公司合同文件檔案管理制度

1、歡迎下載歡迎下載公司合同文件檔案管理制度第一條 為加強對合同檔案的科學(xué)管理，有效地保護和利用檔案，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。第二條 合同檔案的歸檔范圍。( l ）企業(yè)交易合同及其隨附材料。( 2 ）合同履行中形成的文件材料。( 3 ）合同糾紛處理中形成的文件材料。( 4 ）其他與合同管理相關(guān)的文件材料。以上合同材料包括合同、合同管理中形成的信函、決定、會議記錄、立計劃、審批意見、可行性報告資信、調(diào)查報告、鑒定書、公證書、工作總及相關(guān)音像資料和計算機文檔、軟件等材料。第三條 合同檔案的管理體制。( l ）合同檔案工實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他

2、部門的檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。( 2 ）企業(yè)法律部門為合同檔案整理保管的專門部門，如有必要應(yīng)配備專兼職人員負(fù)責(zé)合同檔案管理工作。( 3 ）根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定的精神，各部門形成的合同文件材料原則上本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向企業(yè)檔案部門移交保管。( 4 ）企業(yè)應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案安全。暫不具備檔案安全保管條件時，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。第四條 合同檔案的歸檔時間。( l ）辦理完畢的合同，按工作階段性進行歸檔。( 2 ）按年形成的合同，第二年上半年歸檔。( 3 ）凡是有法律效用的合同材料，一生效就歸檔。( 4 ）凡是有機密性的合同，隨時形成，隨時歸檔

3、。( 5 ）工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。第五條 合同檔案的點收管理。合同檔案移送歸檔時，依如下原則點收：( l ）檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。( 2 ）文件如經(jīng)抽存，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。( 3 ）文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。( 4 ）與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。( 5 ）發(fā)現(xiàn)隨附材料含有貴重物品或有價證券等，應(yīng)退回經(jīng)辦部門， 經(jīng)辦門應(yīng)送指定保管部門簽收后，將文件移送歸檔。第六條 合同檔案的歸檔要求。( l ）合同材料完整齊全。( 2 ）系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔合同材料，均要按

4、其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值。合同分類準(zhǔn)確、立卷合理。( 3 ）立卷要求將合同的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。( 4 ）在進行卷內(nèi)合同排列時，要合理安排合同的先后次序，按時間先后排列。對于同一事情的同一合同，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進行，例如，正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。( 5 ）由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)時，雙方應(yīng)在移交清冊上簽字。第七條 合同檔案的立卷管理。( 1 ）區(qū)分合同，確定立檔單位。( 2 ）分類。依據(jù)合同來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序，將合同分成若干層次和類別。( 3 ）歸檔

5、前將合同資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。( 4 ）合同案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄， 并復(fù)印出四至五份。( 5 ）整理案卷，使之厚度適宜，控制在 1 一 2cm 之間，材料過窄應(yīng)加襯邊，材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷的標(biāo)題應(yīng)書寫端正。( 6 ）對所有合同檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片）, 按一定次序排列和存放。( 7 ）每年對合同檔案進行一次清理。( 8 ）清除不必要保存的合同隨附材料。( 9 ）對破損和褪色的合同材料進行修補和復(fù)制。第八條 合同檔案的保管工作。( l ）防

6、止合同檔案的損壞，維護檔案的安全。( 2 ）設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４婧贤瑱n案。( 3 ）做好合同檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。第九條 合同檔案的鑒定工作。( 1 ）從合同檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。( 2 ）確定各類合同檔案的保管期限。合同檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。第十條 合同檔案的銷毀管理。( l ）對已履行完畢沒有留存意義的合同檔案，應(yīng)認(rèn)真鑒定，編制銷毀清該清冊永久保存。( 2 ）辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能銷毀。( 3 ）銷毀時要

7、有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。( 4 ）企業(yè)終止、解散時，合同檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)豖X 檔案管理機構(gòu)。第十一條 企業(yè)應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止合同檔案失密和泄密。第十二條 合同檔案借閱管理。( l ）凡需使用合同檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)總經(jīng)理辦公室簽批后方能調(diào)閱。( 2 ）借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。( 3 ）合同檔案一般僅供在檔案室閱看，未履行完畢的合同檔案一般不允外借。( 4 ）若情況特殊需要外借，則必須得到總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)并應(yīng)按之辦理登記手續(xù)；外借期限不得超過三天，到期歸還；如需再借，

8、應(yīng)辦賣借手續(xù)。( 5 ）借閱合同檔案者應(yīng)愛護檔案，確保合同檔案的完整性，不得擅自涂、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告總經(jīng)理辦公室。( 6 ）外單位借閱合同檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能出。第十三條 合同檔案的利用管理。企業(yè)內(nèi)合同檔案利用的方式有：( l ）提供合同檔案原件或復(fù)印件作為起草依據(jù)。( 2 ）提供合同檔案作為同類合同交易的可行論證依據(jù)。( 3 ）提供合同檔案查詢同類合同交易涉及的法律法規(guī)和國家政策等。( 4 ）檔案管理人員主動通過對檔案的歸納整理，向各部門、員工提供公檔案編研信息服