商務(wù)禮儀教程：商務(wù)會(huì)議禮儀課件

1、商務(wù)會(huì)議禮儀任務(wù)一 會(huì)議流程會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)組織商討處理重要事務(wù)的活動(dòng)，是現(xiàn)代管理的一種重要手段，所有管理者都不免召集會(huì)議和參加各種各樣的會(huì)議。往往一個(gè)會(huì)議長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)小時(shí)，參會(huì)人員要高度集中精神，所以做好服務(wù)工作尤為重要。（一）會(huì)議場(chǎng)所的選擇010203大小要適中“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。”地點(diǎn)要合理一兩個(gè)小時(shí)即散會(huì)的；超過(guò)一天的會(huì)議附屬設(shè)施要齊全會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種設(shè)備都要配備齊全要有停車(chē)場(chǎng)單車(chē)、摩托、汽車(chē)都要有停放處，會(huì)議才會(huì)順利進(jìn)行。04一.會(huì)議準(zhǔn)備工作根據(jù)需要，具體分析各種情況并且做出最合適的策劃方案；根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議的舉辦地；根據(jù)

2、會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，確定具體的舉辦地點(diǎn)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并且提前預(yù)約。（二）會(huì)場(chǎng)預(yù)約舞臺(tái)式圓桌式指揮式（三）會(huì)議布局及設(shè)備安裝調(diào)試U型式回字型課桌式雞尾酒會(huì)式魚(yú)骨式董事會(huì)根據(jù)會(huì)議的具體要求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、圖案，并提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。（四）印刷材料的設(shè)計(jì)制作文具用品 印刷設(shè)備視聽(tīng)器材會(huì)場(chǎng)裝飾用品會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施（五）會(huì)議用品準(zhǔn)備通信設(shè)施接待用品其他用品服務(wù)用品專(zhuān)門(mén)用品根據(jù)參會(huì)者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車(chē)輛；專(zhuān)車(chē)應(yīng)該提前在指定位置等待參會(huì)人員，將參會(huì)人員迅速、安全地送到會(huì)場(chǎng)或下榻酒店。（六）參會(huì)者的確定和接送名單確定

3、后即可向與會(huì)人員發(fā)出邀請(qǐng)函，便于他們做好準(zhǔn)備工作。邀請(qǐng)函一般采用書(shū)面形式,包括會(huì)議的背景、目的和名稱(chēng)；主辦單位和組織機(jī)構(gòu)；會(huì)議內(nèi)容和形式；參加對(duì)象；會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（七）發(fā)出通知會(huì)議組織者應(yīng)該不厭其煩地查看和落實(shí)每一餐的菜單由服務(wù)人員送餐或以自助餐方式進(jìn)行餐飲場(chǎng)所的大小和環(huán)境是否符合需求是否自帶酒水（八）參會(huì)者的餐飲會(huì)議的餐飲安排通常有三種形式便當(dāng)、自助餐及圍桌餐根據(jù)參會(huì)人員的喜好，選擇不同的休閑方式，設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的旅游線路。（九）參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí)，迎賓人員應(yīng)在會(huì)議室門(mén)口立崗迎候參加會(huì)議的客人以親切的微笑、飽滿的姿態(tài)在門(mén)口站立迎候迎接來(lái)賓入座會(huì)

4、議簽到示意來(lái)賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到（一）會(huì)議迎賓服務(wù)二. 商務(wù)會(huì)議程序冬季，對(duì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的來(lái)賓脫下的衣帽，服務(wù)人員要及時(shí)接下，并掛至衣帽架上。文件材料，會(huì)議工作人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)到每位與會(huì)者手中倒入礦泉水時(shí)，倒至八分滿即可添加茶水時(shí)，以七分滿為宜提供茶水服務(wù)時(shí)要注意主次順序（一）會(huì)議迎賓服務(wù)會(huì)議開(kāi)始后，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)站立在會(huì)場(chǎng)周?chē)^察所負(fù)責(zé)區(qū)域是否需要提供服務(wù)有的會(huì)議在分組討論的基礎(chǔ)上，還要組織大會(huì)發(fā)言會(huì)議室門(mén)口掛上“請(qǐng)勿打擾”的牌子會(huì)議服務(wù)按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場(chǎng)的局面（二）會(huì)場(chǎng)服務(wù)做好會(huì)議記錄處理臨時(shí)事項(xiàng)許多問(wèn)題往往需要在小組中進(jìn)行討論會(huì)議服務(wù)人員一般不能隨意出入會(huì)議室會(huì)

5、議頒獎(jiǎng)或邀請(qǐng)嘉賓上臺(tái)，由專(zhuān)門(mén)的禮儀小姐引領(lǐng)會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)員在門(mén)口立崗送客，面帶微笑道別內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作每隔20分鐘加一次茶水 5 7 6 8（三）會(huì)議結(jié)束擺放桌椅，恢復(fù)原樣，進(jìn)行保潔清掃清理會(huì)議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品.關(guān)閉所有的照明燈具，空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降關(guān)閉會(huì)議室 1 3 2 4送別時(shí)根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些其他活動(dòng)清理會(huì)議文件時(shí)需注意以下五點(diǎn)檢查會(huì)議室內(nèi)是否有電氣設(shè)備損壞任務(wù)二 會(huì)議座次安排國(guó)際交往中的禮賓次序非常重要。在國(guó)際禮儀活動(dòng)中，禮賓次序如安排不當(dāng)或不符合國(guó)際慣例，就會(huì)招致非議，甚至?xí)馉?zhēng)議和交涉，影響國(guó)與國(guó)之間的關(guān)系。在禮

6、賓次序安排時(shí)，既要做到大體上平等，又要考慮到國(guó)家關(guān)系，同時(shí)也要考慮到活動(dòng)的性質(zhì)、內(nèi)容、參加活動(dòng)成員的威望、資歷、年齡、甚至其宗教信仰、所從事的專(zhuān)業(yè)以及當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗等。禮賓次序不是教條，不能生搬硬套，要靈活運(yùn)用，見(jiàn)機(jī)行事。有時(shí)由于時(shí)間緊迫，無(wú)法從容安排，只能照顧到主要人員。面門(mén)設(shè)坐依景設(shè)座一. 小型會(huì)議座次安排發(fā)言者席位主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)（一）主席臺(tái)排座二. 大型會(huì)議座次安排1.自由式擇座即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。 2.按單位就座它指的是與會(huì)者在群眾席上按單位、部門(mén)或者地位、行業(yè)就座。它的具體依據(jù)，既可以是與會(huì)單位、部門(mén)的漢字筆劃的多少、漢語(yǔ)拼音字母的前后，也可以是其平時(shí)

7、約定俗成序列。按單位就座時(shí)，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。在同一樓層排座時(shí)，又有兩種普遍通行的方式：一是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自前往后進(jìn)行橫排；二是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自左而右進(jìn)行豎排。（二）群眾席排座任務(wù)三 國(guó)際會(huì)議禮儀國(guó)際上一般將會(huì)見(jiàn)稱(chēng)為接見(jiàn)或拜會(huì)。凡身份高的人士會(huì)見(jiàn)身份低的人士，或是主人會(huì)見(jiàn)客人，一般稱(chēng)為接見(jiàn)或召見(jiàn)。凡身份低的人事會(huì)見(jiàn)身份高的人士，或是客人會(huì)見(jiàn)主人，一般稱(chēng)為拜見(jiàn)或拜會(huì)。會(huì)見(jiàn)就其內(nèi)容來(lái)講，有禮節(jié)性的、政治性的和事務(wù)性的，或兼而有之。禮節(jié)性的會(huì)見(jiàn)時(shí)間較短，話題較為廣泛。政治性的會(huì)見(jiàn)一般涉及雙邊關(guān)系，國(guó)際局勢(shì)等重大問(wèn)題。事務(wù)性

8、會(huì)見(jiàn)則有一般外交交涉，業(yè)務(wù)商談等。絕大多數(shù)會(huì)見(jiàn)活動(dòng)都是在兩方之間進(jìn)行的。只有少數(shù)禮節(jié)性的會(huì)見(jiàn)，如國(guó)家元首同時(shí)會(huì)見(jiàn)離任或新到任的數(shù)國(guó)大使，是在多方進(jìn)行的。若會(huì)見(jiàn)內(nèi)容較為正式，又涉及專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，則需要雙方或多方進(jìn)行相應(yīng)的正式會(huì)談。（一）會(huì)見(jiàn)一. 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談 主、賓會(huì)見(jiàn)座次排法會(huì)談是指雙方或多方就經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等重大問(wèn)題以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)。會(huì)談也可以是指洽談公務(wù)，或就某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判，一般來(lái)說(shuō)，會(huì)談的內(nèi)容較為正式，政治性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。在涉外活動(dòng)中，我國(guó)對(duì)外國(guó)來(lái)訪者（包括外國(guó)常駐外交使節(jié)到任或離任），從禮節(jié)及兩國(guó)關(guān)系上考慮，一般均根據(jù)雙方身份及來(lái)訪目的，安排相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人和部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)見(jiàn)。

9、來(lái)訪者及外交使節(jié)，也可根據(jù)國(guó)家關(guān)系和本人身份以及業(yè)務(wù)的性質(zhì)，主動(dòng)要求拜會(huì)東道主某些領(lǐng)導(dǎo)人和部門(mén)負(fù)責(zé)人。禮節(jié)性拜會(huì)，身份低者見(jiàn)身份高者，來(lái)訪者對(duì)東道主進(jìn)行正式訪問(wèn)或?qū)I(yè)訪問(wèn)時(shí)，則應(yīng)該考慮安排相應(yīng)的會(huì)談。外交使節(jié)到任或者離任前，還應(yīng)對(duì)與本國(guó)有外交關(guān)系的國(guó)家駐當(dāng)?shù)厥构?jié)作禮節(jié)性拜會(huì)。外交使團(tuán)間對(duì)同等級(jí)別者之間的到任禮節(jié)性拜會(huì)，按慣例均應(yīng)回拜，身份高者可以回拜身份低者，也可以不回拜。（二）會(huì)談橫桌式商務(wù)談判座次豎桌式排列法010203提出會(huì)見(jiàn)要求應(yīng)將要求會(huì)見(jiàn)人的姓名、職務(wù)以及會(huì)見(jiàn)人、會(huì)見(jiàn)目的告知對(duì)方。接見(jiàn)一方應(yīng)盡早給予回復(fù)，約妥時(shí)間。如因故不能接見(jiàn)，應(yīng)婉言解釋。 ”作為接見(jiàn)一方的安排者應(yīng)主動(dòng)將會(huì)見(jiàn)（會(huì)談

10、）時(shí)間、地點(diǎn)、主方出席人、具體安排及有關(guān)注意事項(xiàng)通知對(duì)方。作為前往會(huì)見(jiàn)一方的安排者，則應(yīng)主動(dòng)了解上述情況，并通知有關(guān)的出席人員。 準(zhǔn)確掌握會(huì)見(jiàn)或會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)和雙方參加人員的名單及早通知有關(guān)人員和有關(guān)單位作好必要安排。主人應(yīng)提前到達(dá)。（一）提出會(huì)見(jiàn)要求與答復(fù)二. 會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的注意事項(xiàng)010203主人在大樓正門(mén)或會(huì)客廳門(mén)口迎接客人如果主人在會(huì)客廳門(mén)口迎候，則應(yīng)由工作人員在大樓門(mén)口迎接，引入會(huì)客廳會(huì)面介紹，賓主握手介紹時(shí)，應(yīng)先將主人向客人介紹，隨后將客人向主人介紹。如客人是貴賓（國(guó)家元首），或大家都熟悉的知名人物，就只將主人向客人介紹。介紹主人時(shí)要把姓名、職務(wù)說(shuō)清楚。介紹到具體人時(shí)，應(yīng)有禮貌地以

11、手示意。 會(huì)見(jiàn)、會(huì)談結(jié)束主人送客人至車(chē)前或門(mén)口握手告別，目送客人返去后再退回室內(nèi)（二）會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的程序010203會(huì)見(jiàn)、會(huì)談場(chǎng)所應(yīng)安排足夠的座位。如雙方人數(shù)較多，廳室面積大，主談人說(shuō)話聲音低，宜安裝擴(kuò)音器。會(huì)談如用長(zhǎng)桌，事先排好座位圖，現(xiàn)場(chǎng)放置中外文座位卡，卡片上的字體應(yīng)清晰工整。如有合影，事先排好合影圖，人數(shù)眾多應(yīng)準(zhǔn)備架子。合影圖一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場(chǎng)地大小，即能否都攝入鏡頭。會(huì)議物品的準(zhǔn)備就是根據(jù)這次會(huì)議的類(lèi)型、目的，查看需要哪些物品。例如：紙、筆、筆記本、投影儀等，還應(yīng)考慮是否需要準(zhǔn)備咖啡、小點(diǎn)心等。（三）會(huì)場(chǎng)

12、安排010203領(lǐng)導(dǎo)人之間的會(huì)談、會(huì)見(jiàn)，除陪同人員和必要的翻譯員、記錄員外，其他工作人員待安排就緒后均應(yīng)退出。如果允許記者采訪，也只是安排在正式談話開(kāi)始前幾分鐘，然后同時(shí)離開(kāi)。談話過(guò)程中，旁人不要隨意進(jìn)出。會(huì)談結(jié)束后，主人應(yīng)將客人送至門(mén)前或車(chē)前握手告別，目送客人遠(yuǎn)去后再返回室內(nèi)。會(huì)見(jiàn)、會(huì)談時(shí)備用的飲料，國(guó)際上沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。我國(guó)一般只用茶水，夏天加冷飲。如果會(huì)談時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)上咖啡或紅茶。一般官員、民間人士的會(huì)見(jiàn)，安排上大致與前相同。事先也要申明來(lái)意，約妥時(shí)間、地點(diǎn)，通知來(lái)人身份和人數(shù)，準(zhǔn)時(shí)赴約。禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)一般不需逗留太久，半小時(shí)左右即可告辭。日常性交往，若客人來(lái)訪，相隔一段時(shí)間后應(yīng)予回訪。

13、（四）其他注意事項(xiàng)涉外禮賓, 是指在國(guó)際交往中，同時(shí)接待來(lái)自不同國(guó)家、地區(qū)和單位的外國(guó)團(tuán)體、各國(guó)人士時(shí)，必須按國(guó)際慣例和本國(guó)的常規(guī)做法，來(lái)排定先后次序。主要是根據(jù)本國(guó)的對(duì)外方針政策,組織安排對(duì)外禮儀活動(dòng)與交際活動(dòng),以禮待賓。三. 國(guó)際禮賓次序平衡、對(duì)等、慣例。（一）禮賓原則 務(wù)實(shí)合作尊重他人誠(chéng)信守時(shí)（二）禮賓要求所謂禮賓次序,是指國(guó)際交往中對(duì)出席活動(dòng)的國(guó)家、團(tuán)體、各國(guó)人士的位次按某些規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的先后次序，它體現(xiàn)東道國(guó)對(duì)賓客所給與的禮遇。禮賓次序在國(guó)際性集會(huì)上還體現(xiàn)了各國(guó)的平等地位，禮賓次序安排不當(dāng)或不符合國(guó)際禮儀，往往會(huì)引起不必要的誤會(huì)與交涉，甚至影響國(guó)家關(guān)系。（三）禮賓次序按大使到任

14、時(shí)間排列按來(lái)賓的姓氏順序排列按身份與職務(wù)的高低排列按字母順序排列 任務(wù)四 商務(wù)談判一. 談判的基本原則010203知己知彼原則 互惠互利原則誠(chéng)實(shí)守信原則平等協(xié)商原則人與事分開(kāi)原則 求同存異原則 04050607禮敬對(duì)手的原則010203表情人的面部表情是內(nèi)心心理活動(dòng)的反映，因此在談判過(guò)程中要學(xué)會(huì)控制自己的情緒，不燥不急，不喜不怒，爭(zhēng)取表示出自然親和的面部表情。手勢(shì)手勢(shì)是談判時(shí)總會(huì)用的一種行為語(yǔ)言。適當(dāng)?shù)皿w的手勢(shì)動(dòng)作對(duì)談判過(guò)程的順利進(jìn)行能夠發(fā)揮很大的作用。坐姿談判人員的坐姿要求做到端莊穩(wěn)重、優(yōu)雅得體。（一）儀態(tài)禮儀二. 商務(wù)談判的禮儀談判人員的儀容儀表能顯示對(duì)談判的鄭重其事以及對(duì)談判對(duì)象的尊重。

15、出席正式談判的商務(wù)人士在儀表上有嚴(yán)格的要求和統(tǒng)一的規(guī)定，其中服裝的選擇最為重要。商務(wù)人士在這種正式場(chǎng)合，應(yīng)穿著簡(jiǎn)約、高雅、正規(guī)的服裝。男士最好穿深色西服、白襯衫、系單色領(lǐng)帶、搭配深色襪子和黑色皮鞋，忌穿牛仔褲、夾克衫、短袖襯衫、T恤衫，搭配旅游鞋或涼鞋。女士應(yīng)穿深色西服套裙、白襯衫，搭配肉色長(zhǎng)筒連褲式絲襪和黑色高跟鞋，忌穿低胸裝、緊身裝、超短裝、透視裝、露背裝，不要戴過(guò)多的首飾。談判服務(wù)接待人員和禮儀人員，則可穿工作制服或旗袍等禮服。（二）儀表禮儀談判的語(yǔ)言要有針對(duì)性談判的表達(dá)方式要婉轉(zhuǎn)談判中要會(huì)靈活應(yīng)變談判的語(yǔ)言以和為貴談判中的幽默詼諧（三）語(yǔ)言禮儀橫桌式商務(wù)談判座次豎桌式排列法1.雙邊談判（四）座位禮儀自由式主席式即各方人士在談判時(shí)自由就座，無(wú)需事先安排座次。是指談判室內(nèi)，面向正門(mén)設(shè)置一個(gè)主席位，由各方代表發(fā)言時(shí)使用。2.多方談判010203合理選擇談判地點(diǎn)談判地點(diǎn)最好選擇在自己熟悉的地點(diǎn)，因?yàn)?，自己熟悉的環(huán)境有助于爭(zhēng)取談判的主動(dòng)權(quán)。合理安排談