提高工作效率的途徑（78頁)ppt課件

1、高效能任務(wù)方法目 錄時間管理“四象限原理80/20法那么“ABC控制法時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理規(guī)劃時間緊急又重要事項重要但不緊急事項不緊急也不重要事項緊急但不重要事項重要不重要不緊急緊急關(guān)注第二象限 勝利的人往往都把焦點放在 重要但不緊急的事項上！時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理規(guī)劃時間緊急情況迫切問題限期完成預(yù)備事項預(yù)備任務(wù)，預(yù)防措施方案建立、維持人際關(guān)系，休閑充電提高學(xué)習(xí)才干忙碌而瑣碎的事處置普通文件等函件打，看太多電視消磨光陰呵斥干擾的訪問、信件、報告、會議許多緊急事件許多湊繁華的活動重要不重要不緊急緊急時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理規(guī)劃時間25%30%

2、15%2%3%50%60%重要不重要不緊急緊急普通人士的時間安排時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理規(guī)劃時間20%25%65%80%1%15%重要不重要不緊急緊急勝利人士的時間安排時間管理要事第一工具1 ：用“四象限原理規(guī)劃時間工具2：用“80/20法那么分配時間20%80%20%80%重點做20%重要性是80%的任務(wù)時間管理要事第一工具2：用“80/20法那么分配時間運用范例第一步，安排事項例會 與人事經(jīng)理淡獎金問題 審閱文件 接聽 預(yù)備招聘方案 會見客戶 輔導(dǎo)下屬 老總召見 預(yù)備任務(wù)總結(jié) 處置應(yīng)急事項3件 與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題時間管理要事第一工具2：用“80/20法那么分配時間運

3、用范例價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件事項二：準(zhǔn)備工作總結(jié)事項三：與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題事項四：與人事經(jīng)理淡獎金問題事項五：例會事項六：準(zhǔn)備招聘計劃事項七：會見客戶事項八：接聽電話第二步，任務(wù)價值分類時間管理要事第一價值80%的工作價值20%的工作事項一：審閱文件（例會后8：10-8：30事項二：準(zhǔn)備工作總結(jié)（8：30-9：30）事項三：與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題（30分鐘）事項四：1個小時臨時緊急事件處理事項五：例會事項六：招聘計劃與獎金問題讓人力資源部先提供資料事項七：把會見客戶的任務(wù)授權(quán)給業(yè)務(wù)經(jīng)理事項八：讓秘書過濾電話，只處理重要電話事項九：其他事件處理第三步，時間和

4、精神分配時間管理要事第一工具2：用“80/20法那么分配時間運用范例工具3：用“ABC控制法運用時間ABC控制法是根據(jù)事務(wù)在任務(wù)中的重要和緊迫程序，按照最重要、重要和不重要三種情況，分成A、B、C三類，有區(qū)別地管理時間的一種分析方法。一個任務(wù)日A最重要的B較重要的C次重要的時間管理要事第一工具3：用“ABC控制法運用時間 勝利人士對每天任務(wù)的劃分：類型簡述具體描述A類規(guī)劃與發(fā)展A類工作重要且緊迫每天13件占總工作量1520%；所費時間占總工作時間6080%。分類時，可根據(jù)時間分列為A-1、A-2等B類持續(xù)性項目B類較重要，每天5件，占總工作量3040%，所費時間占總工作時間2040%C類日常性

5、事務(wù)C類為日常性一些事務(wù)占總工作量的4050%，所費時間占總工作時間的15%時間管理要事第一目 錄目的管理“SMART原那么目的多杈樹法“6W3H法一、目的管理工具目的管理確定一個明晰而明確的目的工具4:用“SMART法確定目的哈佛關(guān)于目的的跟蹤調(diào)查研討3%10%60%27%有明確的長期目的有清楚但短期目的有較模糊目的無目的社會頂尖勝利人士社會中上層社會中下層社會最底層工具4 :用“SMART法確定目的 “SMART原那么 可確定的(Specific)可衡量的Measurable)可接受的Acceptable)現(xiàn)實可行的Realistic)有時間限制的Time Indication)擅長將時間

6、和精神用在一個目的上的人,更能夠也更容易勝利。目的管理確定一個明晰而明確的目的工具5:用“目的多杈樹法分解目的方案多杈樹 目的多杈樹法是專業(yè)的目的分解工具大目標(biāo)子目的子目的子目的即時目的詳細(xì)行開工程目的管理確定一個明晰而明確的目的工具5:用“目的多杈樹法分解目的分解步驟1. 寫出大目的2.寫出大目的一切必要及充分條件子目的3.寫出子目的一切必要及充分條件即時目的4.檢查多杈樹分解能否充分5.評價目的6.判別目的能否達(dá)成目的管理確定一個明晰而明確的目的工具6:用“6W3H法分析細(xì)化目的3HHow to明確各項行動如何進(jìn)展及進(jìn)展的順序步驟How many任務(wù)數(shù)量是多少How much預(yù)算費用是多少

7、6WWhy(明確了解任務(wù)進(jìn)展的目的及理由What確定要做哪些事項Who明確責(zé)任者及協(xié)助者，詮來做When什么時候完成Where在什么地方完成Which確定任務(wù)的優(yōu)秀順序，找出處理問題的重點對策目的管理確定一個明晰而明確的目的方案管理“PDCA任務(wù)循環(huán)規(guī)范化管理有效方案法二、方案管理工具方案管理凡事都善始善終工具7:用“PDCA任務(wù)循環(huán)實施方案戴明環(huán)PPlan(方案DCADo(執(zhí)行Check(檢查Action(處置PDCA循環(huán)的4個階段檢查執(zhí)行總結(jié)閱歷提出新問題找問題找緣由找要因訂方案PDCA循環(huán)的8個步驟方案管理凡事都善始善終工具7:用“PDCA任務(wù)循環(huán)實施方案戴明環(huán)科學(xué)的任務(wù)循環(huán)周期目前水準(zhǔn)

8、PDCAPDCAPDCA改善后水準(zhǔn)方案管理凡事都善始善終工具7:用“PDCA任務(wù)循環(huán)實施方案戴明環(huán)工具8 :規(guī)范化管理反復(fù)頻率高的經(jīng)常性業(yè)務(wù)要規(guī)范化！規(guī)范設(shè)定教育實施管理例外處置定期評價規(guī)范化管理步驟方案管理凡事都善始善終麥當(dāng)勞的規(guī)范化管理拉斯迪賓館的效力規(guī)范方案管理凡事都善始善終工具8 :規(guī)范化管理工具9 :有效方案法 凡事都要一致和決斷，因此勝利不站在自信的一方，而站在有方案的一方。拿破侖方案管理凡事都善始善終月方案季度方案日方案周方案方案年度方案專項方案方案管理凡事都善始善終工具9 :有效方案法日方案包含的內(nèi)容：當(dāng)天目的即他必需當(dāng)日完成的重要的、優(yōu)先的任務(wù)預(yù)留事項預(yù)定的約會、開會等保管給

9、特別任務(wù)的時間待做事項希望完成的不太重要、優(yōu)先次序低的任務(wù)日方案方案管理凡事都善始善終工具9 :有效方案法壓力管理正確評價本人的壓力程度壓力管理曲線三、壓力管理工具壓力管理適度最好工具10:正確評價本人的壓力程度 我們總覺得壓力來自于外部環(huán)境，但并不是每個人在同一環(huán)境下都會感到有壓力，實踐上壓力源于我們本身，成認(rèn)這點是很重要的。測試工具：霍爾姆斯和拉赫的 也稱應(yīng)激評定量表評分方法：將各工程的分值相加假設(shè)： 300分 近期患病率約為 80% 299分且150分 近期患病率約為 50% 149分 近期患病率約為 30%壓力管理適度最好工具10:正確評價本人的壓力程度工具11：壓力管理曲線應(yīng)對壓力常

10、用的幾種方法逃避對抗轉(zhuǎn)移宣泄壓力管理適度最好應(yīng)對壓力最有效方法方案閱讀運動藝術(shù)交流沉思壓力管理適度最好工具11：壓力管理曲線壓力管理曲線表示圖乏力區(qū)溫馨區(qū)開展區(qū)潛能區(qū)破壞區(qū)焦慮曲線壓力行動力工具11：壓力管理曲線壓力管理適度最好減壓的兩個方法凱利魔術(shù)方程式：1.問他本人能夠發(fā)生的最壞情況是什么2.預(yù)備接受最壞的情況3.設(shè)法改善最壞的情況“3R減壓原那么：放松、退縮、重整壓力管理適度最好工具11：壓力管理曲線思想創(chuàng)新SWOT分析法“六頂帽子思想法因果圖“五個為什么橄欖球定律四、思想創(chuàng)新工具思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具12 ：魚刺因果圖主要緣由問題主要緣由主要緣由主要緣由運用魚刺因果圖分析問題時普

11、通從6個方面思索：資料技術(shù)設(shè)備人力任務(wù)環(huán)境方法頭腦風(fēng)暴思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具12 ：魚刺因果圖工具13：SWOT分析法SWOT：S本身強(qiáng)項、優(yōu)勢W本身弱項、優(yōu)勢O外部環(huán)境存在的時機(jī)、機(jī)遇T外部環(huán)境存在的要挾、對手思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的優(yōu)勢S優(yōu)勢W要挾T機(jī)遇O內(nèi)部外部思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具13：SWOT分析法工具13:SWOT分析法以下問題能協(xié)助您找到存在于內(nèi)外部的相關(guān)要素關(guān)鍵優(yōu)勢S擅長什么？擁有什么新技藝？能做什么他人不能做的事？如何可以反復(fù)最近的一次勝利？什么使他與眾不同？他的顧客為什么要來他這里？關(guān)鍵優(yōu)勢W他不擅長什么？缺乏什么新技藝？他人在什么事情上比他做得好？他最近的一次

12、失敗是什么？為什么？他尚未完全滿足哪一個顧客群體？他最近失去了哪些顧客？為什么？要挾T能否發(fā)生了不利于他的變化？他的競爭對手正在做什么？能否發(fā)生了任何會損傷他的變化？能否存在要挾他所在組織的情況？機(jī)遇O能否發(fā)生了他希望的變化？他學(xué)會了什么技藝？他可以提供什么新產(chǎn)品或效力？他可以接觸到哪一個新的顧客群體？他如何可以使他與眾不同？他的組織在未來510年中的情況怎樣？思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的關(guān)鍵優(yōu)勢S關(guān)鍵劣勢W關(guān)鍵機(jī)遇OSO對策：利用WO對策：改進(jìn)關(guān)鍵威脅TST對策：監(jiān)視WT對策：消除內(nèi) 部外 部思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具13：SWOT分析法工具14: “五個為什么分析法 也稱“什么為什么分析法為

13、什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？五級為什么？12345思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具15 :橄欖球定律20%60%20%具有關(guān)鍵影響力的內(nèi)容占20%左右對事情有相當(dāng)影響力的內(nèi)容占60%左右對事情有一些影響力，但作用比較有限，甚至小到可以忽略不計思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的工具16： “六頂帽子思想法簡單有效的平行思索程序思考帽思維屬性導(dǎo)入方式好處應(yīng)用不當(dāng)問題白色事實、圖形、信息、目標(biāo)、中性事實是什么樣的？邏輯性強(qiáng)，易于向他人解釋可能抑制創(chuàng)造力，缺乏熱情紅色情緒化、直覺、憑興趣、預(yù)感它像什么，就說什么。你支持哪方面？不需調(diào)動情緒，有動力熱情有余，理智不足，不穩(wěn)定黃

14、色創(chuàng)造性、建設(shè)情、有夢想、有希望，追求利益讓我們開始吧樂觀，積極，有動力，團(tuán)隊精神遇阻時會持懷疑態(tài)度黑色考察錯誤它失敗了，因為反思自己帶否定性、批判性，呈悲觀主義綠色創(chuàng)造力、推動力、有新觀點、新方法一定有更好的辦法找到更好的做事方式，保證最佳程序想得多，做得少藍(lán)色注重思考，有控制、有條理，鼓勵各種方法讓我們回過頭來想想應(yīng)該怎么做有效利用時間，減少決策時間無為，花太多時間在想怎么做，而不是做事思想創(chuàng)新是可以訓(xùn)練出來的員工管理馬斯洛的需求鼓勵方式根據(jù)志愿與才干對員工分類權(quán)衡效率與效果情境指點模型五、員工管理工具員工管理效果最重要工具17:根據(jù)志愿與才干對員工分類關(guān)于勝利的公式：100%勝利=100

15、%志愿100%方法100%行動有志愿有才干無志愿無才干無志愿無才干無志愿有才干有意愿無意愿無才干有才干授權(quán)培育訓(xùn)練鼓勵放棄四類員工及管理方法員工管理效果最重要工具17:根據(jù)志愿與才干對員工分類工具18 :馬斯洛的需求鼓勵方式馬斯洛需求實際圖自我實現(xiàn)需求尊重需求社交需求平安需求生理需求員工管理效果最重要對個人的運用需求層次個人自我實現(xiàn)需求責(zé)任感，與上下級充分溝通，有挑戰(zhàn)性的工作，參與高度決策尊重需求成就感，承認(rèn)，公平待遇，他人崇拜社交需求聚會，生日禮物，旅游，與同事相處融洽，公司內(nèi)氣氛和諧安全需求醫(yī)療保險，定期體檢，安全的工作環(huán)境，高津貼，穩(wěn)定的工作，產(chǎn)假生理需求高薪，獨立的工作空間，浴室，空調(diào)

16、，公家車，班車，不加班，便宜的住房員工管理效果最重要工具18 :馬斯洛的需求鼓勵方式對組織的運用需求層次組織自我實現(xiàn)需求給予事業(yè)成長機(jī)會 ； 鼓勵創(chuàng)造力；鼓勵成就尊重需求公布個人成就；贊揚良好表現(xiàn)；經(jīng)常給予回饋；給予更大工作責(zé)任社交需求舉辦社交活動；組織團(tuán)隊安全需求營造工作安全感；提供福利；提供安全的工作環(huán)境生理需求提供公平薪金；提供足夠的休息時間；提供舒適的工作環(huán)境工具18 :馬斯洛的需求鼓勵方式員工管理效果最重要工具19:權(quán)衡效率與效果 有效果有效率無效果無效率無效果無效率有效果無效率有效率無效率無效果有效果效率=產(chǎn)出/投入 效果=達(dá)成的預(yù)期目的員工管理效果最重要工具20 :情境指點模型

17、“情境指點的中心思想根據(jù)情境的不同及對員工預(yù)備度的判別，指點者適時調(diào)整本人的指點風(fēng)格，并根據(jù)權(quán)益根底來實施指點，從而實施有效的管理和指點。員工管理效果最重要員工管理效果最重要工具20 :情境指點模型 工具20:情境指點模型 形狀決議行為 跟隨者形狀根據(jù)才干和志愿將員工分為四類 跟隨者形狀 R1：既沒志愿也沒才干 R2：有志愿但沒才干 R4：既有才干也有志愿愿 R3：有才干但沒志愿員工管理效果最重要工具20:情境指點模型 指點者行為根據(jù)義務(wù)行為和關(guān)系行為的不同偏重，可將指點方式分為四種跟隨者形狀 S1：教練方式：多職責(zé)、少關(guān)系，進(jìn)展詳細(xì)指示和嚴(yán)厲監(jiān)視 適用于員工形狀程度低的情況S2：引導(dǎo)方式：多

18、職責(zé)、多關(guān)系，處理決策緣由并允許討論 適用于員工形狀程度偏低的情況S3：參與方式：多關(guān)系，少職責(zé)，共同討論并協(xié)助其自行決策 適用于員工形狀程度偏高的情況S4：授權(quán)方式：少職責(zé)、少關(guān)系，下放決策和實施權(quán)益 適用于員工形狀程度高的情況員工管理效果最重要高效溝通溝通反思環(huán)“JOHARI視窗如何防止溝通中出現(xiàn)的問題六、高效溝通工具高效溝通只需一顆真誠的心工具21:反響的“JOHARI視窗 他人行動的20%他人聽懂的40%他人聽到的40%嘴上說的40%他心里想的100%基層員工30%主管40%部門經(jīng)理56%總經(jīng)理63%董事長100%溝通漏斗 信息過濾漏斗 了解給予反饋尋求反響自我不了解了解不了解他人公開

19、盲點未知隱蔽擴(kuò)展“公開區(qū)域 高效溝通只需一顆真誠的心工具21:反響的“JOHARI視窗 工具22 ：溝通反思環(huán) 可以察看到的資料和閱歷我選擇我所察看到的信息我賦予意義建立信心付諸行動心智方式的構(gòu)成過程 高效溝通只需一顆真誠的心“推論的階梯表示圖 可以察看到的“原始資料到和閱歷從察看中，我選擇了想要的資料我賦予這些資料意義根據(jù)我的詮釋，我做了一番假設(shè)我下了結(jié)論對于這個世界我采用了某些信心我組織本人的信心采取行動反射環(huán)路：我們的信心會影響我們下次選擇的資料高效溝通只需一顆真誠的心工具22 ：溝通反思環(huán) 工具23 :如何防止溝通中出現(xiàn)的問題 呵斥溝通問題的緣由：不會傾聽知覺過濾、雞尾酒會效應(yīng)缺乏換位

20、思索的才干認(rèn)知風(fēng)格差別價值觀念差別溝通風(fēng)格差別不恰當(dāng)?shù)纳眢w言語未思索溝通的背景時間、地點、場所高效溝通只需一顆真誠的心抑制溝通中常見問題的技巧：阻止不安康的爭論 休憩片刻 改動參與者的態(tài)度雙贏心態(tài)改動 發(fā)泄心情 與分歧方談判 借用幽默來緩解壓力高效溝通只需一顆真誠的心工具23 :如何防止溝通中出現(xiàn)的問題 抑制溝通中常見問題的技巧：防止被某個人或小集體控制 實施公正原那么 勸請每個人都參與 進(jìn)展提示高效溝通只需一顆真誠的心工具23 :如何防止溝通中出現(xiàn)的問題 抑制溝通中常見問題的技巧：排除傾聽妨礙傾聽交談閱讀書寫溝通所破費的時間和精神比例高效溝通只需一顆真誠的心工具23 :如何防止溝通中出現(xiàn)的問

21、題 對付打斷他人和有個人議程的人單獨和打斷分子交談 讓打斷分子忙碌起來打斷分子的行為協(xié)調(diào)人的反應(yīng)敵對的：“這樣永遠(yuǎn)沒用”或是“這是我們能采用的最好方法嗎”。“其他人對這個想法有什么看法？”或者“你可能對，但是我們需要回顧一下事實?！眹\里呱啦的：經(jīng)常脫口而出很多想法。“能總結(jié)一下你的主要思想嗎？”或者“很欣賞你的評論?，F(xiàn)在，讓我們聽聽別人的意見?！贝驍喾肿樱涸趧e人還沒說完時就開始說?！罢埖纫环昼?，簡。我們要堅持基本原則，先讓約翰說完。沉默的干擾者：看報紙，干其他的事情，東張西望，晃腦袋，坐立不安等?！罢埖纫环昼?，先讓約翰說完?！氨M力氫這種人拉入到討論中，或者在會議間隙與他們單獨談話。抑制溝通中常見問題的技巧：工具23 :如何防止溝通中出現(xiàn)的問題 高效溝通只需一顆真誠的心職業(yè)規(guī)劃理清本人的使命用剝洋蔥法“設(shè)定職業(yè)目的仔細(xì)做好職業(yè)生涯規(guī)劃理清本人的愿景七、職業(yè)規(guī)劃工具職業(yè)規(guī)劃某個選擇構(gòu)成某種命運工具24:用“剝洋蔥法設(shè)定職業(yè)目的 終極目的人生的真理總體目的人生中心軸長期目的510年中期目的23年短期目的0.51年短期目的月、周、日、即時等生涯規(guī)劃系統(tǒng)的“剝洋蔥圖 工具25:仔細(xì)做好