內控矩陣的編寫方法(PPT-45張)課件

1、11內控矩陣的編寫方法2 內部控制矩陣是什么？內部控制矩陣是對企業(yè)內部控制的整理，能夠系統(tǒng)化地展現(xiàn)企業(yè)所需要達到的控制狀態(tài)和企業(yè)的控制現(xiàn)狀，并可以直觀地顯示出兩者間的差距。同時，內控矩陣也可以詳細地記錄企業(yè)控制活動的關鍵屬性信息，幫助內控的實施者、管理者、監(jiān)督者了解、執(zhí)行和檢查控制活動。 內部控制矩陣有哪些組成分？控制目標關鍵控制活動責任部門和責任人相關文檔和相關制度控制活動的屬性、方式和頻率何為內控矩陣3 內控推廣自評問卷模板（現(xiàn)在必須填的是此表）4怎樣填寫內控推廣自評問卷該部分內容與前期各試點單位內控矩陣相一致，包括控制目標、控制活動及責任部門。供推廣自評單位問卷填寫人員參照。該部分內容無

2、需推廣自評問卷填寫人員填寫。5怎樣填寫內控推廣自評問卷若推廣單位的實際流程和控制責任部門與左欄“關鍵控制活動描述”和“控制責任部門”相同，則請?zhí)顚憽笆恰?。不一致則填寫否。若推廣單位的實際流程與左欄“關鍵控制活動描述”不一致，則在本欄中填寫本推廣單位實際的控制活動。若推廣單位的控制活動責任部門與左欄“控制責任部門”不一致，則在本欄中填寫本推廣單位實際的控制責任部門。6如果評估時發(fā)現(xiàn)控制設計存在缺陷或問題，請回答“否”，并需要在“附注5”列中對控制設計存在的問題進行具體描述。自評人根據(jù)自己對相關控制活動的檢查填寫“是”或“否”，填寫時自評人需要確保所有相關交易都已嚴格執(zhí)行相關控制活動并如實填寫。當

3、“控制設計是否有效”欄為“否”時，請在“控制執(zhí)行是否有效”欄填寫“不適用”。當“控制執(zhí)行是否有效”欄為“否”時，請在“附注5”列中對控制執(zhí)行存在的問題進行具體描述。對于存在內控缺陷的情況，應在此列中對內控缺陷的問題進行具體描述并填寫建議的控制活動或詳細的整改方案，包括整改負責部門/人員和整改期限。怎樣填寫內控推廣自評問卷7填寫推廣自評問卷的部門、評估人及審核人如果發(fā)現(xiàn)存在控制缺陷（設計缺陷和執(zhí)行缺陷），則在此處填寫缺陷編號和缺陷的具體描述。怎樣填寫內控推廣自評問卷8內控推廣自評問卷填寫要求內控推廣自評問卷1、內控推廣自評問卷由總部下發(fā)后，由子公司內控組指定流程負責人，由流程負責人分配控制責任人

4、組織填寫，再匯總結果。2、對于內控推廣自評問卷中的各個關鍵控制點，由控制責任人進行自評。3、控制責任人保存關鍵控制的相關文檔。4、公司領導必須對該公司的內控推廣自評問卷進行審核簽署。5、經公司領導簽署的內控推廣自評問卷上報到總部內控推廣小組。6、新建子公司，以現(xiàn)有業(yè)務進行相應填寫，待銷售等新業(yè)務發(fā)生后，再及時進行梳理和填寫。9內控推廣自評問卷填寫練習控制活動描述：每年年末，進行固定資產盤點，清查盤點方案由運營管理部和行政人事部負責制訂，委托運營單位和計劃財務部配合實施。固定資產清查盤點內容包括根據(jù)固定資產標簽檢查固定資產賬物一致情況和固定資產管理工作情況。計劃財務部管理固定資產會計人員對固定資

5、產進行抽盤。盤點人和監(jiān)盤人在盤點報告上簽字。如發(fā)現(xiàn)盈虧，查明原因，提出處理意見，寫出書面報告，經運營管理部/行政人事部、計劃財務部和總經理批準后才能進行賬務調整。10情形一：固定資產過去一年中未進行盤點?！翱刂苹顒邮欠癜l(fā)生變化”、“控制設計是否有效”、“控制執(zhí)行是否有效”三欄如何填寫？內控推廣自評問卷填寫練習（續(xù)）11情形一建議答案：控制活動是否發(fā)生變化（是/否）控制設計是否有效（是/否）控制執(zhí)行是否有效（是/否）說明否是否盤點在過去一年中未進行。整改方案：計劃于XX月進行固定資產全面盤點。內控推廣自評問卷填寫練習（續(xù)）12情形二：固定資產12月進行了全面盤點。盤盈盤虧均按照公司政策進行了處理

6、，但對于分支機構和控股子公司固定資產報廢，從12月起改為原值金額大于200,000元的需報控股公司相關部門審批。“控制活動是否發(fā)生變化”、“控制設計是否有效”、“控制執(zhí)行是否有效”三欄如何填寫？內控推廣自評問卷填寫練習（續(xù)）13控制活動是否發(fā)生變化（是/否）控制設計是否有效（是/否）控制執(zhí)行是否有效（是/否）說明是是是從12月起對于控股子公司固定資產報廢，原值金額大于200,000元的需報控股公司相關部門審批。內控推廣自評問卷填寫練習（續(xù)）情形二建議答案：14情形三：固定資產每年盤點一次，但此次評估期間內未進行過盤點?！翱刂苹顒邮欠癜l(fā)生變化”、“控制設計是否有效”、“控制執(zhí)行是否有效”三欄如何

7、填寫？內控推廣自評問卷填寫練習（續(xù)）15控制活動是否發(fā)生變化（是/否）控制設計是否有效（是/否）控制執(zhí)行是否有效（是/否）附注否是未發(fā)生固定資產每年盤點一次，但此次評估期間內未進行過盤點。 內控推廣自評問卷填寫練習（續(xù)）情形三建議答案：16情形四：各單位在填寫”采購與付款“活動推廣問卷時，假如出現(xiàn)以下情形：1、關鍵控制活動描述中，沒有“交合同審計審核簽字”環(huán)節(jié)；2、在控制執(zhí)行環(huán)節(jié)中，沒有經公司領導審批就進行了付款。推廣問卷各個欄目如何填寫？內控推廣自評問卷填寫練習（續(xù)）17內控推廣自評問卷填寫練習情形四建議答案控制目標編號控制目標控制活動編號關鍵控制活動描述控制責任部門本公司控制活動與控制責任

8、部門是否相同（是/否）1本公司控制活動描述2TLHL-PU-CO-1101加強和完善付款流程和控制，審核程序 企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序等相關內容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。TLHL-PU-CA-1101由供應處根據(jù)發(fā)票及合同填寫合同匯款申請單，經供應處負責人審核，驗收部門及使用部門確認簽字后，交財務處材料會計，材料會計根據(jù)發(fā)票入賬情況及合同進行審核簽字，交合同審計審核簽字，再由財務負責人審核簽字，交公司分管領導及公司主要負責人審批，最后由財務處負責人審批，交材料會計做付款賬務處理。財務處否由供

9、應處根據(jù)發(fā)票及合同填寫合同匯款申請單，經供應處負責人審核，驗收部門及使用部門確認簽字后，交財務處材料會計，材料會計根據(jù)發(fā)票入賬情況及合同進行審核簽字，交合同審計審核簽字（刪除），再由財務負責人審核簽字，交公司分管領導及公司主要負責人審批，最后由財務處負責人審批，交材料會計做付款賬務處理。18本公司控制活動責任部門2控制設計是否有效（是/否）3控制執(zhí)行是否有效（是/否/不適用）4說明5自評部門評估人審核人缺陷編號缺陷描述財務處是否未經公司分管領導及公司主要負責人審批進行了付款財務處材料會計財務處長TL（公司簡碼）-IA-01（*在此要注意編號規(guī)則：（公司簡碼）-IA-01（順序號）在付款控制環(huán)節(jié)

10、，未嚴格履行審批程序，在未經公司分管領導及公司主要負責人審批的情況下，進行了付款。整改方案：嚴格執(zhí)行采購付款審批程序。整改時間：*年*月*日整改部門：*部門責任人：*內控推廣自評問卷填寫練習情形四建議答案（續(xù)）19根據(jù)內控推廣自評問卷編制內控缺陷清單2011 Deloitte Touche Tohmatsu CPA Ltd. All rights reserved.示例20發(fā)現(xiàn)編號對應流程問題發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)描述建議整改責任部門整改完成時間GF-IA-01內部環(huán)境制度管理機制不全面在訪談和穿行測試中我們發(fā)現(xiàn)，部分制度下發(fā)后，沒有明確的跟進要求和追蹤管理，未被轉化為子公司自身的制度；部分制度制定年份較早

11、，已不能適應企業(yè)當前的發(fā)展需要。進一步了解后我們發(fā)現(xiàn)，公司尚未制定系統(tǒng)的制度管理辦法，未能就各項管理制度的制定、下發(fā)、跟蹤與更新進行規(guī)范。建立制度管理辦法，明確在制度管理中各相關部室的權責與分工、制度的編制與發(fā)布、制度的下發(fā)與跟蹤、制度的更新與記錄、制度的歸檔與保存等管理要求，確保：1.制度管理的權責分工明晰；2.制度的編制經過適當?shù)膶徍伺c法定的表決程序；3.制度下發(fā)過程中確保接收方了解應對制度進行何種處理；并對制度的落實和轉化情況進行跟蹤；4.制度能夠適時地得到更新，更新內容可供單獨查詢，制度更新以標準版本號標識； 5.制度得到妥善的歸檔與保管。審計室2011年3月31日內控缺陷清單整改計劃

12、表示例21填寫完內控推廣問卷后，要進行自我復核，關注下列幾方面要點：1、是否參照同類型公司的推廣問卷填寫的？（基地公司參照銅陵海螺；粉磨站參照楊灣海螺；他業(yè)公司則綜合參照各試點單位）。2、對照內部控制配套指引，是否存在本單位有該項業(yè)務，而推廣問卷中沒有體現(xiàn)該項業(yè)務及相應的控制目標、關鍵控制活動，如有，要在問卷中進行補充，并標注。3、對于推廣問卷中已經體現(xiàn)了該項業(yè)務及相應的控制目標，是否存在該項業(yè)務的關鍵控制活動未能全部涵蓋，若未能涵蓋的，在問卷中找到對應的控制目標，進行補充描述，并標注。復核內控推廣自評問卷22如何實現(xiàn)內控缺陷持續(xù)整改對內控推廣自評問卷填寫過程中發(fā)現(xiàn)的內控缺陷，各單位需及時進行

13、整改：1、總部內控推廣小組組織對各子公司內控推廣自評問卷的意見和建議 進行匯總；2、總部內控推廣小組匯總各子公司整改方案；督促相關部門落實內部控制整改部門/責任人，確定整改方案和整改完成日期；3、各子公司及時對制度和內部控制矩陣進行修訂和更新，以反映整改后的內部控制活動;4、整改是一個持續(xù)的過程。23內控矩陣模板（推廣問卷填完后，可適時編制完整的控制矩陣）控制目的：根據(jù)企業(yè)內部控制基本規(guī)范配套指引，設計出應對風險的控制目的。此處可復制試點單位的填寫內容，不需改動?？刂苹顒樱航涍^訪談找出滿足控制目標的關鍵控制活動，參照試點單位填寫情況，結合本單位實際，對控制活動進行描述，并對控制活動進行編號?？?/p>

14、制責任部門和責任崗位：負責實施或監(jiān)督控制活動的部門和崗位，責任部門具體到業(yè)務部門、決策機構；責任崗位具體到部門崗位或決策機構成員。相關文檔和相關制度：相關文檔是控制活動的記錄、即控制活動的載體。相關制度即規(guī)定控制活動并以書面方式予以呈現(xiàn)的文件?？刂苹顒訉傩孕畔ⅲ喊刂苹顒訉傩裕A防性/檢查性）、控制方式（手工/系統(tǒng)）、執(zhí)行頻率（每天/每周/每月/）控制目的和控制活動是一對多，多對一的關系24繪制主要業(yè)務流程圖25 定義：使用特定符號和圖形來表示實體單位的業(yè)務處理程序，顯示文件憑證在組織機構內部的產生、傳遞、檢查和保持及其相互關系。流程圖的特點優(yōu)點：直觀顯示內部控制的特征，同時便于修改。因此，

15、流程圖便于公司管理層形象地了解內部控制是如何運行的，有助于發(fā)現(xiàn)內部控制中的不足之處。缺點：需要較為嫻熟的技術，對內部控制的某些弱點有時很難在圖上準確地表達出來。流程圖繪制工具：Microsoft Visio 2010（安裝）流程圖定義26根據(jù)文字工作流程描述，整理出子流程業(yè)務流主線，包括子流程中所涉及的部門和關鍵步驟；初步排定涉及的部門；逐條閱讀流程描述，將其轉化為流程圖的形式；將流程圖草稿中的部門條和圖形錄入到Visio系統(tǒng)中（建議先不要連線）；進行文字、排版上的復核與修改；進行圖形間連線，同時進行微調；放入控制活動編號，確保所有控制活動都得到顯示；最終復核定稿。流程圖繪制思路與步驟27 繪

16、圖具體步驟：a、打開Visio；b、選擇新建“基本流程圖”；c、選中菜單“文件”/“形狀”/“流程圖”/“水平跨職能流程圖形狀”，選擇所需內容；d、選中菜單“文件”/“形狀”/“流程圖”/ “基本流程圖”，從窗口左側的形狀窗口中，將所需形狀拖放至繪圖頁中；e、排定涉及的部門； 流程圖繪制思路與步驟28 繪圖具體步驟：f、雙擊形狀，輸入文字信息，輸入完成后，只需點擊形狀外部即可；g、如果需要改變字體、形狀的邊框與填充色，只需右鍵選中形狀即可調整形狀的各項屬性；h、組織結構圖各層之間的連接是通過拖放下層形狀到上一層形狀自動完成。例如，首先將鼠標移至開始點，光標顯示十字型，然后按下鼠標左鍵并保持，拖

17、動到下一個形狀，系統(tǒng)將自動完成開始框和下一個形狀的連接。 流程圖繪制思路與步驟29項目使用圖形模板介紹通用圖形總模板流程圖繪制工具注解30縱列列示了本流程所有涉及的部門?？刂苹顒泳幪柵c自評工作底稿中的控制活動編號對應一致，且無遺漏。項目使用圖形模板介紹繪制流程圖31通常每個流程圖均以以上2種圖形表示流程唯一的“開始”和“結束”，“開始”位于流程圖左上角，“結束”位于流程圖右下角，圖形流向基本從遵循左至右，自上而下的原則。繪制流程圖32需要在圖形內標注系統(tǒng)工作步驟使用判斷選擇框時需引出至少2個箭頭，箭頭中間可標注“是”/“否”，也可標注具體的選擇/判斷內容。繪制流程圖33有以下3種表現(xiàn)形式：（前

18、無連線）文檔框動作框/判斷框：表示該工作步驟需要參考其他子流程中產生的文檔或第三方出具的文檔。動作框/判斷框文檔框動作框/判斷框：表示某一個工作步驟產生的文檔在下一步工作步驟中需要使用。動作框/判斷框文檔框（后無連線）：表示某一個工作步驟產生的文檔僅用作參考或資料保存，與下一步工作步驟沒有直接聯(lián)系。繪制流程圖34繪制流程圖35繪制流程圖舉例示例36繪制流程圖舉例示例37繪制業(yè)務流程圖的范圍（供參照）序號流程名稱子流程編制及涉及部門對應內控指引1銷售和收款銷售定價管理銷售處/財務處企業(yè)內部控制應用指引第9 號銷售業(yè)務 企業(yè)內部控制應用指引第16 號合同管理合同及訂單的管理銷售處/財務處發(fā)票的開具

19、及銷售收入的確定銷售處/財務處應收賬款的調整和管理銷售處/財務處收款管理銷售處/財務處客戶主檔案的維護銷售處/財務處2資產管理固定資產的取得財務處/設備保全處/生產技術處企業(yè)內部控制應用指引第8 號資產管理固定資產折舊財務處/設備保全處/生產技術處固定資產的日常管理財務處/設備保全處/生產技術處固定資產的處置財務處/設備保全處/生產技術處固定資產清單主檔案的維護財務處/設備保全處/生產技術處無形資產的管理財務處/設備保全處/生產技術處/品質處3工程項目工程詢價比價供應處/設備保全處/生技處工程合同供應處/設備保全處/生技處/財務處工程建設供應處/設備保全處/生技處/工程處工程決算審價財務處/工

20、程處工程驗收工程處4采購與付款供應商選擇與評估供應處/財務處/品質處/生產技術處企業(yè)內部控制應用指引第7 號采購業(yè)務 企業(yè)內部控制應用指引第13 號業(yè)務外包 企業(yè)內部控制應用指引第16 號合同管理采購合同及訂單的訂立供應處/財務處/品質處/生產技術處應付賬款的管理供應處/財務處/品質處/生產技術處付款管理供應處/財務處/品質處/生產技術處外包業(yè)務供應處/財務處/品質處/生產技術處費用支出管理財務處38序號流程名稱子流程編制及涉及部門對應內控指引5存貨管理原材料入庫供應處/質控處/生產技術處企業(yè)內部控制應用指引第8 號資產管理原材料領用供應處/生產技術處產成品入庫質控處/生產技術處產成品出庫質控

21、處/生產技術處產成品完工成本核算財務處/生產技術處產成品完工成本結轉財務處/生產技術處存貨日常管理生產技術處存貨主文檔的管理生產技術處6財務報告與稅務管理定義財務結賬和報告財務處企業(yè)內部控制應用指引第14 號財務報告會計交易及總賬記錄財務處會計期結賬財務處財務報告編制及披露財務處稅務管理財務處7全面預算管理預算編制財務處/銷售處/供應處企業(yè)內部控制應用指引第15 號全面預算預算執(zhí)行及調整財務處/銷售處/供應處預算考核及獎懲財務處/辦公室8資金業(yè)務銀行借款財務處企業(yè)內部控制應用指引第6 號資金活動企業(yè)內部控制應用指引第12 號擔保業(yè)務資本市場融資財務處銀行與現(xiàn)金管理財務處票據(jù)與印章管理財務處擔保

22、業(yè)務財務處9人力資源與薪酬管理招聘與離職辦公室企業(yè)內部控制應用指引第3 號人力資源員工的培訓辦公室員工的考核辦公室工資計算與發(fā)放辦公室/財務處工資主檔案的維護辦公室繪制業(yè)務流程圖的范圍（供參照）39 編制內控手冊（暫不作強求）3940 編制的目的：滿足內部發(fā)展和外部監(jiān)管的需要。內部需要外部需要以公司戰(zhàn)略目標和愿景規(guī)劃為基礎，幫助企業(yè)制定統(tǒng)一化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、書面化的內部控制體系設計和執(zhí)行有效的內控流程和制度文件，是貫徹落實財政部、證監(jiān)會等五部委聯(lián)合發(fā)布的企業(yè)內部控制基本規(guī)范、上交所上海證券交易所上市公司內部控制指引，以及法律、法規(guī)和行業(yè)政策等外部監(jiān)管要求的必需要求促進公司全體員工明確職責分工

23、、正確行使職權，并加強對權責履行的監(jiān)督，合理保證企業(yè)經營管理合法合規(guī)、資產安全、財務報告及相關信息真實完整、提高經營效率和效果、促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略 作為各個業(yè)務部門開展內控自我評估和內審部門進行內控有效性測試的基礎適應資本市場監(jiān)管的客觀需要，促進各項經營管理規(guī)章制度的協(xié)調和完善，體現(xiàn)現(xiàn)代經營管理理念，管理和規(guī)避企業(yè)的內外部風險，促進企業(yè)健康高效發(fā)展，完善公司戰(zhàn)略、運營、文化和組織職能的內部管理體系對評估和測試過程中發(fā)現(xiàn)的控制薄弱環(huán)節(jié)與控制缺陷，總結出具缺陷報告，并提出具有可操作性的整改建議編制內控手冊的目的41內部控制手冊是什么？內部控制手冊是一種體系文件，從內部控制的角度、按監(jiān)管要求所規(guī)定

24、的內控框架，記錄企業(yè)的關鍵控制活動。內部控制手冊也是一種程序性的文件，按照控制活動所屬的企業(yè)經營業(yè)務流程，歸類描述企業(yè)的關鍵控制活動。內部控制手冊由哪些部分構成？章節(jié)組成：總章、主流程主流程內組成：流程概述、關鍵風險、不兼容職責表、子流程子流程內組成：流程綜述、控制矩陣、業(yè)務流程圖、相關制度目錄總章流程概述不兼容職責表流程圖內控手冊控制矩陣流程圖內控手冊的定義42總章從內控手冊的編制、更新角度規(guī)定了內控手冊的管理原則和主要工作流程，并提供了內控手冊的使用說明主流程按照預先設定的內控框架制定，內控框架可以來自監(jiān)管要求，也可以根據(jù)企業(yè)實際情況進行定制。 內控手冊框架43 流程概述包含主流程組成介紹

25、和簡要的子流程說明；關鍵風險列示了子流程涉及的關鍵風險；不兼容職責表列示了流程中不可相互兼容的崗位職責。子流程為主流程下的細分流程，是控制活動所在的具體流程。主流程按照預先設定的內控框架制定，內控框架可以來自監(jiān)管要求，也可以根據(jù)企業(yè)實際情況進行定制。內控手冊框架44 內部控制矩陣是內控手冊的核心。內控手冊記錄了企業(yè)所需要達到的控制高度，企業(yè)所采取的相關控制措施，各項措施的權屬部門和責任崗位，以及用于規(guī)范控制措施的相關規(guī)章制度。內控手冊框架45 流程圖是企業(yè)業(yè)務流程的圖像化展示。流程圖通過工作環(huán)節(jié)描述與箭頭指向的方式直觀地反映特定業(yè)務中各環(huán)節(jié)中的關鍵操作和工作流的走向。特定格式的流程圖也可顯示出工作流中各部門的分工，能夠幫助企業(yè)厘清各部門在專項工作中的權責關系。內控手冊框架46凡事不要說我不會或不可能，因為你根本還沒有去做！47成功不是靠夢想和希望，而是靠努力和實踐48只有在天空最暗的時候，才可以看到天上的星星49上帝說：你要什么便取什么，但是要付出相當?shù)拇鷥r50現(xiàn)在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移動。51寧可辛苦一陣子，不要苦一輩