公文處理基本流程(修訂版)(共17頁)

1、公文(gngwn)處理流程規(guī)范一、公文(gngwn)處理的原則要求1、原則：實事求是、精簡(jngjin)、高效2、要求：及時、準(zhǔn)確、安全二、公文的處理環(huán)節(jié) （一）公文的擬制： 1、確定公文的范圍，原則上一文一事，不可一文多事的報送。2、正確選用行政公文的文種，是正確撰寫行政公文的前提?，F(xiàn)行使用的國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定行政公文種類有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等13種?，F(xiàn)根據(jù)企業(yè)行文實際，僅列出常用文種的適用范圍文種辦法規(guī)定適用范圍決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。除

2、國家行政機關(guān)及黨、人大、軍隊機關(guān)外，企事業(yè)單位乃至人民團體，都可使用。（決定一般用于上級機關(guān)向下行文，也可在本機關(guān)內(nèi)部使用。通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的實行，任免人員。單位、人大、行政和局對機關(guān)，人民團體和企事業(yè)單位也可使用。（“通知”屬于下行文，主送單位是下級機關(guān)，平行或不相隸屬機關(guān)需要樂界的，可用“抄送”形式，對上級尤其不能用下“通知”）。通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。各級行政機關(guān)都可以使用。（分為表彰性、批評性、傳達(dá)性通報）。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反應(yīng)情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問，不

3、需要上級機關(guān)對報告內(nèi)容進(jìn)行回復(fù)。所有相對下級機關(guān)都可以使用的穩(wěn)重（“報告”是上行文，主送機關(guān)是有隸屬的直接上級，一般不允許越級上報）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項。所有相對下級機關(guān)都可以使用的文種（“請示”是上行文，主送機關(guān)是有隸屬關(guān)系的直接上級，一般不允許越級上報）。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。使用“批復(fù)“的請?zhí)崾窍录墮C關(guān)上報“請示”，批復(fù)只對于主送“請示”的機關(guān)，如有其他機關(guān)也需要知道批復(fù)的內(nèi)容時，應(yīng)用抄送的形式傳達(dá)。意見適用于對重要問題提出見解和辦法。黨、政、人大等各級機關(guān)都可以使用。函適用于不相隸屬的機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。各級機關(guān)都可使

4、用，“函”分為商洽函、問答函、批答函，僅為平級機關(guān)之間的交流工具。會議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項。各級機關(guān)都可使用，“會議紀(jì)要”屬于綜合性文種，即可上報又可下發(fā)，也可平行使用。 3、公文(gngwn)的格式公文一般是由眉首、主體(zht)、版記三部組成。眉首：首頁紅色(hngs)反線之上的部分（此紅色反線上粗下細(xì)，名為武文武文線）。包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號。（1）公文份數(shù)序號：公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用 HYPERLINK /view/1038406.htm t _blank 阿拉

5、伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。（2）秘密等級和保密期限 ：需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。(3 )緊急程度:如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。(4) 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成。(5) 發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號 H

6、YPERLINK /view/420849.htm t _blank 仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 發(fā)文字(wnz)號之下4mm處印一條與版心(bnxn)等寬的紅色反線。主體(zht)：即文件的正文部分。包括：公文標(biāo)題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間。（1）公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。（2）主送機關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過

7、多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。（3）公文正文：主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（4）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件。（5）成文(chngwn)日期(rq)：用漢字(

8、Hnz)將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“”，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)時間為準(zhǔn)。 版記：應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。包括：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù)。（1）主題詞：用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號詞目用3 標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。（2）抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間：位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公

9、文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識 （二）公文的發(fā)文辦理程序（見下圖）部門擬稿部門負(fù)責(zé)人簽字辦公室核稿單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文編號排版印發(fā)存檔1、公文初擬人員職責(zé)：負(fù)責(zé)草擬公文文稿，做到語言通順、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容正確；填寫發(fā)文處理單中人名、時間、表述等（發(fā)文底稿單見后附表2）。初擬人員應(yīng)認(rèn)真研究、組織起草，嚴(yán)格把關(guān)，擬好草稿后由主要負(fù)責(zé)人簽名。2、辦公(bn gng)室擬稿(n go)人員初核職責(zé)：審核公文文字、段落結(jié)構(gòu)是否正確，會簽手續(xù)是否齊全(qqun)，公文內(nèi)容是否真實、合理、合規(guī)、合法和可行。3、辦公室復(fù)核職責(zé)：審核公文業(yè)務(wù)內(nèi)容是否準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，是否符合法律法規(guī)和政策規(guī)定，是否符合實際；是否

10、具有可操作性，是否需要進(jìn)一步組織有關(guān)部門研究和協(xié)商會簽。公文用詞是否恰當(dāng)，表述是否準(zhǔn)確，語句是否精煉，段落結(jié)構(gòu)是否合理。協(xié)調(diào)公文間的關(guān)系，內(nèi)容是否正確，是否必須發(fā)文；簽發(fā)程序和公文格式是否正確，行文關(guān)系和發(fā)送范圍是否恰當(dāng)，密級和緊急程度標(biāo)注是否準(zhǔn)確等。4、辦公室核稿中，對公文質(zhì)量不高、內(nèi)容不完善、格式不規(guī)范等問題，視情況請擬文部門自行完善、退回補正。5、擬稿人、審核人均應(yīng)在統(tǒng)一格式的公文底稿指的指定欄目內(nèi)簽名表態(tài)，以示負(fù)責(zé)。6、未經(jīng)辦公室和有關(guān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核的文稿，不得直接呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。7、各級領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)公文，要簽署自己的意見、姓名和日期，不能只簽姓名或者只簽姓不簽名，也不能劃圈代簽。8、制

11、發(fā)公文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，力戒照抄照轉(zhuǎn)、內(nèi)容空泛。要嚴(yán)格控制文件規(guī)格和發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。（三）公文的收文辦理程序（見下圖）簽收登記擬辦請辦傳閱承辦催辦注辦簽收、登記、擬辦、請辦、傳閱、承辦、催辦等程序。1、登記(dngj)：對于收到的公文(gngwn)，要在第一時間貼上公文處理卡，寫清登記來文標(biāo)題、密級、發(fā)文(f wn)字號、發(fā)文機關(guān)、份數(shù)、收文日期等內(nèi)容。（見文件處理卡附表3）2、擬辦： 文秘工作人員填寫收文處理卡后，送辦公室主任提出辦理意見，按照主任意見呈主管領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。3、請辦： 辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示將需要辦理的公文轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。對需要兩個以上部門辦理

12、的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。5、傳閱：辦公室根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批示，將公文送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或者批示。文秘工作人員應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文傳閱去向，避免漏傳、誤傳和延誤。機要文件傳閱要當(dāng)天送、當(dāng)天收回，或閱文者在閱文室閱讀。6、承辦：凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，承辦部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、按照文件要求辦理；凡涉及其他部門的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理。7、催辦：辦公室對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，對緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時或定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報辦理情況。8、對涉及其他部門職責(zé)的，主辦部門要主動搞好協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門要積極配合。9、要嚴(yán)格(yng)落實督

13、辦制度，做到事事有回音、件件有著落，確保領(lǐng)導(dǎo)批示落到實處。公文(gngwn)處理流程圖各業(yè)務(wù)部門按照需要擬制公文填寫公文處理卡后交辦公室主任辦公室主任填寫該文件由哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門批示、傳閱按擬辦意見和局長批示意見送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及科室傳閱并負(fù)責(zé)催辦辦公文書負(fù)責(zé)從OA上下載文件辦公室文書根據(jù)不同部室發(fā)文按順序編號送辦公室核稿呈分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字辦公文書套印紅頭，并打印一份存檔，將電子版文件通知下發(fā)各項目整理歸檔（四）文件(wnjin)的整理歸檔立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(fn li)、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的

14、過程。一般(ybn)由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。1、歸檔的范圍（1）機關(guān)文件材料的歸檔范圍：上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)、本機關(guān)收文發(fā)文資料。（2）機關(guān)文件材料不歸檔范圍:上級機關(guān)普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料；本機關(guān)文件材料中的重份文件，臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，電話記錄等；同級機關(guān)的文件材料中。不需貫徹執(zhí)行的文件材料；下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映， 抄報或越級抄報的文件材料。2、企業(yè)文件歸檔的分類（1）黨群工作形成的文件材料；（2）行政管理工作形成的文件材料；（3）經(jīng)營管理工作形成的文件材

15、料；（4）工程技術(shù)管理工作形成的文件材料；（5）人力資源管理工作形成的文件材料；（6）機電物資管理工作形成的文件材料；（7）財務(wù)、審計管理工作形成的文件材料。3、歸檔的方法（1）裝訂案卷：要拆除文件上的金屬物，對破損的和大小不一的文件要進(jìn)行修補、切齊和折疊，左邊(zu bian)三孔一線裝訂（2）按照文件類型，進(jìn)行分類(fn li)歸類；（3）將以歸類裝訂(zhungdng)好的的文件統(tǒng)一放入檔案盒中保管，徐曉輝的文件，進(jìn)行銷毀處理。4、檔案保存時限檔案保存時間分為永久、長期、短期，永久文件保存時限為50年以上；長期文件保存時限16-50年；短期文件保存時限為15年以下三、公文的行文規(guī)則1、行

16、文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。3、屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。4、屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。5、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。6、除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。四、公文的管理1、文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機關(guān)(jgun)公文處理的有關(guān)制度。2、公開發(fā)布行政機關(guān)(jgun)公文，必須經(jīng)發(fā)文

17、機關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。3、公文(gngwn)被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。4、機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。5、工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。中國水電五局有限公司(yu xin n s)第一分局文件XXX發(fā)2011X號2號小標(biāo)宋體，加粗關(guān)于(guny)XXXXXXXXXXX的通知XXXXXXXX:(正文(zhngwn)部分字體為三號仿宋)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

18、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 附件：1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加標(biāo)點 2.XXXXXXXXXXXXXXX二XX年X月XX日右空四字注：成文日期必須在有公文內(nèi)容的頁面中，不可單獨(dnd)放在無公文內(nèi)容的空白頁中，也不可在空白頁中標(biāo)“此頁無正文”后，單獨放置成文日期，如公文內(nèi)容剛好滿頁，則可通過刪減公文內(nèi)容，或者改變(gibin)行間距進(jìn)行調(diào)整后，放置成文日期。主題詞可單都放置一頁，在公文正文結(jié)束后，最末頁低端添加。主題詞:XX XX XX 通知(tngzh) （詞目間間隔一個字，最后一個主