信息管理的全過程課件

1、第4章 信息管理的全過程 思考: 1.談談CIO應該具備怎樣的素質。中國的CIO的前途怎樣? 2.信息管理的物理過程應包括哪些活動？第1頁，共46頁。關于課程的學習開課強調(diào)：認真 思考 參與 交流授課內(nèi)容學習： 系統(tǒng)思考整體觀點，注重聯(lián)系，理清思路，縷出線條 課程的全局：概念、原理、方法、過程、應用 內(nèi)容間聯(lián)系：各種概念間、不同應用領域間等 可勾畫出知識結構圖/表 重點歸納讀書、提煉 重點內(nèi)容的講授、討論不惜濃墨重彩；提問、作業(yè) 分析、整理、判斷、精化 精髓 綜合提升概括、飛躍 溫故而知新；學習的目的在于提高（積累、表達、能力）；注重學習內(nèi)容和過程的收獲 第2頁，共46頁。進一步考慮思有心、思

2、考勤勤勞、努力記記憶、記性志理想、抱負 例：韓國總統(tǒng)李明博從窮孩子到韓國現(xiàn)代公司執(zhí)行總裁、再到總統(tǒng)，非凡的成長經(jīng)歷的背后是非凡的付出。 “我的12年等于24年”。第3頁，共46頁。第4章 信息管理的全過程 信息管理的實質在于管理過程。但信息管理過程并沒有統(tǒng)一、固定的模式。我們按大致的時間過程進行討論。 基本環(huán)節(jié)有四個,形成一個閉環(huán)。 41 信息需求與服務 為什么要進行信息資源管理，為什么要建設信息系統(tǒng)？ 歸根到底，是為了滿足人們生存與發(fā)展的需要信息需要。 美國心理學家馬斯洛著名的人的7個需求層次： 生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我實現(xiàn)需要 。 需求層次逐級上升。

3、 同樣，人的信息需求也永遠不會停止。第4頁，共46頁。41 信息需求與服務一、信息需要 1. 信息需要的特征 廣泛性：人類實踐活動是廣泛的。 凡事皆需要信息，每人皆有信息需要。 社會性：人是社會的細胞，人的信息需求與社會密切相關。 人離不開社會環(huán)境和社會活動。 發(fā)展性：社會是發(fā)展和進步的。人的信息需要不斷擴大。 多樣性：一個人屬于不同角色；不同人關心的問題前差萬別；事物、活動、因素具有多樣性。從而導致信息是多樣化的。第5頁，共46頁。41 信息需求與服務2.信息需要的結構分析 信息需要的結構可以分成兩種： 層次結構；內(nèi)容結構。 （1）信息需要的層次結構 信息需要可分為2類認識到的和未認識到的。

4、 信息需求：認識到的信息需要。 現(xiàn)實需求：認識到且表達出來的信息需要。 潛在需求：認識到而未表達出的信息需要（只可意會）。 信息提問：用戶向信息服務機構提出的信息需求（書面、口頭）。 第6頁，共46頁。41 信息需求與服務2.信息需要的結構分析（2）信息需要的內(nèi)容結構 用戶的信息需要主要表現(xiàn)為兩大類： 對信息的需要（最終目標） 目的：了解情況，增長知識，進行決策，解決問題。 信息內(nèi)容：某領域針對問題求解的特定信息（本質） 信息類型：多種多樣數(shù)據(jù)、事實、知識；圖書、期刊；文字、圖形、圖象等。 信息質量：準確、可靠、完整、全面，而不是錯誤、模糊、零散、片面 信息數(shù)量：適度，方便用戶有效地消化吸收（

5、防止信息過載） 第7頁，共46頁。41 信息需求與服務2.信息需要的結構分析（2）信息需要的內(nèi)容結構 對信息服務的需求 由于信息激增，致使用戶個人獲得信息的能力有限，需要專門的信息機構提供幫助。 服務方式：檢索、咨詢、復制、借閱等。 服務設施：設備、場所等。 服務質量：要求是多方面。如適時性、針對性、經(jīng)濟性、易用性、方便性、可獲取性等。 第8頁，共46頁。41 信息需求與服務二、信息服務 有廣義和狹義之分。 狹義的信息服務：以信息產(chǎn)品形式，及時、準確地傳遞給特定用戶。由專職信息服務機構提供，也稱信息提供服務。 廣義的信息服務：各種信息勞動，以產(chǎn)品或勞務形式提供。指信息服務產(chǎn)業(yè)范圍內(nèi)的所有活動。

6、 信息服務的三個基本要素： 信息產(chǎn)品、信息用戶、信息服務者。 其中，信息服務者是信息產(chǎn)品和信息用戶的橋梁。 第9頁，共46頁。41 信息需求與服務二、信息服務 1.信息服務的原則（1）針對性。特定的時間、特定的用戶、特定的信息需要。（如研究人員、學生）（2）適時性。強調(diào)選擇恰當?shù)臅r機，在用戶最需要時傳遞給用戶（不早不晚）。（3）精煉性。精心篩選，簡明扼要，濃縮性強。（滿足用戶解決問題的需要為前提）（4）方便性。注重可近性、易用性，消除用戶的陌生感和不信任感（對用戶友好性）。（5）效益性。用戶：投入產(chǎn)出效益；信息服務機構：費用效益（互利共贏為原則）（6）競爭性。信息服務市場競爭日益激烈。 （機遇

7、與挑戰(zhàn)并存）第10頁，共46頁。41 信息需求與服務 2.信息服務的主要方式 （1）文獻服務 場所圖書館、資料館、檔案館。（傳統(tǒng)形式） 服務方式：閱覽、借閱、復制等。 （2）報道服務 多種渠道：信息發(fā)布、展覽演示、信息出版物（主要方式）。 信息出版物：指信息機構對原始文獻信息進行選擇整序后形成的、用于宣傳報道文獻或文獻線索的出版物。 表3.1 中國信息出版物分類表檢索類、報道類、研究類 （3）檢索服務 狹義的信息檢索：為用戶找出并提供信息的過程（查尋）。 廣義的信息檢索：將信息按一定方式組織和存儲起來，然后在用戶需要的時候提供信息給用戶。（存儲和檢索） 第11頁，共46頁。41 信息需求與服務

8、 2.信息服務的主要方式（3）檢索服務 檢索服務方式： 定題情報服務（SDI）：系統(tǒng)方工作人員把用戶信息需求轉換成一定的檢索式，存入計算機；檢索系統(tǒng)定期為用戶檢索新文獻，并及時提交給用戶。用戶可定期獲得所需要的最新信息，及時掌握同類專題的動態(tài)和進展。（如半月/1月） 專題回溯檢索（RS）：對數(shù)據(jù)庫中的信息，查找一定時間范圍內(nèi)或特定時間以前的文獻。 特點：查找信息的系統(tǒng)性，適于課題調(diào)研、成果查新等。 第12頁，共46頁。41 信息需求與服務 2.信息服務的主要方式（4）咨詢服務 咨詢受托人幫助客戶解決各種疑難問題的一種高級智能型信息服務。（通常是一種有組織的智力勞動） 需要專業(yè)知識背景、實踐經(jīng)驗

9、、創(chuàng)新能力等。 咨詢服務分為五大主要類型： 政策咨詢；管理咨詢；工程咨詢；技術咨詢；專業(yè)咨詢。 （認真閱讀！） （5）網(wǎng)絡服務 第13頁，共46頁。第4章 信息管理的全過程42信息收集與加工 信息收集：按照一定的原則、設計的程序、科學的方法，通過一定的渠道，對信息進行有計劃、有步驟地吸收和匯集。 一、信息收集 1. 信息收集的原則 （1）針對性根據(jù)信息服務機構的性質、任務和服務對象，確定信息收集的范圍和重點。 如綜合性機構、專業(yè)信息中心、同行業(yè)的兩個企業(yè)等，收集的范圍和重點都有差別。 （2）系統(tǒng)性連續(xù)地、系統(tǒng)地收集和積累信息，保持信息的系統(tǒng)性、連貫性、完整性。 避免時續(xù)時斷、支離破碎、不成體系

10、。 （3）預見性密切注視科學技術和經(jīng)濟的發(fā)展水平、動向和趨勢，隨時留意新信息源和信息渠道的產(chǎn)生和發(fā)展，預測信息源的集散、增衰趨勢，充分估計未來的信息需求，有預見地收集信息。 第14頁，共46頁。42 信息收集與加工一、信息收集 1. 信息收集的原則 （4）科學性經(jīng)常采用科學方法研究信息源的分布規(guī)律，選擇和確定信息密度大、信息含量多的信息源。 （5）計劃性事先制定比較周密詳細的信息收集計劃。包括時間、內(nèi)容等。 2. 信息收集的基本程序（1）明確目標需求，制定信息收集計劃 目標需求，即要解決什么問題、需要哪些信息（2）設計數(shù)據(jù)結構 包括數(shù)據(jù)的類型、數(shù)據(jù)項（3）信息收集（4）提供收集結果 第15頁，

11、共46頁。42 信息收集與加工一、信息收集3. 信息收集的方法或途徑 （1）采購 一種經(jīng)常性的、穩(wěn)定的、系統(tǒng)的搜集和獲取信息的有效方式。 許多公開出版的書刊、發(fā)行的數(shù)據(jù)庫（根據(jù)公開發(fā)行的指南）。 訂購、現(xiàn)購、郵購、委托代購等。 （2）調(diào)查 現(xiàn)場調(diào)查、訪問、發(fā)放問卷、樣品搜集等。 現(xiàn)場調(diào)查可以獲得第一手材料。 形式有現(xiàn)場會、展覽會、實地考察、經(jīng)驗交流會等。 特點：詳細、可靠、及時、直觀。 訪問調(diào)查直接面談、電話采訪。 需事先擬定調(diào)研提綱，選好采訪對象，預約采訪時間。 通常應掌握一定的技巧，使對方愿意配合。第16頁，共46頁。42 信息收集與加工3. 信息收集的方法或途徑（2）調(diào)查 發(fā)放問卷事先設

12、計調(diào)查表，發(fā)給被調(diào)查者填寫，并回收。 調(diào)查的質量和效果取決于調(diào)查表的設計質量、被調(diào)查者的配合程度、回收率高低。 樣品調(diào)查通過對某件實物樣品的調(diào)查和分析，獲取信息。 內(nèi)容通常包括：樣品存放線索的調(diào)查；樣品獲取方式，如購買、饋贈、租借、互換等；樣品實物信息的獲取，即通過拆卸、重裝、測試、實驗、觀察和分析，從實物樣品中提取信息。（3）交換 不同系統(tǒng)和單位之間交換信息源（如出版物），互相補充和調(diào)劑。 交換的信息源多屬于內(nèi)部資料、非賣品。不通過中間環(huán)節(jié)。 第17頁，共46頁。42 信息收集與加工3. 信息收集的方法或途徑（4）索取 對尚未發(fā)表的信息源，或不必通過購買即可取得的信息，可免費索取。 如，廠商

13、推銷產(chǎn)品：贈送產(chǎn)品樣本、說明書、期刊、產(chǎn)品目錄等。 又如，有的機構因職能變動、機構合并等，將全部或部分文獻資料免費贈送給其它單位。 （5）檢索 手工檢索通過采用各類檢索工具獲得信息源的線索。 計算機檢索聯(lián)機、脫機、光盤、網(wǎng)絡方式。其中，網(wǎng)絡檢索正在取代其它檢索而成為主流。網(wǎng)上有各種類型的信息源。 第18頁，共46頁。42 信息收集與加工 二、信息加工 信息加工：指對原始信息進行判別、篩選、分類、排序、計算、研究、著錄、標引、編目及組織，而使之成為二次信息的活動。 1. 信息加工的基本過程 (1)信息的篩選和判別 對原始信息，可能有殘缺模糊、拼湊、夸大等情況，需鑒別其真?zhèn)巍?(2)信息的分類和排

14、序 原始信息多為零亂、孤立狀態(tài)。 分類、排序 規(guī)則、有序、系統(tǒng)化 (3)信息的計算和研究 分類、排序后的信息的計算、分析、比較、歸納，及推理判斷更為系統(tǒng)、深刻、有價值。 第19頁，共46頁。42 信息收集與加工二、信息加工1. 信息加工的基本過程 （4）信息的著錄和標引 按照一定的標準、格式，對原始信息進行特征描述和記載，再按一定的規(guī)律加注標識。（5）信息的編目和組織 將著錄和標引的結果，按一定規(guī)則編制目錄，作為檢索指南和查找工具。實際上，著錄、編目均來自文獻管理。2. 信息加工的方式 信息加工與數(shù)據(jù)處理很難嚴格區(qū)分。 按照處理功能的深淺，可分為三類加工： 預處理加工對信息簡單整理； 業(yè)務處理

15、加工對信息進行分析，結果是輔助決策信息； 決策處理加工進行統(tǒng)計推斷，產(chǎn)生決策信息。 第20頁，共46頁。42 信息收集與加工二、信息加工 2. 信息加工的方式 按加工處理響應時間，大體分兩類： 實時處理型將傳遞來的數(shù)據(jù)立即處理； 批處理型將傳遞來的數(shù)據(jù)存起來達到一定的數(shù)量和時間后，再集中處理。 按計算機配置，可分為集中式和分布式： 集中式將計算機放在指定位置，由中心計算機集中承擔處理功能。 分布式以統(tǒng)一規(guī)劃為基礎，將適當規(guī)模的計算機系統(tǒng)安裝在多個部門，分別承擔處理功能。3. 信息加工的基本方法 （自己認真閱讀） 第21頁，共46頁。附：成功的企業(yè)優(yōu)秀的企業(yè)重點強調(diào)的是“認真”成功的企業(yè)善于總結

16、美國企業(yè)管理學家戴明博士，使日本的制造業(yè)戰(zhàn)后快速崛起。美國人問究竟教給日本人什么秘訣，他說“我告訴日本人，每天進步1%”O(jiān)EC管理法是“Over all every control and clear”的縮寫，即全面地對每人每天所做的每件事進行控制和清理，“日事日畢”，由日本企業(yè)所發(fā)明海爾集團將OEC管理法運用到自己的企業(yè)生產(chǎn)管理中，并加以創(chuàng)新，增加了“日清日高”的內(nèi)容第22頁，共46頁。 謝 謝 !第23頁，共46頁。第4章 信息管理的全過程上次課內(nèi)容: 41 信息需求與服務 42 信息收集與加工第24頁，共46頁。第4章 信息管理的全過程思考問題: 1. 請舉例說明信息服務的基本要素。 2

17、. 管理咨詢的主要內(nèi)容有哪些? 3. 簡要解釋信息的篩選和判別的基本方法。 第25頁，共46頁。第4章 信息管理的全過程 信息管理的整個流程包括： 信息的生成、信息的收集與加工、信息的存儲、信息的檢索、信息的傳遞、信息的使用以及信息的反饋等。 信息存儲與檢索處在中間環(huán)節(jié)。43 信息存儲與檢索一、信息存儲 1、文件存儲系統(tǒng) 基本概念 文件：記錄的集合； 記錄：數(shù)據(jù)項的集合； 數(shù)據(jù)項：可使用的數(shù)據(jù)的最小單位（字段、域）。 第26頁，共46頁。43 信息存儲與檢索一、信息存儲 1、文件存儲系統(tǒng) 利用文件，可以存放大量的數(shù)據(jù)，需要時可查找、更新。 文件組織方式 順序文件：記錄的物理順序與邏輯順序相一致

18、，順序存放在存儲介質上。 索引文件：帶有索引的文件。由索引（區(qū)）和數(shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)區(qū)）組成。 索引索引項的集合。通常按關鍵字順序存放。 索引項記錄的關鍵字與記錄地址的對應表。 直接存取文件：通過某種尋址方法找到記錄的關鍵字與存儲地址間的對應關系，再進行直接存取。文件組織一般采用Hash（哈希）法，或稱雜湊法。 文件系統(tǒng) 計算機操作系統(tǒng)中用來管理外存上的數(shù)據(jù)的子系統(tǒng)。 文件系統(tǒng)的缺陷表現(xiàn)在：數(shù)據(jù)共享性差，冗余度大；數(shù)據(jù)一致性、獨立性差；數(shù)據(jù)結構化程度低等。 第27頁，共46頁。43 信息存儲與檢索一、信息存儲 2、數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：包括數(shù)據(jù)庫（DB）、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）、數(shù)據(jù)庫管

19、理員（DBA）、應用程序、數(shù)據(jù)庫用戶。 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：一組計算機程序（軟件工具），具有一定通用性。位于操作系統(tǒng)和應用程序之間。如完成數(shù)據(jù)庫的建立、查詢/檢索、處置、更新等。 與文件系統(tǒng)相比，DBMS有許多優(yōu)點。（自閱） 3、WWW信息服務系統(tǒng) WWW是目前Internet上最活躍、最簡便、最受人歡迎，也是最有發(fā)展前途的代表性信息服務工具。 Internet上的超文本：網(wǎng)狀結構。可將全球范圍內(nèi)的信息組織在一起。 超文本結構 + 多媒體 “超媒體”。 多媒體：文本、圖片、音頻、視頻、聲音等。第28頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索1、信息檢索的含義 “信息檢索”是“情報檢索”的發(fā)展。

20、 情報檢索：將情報按一定的方式組織和存儲起來，并根據(jù)用戶的需要找出有關情報的過程。 這一過程包括了存和取兩個環(huán)節(jié)： “存”對大量信息進行的高度組織化的存儲； “取”面向隨機出現(xiàn)的信息需求進行的高度選 擇性的檢索。第29頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 1、信息檢索的含義 情報檢索的本質：情報集合與需求集合的匹配與選擇。 情報集合就是有關某一領域的文獻或數(shù)據(jù)的集合體，可以向用戶提供所需要的知識或事實，或者獲取知識的線索。 匹配與選擇是一種機制，負責把需求集合與情報集合進行相似性比較，然后根據(jù)一定的標準選出符合需要的情報。第30頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索1、信息檢

21、索的含義 信息檢索有狹義和廣義之分。 廣義的信息檢索信息的存儲與檢索 存儲：將信息有序化組織并存入數(shù)據(jù)庫（信息集合） 檢索：從數(shù)據(jù)庫中選擇、查尋用戶所需信息。 狹義的信息檢索僅指信息檢索環(huán)節(jié)本身 信息檢索的本質：信息集合與需求集合的匹配。第31頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 2、信息檢索的發(fā)展歷程 1）手工情報檢索系統(tǒng)（18761945） 2）機械情報檢索系統(tǒng)（19451954） 用各種機械裝置進行情報檢索。 3）計算機情報檢索系統(tǒng)（19541991） 系統(tǒng)的兩個發(fā)展階段： 脫機情報檢索系統(tǒng) 聯(lián)機情報檢索系統(tǒng) 4）網(wǎng)絡化信息檢索系統(tǒng)（1991） 代表：基于Int網(wǎng)的情報檢索系統(tǒng)

22、。 網(wǎng)絡檢索系統(tǒng)包括了計算機檢索系統(tǒng)的全部優(yōu)點。 第32頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索3、信息檢索過程分析研究課題選擇檢索系統(tǒng)和工具 確定檢索方法和途徑 實施檢索策略 評價檢索結果 進行其他后續(xù)工作第33頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 4、信息檢索方式 （1）手工檢索 工具：卡片式、書本式。 采用人工查找，利用目錄、索引、文摘、手冊等。 （2）聯(lián)機檢索 用戶在檢索終端上通過通信線路以“人-機對話”的方式，從主機數(shù)據(jù)庫中獲取所需信息的過程。 （3）Int網(wǎng)檢索 Int網(wǎng)上信息量巨大，檢索范圍廣、手段多。 目前存在問題：信息的重復現(xiàn)象嚴重，分布性、異構、質量良莠不齊

23、。第34頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 5、文獻檢索方法 文獻檢索：借助計算機和各種檢索工具，查找文獻信息的方法。 具體檢索一般可分為四種情況： 尋找專業(yè)對口的報刊；尋找相關的國內(nèi)論文；尋找相關的圖書；尋找相關的國外文獻。（1）尋找專業(yè)對口的報刊 期刊閱覽室（實地、電子） 期刊目錄 刊物名（對口期刊） 論文全文第35頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索5、文獻檢索方法（2）尋找相關的國內(nèi)論文 常見情形：已知發(fā)表論文的期刊刊名； 或者只知道論文題目； 或者只知道論文作者名； 或者只有檢索要求、課題要求。 針對以上情形，可采用網(wǎng)上搜索： 查CNKI（中國期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫網(wǎng)

24、站），輸入刊名、題名、作者名或關鍵詞，若有論文即可查閱或下載。 查國家科技圖書文獻中心的期刊庫，輸入刊名、題名、作者名或關鍵詞，可得到一批論文的線索信息，再去查找全文。第36頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 5、文獻檢索方法 （3）尋找相關的圖書 常見情形：已知書名、或只知作者名。 采用網(wǎng)上搜索，如國家圖書館網(wǎng)站書庫，輸入書名、作者名或主題詞，就可以得到一批圖書的書名、作者名、出版社名。（4）尋找相關的國外文獻 查找現(xiàn)有國際期刊； INT網(wǎng)上查找。第37頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 6、檢索技術 面向DB的信息檢索 查詢數(shù)據(jù)庫中的信息，可利用相應的查詢檢索工具或

25、語言。 如SQL語言結構化查詢語言。易理解、使用。 Internet信息檢索 信息推送技術 將信息主動播送給用戶。 網(wǎng)上的“信息推送”也稱為“網(wǎng)播”，用戶瀏覽選擇自己感興趣的內(nèi)容。第38頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 6、檢索技術 Internet信息檢索 信息拉取技術 由用戶主動查詢信息。 典型情形用戶主動查詢數(shù)據(jù)庫。 網(wǎng)上的“信息拉取”即“網(wǎng)查”，由“搜索引擎”輔助。 信息推拉技術 “信息推送”與“信息拉取”二者相結合。 智能信息推拉技術第39頁，共46頁。43 信息存儲與檢索二、信息檢索 查找文獻舉例：（1）王小明的畢業(yè)論文題目是“企業(yè)信息化績效評價方法的研究”。他聽同學講，有一個叫杜明的人，在2001年發(fā)表過一篇關于企業(yè)信息化績效測評方面的文章，可惜記不清論文的題目，也記不清發(fā)表在什么雜志上。 問題：王小明怎樣才能找到這篇論文？（2）有一本書名叫信息資源管理導論的書，是1998年出版。 問題：如何才能找到這本書？第40頁，共46頁。第4章 信息管理的全過程44 信息傳遞與反饋一、信息傳遞 信息傳遞指由信息的發(fā)送源，通過傳遞信號的通道，將信息傳遞給信息接受者的過程。 在信息傳遞過程中，信息源是前提、是基礎，是信息內(nèi)容的發(fā)源地，傳播者是主體。 意義：信息傳遞在信息資源管理的整個過程中具有重要作用。 信