市場部崗位職責(zé)及流程

1、市場部崗位職責(zé)及 工 作 流 程目 錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc398220524 一、合同組 PAGEREF _Toc398220524 h 5 HYPERLINK l _Toc398220525 1、合同組崗位職責(zé)及主要工作內(nèi)容： PAGEREF _Toc398220525 h 5 HYPERLINK l _Toc398220526 1.1崗位職責(zé) PAGEREF _Toc398220526 h 5 HYPERLINK l _Toc398220527 1.2主要工作內(nèi)容 PAGEREF _Toc398220527 h 5 HYPERLINK l _T

2、oc398220528 2、合同組工作流程： PAGEREF _Toc398220528 h 8 HYPERLINK l _Toc398220529 2.1合同制作流程圖 附圖一 PAGEREF _Toc398220529 h 8 HYPERLINK l _Toc398220530 2.2合同評審工作流程圖 附圖二 PAGEREF _Toc398220530 h 9 HYPERLINK l _Toc398220531 2.3合同明細臺賬圖 附圖三 PAGEREF _Toc398220531 h 10 HYPERLINK l _Toc398220532 3、合同評審管理辦法 PAGEREF _T

3、oc398220532 h 11 HYPERLINK l _Toc398220533 3.1主題內(nèi)容與適用范圍 PAGEREF _Toc398220533 h 11 HYPERLINK l _Toc398220534 3.2職責(zé) PAGEREF _Toc398220534 h 11 HYPERLINK l _Toc398220535 3.3合同評審的規(guī)定 PAGEREF _Toc398220535 h 11 HYPERLINK l _Toc398220536 3.4評審資格 PAGEREF _Toc398220536 h 12 HYPERLINK l _Toc398220537 3.5評審內(nèi)容

4、 PAGEREF _Toc398220537 h 12 HYPERLINK l _Toc398220538 3.6合同的修改 PAGEREF _Toc398220538 h 12 HYPERLINK l _Toc398220539 3.7合同評審記錄 PAGEREF _Toc398220539 h 13 HYPERLINK l _Toc398220540 二、投標報價組 PAGEREF _Toc398220540 h 14 HYPERLINK l _Toc398220541 1、投標報價組崗位職責(zé)及主要工作內(nèi)容 PAGEREF _Toc398220541 h 14 HYPERLINK l _T

5、oc398220542 1.1崗位職責(zé) PAGEREF _Toc398220542 h 14 HYPERLINK l _Toc398220543 1.2主要工作內(nèi)容 PAGEREF _Toc398220543 h 14 HYPERLINK l _Toc398220544 2、投標報價組工作流程： PAGEREF _Toc398220544 h 16 HYPERLINK l _Toc398220545 2.1報價流程圖 附圖四 PAGEREF _Toc398220545 h 16 HYPERLINK l _Toc398220546 2.2招標項目報名流程圖 附圖五 PAGEREF _Toc398

6、220546 h 17 HYPERLINK l _Toc398220547 2.3投標文件制作流程圖 附圖六 PAGEREF _Toc398220547 h 18 HYPERLINK l _Toc398220548 2.4項目運作流程圖 附圖七 PAGEREF _Toc398220548 h 19 HYPERLINK l _Toc398220549 3、項目報備跟蹤管理辦法 PAGEREF _Toc398220549 h 20 HYPERLINK l _Toc398220550 3.1項目報備 PAGEREF _Toc398220550 h 20 HYPERLINK l _Toc3982205

7、51 3.2項目跟蹤 PAGEREF _Toc398220551 h 21 HYPERLINK l _Toc398220552 3.3項目授權(quán) PAGEREF _Toc398220552 h 22 HYPERLINK l _Toc398220553 3.4項目考核 PAGEREF _Toc398220553 h 23 HYPERLINK l _Toc398220554 3.5項目沖突及裁決 PAGEREF _Toc398220554 h 23第二部分 市場部崗位職責(zé)、內(nèi)容及流程 本文件規(guī)定了合同的制作、評審及審核；投產(chǎn)明細的編制校核以及下發(fā)；項目的投標報價、項目報備跟蹤管理辦法；技術(shù)支持設(shè)計電

8、梯的土建圖紙，目的使公司在前期投標報價更加準確、合同更加規(guī)范，土建及電梯布置更加科學(xué)合理，確保最終生產(chǎn)的電梯設(shè)備達到用戶要求的理想效果。根據(jù)部門工作規(guī)劃，市場部以滿足部門工作職能并完成部門工作目標有以下崗位及職責(zé)：1、合同組 2、投標報價組一、合同組1、合同組崗位職責(zé)及主要工作內(nèi)容：1.1崗位職責(zé)1.1.1負責(zé)合同制作、評審及項目檔案管理；1.1.2負責(zé)合同執(zhí)行中客戶溝通以及與公司內(nèi)部相關(guān)技術(shù)問題的核對，下發(fā)投產(chǎn)計劃，提前辦理商檢、發(fā)貨計劃等相關(guān)事宜；1.1.3負責(zé)項目執(zhí)行過程中的跟蹤、協(xié)調(diào)，處理現(xiàn)場或代理商反饋意見和信息，提交公司相關(guān)部門后并及時落實回復(fù)；1.1.4負責(zé)部門人員日常考勤管理，

9、并按規(guī)定提交至綜合管理部；1.1.5負責(zé)更新公司業(yè)績；1.2主要工作內(nèi)容1.2.1其中合同制作的具體工作內(nèi)容有：a、經(jīng)投標或報價后交與合同管理人員按投標文件（或洽談結(jié)果）制作合同文本。b、合同文本由合同組成員進行互相審核后定稿。c、合同信息欄必須填寫完善，如有遺漏必須填補。d、生效后的合同必須填寫合同號，按合同號順序進行合同復(fù)印存檔，如有后續(xù)補充及變更，需與合同一并保存。e、區(qū)域合同、業(yè)績需由合同管理員統(tǒng)一管理，一切與公司有關(guān)的手續(xù)及合同變更及時處理。1.2.2合同組的主要工作內(nèi)容有：1、投產(chǎn)計劃：接客戶合同送技術(shù)組核對圖紙，滿足公司要求由XXX編制并與客戶確認交貨期；不滿足時下達“合同評審單

10、”送相關(guān)部門評審；投產(chǎn)計劃下達部門：生產(chǎn)車間、工程、采購（特殊非標部件）；2、備貨：公司規(guī)定合同生產(chǎn)周期為接合同至交貨期2個月，提前0.5個月落實生產(chǎn)情況。3、出貨：依據(jù)發(fā)貨車間提供的相關(guān)信息填寫“發(fā)貨單”（貨物名稱、數(shù)量、毛凈重）；4、信息處理單：補件：a、公司原因：經(jīng)落實如因運輸、設(shè)計、加工等問題由公司承擔費用；b、購買配件：編制信息處理單，登記臺帳，費用客戶承擔；c、變更：審核變更單內(nèi)容后，交部長和主管領(lǐng)導(dǎo)審批，確認后，下發(fā)至技術(shù)部。確保產(chǎn)品符合客戶要求。5、整理發(fā)貨計劃，并依據(jù)公司規(guī)定及時上報發(fā)貨計劃：6、投產(chǎn)：如果在生產(chǎn)過程中，客戶有變更需求，則有合同組下投產(chǎn)變更，以滿足客戶的生產(chǎn)需

11、求。7、信息處理及后期跟蹤：當客戶反饋回信息，需變更、更換、補發(fā)或購買零部件時，合同組跟采購部、技術(shù)部、發(fā)貨車間聯(lián)系，落實零部件損壞、漏發(fā)的原因。核實無誤后，幫客戶解決產(chǎn)生的問題，編制信息處理單之后，由XXX負責(zé)校核信息處理單，審核無誤之后，按照公司規(guī)定，下發(fā)信息處理單，并跟蹤該項目的信息處理進度，直至解決問題。將客戶所需的零部件及時寄出。8、信息錄入生效訂單的信息及時錄入合同主管：XXX 管理分配：XXX：負責(zé)合同審核及其相關(guān)事宜；2、合同組工作流程：2.1合同制作流程圖 附圖一圖一 合同制作流程圖：合同制作流程 補充合同號、自留合同一份原件，登記備案合同返回、查看合同信息是否完善打印蓋章、

12、交由項目負責(zé)人合同制作、審核后定稿符合公司價格政策的前提下制作合同項目算價接受任務(wù)2.2合同評審工作流程圖 附圖二圖二 合同評審工作流程圖：收到合同或合同草案填寫合同評審記錄表商務(wù)評審技術(shù)評審生產(chǎn)評審填寫合同評審信息反饋單符合評審要求、簽署評審意見合同評審結(jié)果錄入評審臺賬就修正內(nèi)容與用戶協(xié)商同意修改不同意修改修正合同草案不簽訂合同簽訂合同合同、圖紙轉(zhuǎn)技術(shù)支持接用戶通知合同變更或補充落實生產(chǎn)進度及變更涉及費用將落實結(jié)果告知用戶，合同評審?fù)瓿?.3合同明細臺賬圖 附圖三圖三 合同明細臺賬圖收到合同登記月訂貨臺賬記錄電子版臺賬錄入填寫文字信息臺賬合同、圖紙等相關(guān)資料技術(shù)支持核對圖紙參數(shù)核對參數(shù)登記、

13、投產(chǎn)號錄入訂貨臺賬后存檔3、合同評審管理辦法3.1主題內(nèi)容與適用范圍本管理辦法規(guī)定了XXX公司合同評審工作的職責(zé)、規(guī)定、分類與內(nèi)容。其目的是澄清顧客的要求與意圖，充分體現(xiàn)以顧客為關(guān)注焦點的經(jīng)營思想，既能保證公司的產(chǎn)品符合特種設(shè)備安全規(guī)范的要求，又能保證合同保質(zhì)、保量、保工期的順利實施，從而達到顧客的滿意。適用于XXX公司各類電梯銷售合同的評審。3.2職責(zé)3.2.1 合同負責(zé)人負責(zé)合同評審的組織工作及對合同中商務(wù)條款部分進行評審。合同評審后要將評審信息及時地傳遞給有關(guān)部門，并保持與顧客的溝通，對合同評審的記錄進行分類歸檔管理。3.2.2 技術(shù)人員（機械技術(shù)、電氣技術(shù)）負責(zé)對合同技術(shù)要求的評審。3

14、.2.3 生產(chǎn)部門負責(zé)向商務(wù)部提供正常生產(chǎn)能力及交貨期規(guī)范的要求，并負責(zé)對合同的生產(chǎn)能力和交貨期的評審。3.3合同評審的規(guī)定3.3.1 與顧客簽定的所有合同都需要進行合同評審。3.3.2 合同評審應(yīng)在正式合同簽定之前進行，在確保公司對顧客及合同的要求能夠充分理解、價格能夠接受且能履行合同時，方可簽訂合同。3.4評審資格3.4.1 評審人員資格：市場部合同管理員 生產(chǎn)部副總 技術(shù)部 常務(wù)副總3.5評審內(nèi)容3.5.1 合同的各項內(nèi)容是否符合公司產(chǎn)品要求，如制作合同附件、電梯配置清單、功能表等。3.5.2 在技術(shù)（機械、電氣）、供應(yīng)（外購件、外協(xié)件）、經(jīng)濟（價格、付款方式）、生產(chǎn)能力與交貨期以及安裝

15、周期等方面是否具有履行合同的能力。3.6合同的修改3.6.1 合同簽訂后，如合同的局部內(nèi)容發(fā)生變動，需經(jīng)供需雙方協(xié)商辦理合同修改手續(xù)，對修改的內(nèi)容；1）在原合同上修改，修改處應(yīng)加蓋合同章，且需修改人簽字；2）合同雙方簽訂合同變更協(xié)議或合同補充協(xié)議，經(jīng)雙方確認蓋章后返回由市場部隨合同一并存檔。3.6.2 對合同修改的內(nèi)容，需按合同評審的程序經(jīng)有關(guān)部門評審。3.6.3 對合同修改的信息，市場部應(yīng)：1）以轉(zhuǎn)接的方式傳遞到有關(guān)部門（財務(wù)部、技術(shù)部），轉(zhuǎn)接內(nèi)容及時間應(yīng)有書面記錄，并有接收人簽字；2）以投產(chǎn)明細更改通知單的形式傳遞到有關(guān)部門（包括技術(shù)部或技術(shù)人員）。3.6.4 合同生效后若甲方提出修改合同

16、，應(yīng)在掌握原合同的進度情況后，必要時應(yīng)向甲方追加因合同修改而造成的在制品不能再使用的損失。3.6.5 合同生效后，若顧客提出中止合同時，應(yīng)將合同終止的信息及時傳遞到有關(guān)部門，并對已生產(chǎn)的成品及半成品提出處理意見。3.7合同評審記錄3.7.1 對合同的評審，除蓋章評審?fù)鈶?yīng)填寫合同評審記錄單，要求記錄字跡清晰，表達準確。3.7.2 合同負責(zé)人負責(zé)保管合同評審記錄。二、投標報價組1、投標報價組崗位職責(zé)及主要工作內(nèi)容1.1崗位職責(zé)1.1.1及時、準確制作投標書，并進行投標情況分析。1.1.2審核各辦事處投標書；1.1.3更新公司配置、功能及資質(zhì)文件，將信息傳達到各區(qū)域辦事處；1.1.4管理投標、履約保

17、函及保證金；（省內(nèi)區(qū)組長：XXX；省外區(qū)組長：XXX）1.2主要工作內(nèi)容1.2.1為銷售經(jīng)理提供公司資質(zhì)、業(yè)績、技術(shù)資料保障，做好售前服務(wù)工作；1.2.2根據(jù)公司產(chǎn)品配置變化，及時整理技術(shù)資料，并下發(fā)到各區(qū)域辦事處；1.2.3為來電用戶介紹公司產(chǎn)品，并將客戶信息傳遞至各區(qū)域辦事處；1.2.4按照報價要求，制作項目報價單及報價文件；1.2.5辦理投標保證金，并在項目定標后及時催回保證金。1.2.6嚴格按照招標文件的要求，完成投標書及資格預(yù)審文件的制作；1.2.7對由區(qū)域辦事處制作的報價文件及投標書進行審核；1.2.8在項目開標結(jié)束后，進行信息跟蹤，詢問有關(guān)開標現(xiàn)場情況、競爭對手及投標書質(zhì)量，總結(jié)

18、各地區(qū)及各類情況，以提高投標書質(zhì)量；1.2.9在投標結(jié)束后，根據(jù)項目負責(zé)人反饋的投標情況報告，對投標項目、投標產(chǎn)品、投標價格、市場信息、用戶意見按區(qū)域分類整理，進行投標分析，向區(qū)域經(jīng)理及公司提供市場運作及經(jīng)營決策的依據(jù)；1.2.10在投標執(zhí)行過程中與銷售經(jīng)理、用戶、生產(chǎn)、技術(shù)等多方面作好協(xié)調(diào)工作；2、投標報價組工作流程：2.1報價流程圖 附圖四圖四 報價流程圖收到需要報價的信息 備案登記 與項目所在地區(qū) 是 不予報價 確認該項目是否沖突 否 詢價人提供詳細項目名稱 電梯技術(shù)規(guī)格等詳細參數(shù) 按照公司規(guī)定報價制作報價書 審核人員審核簽字后在 報價書記錄本處登記項目信息 根據(jù)用戶的需求制作詳細 報價

19、文件 蓋章、裝訂2.2招標項目報名流程圖 附圖五圖五 招標項目報名流程圖 從各種渠道收集到項目信息后 首先通過網(wǎng)絡(luò)查詢 不確定 或者電話確認、看現(xiàn)場等手段 禁止購買標書 確認招標信息的真實性 確認 真實 聯(lián)系負責(zé)本項目區(qū)域的業(yè)務(wù)經(jīng)理， 確認不參與 由項目經(jīng)理負責(zé)進一步確認 不再購買標書是否參與 確認 參與 聯(lián)系通過網(wǎng)上報名或由業(yè)務(wù)經(jīng)理前往或由辦事處幫助報名并購買標書 確認報名完畢 準備制作投標書2.3投標文件制作流程圖 附圖六 圖六 投標文件制作流程圖 拿到標書后首先登記詳細項目信息 根據(jù)項目情況和開標日期確定標書制作和審核人員確定標書制作完成日期、標書必須在該日期前完成閱讀招標文件整理出招標

20、書中特殊要求 如果合同要求對不符合公司規(guī)定的條款 登記后 中標 轉(zhuǎn)為履約保證金進行評審 辦理投標保證金 或辦理退還保證金 未中標根據(jù)招標文件要求編制投標文件 及時追回保證金標 書 審 核價 格 審 核標書電子版需在標書負責(zé)人處備份 蓋章、復(fù)印、裝訂 郵寄或交給投標經(jīng)理 2.4項目運作流程圖 附圖七圖七 項目運作流程圖 通過各種渠道拿到項目信息對信息進行 是核實并確認與辦事處 交給辦事處管理是否沖突 否 在部門登記后 制訂項目運作計劃 臨時換人 報部門審核 部門指定合適的人接項目 通過 審核 對項目進行深入的溝通和交流 聯(lián)系業(yè)主、設(shè)計院、招標公司 每周將項目的進行情況寫出書面報告 遇到特殊情況隨

21、時與部門溝通 項目失敗 逐步與項目決策圈建 寫出詳細的項目總結(jié)立聯(lián)系及影響力 項目成功 促成客戶考察或簽定合約 項目完成、監(jiān)控合同執(zhí)行 寫出詳細項目總結(jié)3、項目報備跟蹤管理辦法為解決銷售成員（或合作伙伴）間項目沖突問題，構(gòu)建有序的銷售競爭渠道環(huán)境，提高項目的成功率，規(guī)范銷售行為提升銷售綜合競爭力，特制定以下辦法：3.1項目報備3.1.1項目報備是指銷售成員在運作一個項目時需要向公司市場部備案。3.1.2公司為了保證項目穩(wěn)妥和周全的進行，設(shè)立專人（市場部司勝利）負責(zé)項目報備，以保證項目備案及授權(quán)委托工作的順利開展。3.1.3XXX公司所有銷售成員及代理商運作跟蹤的所有項目均需進行項目報備。3.1

22、.4項目報備前，各區(qū)域銷售人員或代理商應(yīng)對自己跟蹤的項目進行內(nèi)部登記，便于管理。3.1.5當各區(qū)域銷售員或代理商申請了項目報備后，公司的項目跟蹤流程才被啟動，被報備的項目就會納入公司進行跟蹤管理。3.1.6項目報備的原則是先報先確認，先到先報。3.1.7項目報備原則不支持跨區(qū)域報備，需跨區(qū)域報備時必須具備下列條件：a本區(qū)域開發(fā)商的異地開發(fā)項目。b本區(qū)域代理商的異地跟蹤項目。c良好公共關(guān)系的異地項目。d必須經(jīng)過對方區(qū)域經(jīng)理及市場部的認可。e該項目在異地區(qū)域的銷售人員無報備。3.1.8項目報備的流程：項目信息收集項目信息登記項目信息報備項目信息收集由各區(qū)域銷售人員或代理商完成。項目信息登記由各區(qū)域

23、工作人員完成。項目信息報備由各區(qū)域銷售人員即項目跟蹤人或代理完成。3.1.9項目報備的條件:報備的項目必須是經(jīng)過初次或二次跟蹤，項目信息清楚、產(chǎn)品需求清楚、采購方式清楚、主要競爭對手清楚、項目業(yè)主信息清楚，具備以上條件方可報備。項目報備必須填寫項目報備表，按報備表格式依次填寫不得漏項，市場部不接受口頭或電話項目報備。不具備上述條件的項目公司市場部將不予受理報備。3.2項目跟蹤3.2.1各區(qū)域銷售人員報備過的項目要加大跟蹤力度，保持定期與業(yè)主及代理商的溝通，定期每月對項目跟蹤情況進行更新。3.2.2市場部將對有一定批量的項目跟蹤情況進行及時的與報備人的溝通，并征詢報備人該項目需要的公司層面的支持

24、需求。3.2.3項目跟蹤情況的更新可圍繞四個方面進行。項目進程，即該報備項目的進展程度，電梯大概簽約時間。商務(wù)溝通的進展情況，包括付款方式、價位、維保服務(wù)、交貨期、運輸安裝等。公關(guān)情況說明，包括業(yè)主決策人員的訂貨傾向，主要競爭對手的情況等。3.2.4項目報備后，要求報備人每月對報備的項目進行跟蹤情況的更新，連續(xù)三次沒有對該項目進行跟蹤情況更新的，視為放棄報備。3.2.5對報備人放棄報備放棄跟蹤的項目，公司市場部有權(quán)重新按排其它銷售人員對該項目進行跟蹤并授以委托。3.2.6公司只針對半年內(nèi)預(yù)計采購的項目開具授權(quán)，半年后采購的項目公司不開具授權(quán)。經(jīng)過報備并開具授權(quán)的項目需在半年內(nèi)產(chǎn)生購買結(jié)果，如果半年內(nèi)沒有產(chǎn)生購買結(jié)果