XX單位檔案管理制度模板

1、XX單位檔案管理制度為進(jìn)一步加強(qiáng)我院檔案管理工作，提高學(xué)院檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、湖北省檔案管理?xiàng)l例和高等學(xué)校檔案管理辦法，制訂本制度。一、檔案管理人員崗位職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行檔案法，忠于職守，愛崗敬業(yè)，遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。（二）嚴(yán)格執(zhí)行公文處理和檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，及時(shí)做好檔案的收集、整理工作，把好質(zhì)量關(guān)，不斷提高管理水平。（三）積極做好檔案的提供利用工作，編制好檔案檢索工具，主動(dòng)配合各部門工作，為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)，并做好對(duì)外服務(wù)工作。（四）做好檔案的日常管理和保護(hù)工作，定期檢查檔案并做好檢

2、查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取切實(shí)有效措施，以確保檔案安全。（五）負(fù)責(zé)起草本單位的檔案管理制度，督促貫徹執(zhí)行。（六）檔案管理人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)積極主動(dòng)地搞好移交準(zhǔn)備工作；在辦公室負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下完成交接工作后，方可離崗。 二、檔案歸檔制度（一）歸檔范圍凡當(dāng)年工作 HYPERLINK /c/c.php?r=http%3A/search%3Fhl%3Dzh-CN%26newwindow%3D1%26q%3D%25E6%25A1%25A3%25E6%25A1%2588%25E7%25AE%25A1%25E7%2590%2586%25E5%2588%25B6%25E5%25BA%25A6%

3、25E6%25B1%2587%25E7%25BC%2596%26revid%3D881307605%26sa%3DX%26oi%3Drevisions_inline%26resnum%3D0%26ct%3Dbroad-revision%26cd%3D10&aid=6516&sid=6235007045042884&click=1&url=http%3A/&v=0&s=http%3A/html/changyongfanwen/guizhangzhidu/20070830/92.html&rn=228194&k=%u6D3B%u52A8 o 新浪Sina/宏界Vogate提供 t _blank 活

4、動(dòng)中形成的、具有保存 HYPERLINK /c/c.php?r=http%3A/search%3Fhl%3Dzh-CN%26newwindow%3D1%26q%3D%25E6%25A1%25A3%25E6%25A1%2588%25E7%25AE%25A1%25E7%2590%2586%25E5%2588%25B6%25E5%25BA%25A6%25E6%25B1%2587%25E7%25BC%2596%26revid%3D881307605%26sa%3DX%26oi%3Drevisions_inline%26resnum%3D0%26ct%3Dbroad-revision%26cd%3D10

5、&aid=5387&sid=6235007045042884&click=1&url=http%3A/WwW.ChuiNiuB.Com&v=0&s=http%3A/html/changyongfanwen/guizhangzhidu/20070830/92.html&rn=255796&k=%u4EF7%u503C o 新浪Sina/宏界Vogate提供 t _blank 價(jià)值的各種門類、載體的文件材料，均屬歸檔范圍，由各辦公室立卷，院行政辦統(tǒng)一保管。 （二）歸檔時(shí)間凡屬歸檔范圍的文件材料，各辦公室應(yīng)及時(shí)移交至檔案室或歸口部門，做好移交手續(xù)。（三）歸檔要求、各部門必須按照立卷歸檔的范圍，對(duì)紙質(zhì)

6、檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整，及時(shí)移交檔案室，任何部門和 HYPERLINK /c/c.php?r=http%3A/search%3Fhl%3Dzh-CN%26newwindow%3D1%26q%3D%25E6%25A1%25A3%25E6%25A1%2588%25E7%25AE%25A1%25E7%2590%2586%25E5%2588%25B6%25E5%25BA%25A6%25E6%25B1%2587%25E7%25BC%2596%26revid%3D881307605%26sa%3DX%26oi%3Drevisions_inline%26resnum

7、%3D0%26ct%3Dbroad-revision%26cd%3D10&aid=5437&sid=6235007045042884&click=1&url=http%3A/&v=0&s=http%3A/html/changyongfanwen/guizhangzhidu/20070830/92.html&rn=157326&k=%u4E2A%u4EBA o 新浪Sina/宏界Vogate提供 t _blank 個(gè)人不得私自占有和擅自處理。文件材料的歸檔范圍是：黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、儀器設(shè)備類、出版物類、財(cái)會(huì)類等。、凡歸檔的文件材料，必須做到齊全完整、紙質(zhì)優(yōu)良、字體工整、圖表

8、清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、責(zé)任者明確，使用標(biāo)準(zhǔn)的書寫工具。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法以及電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。、歸檔的文件材料，應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，正確區(qū)分保存價(jià)值，科學(xué)地分類立卷和編目，排列有序。、案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切，注明保管期限，便于保管利用。、裝訂卷宗要拆除卷內(nèi)金屬物，注意不同種類檔案的裝訂要求。裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀。、移交案卷時(shí)必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)并履行簽字手續(xù)。（三）文件材料歸檔范圍第一條 為便于學(xué)院各辦公室正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映學(xué)院主要職能活動(dòng)

9、情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法，普通高等學(xué)院檔案管理辦法制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定中的文件材料是指學(xué)院在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條 文件材料歸檔范圍是：反映本學(xué)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本學(xué)院工作、建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；本學(xué)院需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)部門的文件材料其他對(duì)本學(xué)院工作具有查考價(jià)值的文件材料。第四條 文件材料不歸檔范圍是：上級(jí)學(xué)院的文件材料中，普發(fā)性不需本學(xué)院辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本學(xué)院工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本學(xué)院文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的

10、事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次院對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，學(xué)院內(nèi)部互相抄送的文件材料，本學(xué)院負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本學(xué)院無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；同級(jí)學(xué)院的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下屬單位的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。第五條 凡屬學(xué)院歸檔范圍的文件材料，必須按規(guī)定向?qū)W院對(duì)口辦公室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第六條 學(xué)院文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為10年、5年、3年。第七條 永久保管的文書檔案主要包括：

11、本學(xué)院制定的政策性文件材料；本學(xué)院召開的重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)中形成的主要文件材料；本學(xué)院職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本學(xué)院關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)部門的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本學(xué)院機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；上級(jí)部門制發(fā)的屬于本學(xué)院主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級(jí)學(xué)院、下級(jí)部門關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本學(xué)院的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第八條 定期保管的文書檔案主要包括：學(xué)院職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；學(xué)院召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)中形成的一般性文件材料；本學(xué)院人事管理工作形成的一般性文件材料；本學(xué)院一般性事務(wù)管理文件材料；本學(xué)院關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)部門的批

12、復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)部門制發(fā)的屬于本學(xué)院主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級(jí)部門和同級(jí)部門制發(fā)的非本學(xué)院主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級(jí)單位、下屬單位關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本學(xué)院的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下屬單位報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第九條 學(xué)院形成的人事、教學(xué)、基建、會(huì)計(jì)、科研及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十條 學(xué)院對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。學(xué)院應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。第十一條 學(xué)院聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行

13、文所形成的文件材料原件由主辦部門歸檔，其他部門將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。第十二條 各部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本部門職能和各部門工作實(shí)際，編制本部門的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)學(xué)院檔案負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審查同意后執(zhí)行。第十三條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。三、檔案保管制度（一）各科室專人負(fù)責(zé)管理本辦公室各種門類、各種載體的檔案。（二）檔案裝具和檔案庫房必須符合檔案保管的要求。（三）檔案庫房必須有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防光、防高溫等檔案防護(hù)措施，須安裝鐵門、鐵窗和窗簾，并配備滅火器、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)機(jī)等設(shè)備，以延長檔案的壽命。（四）定期對(duì)檔案庫房和檔案進(jìn)行檢查，并記錄在案

14、，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，妥善處理；對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。（五）定期清查核對(duì)庫藏檔案，切實(shí)做到帳物相符，如因管理不善造成損害和丟失的，應(yīng)追究責(zé)任。（六）庫存檔案應(yīng)依檔號(hào)順序排放，各庫、各柜均應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖，方便查找。（七）聲像等特殊載體檔案的保管依照其相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行特殊保管。四、檔案利用制度（一）凡本院教職工、學(xué)生查（借）閱檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱檔案的目的，用后及時(shí)反饋利用效果。（二）外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)學(xué)院檔案負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）因工作需要抄錄的檔案材料，須經(jīng)各辦公室檔案員同意后方可抄錄。（四）紙質(zhì)檔案資料一般

15、不得借出使用，確因工作需要必須外借時(shí)，須經(jīng)各辦公室檔案員批準(zhǔn)。借出時(shí)間一般不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用時(shí)，要辦理續(xù)借手續(xù)。（五）如查（借）閱秘密、機(jī)密的檔案，須請(qǐng)示本院分管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);查閱黨委會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄等材料須經(jīng)學(xué)院辦公室主任批準(zhǔn)后方可。（六）對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相等行為。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。（七）查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。五、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）要及時(shí)地、經(jīng)常地對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔

16、案工作人員、機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等方面進(jìn)行登記，每年一次對(duì)各方面進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，做好年度報(bào)表。（二）嚴(yán)格遵守和執(zhí)行上級(jí)主管部門和檔案管理部門規(guī)定的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)制度和要求，對(duì)需上報(bào)的報(bào)表要按規(guī)定上報(bào)，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、無遺漏。（三）嚴(yán)格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式，不得有任何隨意性；字跡工整、不得潦草和涂抹，做到檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化。（四）檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任心和使命感，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案統(tǒng)計(jì)方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作。（五）搞好檔案統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案和檔案工作情況，進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）學(xué)院檔案管理小組定期對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并送有關(guān)業(yè)務(wù)部門征求意見，提出存毀意見。（二）對(duì)需銷毀的檔案進(jìn)行登記，編制“檔案銷毀清冊(cè)”，作為日后查考的憑證。（三）檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能銷毀檔案。七、檔案保密制度（一）檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行檔案法和保密法，共同保守檔案機(jī)密。 （二）對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 （三）對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外借，對(duì)機(jī)密檔