管理工作表與工作簿(12)課件

1、第03章 管理工作表與工作簿 工作表由多個(gè)單元格基本元素構(gòu)成，而這樣的若干個(gè)工作表構(gòu)成了一個(gè)工作簿。在利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的過程中，經(jīng)常需要對(duì)工作簿和工作表進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?，例如插入和刪除工作表，設(shè)置保護(hù)重要的工作表或工作簿等。本章將對(duì)管理工作簿和工作表的方法進(jìn)行介紹。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 插入、刪除、重命名、移動(dòng)及復(fù)制工作表 設(shè)置工作簿視圖 拆分與凍結(jié)窗口 隱藏工作簿元素 保護(hù)工作表與工作簿3.1 插入工作表 在首次創(chuàng)建一個(gè)新工作簿時(shí)，默認(rèn)情況下，該工作簿包括了3個(gè)工作表。但是在實(shí)際應(yīng)用中，所需的工作表的數(shù)目可能各不相同，有時(shí)需要向工作簿添加一個(gè)或多個(gè)工作表。3.2 刪除工作表 要?jiǎng)h除一個(gè)工作

2、表，首先單擊工作表標(biāo)簽來選定該工作表，然后在“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”組中單擊“刪除”按鈕后的倒三角按鈕 ，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除工作表”命令，即可刪除該工作表。3.3 重命名工作表 Excel 2007在創(chuàng)建一個(gè)新的工作表時(shí)，它的名稱是以Sheet1、Sheet2等來命名的，這在實(shí)際工作中很不方便記憶和進(jìn)行有效的管理。這時(shí)，用戶可以通過改變這些工作表的名稱來進(jìn)行有效的管理。要改變工作表的名稱，只需雙擊選中的工作表標(biāo)簽，這時(shí)工作表標(biāo)簽以反白顯示，在其中輸入新的名稱并按下Enter鍵即可。3.4 移動(dòng)或復(fù)制工作表 在使用Excel 2007進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，經(jīng)常把描述同一事物相關(guān)特征的數(shù)據(jù)放

3、在一個(gè)工作表中，而把相互之間具有某種聯(lián)系的不同事物安排在不同的工作表或不同的工作簿中，這時(shí)就需要在工作簿內(nèi)或工作簿間移動(dòng)或復(fù)制工作表。3.4.1 在工作簿內(nèi)移動(dòng)或復(fù)制工作表 在同一工作簿內(nèi)移動(dòng)或復(fù)制工作表的操作方法非常簡(jiǎn)單，只需選擇要移動(dòng)的工作表，然后沿工作表標(biāo)簽行拖動(dòng)選定的工作表標(biāo)簽即可；如果要在當(dāng)前工作簿中復(fù)制工作表，需要在按住Ctrl 鍵的同時(shí)拖動(dòng)工作表，并在目的地釋放鼠標(biāo)，然后松開Ctrl鍵即可。3.4.2 在工作簿間移動(dòng)或復(fù)制工作表 在工作簿間移動(dòng)或復(fù)制工作表也可以利用在工作簿內(nèi)移動(dòng)或復(fù)制工作表的方法來實(shí)現(xiàn)，不過這要求源工作簿和目標(biāo)工作簿均打開。打開“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框，在“工

4、作簿”下拉列表框中可以選擇目標(biāo)工作簿。3.5 查看工作簿窗口 Excel 2007是一個(gè)支持多文檔界面的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用軟件，在其中可以打開多個(gè)工作簿，對(duì)于打開的每一個(gè)工作簿可以單獨(dú)設(shè)置顯示方式(最大化、最小化和正常窗口)。如果所有工作簿窗口均處于正常狀態(tài)，則可以將這些窗口水平排列、垂直排列或?qū)盈B式排列。3.5.1 工作簿視圖 在Excel 2007中，用戶可以調(diào)整工作簿的顯示方式。打開“視圖”選項(xiàng)卡，然后可在“工作簿視圖”組中選擇視圖模式。3.5.2 并排比較工作表 在Excel 2007中，對(duì)于同一工作簿中的不同工作表和不同工作簿的工作表，可以在Excel窗口中同時(shí)顯示，并可以進(jìn)行并排比較。3.5

5、.3 同時(shí)顯示多個(gè)工作簿 可以在Excel 2007中的主窗口中顯示多個(gè)工作簿。打開要同時(shí)顯示的多個(gè)工作簿，然后在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”組中單擊“全部重排”按鈕，打開“重排窗口”對(duì)話框。3.5.4 拆分與凍結(jié)窗口 如果要獨(dú)立地顯示并滾動(dòng)工作表中的不同部分，可以使用拆分窗口功能。拆分窗口時(shí)，選定要拆分的某一單元格位置，然后在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”組中單擊“拆分”按鈕，這時(shí)Excel自動(dòng)在選定單元格處將工作表拆分為4個(gè)獨(dú)立的窗格?？梢酝ㄟ^鼠標(biāo)移動(dòng)工作表上出現(xiàn)的拆分框，以調(diào)整各窗格的大小。3.5.4 拆分與凍結(jié)窗口 如果要在工作表滾動(dòng)時(shí)保持行列標(biāo)志或其他數(shù)據(jù)可見，可以通過凍結(jié)窗口功能來固定顯示窗

6、口的頂部和左側(cè)區(qū)域。3.6 隱藏或顯示工作簿的元素 當(dāng)隱藏工作簿的一部分時(shí)，可以將數(shù)據(jù)從視圖中移走，但并不從工作簿中刪除。保存并關(guān)閉工作簿后，再次打開它時(shí)，隱藏的數(shù)據(jù)仍然會(huì)是隱藏的。在Excel 2007中可以隱藏的元素有工作簿、工作表、行列和窗口元素等。3.6.1 拆分與凍結(jié)窗口 隱藏工作簿的操作非常簡(jiǎn)單，只需打開需要隱藏的工作簿，然后在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”組中單擊“隱藏”按鈕即可。 對(duì)于處于隱藏狀態(tài)的工作簿，還可取消其隱藏狀態(tài)，使其可以在Excel主窗口中重新顯示。在“視圖”選項(xiàng)卡的“窗口”組中單擊“取消隱藏”按鈕，打開“取消隱藏”對(duì)話框。在對(duì)話框中選擇要取消隱藏的工作簿名稱，然后單擊

7、“確定”按鈕，在窗口中重新顯示該工作簿。3.6.2 隱藏或顯示工作表 需要隱藏工作表時(shí)，只需選定需要隱藏的工作表，然后在“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”組中，單擊“格式”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”|“隱藏工作表”命令即可。 如果要在Excel 2007中重新顯示一個(gè)處于隱藏狀態(tài)的工作表，可單擊“格式”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏和取消隱藏”|“取消隱藏工作表”命令，在打開的對(duì)話框中選擇要取消隱藏的工作表名稱，然后單擊“確定”按鈕即可。3.6.3 隱藏或顯示窗口元素 為了盡可能多地利用屏幕顯示工作表數(shù)據(jù)，用戶可以隱藏大多數(shù)窗口元素。這些窗口元素包括Excel的編輯欄、網(wǎng)格線、

8、標(biāo)題等。打開“視圖”選項(xiàng)卡，在“顯示/隱藏”組中，可以設(shè)置隱藏或顯示的窗口元素。3.6.4 設(shè)置工作表顯示的比例 如果工作表的數(shù)據(jù)量很大，使用正常的顯示比例不便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽和修改，則可以重新設(shè)置顯示比例。 打開“視圖”選項(xiàng)卡，在“顯示比例”組中，單擊“顯示比例”按鈕，打開“顯示比例”對(duì)話框。在對(duì)話框的“縮放”選項(xiàng)區(qū)域中選擇要調(diào)整的工作表顯示比例。3.7.1 添加批注 在Excel 2007中可以為某個(gè)單元格添加批注，也可以為某個(gè)單元格區(qū)域添加批注，添加的批注一般都是簡(jiǎn)短的提示性文字。3.7.2 設(shè)置批注格式 若Excel 2007默認(rèn)的批注內(nèi)容格式無法滿足用戶的一些特殊需要，可以對(duì)批注添加一些必要的修飾，如修改批注的字體和字號(hào)等。3.8 保護(hù)工作簿數(shù)據(jù) 存放在工作簿中的一些數(shù)據(jù)十分重要，如果由于操作不慎而改變了其中的某些數(shù)據(jù)，或者被他人改動(dòng)或復(fù)制，將造成不可挽回的損失。因此，應(yīng)該對(duì)這些數(shù)據(jù)加以保護(hù)，這就要用到Excel的數(shù)據(jù)保護(hù)功能。3.8.1 設(shè)置保護(hù)工作簿與工作表 設(shè)置保護(hù)工作簿和工作表可限制對(duì)工作簿和工作表進(jìn)行訪問。Excel 2007提供了多種方式，用來對(duì)用戶如何查看或改變工作簿和工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行限制。利用這些限制，可以防止其他人更改工作表中的部分或全部?jī)?nèi)容，查看隱藏的數(shù)據(jù)行或列，查閱公