辦公室文化5S培訓(xùn)課件

1、辦公室5S培訓(xùn)辦公室文化培訓(xùn)內(nèi)容文件管理5S是什么如何做好5S第一部分文件管理文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對(duì)規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。文件管理文件分類重要度保存期限來(lái)源版本緩急文件管理管理技巧分門(mén)別類程序化規(guī)范專業(yè)

2、化專人負(fù)責(zé)索引專門(mén)化文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認(rèn)可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)第二部分5S是什么5S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時(shí)間為零。使工作環(huán)境變得無(wú)灰塵、干凈整潔。保持前3個(gè)S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。演變5S是什么5S是一種管理需要全員的積極參與和長(zhǎng)時(shí)間的堅(jiān)持不懈每日每日?qǐng)?jiān)持5S管理，一點(diǎn)一滴持續(xù)的改善5S是什么5S不是知識(shí)，也不是技術(shù)，而是應(yīng)該做的事情！整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實(shí)顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學(xué)習(xí)榜樣企業(yè)形象5S是什么可以及時(shí)拿到需要的東西隨時(shí)確認(rèn)自己的工作是否按計(jì)劃執(zhí)行保證工作順利

3、進(jìn)展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費(fèi)，提高工作效率5S是什么第三部分如何做好 5S整理含義將需要的和不需要的物品明確分開(kāi)， 并處理不需要的物品。目的騰出空間防止誤用5S 差！5S 好！現(xiàn)場(chǎng)檢查要領(lǐng)馬上要用的暫時(shí)不用的長(zhǎng)期不用的要區(qū)分對(duì)待!要領(lǐng)將需要的物品的數(shù)量降到最低程度例如：減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時(shí)間縮短會(huì)議時(shí)間要領(lǐng)對(duì)可有可無(wú)的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理掉，決不手軟!要領(lǐng)為何會(huì)有這么多廢品？分析檢查改善問(wèn) 題 點(diǎn) 在 哪 里？提問(wèn) 1、圖片中存在什么問(wèn)題？ 3、會(huì)產(chǎn)生什么樣的影響？ 4、我們應(yīng)該怎樣做？ 2、為什么會(huì)產(chǎn)生這樣的問(wèn)題？整頓含義將需要的物品，擺放成誰(shuí)都清楚并便于使

4、用的狀態(tài)。即尋找時(shí)間為零(一般要求30秒內(nèi)找到所需物品)想想看:你的物品查找時(shí)間是多少?目的工作場(chǎng)所一目了然消除找尋物品的時(shí)間井井有條的工作秩序確定物品放置場(chǎng)所物品分類擺放進(jìn)行標(biāo)識(shí)定 位、標(biāo) 識(shí) 方法*連接線標(biāo)識(shí)影繪表示（形跡管理）問(wèn)題點(diǎn)怎么辦？問(wèn)題點(diǎn)怎么辦？如何整頓你的文件柜提問(wèn)管理責(zé)任者管理此架責(zé)任者姓名架子表示標(biāo)簽表示架子種類的標(biāo)簽柜子內(nèi)表示標(biāo)簽用此標(biāo)簽表示下段的內(nèi)容文件柜如何整頓？要領(lǐng)徹底整理，只留下需要的物品合理利用空間，100%定位放置要領(lǐng)根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護(hù)規(guī)定擺放方法要領(lǐng)利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)識(shí)問(wèn) 題 點(diǎn) 在 哪 里？問(wèn) 題 點(diǎn) 在 哪 里？清掃含義經(jīng)常清掃保持清潔，

5、 將各個(gè)角落的臟物清理掉 目的保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)達(dá)到零故障、零損耗如何清掃？看不見(jiàn)的地方，也要徹底打掃干凈。經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。徹底清掃電源插座電腦側(cè)面主機(jī)座要領(lǐng)自己動(dòng)手，不依賴外人(所有部門(mén)、人員都一起執(zhí)行)清 掃 責(zé) 任 分 區(qū)A1 區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū) (李)A2區(qū)(胡) E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領(lǐng)清潔含義將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底， 并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。目的成功慣例和制度是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開(kāi)始形成整潔的辦公桌如何保持？連續(xù)不斷的進(jìn)行 整理、整頓、 清掃活動(dòng)要領(lǐng)花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見(jiàn)為凈的態(tài)度要領(lǐng)要領(lǐng)每天保持5S評(píng)價(jià)的心情，

6、不斷改善辦公5S素養(yǎng)含義對(duì)于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。目的讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精神問(wèn) 候、禮 貌 語(yǔ)您好!早上好!下午好!大家好!語(yǔ)言著裝著裝的禮儀1 從整體上說(shuō)，著裝禮儀要求穿著打扮必須既符合身份，又符合行業(yè)規(guī)范，力圖通過(guò)規(guī)范化的著裝既展示自身的風(fēng)貌，又體現(xiàn)所在企業(yè)的良好形象。按照慣例，男性在正式場(chǎng)合不宜穿色彩過(guò)于鮮艷或發(fā)光發(fā)亮的衣服。朦朧色、過(guò)渡色的服裝，通常也不適宜。越是正規(guī)的場(chǎng)合，越講究穿單色的西裝。著裝的禮儀21.尺寸的把握：要大小合身，寬松適度。 2. 服裝的搭配襯衫、領(lǐng)帶、鞋襪的搭配和與外衣相協(xié)調(diào)。穿西裝時(shí)，只能穿皮鞋，最好是牛

7、皮。黑色皮鞋最適宜與西裝套裝搭配。襪子宜與皮鞋同色。著裝的禮儀3公司員工一般都有制服，穿著制服必須注意不臟、不皺、不破、不亂。女性穿著要注意尺寸合適、造型合身、款式時(shí)尚。正式場(chǎng)合既不可以不化妝，也不可以化濃妝。如果佩帶首飾，最多不超過(guò)三種，要注意自己的職業(yè)女性的身份。著裝的禮儀4站姿1.男性的站姿不要兩腿交叉而應(yīng)兩腳分開(kāi)手不宜插在腰間及衣褲袋中站立談話時(shí)，不應(yīng)渾身扭動(dòng)，東張西望。2.女性的站姿女性站立時(shí)應(yīng)注意的部位：雙腳：雙腳靠攏在一起，呈“V”字，切忌兩腳分開(kāi)，甚至呈平行狀。雙膝：雙膝挺直，靠攏。雙手：將右手搭在左手上，然后貼在腹部，雙肩自然下垂。胸部：站立時(shí)應(yīng)略向前方挺出，同時(shí)注意收腹，挺

8、直后背。下頜：下頜微收，雙目平視前方，自然放松。離位時(shí)要點(diǎn)：1.2.3.4.持續(xù)推動(dòng)4S活動(dòng)直至習(xí)慣化 嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度 不斷地培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識(shí) 充滿熱情的開(kāi)始每一天的工作 要領(lǐng)要主動(dòng)整理、整頓傳真？傳真是客戶傳遞過(guò)來(lái)的信息，對(duì)公司和我們的工作都是非常重要的。不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待。主動(dòng)把我認(rèn)識(shí)的人的傳真送過(guò)去，以便同事可以及時(shí)得到客戶的寶貴信息。打印前，我們應(yīng)該做什么？確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作。 小故障請(qǐng)按照提示排除。 無(wú)法解決時(shí)，請(qǐng)及時(shí)與管理員聯(lián)系。確認(rèn)打印紙。 及時(shí)更換所需的紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時(shí)，請(qǐng)及時(shí)丟到紙簍內(nèi)。 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時(shí)，請(qǐng)及時(shí)

9、領(lǐng)取。如何維持整理整頓清掃辦 公 室 中小組討論辦公室5S活動(dòng)早上5S1、檢查你的著裝狀況和清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來(lái)3、整理和徹底清潔桌面4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6、檢查文件柜、書(shū)架等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^(guò)來(lái)辦公室5S活動(dòng)下班前5S1、實(shí)施早上5S活動(dòng)的所有內(nèi)容2、用抹布擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備3、固定可能脫落的標(biāo)簽4、清潔地面5、傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6、檢查電源開(kāi)關(guān)、門(mén)窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。文 件 的 5S整理把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(過(guò)期無(wú)效)的無(wú)效和不需要的文件及時(shí)回收或銷毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門(mén)別類保存制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲(chóng)定期修補(bǔ)維護(hù)專人管理、責(zé)任分明文件管理制度、程序使用完后及時(shí)歸位愛(ài)護(hù)文件，節(jié)省用紙按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料小測(cè)試整理是把_物品與_物品區(qū)分開(kāi)來(lái)，并處理_物品。整頓是將_物品，擺放成_的狀態(tài)。即尋找時(shí)間為零。清掃是經(jīng)常_保持_，將_清理掉。清潔是將_進(jìn)