excel錄入技巧

1、PAGE PAGE 7快速填入相同內(nèi)容選中多個(gè)單元格后，輸入字符，然后按Ctrl+Enter組合鍵，即可在選中的每個(gè)單元格中填入上述相同的字符?？焖?gòu)?fù)制上單元格選中下面的單元格，按Ctrl+（為西文的單引號(hào)）組合鍵，即可將上一單元格的內(nèi)容快速?gòu)?fù)制下來(lái)。快速輸入系統(tǒng)日期按下Ctrl+；組合鍵，即可快速輸入系統(tǒng)日期。文本數(shù)字輸入技巧一般情況下，在單元格中輸入的任何數(shù)字，均以“右對(duì)齊”格式放置，而且Excel會(huì)把綜當(dāng)成數(shù)字來(lái)處理。如果你要輸入文本格式的數(shù)字，除了事先將單元格設(shè)置為文本格式外，只要在數(shù)字前多輸一個(gè)（單引號(hào)）即可。分?jǐn)?shù)輸入技巧如果事先將Excel單元格設(shè)置為“分?jǐn)?shù)”格式，即可在其中輸入2

2、/3.5/6這樣的分?jǐn)?shù)數(shù)據(jù)。除此以外，可以在“常規(guī)”單元格中按“0空格分?jǐn)?shù)”的格式輸入分?jǐn)?shù)，如輸入的“02/3”（表示空格）即可顯示“2/3”，并按15位的數(shù)字精度進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。不過(guò)，此法輸入的分母不能超過(guò)99，否則輸入結(jié)果顯示為0。輸入法快速切換技巧單擊“數(shù)據(jù)”“有效性”，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“輸入法模式”選項(xiàng)卡，選中“模式”下拉列表中的“打開(kāi)”，最后單擊“確定”按鈕。只要選中了某種輸入法有效的單元格，已經(jīng)設(shè)置的輸入法就會(huì)被自動(dòng)激活。信息快速添加技巧如果要給單元格數(shù)據(jù)的尾部添加信息，可以選中該單元格然后按F2鍵。光標(biāo)就會(huì)在數(shù)據(jù)尾部出現(xiàn)，輸入數(shù)據(jù)后回車即可。參數(shù)快速插入技巧如果知道所使

3、用的函數(shù)名稱，但又不了解它的參數(shù)使用方法，可以在編輯欄中輸入等號(hào)及函數(shù)名，然后按Ctrl+A鍵，Excel自動(dòng)打開(kāi)參數(shù)輸入對(duì)話框，就能直接輸入各個(gè)參數(shù)了。快速編輯技巧如果想對(duì)Excel單元格中的內(nèi)容進(jìn)行編輯，只須用鼠標(biāo)雙擊需要編輯的位置，光標(biāo)就會(huì)插入十字光標(biāo)的雙擊點(diǎn)。用鼠標(biāo)雙擊Excel工作表的標(biāo)簽，直接輸入文字并回車，可以快速修改標(biāo)簽的名稱。重復(fù)操作要想將某一單元格(或區(qū)域)的格式(字體、字號(hào)、行高、列寬等)應(yīng)用于多個(gè)位置，可以將上述單元格(或區(qū)域)選中。然后雙擊”格式刷”按鈕,鼠標(biāo)拖過(guò)要設(shè)置格式的若干區(qū)域，完成后再次單擊“格式刷”結(jié)束操作。如果要繪制多個(gè)“直線”或“橢圓形”等，可以雙擊Ex

4、cel“繪圖”工具欄上的相關(guān)按鈕，接著就可以重復(fù)繪制圖形了。若想在雙擊某個(gè)按鈕后取消這個(gè)功能，只需單擊該按鈕或按一下Esc鍵。輕松實(shí)現(xiàn)多行文本輸入Excel默認(rèn)單元格輸入一行文本，實(shí)現(xiàn)多行文本輸入的簡(jiǎn)單方法是：當(dāng)你需要在單元格中開(kāi)始一個(gè)新行時(shí)，只要按Alt+Enter組合鍵即可，從而在一個(gè)單元格中輸入兩行乃至多行文本。讀出來(lái)幫你校對(duì)Excel增加了一個(gè)“文本到語(yǔ)音”功能，它可以朗讀單元格中的數(shù)據(jù)。你只要將Word文件粘貼到工作表中，單擊“工具”、“語(yǔ)音”子命令，就可以打開(kāi)“文本到語(yǔ)音”工具欄。選中工作表中需要朗讀的區(qū)域，單擊工具欄中“按行”或“按列”朗讀按鈕。再單擊“朗讀單元格”按鈕，Exce

5、l就會(huì)讀出所菜單元格區(qū)域中的所有內(nèi)容。其中漢字和數(shù)字的朗讀比較準(zhǔn)確，英語(yǔ)單詞只能分解為字母逐個(gè)讀出，但用于一般校對(duì)已經(jīng)足夠了。數(shù)據(jù)同步滾動(dòng)如何你需要同時(shí)觀察距離較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)，可以按以下方法操作：將鼠標(biāo)移到水平滾動(dòng)條右端的拆分框上，變成雙向光標(biāo)后水平拖動(dòng)，即可用豎線將當(dāng)前工作表分割為左右兩個(gè)窗格。拖動(dòng)其中的滾動(dòng)條使需要觀察的數(shù)據(jù)可見(jiàn)，此后即可按常規(guī)方法使兩列數(shù)據(jù)同步滾動(dòng)。如果需要取消豎直分割線，只須用鼠標(biāo)雙擊它就可以了。小數(shù)點(diǎn)或零輸入技巧要想讓Excel自動(dòng)填充固定位數(shù)的小數(shù)點(diǎn)或固定個(gè)數(shù)的零，可以進(jìn)行如下設(shè)置：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”，打開(kāi)“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選項(xiàng)。如果

6、需要自動(dòng)填充小數(shù)點(diǎn)，應(yīng)在“位數(shù)”框中輸入（或選擇）小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)（如“2”）。如果需要在輸入的數(shù)字后面自動(dòng)填充零，則應(yīng)在“位數(shù)”框中輸入減號(hào)和零的個(gè)數(shù)（如“-3”）。若采用前一種設(shè)置，則輸入268后顯示2.68。若采用后一種設(shè)置，則輸入268后顯示268000。在單元格區(qū)域內(nèi)換行將某個(gè)長(zhǎng)行轉(zhuǎn)成段落并在指定區(qū)域內(nèi)換行。例如：A10內(nèi)容很長(zhǎng)，欲將其顯示在A列至C列之內(nèi)，步驟為：選定區(qū)域A10:C12（先選A10），選擇“編輯”菜單之“填充”的“內(nèi)容重排”，A10內(nèi)容就會(huì)分布在A10:C12區(qū)域中。此法特別適合用于表格內(nèi)的注釋。多次輸入的特殊符號(hào)有時(shí)在一張工作表中要多次輸入一些特殊符號(hào)（如），非常

7、麻煩，對(duì)錄入速度有較大的影響，可以采用一次性替換的方法來(lái)解決：首先用戶可以在需要輸入特殊符號(hào)位置的地方用一個(gè)字母來(lái)代替（如*），請(qǐng)注意這個(gè)字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打開(kāi)“編輯”菜單中的“替換”在“替換”對(duì)話框中的“查找內(nèi)容”框中輸入代替的字符“*”，在“替換值”框中輸入“”，取消“單元格匹配”的選擇，然后按“替換”按鈕一個(gè)一個(gè)去替換，如果用戶可以確定工作表中的全部“*”的作用都是代替“”，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。自動(dòng)調(diào)整小數(shù)點(diǎn)如果用戶有一大批小于1的數(shù)字要錄入到工作表中，那么請(qǐng)?jiān)陂_(kāi)始錄入前進(jìn)行如下設(shè)置，錄入速度會(huì)因此而提高數(shù)倍：選擇“工具”“選項(xiàng)”，單

8、擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”編輯框中微調(diào)需要顯示在小數(shù)點(diǎn)后面的位數(shù)，用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行輸入，單擊“確定”按鈕即可。直接打開(kāi)文本文件選擇“文件”“打開(kāi)”，再單擊“文件類型”下拉列表中，選擇“文本文件”，這樣就可以從打開(kāi)得文本文件中獲得所需數(shù)據(jù)了。導(dǎo)入文本文件內(nèi)容使用打開(kāi)的方法導(dǎo)入數(shù)據(jù)有一個(gè)缺點(diǎn)，一旦數(shù)據(jù)進(jìn)入Excel后，就無(wú)法于該文本文件同步了。這時(shí)，可以使用“導(dǎo)入文本文件”來(lái)操作：選擇“數(shù)據(jù)”“獲取外部數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入文本文件”，同樣可以獲得文本文件中的數(shù)據(jù)，在導(dǎo)入數(shù)據(jù)的同時(shí)Excel會(huì)將其作為外部數(shù)據(jù)區(qū)域，這樣用戶就可以在需要的時(shí)候刷新數(shù)據(jù)或者定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刷

9、新。將數(shù)字格式化為文本類型在Excel中，通過(guò)選擇含有數(shù)值的單元格，并且在”格式”菜單中選擇”單元格”項(xiàng)，在數(shù)字標(biāo)簽中選定文本格式，并單擊“確定”按鈕。利用此技巧，還可以將數(shù)值格式化為郵政編碼、電話號(hào)碼、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)等等，只需要在數(shù)字標(biāo)簽下選擇框中選特殊項(xiàng)，并且確定適當(dāng)?shù)念愋汀？焖佥斎牒?shù)點(diǎn)的數(shù)字當(dāng)需要輸入大量帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，例如0.0987，通常是分別輸入“0”、“.”、“0”、“9”、“8”、“7”共5個(gè)數(shù)字，不僅容易出錯(cuò)，而且效率也很低。其實(shí)，可以利用Excel中的自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)的功能，從而達(dá)到提高輸入速度的目的。3所示，打開(kāi)“工具選項(xiàng)編輯”標(biāo)簽頁(yè)，首先勾選“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，

10、再在“位數(shù)”編輯框中設(shè)置小數(shù)點(diǎn)右邊的位數(shù)就行了。這樣，帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，就只需要直接輸入數(shù)字，而可以省略小數(shù)點(diǎn)的輸入，它會(huì)在回車鍵后自動(dòng)定位！輸入重復(fù)數(shù)據(jù)Excel支持自動(dòng)填充功能，要輸入重復(fù)數(shù)據(jù)，可以再一個(gè)單元格輸入以后，再自動(dòng)填充一下就行了。但如果要輸入重復(fù)數(shù)據(jù)的單元格是離散的，或要輸入的重復(fù)數(shù)據(jù)是星期幾、幾月幾日等，自動(dòng)填充功能就不能完成任務(wù)了。其實(shí)你可以先選中所有要輸入重復(fù)數(shù)據(jù)的單元格，然后輸入該數(shù)據(jù)，最后在按住Ctrl鍵后打回車鍵。Excel中快速定位假如Excel工作表有33333列，如果第23456列的數(shù)據(jù)需要修改，怎么辦？無(wú)論用鼠標(biāo)拖滾動(dòng)條，還是用鍵盤上的翻頁(yè)鍵，都需要很長(zhǎng)時(shí)間

11、。這時(shí)候，試一試如果按住Shift鍵拖滾動(dòng)條，是不是很快就能找到？自動(dòng)轉(zhuǎn)換大寫金額很多用戶在制作財(cái)務(wù)報(bào)表的時(shí)候，經(jīng)常需要將數(shù)字表示為大寫的數(shù)字金額，如果只依靠單純的輸入的話，將會(huì)非常的麻煩，其實(shí)可以用設(shè)置單元格格式的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先鼠標(biāo)右鍵單擊需要用大寫金額顯示的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，并且在“分類”列表中選擇“自定義”，在類型框中輸入“DBNum20百0拾0元0角整”，再選中此類型即可。Excel中快速輸入前面帶0的數(shù)字如果直接在單元格輸入前面帶0的數(shù)字如“001”，則確定后單元格內(nèi)顯示“1”，前面的0被丟掉了。解決的一般辦法是先

12、選中所有需要輸入前面帶0數(shù)字的單元格，再在任一被選中的單元格上單擊右鍵，選“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽，再在“分類”框中選“文本”即可。但這樣操作無(wú)疑是比較麻煩的，最簡(jiǎn)單的辦法是：在輸入數(shù)據(jù)時(shí)先打一個(gè)單引號(hào)，再輸入前面帶0的數(shù)字，前面的0就不會(huì)被丟掉了。如：要輸入“001”則在單元格內(nèi)鍵入“001”即可?？焖佥斎敕?jǐn)?shù)在單元格中輸入“03/4”（注意：中間有一個(gè)空格），則顯示為分?jǐn)?shù)（3/4），反之則會(huì)顯示為日期（3月4日）。另有妙用的號(hào)在輸入11位及以上數(shù)字（如身份證號(hào)碼）時(shí)，在數(shù)字前面加上一個(gè)英文狀態(tài)下的“”，即能正常顯示，反之以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示。此時(shí)，該單元格格式為文本

13、形式，其“數(shù)值”只能排序，不能用于函數(shù)計(jì)算。自動(dòng)更正法輸入特殊文字選擇“工具”“自動(dòng)更正”，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框，在“替換”下面填入“CT”，在“替換為”下面填入“電腦應(yīng)用文萃”（不含引號(hào)），然后按“確定”按鈕。以后只要在單元格中輸入CT及后續(xù)文本（或按“Enter”鍵）后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其更正為“電腦應(yīng)用文萃”。在Excel中定義好的自動(dòng)更正詞條在Office系列其他應(yīng)用程序（如WORD）中同樣可以使用。如果確實(shí)需要輸入文本CT時(shí)，可先輸入CT0及后面的文本，然后刪除一個(gè)0即可。查找替換法快速輸入符號(hào)有時(shí)要在多個(gè)單元格中輸入相同的文本，特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)（如），非常麻煩，這時(shí)可以用

14、“替換”的方法來(lái)進(jìn)行：先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母（如X。注意：不能與表格中需要的字母相同），等表格制作完成后，用“編輯”“替換”（或直接按Ctrl+H快捷鍵），打開(kāi)“替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換值”下面的方框中輸入“”，將“單元格匹配”前面的“”號(hào)去掉（否則會(huì)無(wú)法替換），然后按“替換”按鈕一個(gè)一個(gè)去替換（如果表格中確實(shí)需要字母x時(shí)，這樣做就可達(dá)滿足這要求。注意：此時(shí)鼠標(biāo)最好選定在需要替換的單元格前面或上面的單元格中，最好選定A1單元格。），或按“全部替換”按鈕，一次性完成全部替換（這樣做表格中所有的x都被替換掉，且鼠標(biāo)可以選定在任

15、何單元格中）。在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)左鍵選定多個(gè)不連續(xù)的單元格（或區(qū)域），輸入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”鍵，也可將該文本同時(shí)輸入上述選定的單元格中。利用選擇列表快速錄入數(shù)據(jù)如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過(guò),且該列中沒(méi)有空單元格,右擊下面的單元格，選”選擇列表”選項(xiàng)，則上面輸入過(guò)的文本以下拉菜單形式出現(xiàn)，用左鍵選中你需要的文本，即可將其快速輸入到選定的單元格中。格式定義法有時(shí)需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“元”等），少量的可以直接輸入，而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了。通過(guò)“自定義”單元格格式的方法來(lái)達(dá)到自動(dòng)給數(shù)值添加單位的目的：如，選中需要添加單位的單元格，選擇“格式”“單元格”，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，單擊“數(shù)