內(nèi)部計劃對外的一致性，部門內(nèi)部計劃原則上只有一個計劃可以跨部門傳達，特殊情況可以根據(jù)需要處理項目通報類的郵件主送給項目小組成員抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領(lǐng)導(dǎo)尋求跨部門支持的郵件一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級同時抄送本部門的直接上級這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持郵件發(fā)送對象的選擇（2）小心使用抄送（）/ 密送（）功能是指發(fā)送給收件人的同時，也讓其他一或多人收到該郵件，并且也讓收件人知道這種情

6、況與的區(qū)別是收件人并不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人（當(dāng)心接收方回復(fù)這封信?。?。建議只給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢驗。將人數(shù)降至最低，確認收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和垃圾“全部答復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件如果我給12個人發(fā)送了郵件，請問他們是否能在某時間出席會議應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！郵件發(fā)送對象的選擇（3）選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細節(jié)避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次

7、反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息郵件對不相干的人員就是垃圾一般只有公司領(lǐng)導(dǎo)或職能部門才能向群體發(fā)送郵件提示和說明溝通確認和反饋對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方 引起關(guān)注；或請對方確認收到如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方 不重視，嘗試再次提醒轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹(jǐn)慎不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人郵件長度郵件的閱讀時間不要超過10分鐘（個人建議5

8、00字以下）回信時注意保持線索想回復(fù)對方的回復(fù)，就不要創(chuàng)建一封新郵件。因為它打斷了原始郵件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)（“線索”）一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件郵件使用場景1出差在外，需要向公司傳遞資料 問題：使用，需要雙方同時在線，使用離線 傳送不安全。 解決：將資料作為附件傳送，并在郵件正文中 進行說明。郵件使用場景2小組成員間分享與客戶溝通記錄 問題：小組人員分散，不容易聚在同一地點。口頭表達，往往缺乏條理性，丟失重要細節(jié) 解決：將溝通記錄進行整理，發(fā)送給小組的其他成員。郵件使用場景3布置任務(wù) 問題：面對面交流時雙方都說的很盡興，不但談了當(dāng)前的任務(wù)，還展望了未來

9、美好的前景。分手后卻不能確定對方是否已經(jīng)記住了所有的要點。 解決：立刻將談話內(nèi)容進行整理并 發(fā)送相關(guān)人員。如果上級沒有做， 作為下屬也要立刻按照自己的理解 整理，發(fā)送上級并取得確認。郵件使用場景4公司發(fā)布關(guān)于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準(zhǔn)備計提標(biāo)準(zhǔn)的通知 問題：如果公司領(lǐng)導(dǎo)對此通知有批示，如何處理？發(fā)布不能保存，發(fā)布不能立刻讓全體員工看到。 解決：通知用郵件發(fā)送，公司總經(jīng)理在郵件的基礎(chǔ)上全部回復(fù)，將自己的批示發(fā)送給全體員工郵件使用場景5領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)需要頻繁與第三方聯(lián)系 問題：如果頻繁的事無巨細的向領(lǐng)導(dǎo)匯報，會耽誤領(lǐng)導(dǎo)時間，如果不匯報不知道什么時候領(lǐng)導(dǎo)會問，在任務(wù)的平臺期，會讓領(lǐng)導(dǎo)感覺自己沒有努力工作。 解

10、決：與客戶溝通過程中，將關(guān)鍵的郵件給領(lǐng)導(dǎo)郵件使用場景6領(lǐng)導(dǎo)讓兩個人共同完成一份文檔 問題：如果兩個人分別給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)還要合并，顯然不合適。如果交給一個人合并，并發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)，是否有冒功之嫌？ 解決：由一個人將文檔作為附件發(fā)送 給領(lǐng)導(dǎo)，在郵件中說明是兩個人共同 完成的，同時，很重要的一點是要 給另一個人。郵件使用場景7一年前完成的一個項目，在項目過程中與客戶進行了多輪的磋商，現(xiàn)在有些過程及具體數(shù)據(jù)記不清了。問題：在討論過程中，雙方各執(zhí)一詞，由于時間比較長事件的進展過程無法追溯 解決：如果在項目進行的關(guān)鍵時間和 關(guān)鍵問題上都通過郵件進行了交流， 此時可以通過調(diào)閱這些郵件對問題進 行澄清。郵件使用場

11、景N歡迎大家補充郵件標(biāo)題不要空標(biāo)題1標(biāo)題要簡潔2標(biāo)題要真實反映郵件的重要性3一封信一個主題，不可大雜燴4不要隨便用緊急標(biāo)示5標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯別字6稱呼語與問候1、 開頭最好要有問候語 。（1）郵件的開頭要稱呼收件人。 在多個收件人的情況下可以稱呼大家、。（2）如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方 如“x經(jīng)理” （限中文）；如果不清楚職務(wù)， 則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼。（3）結(jié)尾常見的寫個 ，中文的寫“祝您順利”， “順祝商祺”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用 “此致敬禮”。1、正文要簡明扼要，行文通暢；2、要用論述的語氣；3、復(fù)雜事件描述可用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之類

12、的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用 拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài) 度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、正式郵件不要使用 ) 等表情字符。正 文附 件1、如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；4、附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；5、特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響使用；6、如果附件過大（不宜超過5），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。24回復(fù)

13、的注意事項1、 及時回復(fù)收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對方，因為這是對他人的尊重；理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)；如果事情復(fù)雜，無法及時確切回復(fù)，應(yīng)該及時的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，等等”； 如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)功能。2. 進行針對性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。 253. 回復(fù)一般不少于10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的?；貜?fù)的注意事項4. 主動控制郵件

14、的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，如：“望指示為盼”或“請補充意見”。對于不需要回復(fù)的郵件可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。案例回顧?quán)]件發(fā)送對象是否恰當(dāng)郵件的正文措辭是否合理郵件產(chǎn)生了何種影響如何避免郵件客戶端安裝雷鳥郵件系統(tǒng)是全球范圍內(nèi)使用最多的免費郵件客戶端，許多大型企業(yè)將雷鳥系統(tǒng)為官方郵件工具。雷鳥系統(tǒng)介面簡潔、綠色，免費安裝。 這款軟件非常優(yōu)秀，后臺資源占用低，數(shù)據(jù)安全性高。插件豐富，用戶選擇余地大。郵件客戶端安裝下載安裝包和安裝手冊登錄論壇，通知公告，集團郵件開通公告，或從部獲得安裝包運行安裝包按照手冊配置郵箱配

15、置300M郵件空間100M網(wǎng)絡(luò)存儲最大附件20M使用企業(yè)地址本企業(yè)地址本 企業(yè)地址本是系統(tǒng)預(yù)先配置好的郵件清單，包括企業(yè)中所有員工的地址本，也包括各個郵件組企業(yè)地址本使用 使用企業(yè)地址本 可以方便的找到 同事的聯(lián)系方式自動回復(fù)自動回復(fù)的使用自動回復(fù)通常在休假期間使用，如：您好： 我現(xiàn)在正在休假，此郵件為自動回復(fù)，不能及時回復(fù)您的郵件深感抱歉。 我將于2011年10月7日返回，之前的工作可以與(的郵件地址)負責(zé)。如需緊急處理，請電話聯(lián)系此致 敬禮！& 為避免郵件始終處在自動回復(fù)狀態(tài)，建議設(shè)置起止日期。1、是郵件的補充2、可以進行用戶參數(shù)設(shè)定3、避免要在公共場合使用使用技巧添加多個賬號設(shè)置發(fā)件人名稱自動收取郵件自動回復(fù)在地址欄中輸入中文名稱使用標(biāo)簽標(biāo)記郵