高級(jí)辦公文秘專業(yè)培訓(xùn)教程

1、WORD.20/20高級(jí)辦公文秘教案目 錄第一課 Word基本操作第二課 格式第三課 如何編制目錄第四課 美化文檔第五課 繪圖第六課 查找與替換第七課 表格第八課 表格計(jì)算第九課 復(fù)習(xí)(1) 第十課 Excel 第十一課 輸入與編輯工作表數(shù)據(jù)第十二課 設(shè)置工作表的格式第十三課 工作表基本編輯第十四課 工作表格式設(shè)置第十五課 使用公式和函數(shù)第十六課 圖表第十七課 繪圖第十八課 分析數(shù)據(jù)第十九課 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖第二十課 打印文件第二十一課 powerpoint 第二十二課 幻燈片格式第二十三課 演示文稿的修飾第二十四課 幻燈片放映第二十五課 網(wǎng)絡(luò)知識(shí)第一課 Word基本操作Office概述

2、Office介紹Office的啟動(dòng)與退出Word窗口介紹工具欄顯示與隱藏：視圖工具欄標(biāo)尺顯示與關(guān)閉：視圖標(biāo)尺滾動(dòng)條：工具選項(xiàng)視圖狀態(tài)欄：工具選項(xiàng)視圖Word基本操作文件操作:新建文件：a.文件新建文件；b.Ctrl+N 保存文件(重點(diǎn)提示:文件格式): a.文件保存另存為 b. Ctrl+S c.F12打開(kāi)文件: a.文件打開(kāi)；b.Ctrl+O 文字編輯:插入字符：在窗口中單擊鍵入字符即可修改字符：Backspace退格鍵:刪除光標(biāo)插入點(diǎn)前的字符或空格；Del刪除鍵:刪除光標(biāo)插入點(diǎn)后的字符或空格；Insert改寫鍵：按一下該鍵處于改寫狀態(tài)；再按一次處于插入字符狀態(tài)；也可雙擊狀態(tài)欄上的“改寫”按

3、鈕頁(yè)面設(shè)置與打印預(yù)覽：文件頁(yè)面設(shè)置頁(yè)邊距：頁(yè)邊距、方向等紙：紙大小（單擊三角號(hào)可選換紙）文件打印預(yù)覽trl+F2 打印預(yù)覽工具欄詳細(xì)講解單擊：“打印預(yù)覽”工具欄上的關(guān)閉可回到編輯狀態(tài)第二課格式選定文本：鼠標(biāo)拖動(dòng)法：加選法：按Shift鍵+單擊鼠標(biāo)間隔選定法：按Ctrl鍵+拖動(dòng)鼠標(biāo)法矩形塊文本選定法：按Alt鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)鍵盤法修飾文本：選定文本格式字體Ctrl+D 第二課格式段落選定段落文本；格式段落縮進(jìn)和間距、行間距、特殊格式等頁(yè)眉和頁(yè)腳視圖頁(yè)眉和頁(yè)腳字體應(yīng)用實(shí)例排版：登記表容提要簡(jiǎn)介五、作業(yè)：登記表容提要 招生簡(jiǎn)課第三課如何編制目錄利用樣式編制目錄新建文檔視圖大綱視圖格式項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)多級(jí)符號(hào)

4、（自定義）鍵入目錄文字并回車按Tab鍵可降低大綱級(jí)別；按Shift+Tab可提升大綱級(jí)別插入點(diǎn)位于文首插入引用索引和目錄目錄確定視圖頁(yè)面視圖即可看到目錄效果第三課如何編制目錄利用制表位制作目錄新建文檔格式制表位鍵入制表位位置（單擊對(duì)齊方式、前導(dǎo)符、設(shè)置）確定在文中鍵入目錄文字后按Tab鍵回車后重復(fù)執(zhí)行第3步即可。第四課 美化文檔邊框和底紋:選定文本格式邊框和底紋邊框(先點(diǎn)應(yīng)用圍線型顏色寬度)頁(yè)面邊框(操作順序同邊框)底紋分欄選定文本格式分欄平衡欄長(zhǎng):指針位于分欄的文末插入分隔符連續(xù)強(qiáng)制分欄:指針位于要分欄處插入分隔符分欄符第四課 美化文檔中文版式格式中文版式拼音指南雙行合一縱橫混排首字下沉格式

5、首字下沉背景格式背景第五課繪圖繪圖工具欄：視圖工具欄繪圖右擊菜單欄繪圖插入圖片、文本框、圖示等繪圖：剪貼畫（D:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10）圖片（圖片工具欄）藝術(shù)字與其工具欄自選圖形（單擊與雙擊對(duì)自選圖形的區(qū)別）文本框圖示第四課 美化文檔邊框和底紋:選定文本格式邊框和底紋邊框(先點(diǎn)應(yīng)用圍線型顏色寬度)頁(yè)面邊框(操作順序同邊框)底紋分欄選定文本格式分欄平衡欄長(zhǎng):指針位于分欄的文末插入分隔符連續(xù)強(qiáng)制分欄:指針位于要分欄處插入分隔符分欄符第四課 美化文檔中文版式格式中文版式拼音指南雙行合一縱橫混排首字下沉格式首字下沉背景格式背景第五課繪圖繪圖

6、工具欄：視圖工具欄繪圖右擊菜單欄繪圖插入圖片、文本框、圖示等繪圖：剪貼畫（D:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10）圖片（圖片工具欄）藝術(shù)字與其工具欄自選圖形（單擊與雙擊對(duì)自選圖形的區(qū)別）文本框圖示第五課繪圖修改所繪圖形對(duì)象選定對(duì)象單擊對(duì)象選定法框選法按shift鍵加選法復(fù)制對(duì)象Ctrl+C法Ctrl+D法拖動(dòng)時(shí)按Ctrl鍵法設(shè)置自選圖形格式選中對(duì)象格式自選圖形第六課查找與替換選擇性粘貼選中對(duì)象（可以是其他應(yīng)用中的文本或?qū)ο螅?fù)制編輯選擇性粘貼查找與替換編輯查找Ctrl+F替換Ctrl+H 在“查找容”中鍵入要找的容或單擊特殊字符，單擊“高級(jí)”，

7、指定查找的格式與搜索選項(xiàng)在“替換為”中鍵入想要的容（單擊格式，可設(shè)置替換的容的格式）或單擊特殊字符單擊“替換”全部替換第七課表格制作表格的方法：菜單欄：表格插入表格（鍵入行、列值）常用工具欄：?jiǎn)螕?“插入表格”并拖動(dòng)后再單擊即可表格和邊框：表格表格和邊框在窗口中拖動(dòng)繪制表格表格的編輯與修改：插入行列：表格插入行列（按F4可連續(xù)插入行列）插入點(diǎn)位于最末列最末行外處按回車（F4連續(xù)插入行列）刪除行列單元格：選定行列單元格表格刪除行列單元格第七課表格更改行高列寬：選定行列表格表格屬性行(指定高度)列(指定列寬)合并拆分單元格：選定要合并拆分的單元格表格合并拆分單元格拆分表格：在要拆分處單擊表格拆分表

8、格自動(dòng)調(diào)整：選定表格表格自動(dòng)調(diào)整第八課計(jì)算排序：選定表格表格排序行、列、單元格的表示方法：行：用數(shù)字1、2、3表示；列：用字母A、B、C 表示；單元格：由列標(biāo)+行號(hào)組成，如C3，B2計(jì)算：?jiǎn)螕粢?jì)算的單元格表格公式第八課 計(jì)算常用函數(shù)：Sum:求和Average:平均值Product:乘積Count:個(gè)數(shù)MAX最大值Min:最小值第九課 Word復(fù)習(xí)(1)合并：工具信函和合并模板:使用已有模板創(chuàng)建自定義模板存儲(chǔ)模板選項(xiàng)、自定義工具選項(xiàng)工具自定義第十課ExcelExcel簡(jiǎn)介：Excel是一個(gè)電子數(shù)據(jù)表，它是一個(gè)應(yīng)用程序，可以執(zhí)行用戶PC上不同類型的計(jì)算。窗口介紹（標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄

9、、窗口工作區(qū)、狀態(tài)欄、滾動(dòng)條）每個(gè)工作表都是由行(編號(hào)65536)和列(標(biāo)為AIV)組成的。行和列的文匯處是一個(gè)單元格，在給定的時(shí)間一個(gè)單元格就是一個(gè)活動(dòng)的單元?？梢酝ㄟ^(guò)加黑的邊框來(lái)辨認(rèn)出活動(dòng)單元格。Excel使用的文件稱為工作簿。一個(gè)工作簿可以含有任意數(shù)量的數(shù)據(jù)表，這些表可以是工作表(由行和列組成的表)，也可以是圖表(只含有圖表的表)。工作表就是通常人們所知的電子表格?；静僮鳎盒陆ㄎ募罕４嫖募蜷_(kāi)文件：設(shè)定保存選項(xiàng)：“另存為”對(duì)話框有一個(gè)“工具”的下拉列表，單擊這個(gè)菜單，在列表中選“常規(guī)選項(xiàng)”，將顯示“保存選項(xiàng)”生成備份文件：打開(kāi)權(quán)限密碼：修改權(quán)限密碼：建議只讀：高級(jí)：第十一課：輸入與編

10、輯工作表數(shù)據(jù)一、輸入數(shù)據(jù)：完成單元格輸入并選擇下面的單元格。Enter用當(dāng)前輸入項(xiàng)填充選定的單元格區(qū)域。Ctrl+Enter 完成單元格輸入并向上選擇上一個(gè)單元格。Shift+Enter 完成單元格輸入并向右選擇下一個(gè)單元格。Tab完成單元格輸入并向左選擇上一個(gè)單元格。Shift+Tab 取消單元格輸入。Esc向上、下、左或右移動(dòng)一個(gè)字符。箭頭鍵重復(fù)上一次操作。F4 或 Ctrl+Y 向下填充。Ctrl+D 向右填充。Ctrl+R 定義名稱。Ctrl+F3插入超。Ctrl+K 輸入日期。Ctrl+;（分號(hào)）輸入時(shí)間。Ctrl+Shift+:（冒號(hào)）顯示區(qū)域當(dāng)前列中的數(shù)值下拉列表。Alt+向下鍵

11、第十一課：輸入與編輯工作表數(shù)據(jù)輸入文本長(zhǎng)度不能完全顯示時(shí)：重新編輯文本，使其變得簡(jiǎn)短。增加列寬。使用較小的字體。設(shè)置文本自動(dòng)換行使其限制在單元格寬度以，這樣文本可以占用更多的行效。指針位于換行處，按Alt+Enter進(jìn)行手動(dòng)換行使用Excel的“縮小字體填充”功能。三、編輯單元格：刪除單元格中的容：編輯清除全部：清除單元格中所有容（包括格式）格式：只清除格式，保留數(shù)值、文本、公式容：只清除容，保留格式批注：刪除單元格中的批注（若有的話）替換單元格的容：?jiǎn)螕魡卧瘢斎胄氯?，回車通過(guò)拖動(dòng)更改單元格容通過(guò)剪貼板粘貼數(shù)據(jù)更改單元格容編輯單元格容：雙擊單元格按F2單擊單元格，再單擊編輯欄部插入新工作表

12、：插入工作表按Shift+F11在表的標(biāo)簽上右擊插入刪除工作表：編輯刪除在表的標(biāo)簽上右擊刪除改變工作表的名稱格式工作表重命名雙擊工作表標(biāo)簽在表的標(biāo)簽上右擊重命名重新排列工作表：編輯移動(dòng)或復(fù)制工作表單擊工作表標(biāo)簽把它拖放到所需位置隱藏或顯示工作表格式工作表隱藏/取消隱藏控制表的視圖窗口新建窗口窗口拆分窗口凍結(jié)窗格（保持題頭一直能見(jiàn)）行和列的操作插入行/列單擊行號(hào)/列號(hào)或選擇多行/多列插入行/列刪除行/列選定行/列編輯刪除第十二課 設(shè)置工作表的格式改變列寬：用鼠標(biāo)拖放列的右邊界至所需的寬度格式列列寬（鍵入數(shù)值）格式列最合適的列寬改變行高用鼠標(biāo)拖放行的下邊界至所需的高度格式行行高（鍵入數(shù)值）格式行最

13、合適的行高隱藏行/列選定要隱藏的行/列格式行/列隱藏第十三課 了解單元格和區(qū)域:單元格:由列字母和行號(hào)組成,如C3區(qū)域:一組單元格叫做區(qū)域。指定區(qū)域的地址為左上方單元格地址和右下角單元格地址組成，中間用冒號(hào)隔開(kāi)。了解函數(shù)：所有的Excel函數(shù)都有一個(gè)共同特點(diǎn)：函數(shù)名稱后都有一對(duì)括號(hào)。在大多數(shù)情況下，用戶輸入附加倍息稱作參數(shù)在括號(hào)的里面。如果一個(gè)函致使用了多于一個(gè)的參數(shù)，用戶必須要用逗號(hào)把它們隔開(kāi)。一個(gè)參數(shù)可以由一個(gè)單元格引用、一個(gè)名稱、純數(shù)值、純文本字符串，或表達(dá)式組成。使用函數(shù)：從菜單中選擇“插入”“函數(shù)”命令單擊“插入函數(shù)”按鈕(形如“fx”，在編輯欄的左邊）按Shift+F3常用函數(shù)：S

14、um求和Sumif條件求和IF函數(shù)做決定Count個(gè)數(shù)Countif條件個(gè)數(shù)Average平均Max最大值Min最小值Datedif計(jì)算兩個(gè)日期之間的天數(shù)、月數(shù)、年數(shù)Vlookup查找函數(shù)第十六課 圖表創(chuàng)建圖表在工作表輸入要做圖表的數(shù)據(jù)，（最好不要有合并單元格）。并加上字段名，標(biāo)明數(shù)據(jù)代表的意義。選擇第1步數(shù)據(jù)區(qū)域插入圖表或按F11鍵確定圖表類型確定圖表位置圖表工具欄圖表修改移動(dòng)圖表和改變圖表尺寸改變圖表位置改變圖表類型移動(dòng)圖表元素刪除圖表元紊第十七課 繪圖繪圖圖片藝術(shù)字剪貼畫文本框自選圖形關(guān)于繪圖的提示：當(dāng)用戶繪制對(duì)象時(shí)按shift鍵，可以創(chuàng)建同樣高度和寬度的對(duì)象。當(dāng)用戶繪制對(duì)象時(shí)按Shif

15、t鍵可以強(qiáng)制線或箭頭對(duì)象的角度被15度整除。當(dāng)用戶繪制對(duì)象時(shí)按Ctrl鍵可以使對(duì)象捕捉工作表的行和列網(wǎng)格線。當(dāng)移動(dòng)一個(gè)對(duì)象時(shí)，如果用戶按A1t鍍，其左上角點(diǎn)捕捉行和列網(wǎng)格線。第十八課 分析數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)清單了解數(shù)據(jù)清單在數(shù)據(jù)清單中填入數(shù)據(jù)利用記錄單編輯數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)清單篩選數(shù)據(jù)清單排序分類匯總先對(duì)數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序數(shù)據(jù)分類匯總第十九課 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖了解數(shù)據(jù)透視表術(shù)語(yǔ)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行工作第二十課 打印文件頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面:方向縮放打印選項(xiàng)頁(yè)邊距頁(yè)眉和頁(yè)腳 工作表打印區(qū)域打印標(biāo)題打印快速打印報(bào)表調(diào)整打印設(shè)置以獲得較好的打印效果打印前預(yù)覽第二十一課 powerpoi

16、nt Powerpoint介紹PowerPoint和Word、Excel等應(yīng)用軟件一樣，都是Microsoft公司推出的Office系列產(chǎn)品之一，主要用于設(shè)計(jì)制作廣告宣傳、產(chǎn)品演示的電子版幻燈片，制作的演示文稿可以通過(guò)計(jì)算機(jī)屏幕或者投影機(jī)播放；利用PowerPoint，不但可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開(kāi)面對(duì)面會(huì)議、遠(yuǎn)程會(huì)議或在Web上給觀眾展示演示文稿。隨著辦公自動(dòng)化的普與，PowerPoint的應(yīng)用越來(lái)越廣。 在PowerPoint中，演示文稿和幻燈片這兩個(gè)概念還是有些差別的，利用PowerPoint做出來(lái)的東西就叫演示文稿，它是一個(gè)文件。而演示文稿中的每一頁(yè)就叫幻燈片，每幻燈片都是

17、演示文稿中既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的容。第二十一課 powerpoint 窗口介紹標(biāo)題欄：菜單欄：工具欄：普通視圖方式幻燈片編輯任務(wù)窗格狀態(tài)欄第二十一課 powerpoint 新建演示文稿菜單欄：文件新建工具欄：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系男陆ò粹o快捷鍵：Ctrl+N 保存演示文稿菜單欄：文件保存/另存為工具欄：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系谋４姘粹o快捷鍵：Ctrl+S F12另存為打開(kāi)演示文稿菜單欄：文件打開(kāi)工具欄：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系拇蜷_(kāi)按鈕快捷鍵：Ctrl+O 第二十二課 幻燈片格式項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)：菜單欄：格式項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)格式工具欄：項(xiàng)目符號(hào)、編號(hào)縮進(jìn)量：增加縮進(jìn)量：格式工具欄上的“增加縮進(jìn)量”按Tab鍵減少縮進(jìn)量：格式工具欄上的“減少縮進(jìn)量”按Shift+Tab鍵對(duì)齊方式：對(duì)齊方式：字體對(duì)齊方式：第二十二課 段落格式：行距：對(duì)齊方式：換行：更改大小寫：選定文本格式更改大小寫插入圖片等插入圖片、藝術(shù)字、自選圖形、文本框等第二十三課演示文稿的修飾背景格式背景在幻燈片中右擊背景幻燈片設(shè)計(jì)