采購(gòu)管理制度(2017版)

1、*有限公司采購(gòu)管理制度目的 為了提高采購(gòu)工作效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿(mǎn)足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制訂本制度。適用范圍 本制度適用于公司及控股子公司范圍內(nèi)，各類(lèi)物資（原材料、輔助材料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購(gòu)。采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)申請(qǐng)定義：是指某部門(mén)、生產(chǎn)單位、個(gè)人根據(jù)需要確定一種或多種物資或勞務(wù)，并按照規(guī)定提報(bào)需求的過(guò)程。采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢鲆螅盒枨蟛块T(mén)根據(jù)需要提出采購(gòu)需求后要經(jīng)過(guò)復(fù)核或?qū)徟?，確保需求的必要性和需求量的準(zhǔn)確性。采購(gòu)量的確認(rèn)：需求部門(mén)應(yīng)會(huì)同倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，共同確認(rèn)產(chǎn)品庫(kù)存量（考慮安全庫(kù)存）確定采購(gòu)需求量

2、（為避免庫(kù)管人員對(duì)庫(kù)存物資不熟悉或是同物異名等，導(dǎo)致有庫(kù)存而不必要采購(gòu)，占用資金情況發(fā)生，需求部門(mén)與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)對(duì)采購(gòu)量共同負(fù)責(zé)），填報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)單，采購(gòu)申請(qǐng)單要詳細(xì)填列。采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)申請(qǐng)單 年 月 日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人采購(gòu)人申請(qǐng)理由品名規(guī)格/型號(hào)用途單位需求量庫(kù)存量采購(gòu)量時(shí)間要求備注倉(cāng)儲(chǔ)經(jīng)理采購(gòu)受理采購(gòu)部門(mén)接到需求部門(mén)采購(gòu)審批單后，根據(jù)部門(mén)分工及具體工作需要，由負(fù)責(zé)人根據(jù)規(guī)定確定采取招標(biāo)采購(gòu)或詢(xún)價(jià)采購(gòu)；招標(biāo)采購(gòu)的指定負(fù)責(zé)人，進(jìn)行招標(biāo)準(zhǔn)備工作，協(xié)調(diào)成立招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請(qǐng)函，按照規(guī)定組建評(píng)標(biāo)小組等工作；詢(xún)價(jià)采購(gòu)的指派采購(gòu)人員實(shí)施采購(gòu)，直接將采購(gòu)人員名稱(chēng)填寫(xiě)在采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)

3、執(zhí)行人欄。采購(gòu)詢(xún)價(jià)、比價(jià)（采購(gòu)招標(biāo)相關(guān)業(yè)務(wù)另行規(guī)定）采購(gòu)執(zhí)行人，接到采購(gòu)任務(wù)后，要及時(shí)收集采購(gòu)信息，根據(jù)中標(biāo)產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)向相關(guān)的單位發(fā)出采購(gòu)詢(xún)價(jià)單并索要樣品，產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等（采購(gòu)詢(xún)價(jià)單格式見(jiàn)附件）。采購(gòu)詢(xún)價(jià)對(duì)象數(shù)量要求：采購(gòu)詢(xún)價(jià)不得少于3家。為避免收回的詢(xún)價(jià)單少于3家影響采購(gòu)效率，發(fā)出采購(gòu)詢(xún)價(jià)單原則上要多于3家。比價(jià)采購(gòu)執(zhí)行人對(duì)收到的采購(gòu)詢(xún)價(jià)單，要進(jìn)行分析對(duì)比，并根據(jù)公司區(qū)域銷(xiāo)售經(jīng)理提供的對(duì)詢(xún)價(jià)單可能存在的異議部分（如：綜合采購(gòu)總體報(bào)價(jià)較低，但是個(gè)別報(bào)價(jià)高于其他比價(jià)供貨商報(bào)價(jià)）要及時(shí)進(jìn)行溝通確認(rèn)，并取得對(duì)方回傳的掃描或傳真確認(rèn)件方能生效。采購(gòu)執(zhí)行人，根據(jù)尋比價(jià)情況，給出目標(biāo)采購(gòu)建議，報(bào)部門(mén)負(fù)

4、責(zé)人審批后，報(bào)審計(jì)部進(jìn)行復(fù)核。審計(jì)復(fù)核為加強(qiáng)過(guò)程審計(jì)，避免或減少由于各種原因?qū)е碌牟少?gòu)支出增加，審計(jì)部對(duì)尋比價(jià)結(jié)果，應(yīng)采取適當(dāng)措施進(jìn)行復(fù)核。審計(jì)人員的復(fù)核，包括但不限于原詢(xún)價(jià)范圍，并應(yīng)當(dāng)適當(dāng)拓寬詢(xún)價(jià)范圍，以便充分評(píng)價(jià)，尋比價(jià)的準(zhǔn)確性、適當(dāng)性。審計(jì)部門(mén)對(duì)復(fù)核無(wú)異議的，簽署復(fù)核意見(jiàn)后，返回采購(gòu)執(zhí)行人。由采購(gòu)執(zhí)行人進(jìn)行相應(yīng)的采購(gòu)審批。審計(jì)復(fù)核有異議的及時(shí)反饋相關(guān)意見(jiàn)，并根據(jù)復(fù)核結(jié)果提出相關(guān)的處理建議。采購(gòu)審批采購(gòu)執(zhí)行人將經(jīng)審計(jì)復(fù)核的采購(gòu)建議，報(bào)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)明確簽署同意或不同意的意見(jiàn)。合同擬定及審核采購(gòu)執(zhí)行人根據(jù)審批結(jié)果，擬定合同草稿。擬定的合同條款報(bào)法務(wù)審核，進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)把關(guān)。并將審核結(jié)果一

5、并反饋采購(gòu)執(zhí)行人。合同審批經(jīng)財(cái)務(wù)及法務(wù)審核后的合同，進(jìn)行會(huì)簽、蓋章、存檔。采購(gòu)入庫(kù)任何形式的采購(gòu)物資都必須辦理入庫(kù)手續(xù)。采購(gòu)執(zhí)行人需憑采購(gòu)入庫(kù)單據(jù)辦理沖賬及款項(xiàng)支付申請(qǐng)。倉(cāng)儲(chǔ)人員依據(jù)采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單，與來(lái)貨清單進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)相符的，清點(diǎn)或稱(chēng)量來(lái)貨數(shù)量，依據(jù)實(shí)際清點(diǎn)或稱(chēng)量結(jié)果辦理入庫(kù)手續(xù)，并在來(lái)貨回執(zhí)上簽字，對(duì)存在的差異及時(shí)通知采購(gòu)人員進(jìn)行處理。特殊物資不能或不適合入庫(kù)存放的（如：體積大，入庫(kù)存放產(chǎn)生較大二次搬運(yùn)費(fèi)用，使用現(xiàn)場(chǎng)具備存放條件，且不會(huì)造成流失的），也要辦理入庫(kù)手續(xù)，同時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，由保管責(zé)任人或領(lǐng)用人在出庫(kù)單簽字，以明確保管和使用責(zé)任。需要進(jìn)行檢驗(yàn)的物資，辦理與入庫(kù)手續(xù)，并及時(shí)通

6、知檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)檢驗(yàn)不合格的，檢驗(yàn)部門(mén)要及時(shí)通知采購(gòu)執(zhí)行人，進(jìn)行處理，退貨或折價(jià)接收，折價(jià)接收的需要履行審批手續(xù)。嚴(yán)格禁止不經(jīng)審批的讓步接收。讓步接收要確保所采購(gòu)的物資能夠使用，并且不產(chǎn)生額外費(fèi)用，增加額外成本，或是額外費(fèi)用、成本能夠得到補(bǔ)償。采購(gòu)付款采購(gòu)執(zhí)行人需憑經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單申請(qǐng)支付采購(gòu)預(yù)付款。貨物到達(dá)后采購(gòu)執(zhí)行人需憑采購(gòu)入庫(kù)單、合同及發(fā)票等，依據(jù)合同約定進(jìn)行款項(xiàng)支付申請(qǐng)。采購(gòu)原則上使用轉(zhuǎn)賬付款，除特殊采購(gòu)?fù)?，盡量減少現(xiàn)金使用。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)，依據(jù)采購(gòu)合同及檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行審核，審核通過(guò)的辦理付款手續(xù)。并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。采購(gòu)備用金1、為應(yīng)對(duì)突

7、發(fā)、零星采購(gòu)需求，采購(gòu)實(shí)行小額備用金制度，金額暫定500元。2、備用金憑經(jīng)審批的采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)方可使用，3、備用金僅限于以下范圍內(nèi)使用：（1）生產(chǎn)、建設(shè)過(guò)程中，因突發(fā)事件引起的，應(yīng)急維修需要的備件；（2）零星、小額采購(gòu)的非庫(kù)存儲(chǔ)備物資；（3）不進(jìn)行緊急采購(gòu)將影響生產(chǎn)、建設(shè)的物資，此類(lèi)采購(gòu)使用備用金，材料需求部門(mén)要說(shuō)明原因，明確責(zé)任。（4）備用金實(shí)行報(bào)銷(xiāo)制度，發(fā)生備用金采購(gòu)業(yè)務(wù)后，7日內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，補(bǔ)足備用金，非經(jīng)特殊審批備用金額度不做調(diào)整。（5）備用金采購(gòu)仍需執(zhí)行詢(xún)、比價(jià)制度，特殊緊急采購(gòu)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可在采購(gòu)后將詢(xún)比價(jià)資料報(bào)審計(jì)部審查。票據(jù)處理采購(gòu)人員在取得發(fā)票后，必須在7日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門(mén)辦

8、理相關(guān)報(bào)賬手續(xù)，逾期未辦理，按照規(guī)定進(jìn)項(xiàng)處罰，日期計(jì)算以本條第2款規(guī)定為計(jì)算依據(jù)。隨采購(gòu)物資同時(shí)開(kāi)具發(fā)票的，當(dāng)?shù)匾园l(fā)票開(kāi)具日期為準(zhǔn)；外地采購(gòu)采購(gòu)人員帶回票據(jù)，以回程車(chē)船票日期為準(zhǔn)準(zhǔn)；郵寄發(fā)票以郵件收到日期為準(zhǔn)，計(jì)算發(fā)票應(yīng)繳納日期。發(fā)票丟失的，依據(jù)不同情況給予處罰。供應(yīng)商一覽表1、采購(gòu)人員應(yīng)在獲取報(bào)價(jià)的同時(shí)索要供應(yīng)商的企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)文件。2、已有合作的供應(yīng)商或有相關(guān)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，存檔，以備后期合作時(shí)的篩選資料。采購(gòu)人員行為準(zhǔn)則嚴(yán)格按照采購(gòu)流程開(kāi)展工作，自覺(jué)接受監(jiān)督。嚴(yán)格執(zhí)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)程序。杜絕程序外議事。三不：不接受供應(yīng)商各種招待；（不吃

9、請(qǐng)、不接受禮品、不接受禮金）不用私人電話(huà)聯(lián)系業(yè)務(wù)；不參加影響公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)活動(dòng)。禮儀性物品、禮金一律上交。嚴(yán)格遵守保密制度，不向無(wú)關(guān)人員泄露業(yè)務(wù)內(nèi)容。定期學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身工作能力。嚴(yán)禁利用采購(gòu)職權(quán)，吃、拿、卡、要，收受賄賂。罰則對(duì)利用采購(gòu)職權(quán)，吃、拿、卡、要，收受賄賂。將追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任并予以開(kāi)除，并保留采取法律措施，追究相關(guān)人員法律責(zé)任的權(quán)利。對(duì)違反采購(gòu)流程，不進(jìn)行詢(xún)價(jià)的，每次處以100500元處罰；對(duì)詢(xún)價(jià)過(guò)程中弄虛作假，尋比價(jià)結(jié)果與實(shí)際采購(gòu)價(jià)格相差較大的，單價(jià)500元以下，同規(guī)格、同型號(hào)、同廠家相差達(dá)到10元/單位或達(dá)到10%，處以100-500元處罰，單位價(jià)值在500元以上差異

10、達(dá)到或超過(guò)2%的，每次處以5002000元處罰。出以上特殊規(guī)定外，違反其他行為準(zhǔn)則的，處以200元/次的處罰。未按時(shí)遞交發(fā)票的，每次處以200元處罰。發(fā)票丟失，普通發(fā)票能夠補(bǔ)開(kāi)的，專(zhuān)用發(fā)票能夠取得開(kāi)具方發(fā)票復(fù)印件的，每次處以300元處罰；發(fā)票丟失，普通發(fā)票不能補(bǔ)開(kāi)的，處以發(fā)票稅點(diǎn)金額1.5倍，不超過(guò)1000元處罰，專(zhuān)用發(fā)票無(wú)法取得開(kāi)具方發(fā)票復(fù)印件，又不能補(bǔ)開(kāi)的處以進(jìn)項(xiàng)稅額2倍2000元以下處罰。按約定應(yīng)當(dāng)取得發(fā)票而未取得的，比照發(fā)票丟失處理。對(duì)不按規(guī)定辦理出、入庫(kù)手續(xù)的，嚴(yán)禁事后庫(kù)管員私自給予補(bǔ)辦手續(xù)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對(duì)庫(kù)管員及業(yè)務(wù)人員分別處以200元/次處罰。對(duì)于不辦理入庫(kù)手續(xù)的，直接將采購(gòu)物資交付使用人使用的，對(duì)采購(gòu)執(zhí)行人每次處以300元處罰。由于工作疏忽、不負(fù)責(zé)任，提報(bào)采購(gòu)量不準(zhǔn)，造成多采購(gòu)，能進(jìn)行退貨的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人處于發(fā)生費(fèi)用1.5倍處罰，直接領(lǐng)導(dǎo)處以所產(chǎn)生費(fèi)用50%處罰，主管領(lǐng)導(dǎo)處以3%處罰。由于工作疏忽、玩忽職守，提報(bào)采購(gòu)需求不準(zhǔn)，無(wú)法退貨造成資金占用的，對(duì)直接責(zé)任人處占用資金2%-10%處罰，直接領(lǐng)導(dǎo)處以3%處罰，主管領(lǐng)導(dǎo)處以1%處罰。由于工作疏忽，核實(shí)庫(kù)存量不準(zhǔn)，導(dǎo)致多采購(gòu)，雖然退貨，但產(chǎn)生額外費(fèi)用的，對(duì)負(fù)直接責(zé)任的需求部門(mén)人員、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)人員共同承擔(dān)所發(fā)生費(fèi)用1倍處罰，對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)負(fù)責(zé)人處以所發(fā)生費(fèi)用5%處罰。由于工作疏忽，核實(shí)庫(kù)存量不準(zhǔn)，導(dǎo)致多采購(gòu)